Dicas para comunicação sem exageros

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29 Maio, 2025

Vamos falar sobre o verdadeiro problema — aqueles gerentes que não param de falar, obcecados por reuniões e que simplesmente não conseguem deixar seus colegas de trabalho em paz. Ainda não sabemos o que é pior: falar demais ou falar de menos. Então, para garantir que suas ideias brilhantes não se afoguem em um mar de reuniões inúteis e mais de 300 notificações, montamos este artigo.

Principais conclusões

A falta de comunicação é arriscada, mas a excessiva cria ruído e sobrecarga

Cada repetição deve agregar valor, não apenas duplicar informações

Defina onde encontrar diferentes tipos de mensagens criando uma única fonte de verdade para decisões importantes

Quando é demais?

Quando você está repetindo a mesma coisa várias vezes, só para que todo colega e gerente finalmente entenda a ideia — você tem um problema.

Vamos simplificar com um exemplo. Imagine que você está lançando um projeto importante e a equipe precisa ser devidamente integrada e preparada para toda a jornada. Primeiro, você envia um e-mail. Depois, organiza uma reunião. Em seguida, compartilha uma página no Figma com slides sobre o que não fazer. E para ter certeza, você manda um monte de texto no chat de trabalho.

Isso é comunicação excessiva no seu melhor.

Em equipes muito grandes, onde o número de pessoas chega a milhares, esse tipo de repetição pode até fazer sentido.

Mas se estamos falando de equipes relativamente pequenas ou em crescimento? Algumas práticas essenciais podem trazer as coisas de volta ao normal.

Quando demais é bom

Como sempre, as coisas não são exatamente preto e branco, então, às vezes, ficar de olho nos seus funcionários é uma boa ideia. Porém, essas situações são muito específicas — então, não se empolgue:

Períodos de mudança organizacional. Em momentos como esses, é importante garantir máxima clareza. Por exemplo, quando há uma transição para uma nova estrutura de gerenciamento de projetos, pode-se usar uma abordagem em três etapas: primeiro, um webinar para explicar as mudanças, depois, um guia detalhado na base de conhecimento corporativa e, por fim, uma série de lembretes curtos no chat da equipe. Essa abordagem ajuda a reduzir o caos e garante uma transição tranquila.
Quando comunicar informações críticas. Quando se trata de prazos, mudanças no projeto ou decisões importantes, é sempre melhor comunicar demais do que de menos. Já vi até os colegas mais atentos perderem algo importante — especialmente quando isso está enterrado em meio a um monte de outras mensagens.
Em equipes multiculturais e distribuídas. Aqui, não tem jeito — se sua equipe inclui pessoas de diferentes países e fusos horários, uma comunicação clara não é apenas conveniente, é essencial. Uma vez trabalhei com uma equipe de cinco países diferentes e percebemos que, para manter tudo funcionando bem, era importante documentar as decisões-chave de pelo menos três maneiras: discuti-las em uma reunião, capturá-las em um documento compartilhado e postá-las no chat.
Integração de novos funcionários. Quando novos colaboradores chegam, tudo precisa ser repetido várias vezes. Um dos meus gerentes introduziu um método super prático de “triple-touch”: primeiro, explicar as coisas durante a integração, depois fornecer um guia escrito e, por fim, gravar um vídeo explicativo para cada processo-chave. Dessa forma, ninguém se perde e tudo fica claro.

Existem exceções a essas situações específicas também. A maioria dos trabalhadores remotos, por exemplo, já está acostumada com a ideia de ser autossuficiente e o mais independente possível. Então, se você já trabalhou com aquele colega de outro continente por alguns meses e sabe que ele está entregando um bom trabalho — literalmente não há razão para microgerenciar ele ou outros membros da equipe semelhantes.

Demais não é cuidar

Ainda acha que vigiar seus funcionários é uma boa ideia, apesar dos potenciais contratempos? Vamos passar por esses contratempos só para garantir que a mensagem seja clara:

Sobrecarga de informações. Quando tantas mensagens chegam que as pessoas começam a ignorar quase tudo. Um dos meus colegas disse uma vez: “Quando tudo é importante, nada é.” Você entende a ideia — se cada mensagem parecer um apocalipse, eventualmente ninguém leva nada a sério.
Perda de produtividade. Quanto mais repetição, mais tempo é gasto com comunicação — e menos com o trabalho real. Cada novo e-mail, reunião ou lembrete consome minutos ou até horas que poderiam ser usadas para fazer o trabalho em vez de repetir o mesmo assunto várias vezes.
"Helplessness aprendida" na equipe. Quando tudo é repetido várias vezes, as pessoas param de procurar informações. “Não vi o e-mail? Sem problemas, vai ser repetido de qualquer forma.” E isso acaba se tornando a norma — todos assumem que as coisas importantes serão mencionadas novamente.
Burnout de informações. Ah, esse é um tópico à parte. Notamos uma tendência estranha com alguns clientes — as pessoas começam a arquivar automaticamente os e-mails de quem envia mensagens demais. E assim, acabam perdendo informações críticas e não entendem onde as coisas deram errado.

Simplesmente — sua equipe precisa saber como lidar com as coisas sem sua constante supervisão. Isso não significa que você deve simplesmente jogá-los no fundo do poço e ver se eles sabem nadar, mas há uma grande diferença entre supervisão e microgerenciamento.

Dicas práticas para o equilíbrio

Com toda a teoria fora do caminho, vamos chegar à melhor parte — estratégias reais para manter sua equipe sob uma supervisão atenta sem fazer com que eles verifiquem suas caixas de entrada a cada 15 segundos com medo de perder um memorando:

Criar um sistema claro de canais de comunicação. Atribua uma função específica a cada plataforma e mantenha essa estrutura. Quando sua equipe sabe que o Slack é para decisões rápidas e o Taskee é para documentação de projetos, a eficiência da comunicação cresce exponencialmente. Ensine sua equipe não apenas como usar os canais, mas como combiná-los de forma eficaz: por exemplo, uma videochamada deve sempre terminar com um resumo por e-mail destacando as decisões principais e as ações claras a serem tomadas.
Aplicar a "regra dos três". Psicólogos dizem que, para reter informações, as pessoas precisam interagir com elas pelo menos três vezes em formatos diferentes. Use uma abordagem multissensorial: comece com a entrega verbal (uma reunião), reforce visualmente (um documento) e faça um acompanhamento com lembretes contextuais durante o planejamento dos próximos passos. A pesquisa de Ebbinghaus sobre a curva do esquecimento mostra que, sem repetição, mais de 50% das informações são perdidas na primeira hora, e após 10 horas, apenas cerca de 35% permanece.
Implementar mecanismos de confirmação. Estabeleça um sistema de reconhecimentos explícitos para mensagens críticas — desde reações simples com emojis até listas de verificação formais. Essa prática, emprestada da aviação e da medicina, cria um ciclo de comunicação fechado e reduz significativamente a chance de erro. Defina prazos claros para respostas e automatize lembretes apenas para aqueles que não responderam, em vez de reenviar a mensagem para toda a equipe.
Utilizar comunicação visual. Pesquisas em neurociência mostram que o cérebro processa informações visuais 60.000 vezes mais rápido do que texto. Dedique tempo para criar diagramas, infográficos e fluxogramas para processos complexos. Para máxima eficácia, combine texto minimalista com elementos gráficos claros.
Avaliar regularmente a eficácia da comunicação. Introduza uma auditoria estruturada dos fluxos de comunicação utilizando métricas quantitativas e qualitativas. Meça não apenas a velocidade de entrega da informação, mas também a compreensão — por meio de pequenos questionários ou verificações. Desenvolva um "mapa de calor da comunicação" para rastrear os canais mais eficazes para diferentes tipos de informação. Empresas que auditam regularmente sua comunicação tendem a entregar projetos no prazo de forma mais consistente.
Criar uma única fonte de verdade. Estabeleça um repositório central de conhecimento com uma estrutura clara e regras de manutenção. Não basta simplesmente ter esse recurso — ele deve ser integrado aos fluxos de trabalho diários. Defina um protocolo onde todas as decisões-chave sejam documentadas no repositório dentro de 24 horas. Equipes com uma única fonte de verdade gastam menos tempo resolvendo conflitos e procurando informações atualizadas.
Considerar os estilos de comunicação. Realize uma avaliação formal das preferências de comunicação de sua equipe utilizando ferramentas como DISC ou estilos de aprendizado VAK (Visual, Auditivo, Cinestésico). Crie planos de comunicação personalizados para stakeholders e projetos chave, levando essas preferências em consideração. A comunicação adaptada leva a uma colaboração mais eficaz.

Fato interessante

De acordo com ZenHR, uma comunicação eficaz na equipe aumenta a retenção de funcionários em 4,5 vezes em comparação com organizações onde ela é deficiente.

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Conclusão

Na era do ruído de informações, a verdadeira habilidade não está em falar mais alto ou mais frequentemente, mas em criar mensagens que não podem ser ignoradas — não por sua frequência, mas por sua qualidade, timing e relevância.

Informação não deve ser apenas repetida; ela deve ressoar, ser reforçada e, finalmente, se transformar em ação.