Ở các đội làm việc phân tán, giao tiếp thường hỏng theo hai kiểu có nguyên nhân ngược hẳn nhau. Kiểu thứ nhất là giao tiếp quá ít, khi thông tin quan trọng không đến được tay những người cần nó. Kiểu thứ hai là giao tiếp quá nhiều, khi lượng thông tin vượt quá sức sàng lọc của cả đội và những tín hiệu quan trọng chìm nghỉm giữa tiếng ồn. Kiểu nào cũng làm việc phối hợp trục trặc, một bên vì thiếu thông tin, một bên vì ngập trong thông tin. Muốn tìm được điểm cân bằng, bạn cần biết mỗi kiểu thất bại xuất hiện trong hoàn cảnh nào và cách tổ chức công việc nào giúp khắc phục từng kiểu.
Thiếu giao tiếp có rủi ro, nhưng nói quá nhiều lại sinh ra tiếng ồn và gây quá tải
Mỗi lần nhắc lại nên thêm giá trị, chứ đừng chỉ chép lại thông tin cũ
Hãy quy định rõ từng loại tin nhắn nằm ở đâu bằng cách tạo một nguồn sự thật duy nhất cho các quyết định quan trọng
Giao tiếp quá mức xảy ra khi cùng một thông tin được gửi đi nhiều lần qua nhiều kênh. Lý do thường chẳng phải vì mỗi lần gửi mang thêm điều gì mới hay đến được với người nghe khác, người gửi chỉ đơn giản là không chắc tin nhắn đã được đọc và làm theo hay chưa. Gốc rễ của chuyện này thường nằm ở chỗ thiếu cách xác nhận, còn nhu cầu nhắc lại thật sự thì hiếm khi có.
Một ví dụ quen thuộc: cả đội đang bắt đầu làm quen với một dự án mới. Trưởng nhóm gửi email kèm bản tóm tắt, rồi hẹn một cuộc họp để nói lại đúng những nội dung ấy, rồi chia sẻ một bài thuyết trình Figma có cùng nội dung, và cuối cùng đăng thêm bản tóm tắt vào nhóm chat. Lần nào cũng vẫn là chừng ấy thông tin, chỉ khác hình thức trình bày. Cộng lại, thời gian mà người gửi và từng người nhận bỏ ra gấp mấy lần so với một thông báo duy nhất được soạn chỉn chu.
Ở những tổ chức rất lớn, nơi một thông điệp phải đến với hàng nghìn người thuộc nhiều bộ phận và hoàn cảnh khác nhau, việc nhắc lại qua nhiều tầng có thể hợp lý vì người nghe quá đa dạng. Còn trong một đội nhỏ và gắn bó, cũng cách làm ấy chỉ tạo thêm tiếng ồn và chẳng làm mọi thứ rõ ràng hơn.
Ranh giới giữa sự dư thừa cần thiết và việc lặp lại vô ích nằm ở một câu hỏi: lần gửi này có lấp đúng một chỗ hổng cụ thể trong cách mọi người hiểu vấn đề, hay chỉ là một lần gửi thêm cho chắc, với giả định rằng các lần trước đã thất bại dù chẳng có dấu hiệu nào cho thấy điều đó? Tìm hiểu thêm: Phần mềm Quản lý Nhóm Từ xa.
Có những hoàn cảnh trong tổ chức mà giao tiếp qua nhiều kênh một cách có tổ chức mang lại kết quả tốt hơn hẳn so với chỉ dùng một kênh. Đó là khi rủi ro lớn, khi người nghe rất khác nhau, hoặc khi cái giá của việc bỏ sót thông tin đặc biệt đắt:
Điểm chung của những hoàn cảnh này là phần giao tiếp thêm vào nhắm đúng một chỗ hổng và đem lại một lợi ích rõ ràng. Ở những nơi không có các đặc điểm đó, như một đội đã ổn định, quy trình đã chạy trơn tru và các thành viên đều có kinh nghiệm, việc nhắc lại thêm thường làm thông tin truyền đi kém hơn chứ không tốt hơn.
Khi lượng thông tin vượt quá khả năng tiếp nhận của đội, những hệ quả sau đây là điều có thể lường trước:
Để giữ cân bằng trong giao tiếp, cần có cách tổ chức giúp đúng thông tin đi qua đúng kênh, mà không bắt người nhận phải dồn sự chú ý như nhau cho mọi thứ:
Theo ZenHR, giao tiếp tốt trong đội giúp giữ chân nhân viên tốt hơn so với các tổ chức thiếu giao tiếp.
Bài viết liên quan:
Để tăng cường tương tác và động lực của đội, đọc Củng cố tích cực trong quản lý nhiệm vụ để thúc đẩy năng suất đội.
Đối với các chiến lược về duy trì trách nhiệm của đội từ xa, đọc Trách nhiệm giải trình từ xa: Đảm bảo năng suất của đội.
Để cải thiện tổ chức đội từ xa lâu dài, khám phá Cách tổ chức một đội cho công việc từ xa dài hạn. Thông tin chi tiết: Quản lý công ty.
Giao tiếp tốt là giao tiếp được điều chỉnh theo hoàn cảnh, người nghe và loại thông tin, thay vì mặc định nhắc đi nhắc lại tối đa hoặc chỉ nói tối thiểu. Những cách làm giúp điều chỉnh như vậy, gồm phân rõ việc của từng kênh, có cơ chế xác nhận, duy trì một nguồn sự thật duy nhất và rà soát định kỳ, sẽ thu hẹp cả những lỗ hổng thông tin do nói quá ít lẫn tình trạng quá tải do nói quá nhiều. Nhờ vậy, thông tin đến nơi một cách chắc chắn mà không ngốn mất sự tập trung vốn cần cho chính công việc.
"High Output Management"
Quản lý giỏi đòi hỏi phải chủ động giao tiếp nhiều hơn mức cần thiết một cách có tính toán.
"Team of Teams: New Rules of Engagement for a Complex World"
Cuốn sách bàn về việc chiến lược giao tiếp thay đổi ra sao trong các tổ chức phức tạp.
"Noise: A Flaw in Human Judgment"
Một cái nhìn sâu về cách tiếng ồn thông tin và sự quá tải giao tiếp ảnh hưởng đến việc ra quyết định.
Tinh thần nhóm là một biến hoạt động trực tiếp: khi nhân viên cảm thấy được coi trọng và có động lực, sự gắn kết, giữ chân và chất lượng đầu ra cải thiện có thể đo lường được. Duy trì tinh thần cao đòi hỏi hành động có chủ ý và nhất quán trên nhiều khía cạnh — từ cách các giá trị được củng cố
14 phút
86 lượt xem
0
Thêm nhiều công cụ kỹ thuật số chưa chắc đã giúp công việc hiệu quả hơn, bởi trong nhiều trường hợp chúng lại khiến thông tin bị chia cắt, đầu óc nhân viên phải gánh nhiều hơn và chất lượng kết quả đi xuống. Chuyển đổi thông minh là một quá trình có tổ chức, đưa doanh nghiệp từ một mớ công cụ chồng
13 phút
91 lượt xem
0
Việc các nhiệm vụ chồng lên nhau về tài nguyên, thời hạn hay thành viên phụ trách là chuyện thường gặp trong mọi dự án chứ không phải trường hợp ngoại lệ. Nếu không được phối hợp rõ ràng, những chỗ chồng chéo này sẽ dẫn đến xung đột, kéo theo hàng loạt sự chậm trễ nối tiếp nhau và làm chất lượng cô
14 phút
123 lượt xem
0
Khi làm việc từ xa và làm việc kết hợp đã trở nên phổ biến, hợp tác thời gian thực không còn là thứ có thì tốt mà đã thành một yêu cầu cốt lõi trong vận hành hằng ngày. Đây vừa là chuyện kỹ thuật vừa là chuyện văn hóa, vì chính nó quyết định cách các thành viên trong nhóm trao đổi, đóng góp và phối
13 phút
110 lượt xem
0
Đang tìm các ứng dụng quản lý nhiệm vụ tốt nhất để duy trì sự tổ chức, tập trung và thực sự hoàn thành công việc? Bài hướng dẫn này so sánh các công cụ dành cho freelancer, nhà sáng lập startup và nhóm làm việc từ xa, những người muốn công việc rõ ràng hơn chứ không muốn thêm một nguồn ồn ào nữa. D
28 phút
255 lượt xem
0
Hoàn toàn miễn phí cho tất cả các kích cỡ nhóm và sử dụng cá nhân
Back to menuBack to menu
