Mbinu za kuepuka mawasiliano kupita kiasi

Ni lini kuwa mengi mno?

Mawasiliano ya kupita kiasi hutokea pale taarifa ileile inapotumwa tena na tena kupitia njia kadhaa. Mara nyingi kila kutuma hakuongezi jambo jipya wala hakumfikii msikilizaji mwingine; mtumaji hana uhakika tu kama ujumbe wake umepokelewa na kufanyiwa kazi. Kwa hiyo chanzo cha tatizo kwa kawaida ni kukosekana kwa njia ya kuthibitisha, na mara chache huwa ni hitaji la kweli la kurudia.

Mawasiliano ya kupita kiasi katika vitendo

Mfano unaojulikana: timu inaanza kuzoea mradi mpya. Kiongozi anatuma barua pepe yenye muhtasari, kisha anaitisha mkutano kueleza mambo yaleyale, kisha anashiriki wasilisho la Figma lenye maudhui hayohayo, na mwishowe anaweka muhtasari tena kwenye gumzo la timu. Kila mara ni taarifa ileile, kinachobadilika ni sura yake tu. Ukijumlisha muda wa mtumaji na wa kila mpokeaji, unakuta ni mara kadhaa zaidi ya muda ambao ujumbe mmoja ulioandaliwa vizuri ungechukua.

Katika mashirika makubwa sana, ambapo ujumbe mmoja lazima uwafikie maelfu ya watu wa idara na mazingira tofauti, kurudia kwa ngazi kadhaa kunaweza kuwa na sababu kutokana na utofauti wa wasikilizaji. Lakini katika timu ndogo iliyoshikamana, mbinu hiyohiyo huongeza kelele tu na haileti uwazi wowote.

Kinachotenganisha kurudia kwa lazima na kurudia kusiko na faida ni swali moja: je, kutuma huku kunaziba pengo fulani la uelewa, au ni nyongeza ya tahadhari tu inayodhani kwamba ujumbe uliotangulia ulishindwa ingawa hakuna ushahidi wowote wa hilo? Maelezo zaidi: Programu ya Kusimamia Timu ya Mbali.

Wakati ziada ni ya manufaa

Kuna hali fulani katika shirika ambapo mawasiliano yaliyopangwa kupitia njia kadhaa huleta matokeo bora kuliko kutegemea njia moja tu. Hali hizi kwa kawaida huwa na hatari kubwa, wasikilizaji wa aina nyingi, au gharama kubwa hasa pale taarifa inapokosekana:

• Vipindi vya mabadiliko ya shirika. Unapohamia muundo, mchakato au mfumo mpya, ni vizuri kuchanganya webinar inayoeleza mabadiliko, mwongozo wa kina katika hifadhi ya maarifa ya kampuni, na vikumbusho vifupi kwenye njia ya timu. Watu hupokea na kukumbuka taratibu kwa njia tofauti, hivyo mchanganyiko huu hupunguza makosa ya utekelezaji yanayotokea mtu anapokosa mojawapo ya njia hizo.
• Taarifa muhimu yenye gharama kubwa ya makosa. Pale ambapo kukosa taarifa kuna madhara makubwa, kwa mfano tarehe ya mwisho, mabadiliko ya wigo wa kazi au uamuzi mkubwa, kurudia kwa mpangilio kuna mantiki. Sharti kuu ni kwamba kila njia ichangie kitu chake: mkutano unatoa muktadha na nafasi ya kuuliza maswali, hati inabaki kuwa rejea, na ukumbusho kwenye gumzo unafika wakati hasa wa kuanza kutekeleza.
• Timu za kimataifa na zilizosambazwa. Timu zilizotawanyika katika nchi kadhaa na maeneo tofauti ya saa ziko hatarini zaidi kuelewana vibaya, kwa sababu ya tofauti za lugha, kufanya kazi kwa nyakati tofauti na desturi tofauti za mawasiliano. Maamuzi muhimu yakiandikwa katika angalau njia tatu, yaani kujadiliwa kwenye mkutano, kuandikwa kwenye hati ya pamoja na kufupishwa kwenye gumzo, uwezekano wa mtu kukosa muktadha muhimu unapungua sana.
• Onboarding ya wafanyakazi wapya. Wanachama wapya bado hawana uelewa wa mambo ya ndani ya shirika, ambao ndio unaowatosheleza wanachama wa zamani kwa njia moja tu. Onboarding iliyopangwa, yenye maelezo ya mdomo mwanzoni, mwongozo wa maandishi wa kurejea na walkthrough iliyorekodiwa ya kutazama tena, huwapa kukutana na taarifa mara kadhaa, jambo ambalo kujifunza mifumo na michakato mipya kunadai.

Hali hizi zina jambo moja linalofanana: mawasiliano ya ziada yanalenga pengo fulani na yanaleta faida iliyo wazi. Pale ambapo sifa hizi hazipo, kwa mfano katika timu iliyotulia, michakato thabiti na wanachama wenye uzoefu, kurudia zaidi kwa kawaida hufanya taarifa ifike vibaya zaidi badala ya kuboresha.

Kushiriki kupita kiasi si kujali

Kiasi cha mawasiliano kinapozidi uwezo wa timu wa kukipokea, madhara yafuatayo yanaweza kutabiriwa mapema:

• Mzigo wa taarifa. Ujumbe ukiwa mwingi, wapokeaji huanza kuuchuja kwa njia zao: kupitia kwa haraka, kuhifadhi kiotomatiki, au kupuuza njia nzima kabisa. Kwa kuwa uchujaji huu hufanyika bila mpangilio, ujumbe wa dharura hupitwa mara nyingi sawa na ujumbe wa kawaida. Mwishowe, mawasiliano yakizidi, taarifa hufika kwa uhakika mdogo zaidi.
• Kupoteza muda wa uzalishaji. Kila barua pepe, mkutano au ukumbusho wa ziada unachukua muda ambao ungetumika kwa kazi yenyewe. Katika timu zilizolemewa na ujumbe, kushughulikia ujumbe huo peke yake kunaweza kumeza sehemu kubwa ya saa za kazi zilizopo.
• Upassivu uliojifunza. Wanachama wa timu wakizoea kwamba kila ujumbe utarudiwa, huacha kuzingatia taarifa kwa makini, kwa sababu juhudi hiyo haiwaletei chochote. Kisha kanuni isiyoandikwa inajitokeza: jambo muhimu litarudiwa tu, kwa hiyo hakuna hasara kukosa ujumbe wa kwanza. Matokeo yake ni kinyume cha kilichotarajiwa, kwani ujumbe ukiongezeka ndivyo umakini unavyopungua.
• Uchovu wa mawasiliano. Mtu fulani akiendelea kutuma ujumbe mwingi kila wakati, wenzake huanza kumchuja yeye mwenyewe na kuweka ujumbe wake wote kwenye kundi la mambo yasiyo ya haraka, bila kujali maudhui. Hivyo siku atakapokuwa na jambo la dharura kweli, ujumbe huo nao husomwa juujuu kama jumbe zake za kila siku.

Vidokezo vya vitendo vya usawa

Ili mawasiliano yawe na uwiano, kunahitajika utaratibu unaopitisha taarifa sahihi kupitia njia sahihi, bila kuwalazimisha wapokeaji kutoa umakini uleule kwa kila kitu:

• Unda mfumo wazi wa njia za mawasiliano. Ipe kila jukwaa kazi maalum na ushikilie mgawanyo huo kila wakati. Timu ikijua kwamba Slack ni kwa maamuzi ya haraka na Taskee ni kwa nyaraka za mradi, kila mtu anaweza kupima umakini anaoutoa kwa kila njia badala ya kuchukulia kila kitu kuwa cha dharura sawa. Kila mazungumzo ya moja kwa moja, kama simu ya video, yanapaswa kuacha kumbukumbu ya maandishi: barua pepe au hati inayofupisha maamuzi makuu na kazi za kufuatilia, ili waliokosekana waweze kuisoma na kila mtu aweze kuitafuta baadaye.
• Tumia "kanuni ya tatu" kwa uchaguzi. Taarifa ambayo lazima ikumbukwe kweli ni bora iwasilishwe kwa njia tatu: kwa mdomo, kwa maandishi na kwa ukumbusho wakati unaofaa. Hii inapambana na mkondo wa kusahau unaomomonyoa ujumbe wa njia moja. Ebbinghaus aligundua kwamba bila kurudia, zaidi ya 50% ya taarifa inasahaulika ndani ya saa ya kwanza na takriban 65% ndani ya saa 10. La msingi ni kutumia mbinu hii kwa taarifa inayohitaji kukumbukwa kweli, wala usiitumie kwa kila ujumbe.
• Tekeleza mifumo ya uthibitisho. Kuthibitisha kupokea kwa uwazi, iwe kwa emoji, orodha rasmi ya ukaguzi au risiti ya kusoma kwa nyaraka muhimu, hufunga mzunguko wa mawasiliano na kuondoa wasiwasi unaosababisha kurudia. Vikumbusho vya kiotomatiki viwaendee tu wale ambao bado hawajathibitisha, badala ya kutumwa tena kwa timu nzima na kuwaongezea ujumbe wale ambao tayari wamejibu.
• Tumia mawasiliano ya picha kwa taarifa ngumu. Ubongo hupokea picha kwa kasi zaidi kuliko maandishi. Michoro, infografiki na chati za mtiririko kwa michakato tata hupunguza mzigo wa kufikiri unaoletwa na maandishi pekee, na husaidia kukumbuka. Muundo bora zaidi huchanganya maneno machache na mpangilio wa picha ulio wazi.
• Kagua ubora wa mawasiliano mara kwa mara. Takwimu kama viwango vya majibu na namna njia zinavyotumika, pamoja na maoni kutoka kwa ukaguzi mfupi kuhusu kama ujumbe ulikuwa wazi na ulifika kwa wakati, huonyesha mahali mfumo unapoleta mzigo au kuacha mapengo. Ramani ya joto inayofuatilia njia ipi inafaa zaidi kwa aina ipi ya taarifa hukusaidia kurekebisha mambo mara kwa mara badala ya kutegemea hisia.
• Anzisha chanzo kimoja cha ukweli. Hifadhi kuu ya maarifa iliyopangwa vizuri, yenye kanuni wazi kwamba kila uamuzi muhimu uandikwe ndani ya saa 24, hupunguza haja ya kurudia ujumbe kwa sababu taarifa inapatikana wakati wote. Timu zenye chanzo cha namna hiyo na zinazokitumia kweli hupoteza muda mdogo katika kusuluhisha taarifa zinazopingana au kutafuta toleo la karibuni la uamuzi.
• Zingatia tofauti za mtindo wa mawasiliano. Katika timu ambazo wanachama hupendelea njia tofauti za kupokea taarifa, wengine kwa kuona, wengine kwa kusikia, wengine kwa kusoma, ni vyema taarifa ngumu itolewe kwa njia kadhaa. Sababu yake ni kwamba maudhui yaleyale katika miundo tofauti huingia akilini kwa njia tofauti, na kurudia peke yake hakuna thamani. Zana kama tathmini za DISC au VAK zinaweza kuonyesha tofauti hizi na kukuongoza jinsi ya kupanga taarifa kwa wasikilizaji fulani.

Makala zinazohusiana:

Ili kukuza mwingiliano wa timu na motisha, soma Uimarishaji chanya katika usimamizi wa kazi ili kuongeza tija ya timu.

Kwa mikakati ya kudumisha uwajibikaji wa timu ya mbali, soma Uwajibikaji wa mbali: Kuhakikisha tija ya timu.

Kuboresha mpangilio wa muda mrefu wa timu ya mbali, gundua Jinsi ya kupanga timu kwa kazi ya mbali ya muda mrefu. Soma zaidi: Usimamizi wa Kampuni.

Hitimisho

Mawasiliano mazuri hurekebishwa kulingana na muktadha, wasikilizaji na aina ya taarifa, badala ya kujiachia kwenye kurudia kupita kiasi au kutuma kidogo iwezekanavyo. Utaratibu unaowezesha marekebisho haya, yaani kazi zilizo wazi za kila njia, mifumo ya uthibitisho, chanzo kimoja cha ukweli kinachotunzwa na ukaguzi wa mara kwa mara, hupunguza mapengo ya taarifa yanayotokana na mawasiliano machache na pia mzigo unaoletwa na mawasiliano mengi mno. Matokeo yake ni kwamba taarifa hufika kwa uhakika bila kumeza umakini ambao kazi yenyewe inauhitaji.