İş akışındaki dar boğazları belirleme ve Çözme

9 okuma süresi

35 görüntüleme

1 Nisan, 2025

İş akışınızı düzenli tutmak bazen işin kendisinden daha zor olabilir. İyi haber şu ki, eğer yangını ofisinizin tamamını sararmadan önce fark ederseniz, büyük bir zarar vermeden söndürülebilir. Bu makalede, üretkenliğinizdeki delikleri fark etmek ve bunları mümkün olan en verimli şekilde kapatmak için ihtiyacınız olan her şeyi size vereceğiz.

Önemli Noktalar

Sorunlu alanlar önceden tespit edilirse, projeler daha az gecikmeye eğilimlidir

Darboğazlar ortadan kaldırıldığında, görevler için harcanan zaman önemli ölçüde azaltılabilir

Günlük iş akışınızı iyileştirmeye biraz zaman ayırmak ekibinizin üretkenliğini önemli ölçüde artırabilir

Giriş

Her araba meraklısının hayali, boş bir otoyolda hızla gitmek ve bir trafik sıkışıklığına rastlamamaktır. Ne yazık ki, 21. yüzyıldayız ve çoğu şehir hala arabalara bağımlı, bu yüzden hızlanmanız… eh, yaklaşık 3 saniye sürecektir, sonra bir duraklama yaşanacaktır.

Hayır, hız yapmayı teşvik etmiyoruz. Sadece şunu anlatmak için güzel bir metafor: Darboğazlar veya “trafik tıkanıklıkları” bu senaryoda, tüm süreci 10 kat daha keyifli ve verimli hale getirebilir.

Formstack ve Mantis Research tarafından yapılan bir rapor, organizasyonların, verimsiz görevlerin çalışanları yüklemesi nedeniyle yıllık 1,3 milyon dolar kaybedebileceğini buldu. Aynı rapor, çalışanların yarısından fazlasının her gün en az iki saatini tekrarlayan görevlerle geçirdiğini, bu da süreç optimizasyonuna duyulan ihtiyacı vurguluyor.

1,3 milyon dolar… oldukça fazla sıfır. Neyse. Öncelikle anlamanız gereken şey, tüm darboğazların iki ana türde sınıflandırılabileceğidir: dağınık süreçler ve dağınık kaynak tahsisi. Bazen her ikisi de olabilir. İşte bunlar hakkında bilmeniz gerekenler:

Dağınık süreçler:

Eski çalışma yöntemleri. Hesap tabloları ve ofis içi toplantılar? Bu kimseye nasıl yardımcı olabilir?
Aşırı mühendislik önceden yayın kontrolü. Pazarda en iyi ürün bile, 10 aşamalı inceleme ve testlerden geçerse kırılır.
Bürokrasi ve kağıt işleri. 20 farklı departmanın belirli bir özellik üzerinde anlaşması gerektiğinde, ürün hiç ışığa çıkmaz.
Manuel iş gücü. Yapay zeka belki metin yazarlarını ve sanatçıları değiştiremez, ancak tablo doldurma ve uzun hesap tabloları konusunda harika – sadece bunu yapmasına izin verin ve asıl işe odaklanın.
Verimsiz iş akışları. Gerçek güç sadeliktedir. Sonuçlara çok fazla katkı sağlamayan adımlar varsa – onları ortadan kaldırın.

Dağınık kaynak tahsisi:

Yetersiz ekipler. Eğer proje yöneticiniz aynı anda 3 farklı iş yapıyorsa, bu “yönetim” değil – bu sadece tükenmenin hızlı bir yoludur.
Eski ekipman. Tetris bile zorla oynatabilen bilgisayarlar, Sovyetler Birliği'nin çöküşünden beri güncellenmeyen Excel hesap tabloları veya eski, gıcırdayan ofis sandalyeleri – bunlar tüm çalışma süreçlerini önemli ölçüde yavaşlatabilir.
Bütçeleme sorunları. Bazen uygun finansman eksikliği, ekiplerin konforlu ve verimli bir iş akışı için gerekli olan bazı unsurları reddetmelerine neden olur. Kısa vadede işe yarayabilir, ancak uzun vadede herkesin moralini bozar.

Evet, büyük bir probleme katkıda bulunan çok sayıda etmen var, bu yüzden yukarıdaki sorunlardan en az birini çözebilirseniz – bu zaten büyük bir zaferdir. Bir keresinde Bethany Home Healthcare, iş süreçlerini otomatikleştirerek maaş giderlerini neredeyse %200 oranında azalttı – günlük iş akışına yapılan küçük değişikliklerle büyük sonuçlar elde edildi.

Darboğazları Erken Tespit Etme

Ne yanlış gidebileceğini veya zaten neyin yanlış olduğunu anlamak bir şeydir – ama erken tespit etmek en zor olanıdır. Amazon örneğin, bazı tartışmalı çalışma etiklerine sahip olabilir, ancak potansiyel engelleri tahmin etme konusunda birkaç şey biliyor.

Aktif olarak "öngörücü analiz" adı verilen bir yöntem kullanıyorlar – bu yöntem, tarihi ve kültürel verilerin incelenmesini içerir ve potansiyel krizleri henüz gerçekleşmeden önce tahmin etmeye çalışır.

COVID-19 herkes için bir sürprizdi, ancak öngörücü analiz sayesinde Amazon, koşullara rağmen hızla uyum sağlayarak müşterilerini koruyabildi…

…öngörücü analiz ve tartışmalı iş uygulamaları, ama bu konu dışında bir şey.

İşte potansiyel sorunlu bölgeleri tespit etmek için dikkat etmeniz gereken birkaç “kırmızı bayrak”:

Görevler birikiyor ve hiç bitmiyor gibi görünüyor. Ekipleriniz her zaman meşgulse, bu tür bir durum kısmen normaldir. Ama tamamlanmamış görevlerin miktarı belirli bir kritik noktaya ulaşır ve her geçen gün daha kötü hale gelirse? Burada bir sorun olabilir.
Son teslim tarihlerinin sadece kavramlar olması. Yine, özellikle zor bir haftada birkaç teslimat tarihi kaçırmak tamamen normaldir, ancak bu bir norm haline geldiyse? İncelenmesi gereken bir şey olabilir.
Sıkışan kaynaklar. İyi işletmeler, iyi finansman ve iyi insanlar tarafından kurulur. Her ikisi de tehlikeli bir şekilde tükenmeye başladığında – bu, endişelenmeniz için bir sebeptir.
Düşük moral. Eğer ekibinizin morali dipteyse – bir şeyler yanlış demektir.
Aşağı seviyede sonuçlar. Oldukça açık.
Yanlış iletişim. Büyük şirketlerde “çatlaklardan düşen” birçok insan vardır, çok fazla iş yapmadan maaş alırlar. Tanıdık geldi mi? Her zaman kötü olmayabilir – ancak bu, ekiplerin doğru iletişim kurmadığının bir işaretidir ve bu, başarılı bir proje için hayati öneme sahiptir.

Netflix bazen milyar dolarlık başarısızlıklar yaşasa da, bilgi toplama konusunda harika bir iş çıkarıyorlar. İş akışlarının her adımı dikkatle izlenir, her geri bildirim parçası incelenir ve uygulanır. Üretkenlik yolunda küçük bir pürüz ortaya çıktığı anda – hemen ortadan kaldırılır.

Nasıl mı? Küçük bir şey var, “Kaos Mühendisliği” denir. Gerçekten havalı bir isim, değil mi? Bu yöntem, çalışma sürecine çeşitli “bozulmalar” önceden eklemeyi içerir ve bu, gerçek tehdit geldiğinde “direnç” oluşturmaya yönelik bir yöntemdir. Bir tür kurumsal bağışıklık sistemi gibi, yani.

Potansiyel çözümler

Tüm sorunlar nihayet tespit edildikten sonra geriye bir şey kalır – onları gerçekten çözmek. Sorunu hızlı bir şekilde çözmenin ve tekrar ortaya çıkmasını engellemenin bir avantajı vardır – mümkün olduğunca buna sadık kalmaya çalışın.

Kısa vadeli çözümler:

Kaynak tahsisi. Bir görevde iki çok yorulmuş yönetici çalışırken, diğerinde on tane var. Ne yapmanız gerektiğini biliyorsunuz – işleri biraz dengeleyin.
Geçici bir kestirme bulun. Bazı şeyler hemen istendiği gibi çalışmayabilir, ancak ilk formüle küçük ama hoş olmayan değişiklikler yaparak işe yarayabilir. Bir süre böyle bırakın; işe yarıyorsa, işe yarıyordur. Daha az acil zamanlarda geri dönüp üzerine çalışabilirsiniz.
Hızlı beceri geliştirme. Eğer çalışanlarınız belirli becerilerden yoksunsa, onları hızlı bir şekilde “ne öğrenebileceğiniz” tarzı bir kursa göndermek isteyebilirsiniz. Tam bir diploma olmasa da, o an için yeterlidir.
Hedeflenmiş otomasyon. Eğer bazı süreçler ekibinizin çok zamanını alıyorsa – belki de bunları otomatikleştirerek baskıyı azaltabilirsiniz. Evet, bu sonucun kalitesini etkileyebilir, ancak aynı zamanda size çok ihtiyaç duyduğunuz nefes alma alanını da kazandırabilir.
İletişim atölyesi çalışmaları. Bazen tek gereken şey bir, içten yapılan konuşmadır. Daha önce olmamış olması derin sorunları gösterebilir, ancak bir başlangıçtır.

Uzun vadeli çözümler:

İş akışı yeniden düzenlemesi. Eğer bir şey işe yaramıyorsa – onu sökün ve yıkıntıları üzerine daha iyi bir şey inşa edin.
Ekibin becerilerine yatırım yapın. Çalışanlarınızı daha akıllı ve daha verimli hale getirecek şirket çapında nitelik kursları. Bilgiye yatırım yapmak her zaman karşılığını verir.
Çalışma alanlarınıza bir yükseltme yapın. Yeni bilgisayarlar, tabletler veya daha yeni ve daha iyi bir Proje Yönetim Yazılımı kesinlikle pahalıdır, ancak fark yaratabilir. Ancak Taskee ücretsizdir ve aynı derecede etkilidir – sadece söylemek istedim.
Derin otomasyon. Özellikle minimal insan müdahalesi gerektiren, sıkıcı süreçleri tespit edin ve bunları otomatikleştirin. Envanter yönetimi, sipariş işleme – bu tür şeyler.
Stratejik planlama. Potansiyel engeller ve genel ihtiyaçlar için önceden plan yapın. Çoğu dünya sorununa karşı bağışıklık garantisi sağlar.

İlginç bir gerçek

Sağlık hizmetlerindeki darboğazlar üzerine yapılan bir araştırma, dengesiz hemşire-hasta oranları ve eksikliklerin %21 verimsizliğe yol açtığını, beceri eksiklikleri, ekipman sorunları ve kötü bakımın ise %38’ini oluşturduğunu ortaya koydu. Personel, eğitim ve ekipman bakımını iyileştirmek, iş akışı verimliliğini ve hasta bakımını artırabilir.

İlgili makaleler:

Süreç iyileştirmeleri hakkında daha fazla bilgi için, Hibrid proje yönetimi: Agile ve Waterfall’ı birleştiren dengeli bir yaklaşım makalesini keşfedin.

Takım verimliliğini artırmak için, Kanban panosu nedir? İş akışlarını görselleştirme ve yönetme rehberi başlıklı makalemizi inceleyin.

Daha iyi kaynak yönetimi için, Kaynak yönetimi süreci: Etkili planlamayla projenizin başarısını dönüştürün yazısını okuyun.

Sonuç

İş akışı darboğazlarını anlamak ve ele almak, verimli operasyonları sürdürmek için çok önemlidir. Doğru araçlar, süreçler ve uygulamalarla ekipler, darboğazları projelerin başarısını etkilemeden önce tespit edip çözebilirler. Anahtar, süreç iyileştirme konusunda proaktif bir yaklaşımı sürdürmek ve sürekli optimizasyon kültürünü teşvik etmektir.