Bảng Kanban là gì? Quản lý quy trình trực quan

Hình dung sự thành công: Hiểu về bảng Kanban

Phần lớn các nhóm thất bại chẳng phải vì người kém hay mục tiêu mơ hồ, mà vì không ai nhìn thấy tình trạng thật của công việc vào đúng lúc cần. Bảng Kanban khắc phục điều đó bằng cách gắn cho mỗi tác vụ một giai đoạn, một người phụ trách và một trạng thái. Nhờ vậy các vướng mắc được phát hiện sớm hơn, công việc không âm thầm ùn lại trong hàng đợi của ai đó, và cả nhóm cũng thôi phải chờ từng người báo cáo mới biết chuyện gì đang diễn ra.

Nếu muốn tìm hiểu thêm về các cách quản lý tác vụ linh hoạt, bạn có thể đọc bài "Tuyên ngôn Agile là gì? Hiểu các Giá trị và Nguyên tắc Cốt lõi". Còn các ví dụ về cách dùng Kanban trong quản lý dự án Agile có trong bài "Scrum vs. Kanban: Chọn khung công tác phù hợp cho dự án của bạn".

Kanban là gì và nó hoạt động như thế nào?

Kanban ra đời tại Toyota như một hệ thống kiểm soát sản xuất, trong đó công việc chỉ được chuyển sang giai đoạn tiếp theo khi giai đoạn ấy còn năng lực tiếp nhận, còn việc khâu trước muốn đẩy sang thì chưa đủ. Chính ràng buộc duy nhất này làm cho phương pháp bền vững, và về sau Kanban được áp dụng cho phần mềm, vận hành marketing, HR và bất cứ nơi nào công việc được chuyền tay nhau và các luồng việc song song dễ va vào nhau.

Ví dụ: Bảng Kanban của một nhóm phát triển phần mềm có thể gồm các cột như "Lập kế hoạch", "Phát triển", "Kiểm thử", và "Đã phát hành". Một tác vụ chỉ chuyển từ Phát triển sang Kiểm thử khi có người kiểm thử đang rảnh, chứ lập trình viên làm xong thôi thì chưa đủ. Nếu không giữ nguyên tắc này, cột Kiểm thử sẽ lặng lẽ biến thành một backlog và vấn đề thật về thông lượng cứ thế bị che khuất.

Các thành phần chính của bảng Kanban

1. Thẻ (Tác vụ): Mỗi thẻ chứa đủ những gì cần để bắt tay vào làm, gồm hạn chót, mức ưu tiên, người được giao và các phụ thuộc. Một thẻ mà phải hỏi thêm mới hiểu được thì sẽ nằm treo lâu hơn mức cần thiết.
2. Cột (Giai đoạn): Các cột phản ánh những bước mà công việc thực sự đi qua. Có quá ít cột thì bạn không thấy được việc đang chậm ở đâu, còn quá nhiều cột thì bảng trở thành gánh nặng mà chẳng ai chịu cập nhật.
3. Giới hạn WIP (Công việc đang tiến hành): Đây là mức trần cứng cho số tác vụ ở mỗi giai đoạn. Khi chạm trần, không việc mới nào được đưa vào cho đến khi có việc khác đi tiếp, và chính điều này buộc các vướng mắc phải lộ ra thay vì lặng lẽ tích tụ.
4. Luồng: Luồng cho biết các tác vụ đi qua bảng nhanh và trơn tru đến mức nào. Giai đoạn thường xuyên bị ùn ứ chính là nơi quy trình có vấn đề, dù lời phàn nàn to nhất có khi lại đến từ chỗ khác.

Lợi ích của việc sử dụng bảng Kanban

1. Tính minh bạch: Mọi người cùng nhìn thấy một bức tranh công việc như nhau, nên số cuộc họp cập nhật trạng thái giảm đi và công sức phối hợp cũng không phình ra khi nhóm lớn lên.
2. Tính linh hoạt: Chỉ cần di chuyển một thẻ là thứ tự ưu tiên đã thay đổi mà không phải mở buổi lập kế hoạch nào, vì hệ thống tiếp nhận thay đổi mà không phải sắp xếp lại cấu trúc.
3. Năng suất: Việc chuyển qua lại giữa quá nhiều tác vụ đang mở làm giảm sản lượng. Giới hạn WIP cắt bớt kiểu chuyển đổi này ngay từ cấu trúc, còn nếu bỏ qua giới hạn thì tình trạng quá tải sẽ không ai thấy cho đến khi hạn chót đã bị trễ.
4. Sự hợp tác của nhóm: Khi vướng mắc hiện rõ trên bảng, đồng đội có thể vào hỗ trợ ngay mà không cần đợi buổi standup. Nhờ đó vấn đề được giải quyết nhanh hơn và việc gỡ rối không còn đè lên vai một người.

Cách thiết lập một bảng Kanban

1. Định nghĩa các giai đoạn quy trình làm việc chính: Hãy vẽ lại con đường mà công việc thực sự đi qua, đừng vẽ con đường lẽ ra nó phải đi. Với hầu hết các nhóm, 4-6 cột là đủ, còn nhiều hơn thế thì riêng việc chăm sóc bảng đã bắt đầu giành thời gian với công việc thật.
2. Tạo thẻ tác vụ: Ghi rõ người phụ trách, hạn chót, mức ưu tiên và các phụ thuộc, tức là mọi thứ cần để bắt tay vào việc mà không phải trao đổi riêng, và nếu thẻ còn cần giải thích thêm thì nên viết lại.
3. Đặt giới hạn WIP: Hãy bắt đầu với 1-2 tác vụ cho mỗi người ở mỗi giai đoạn đang hoạt động, rồi điều chỉnh sau vài tuần có dữ liệu thật. Con số cụ thể không quan trọng bằng việc có giới hạn, vì bất kỳ giới hạn nào cũng làm lộ ra tình trạng quá tải.
4. Theo dõi và điều chỉnh tác vụ: Di chuyển thẻ theo tiến độ công việc và đánh dấu vướng mắc ngay trên thẻ. Một tác vụ nằm yên trong cùng một cột qua hai chu kỳ đánh giá thường có nghĩa là nó quá lớn, giai đoạn đó đã quá tải, hoặc có một phụ thuộc mà chưa ai nêu ra.
5. Tiến hành đánh giá định kỳ: Hãy xem cột nào hay dồn việc và cột nào thường trống, vì bức tranh đó cho thấy quy trình đang vướng ở đâu, và bàn về chuyện này thường có ích hơn nhiều so với bàn về thành tích của từng người.

Các công cụ phổ biến cho bảng Kanban

Trello: Dễ dựng, dễ học, nhưng trở nên rối khi phụ thuộc nhiều lên hoặc nhóm đông hơn. Asana: Bổ sung chế độ xem dòng thời gian và theo dõi khối lượng công việc bên cạnh Kanban, rất tiện khi cần vừa lập kế hoạch theo cột mốc vừa quản lý luồng. Jira: Được làm cho các nhóm kỹ thuật cần theo dõi vấn đề chi tiết và tích hợp sprint song song với chế độ xem Kanban.

👉 Để xem ví dụ chi tiết về bảng Kanban và đăng ký, hãy truy cập Taskee Kanban.

Kết luận

Bảng Kanban phát huy tác dụng vì những gì nhìn thấy được sẽ tạo áp lực phải hành động. Khi một tác vụ bị kẹt, bảng cho thấy ngay, và khi một giai đoạn quá tải thì điều đó cũng hiện ra trước khi kịp biến thành một hạn chót bị lỡ. Những nhóm dùng giới hạn WIP và thực sự xem lại dữ liệu về luồng thường phát hiện vấn đề quy trình sớm hơn. Dù bạn đang phát hành phần mềm, chạy chiến dịch hay lo việc onboarding nhân sự mới, phương pháp này đều áp dụng được vì bản chất vấn đề ở đâu cũng giống nhau.