6 lời khuyên cải thiện văn hóa công ty

Điểm chính

Giá trị công ty

Duy trì tinh thần cao bắt đầu bằng việc liên tục củng cố các giá trị công ty trong thực tiễn thay vì tuyên bố. Các giá trị không nhìn thấy được trong hoạt động hàng ngày và việc ra quyết định mất đi độ tin cậy của chúng như là điểm tựa tổ chức.

Các cách thực tế để củng cố giá trị:

• Tích hợp vào quy trình làm việc: Bao gồm thảo luận về giá trị trong các cuộc họp nhóm và sử dụng chúng như các tiêu chí rõ ràng trong các quyết định khó khăn.
• Hệ thống công nhận: Xây dựng chương trình chính thức để ghi nhận nhân viên thể hiện nhất quán các giá trị doanh nghiệp trong công việc hàng ngày của họ.
• Đào tạo và onboarding: Bao gồm giáo dục giá trị trong onboarding nhân viên mới và trong đào tạo thường xuyên cho nhân viên hiện tại.
• Lãnh đạo bằng gương mẫu: Các nhà quản lý truyền đạt giá trị hiệu quả nhất thông qua hành vi của chính họ — nhân viên đánh giá hành động có thể quan sát được nhiều hơn so với ý định được nêu.
• Phản hồi: Thu thập ý kiến của nhóm thường xuyên về cách các giá trị thể hiện trong công việc thực tế và những khoảng trống nào tồn tại giữa các tiêu chuẩn được nêu và thực hành.

Khi nhân viên quan sát thấy rằng các giá trị thực sự ảnh hưởng đến quy trình làm việc và quyết định tổ chức, niềm tin của họ vào tổ chức được củng cố và tinh thần được duy trì.

Phát triển nhân viên

Phát triển chuyên môn là một chỉ số trực tiếp về sự đầu tư của tổ chức vào con người của mình. Khi một tổ chức cung cấp cơ hội phát triển có ý nghĩa, nó xây dựng loại sự tôn trọng lẫn nhau và cam kết lâu dài duy trì văn hóa qua thời gian.

Chương trình cố vấn, các buổi đào tạo nội bộ và sự tham gia được hỗ trợ trong các hội nghị chuyên nghiệp mỗi đóng góp vào sự phát triển kỹ năng. Chia sẻ kiến thức giữa các phòng ban xây dựng cả năng lực cá nhân và mối liên kết giữa các cá nhân hỗ trợ sự gắn kết của nhóm.

Giao tiếp cởi mở

Tính minh bạch trong giao tiếp xây dựng niềm tin duy trì tinh thần. Nhân viên có thể tự do bày tỏ ý kiến, nhận phản hồi trung thực và thấy đóng góp của mình được ban lãnh đạo công nhận phát triển sự an toàn tâm lý khuyến khích sự tham gia chủ động thay vì tuân thủ phòng thủ.

Cơ chế cho giao tiếp cởi mở:

• Cuộc họp một-một thường xuyên: Các cuộc trò chuyện cá nhân với mỗi nhân viên ít nhất hàng tháng tạo không gian nhất quán cho thảo luận công việc và phản hồi hai chiều.
• Diễn đàn mở và phiên hỏi đáp: Các cuộc họp có cấu trúc nơi nhân viên có thể đặt câu hỏi trực tiếp với ban quản lý và nhận được câu trả lời thực chất.
• Kênh phản hồi ẩn danh: Hộp đề xuất, biểu mẫu trực tuyến hoặc khảo sát cho phép đầu vào thẳng thắn mà không cần xác định danh tính.
• Chính sách mở cửa: Quản lý có thể tiếp cận mà nhân viên có thể tiếp cận mà không cần đợi cấu trúc cuộc họp chính thức.
• Ra quyết định minh bạch: Giải thích lý do đằng sau các quyết định quan trọng — đặc biệt là những quyết định ảnh hưởng đến công việc của nhân viên — xây dựng niềm tin tổ chức.
• Văn hóa phản hồi xây dựng: Đào tạo nhân viên để đưa ra và nhận phản hồi theo cách hỗ trợ phát triển thay vì tạo ra sự phòng thủ.

Yếu tố quan trọng không chỉ đơn giản là tạo ra các kênh giao tiếp mà là chứng minh rằng đầu vào của nhân viên thực sự ảnh hưởng đến kết quả. Phản hồi biến mất mà không có hiệu ứng nhìn thấy được củng cố sự thoát ly thay vì sự tham gia.

Cân bằng công việc-cuộc sống

Tính linh hoạt và điều kiện làm việc bền vững ngày càng là yếu tố quan trọng trong động lực và giữ chân nhân viên. Các tổ chức tích cực hỗ trợ sự cân bằng giữa nhu cầu chuyên môn và cá nhân được hưởng lợi từ sự gắn kết cao hơn, tỷ lệ kiệt sức thấp hơn và giảm luân chuyển.

Lập lịch linh hoạt, tùy chọn làm việc từ xa và khuyến khích thực sự việc sử dụng kỳ nghỉ là các thực hành cơ bản. Các tiêu chuẩn không khuyến khích giao tiếp công việc ngoài giờ làm việc và bảo vệ thời gian phục hồi ảnh hưởng trực tiếp đến năng lực và lòng trung thành của nhân viên lâu dài.

Công nhận thành tích

Công nhận đóng góp nhất quán là một trong những động lực đáng tin cậy nhất của tinh thần được duy trì. Khi nhân viên thấy nỗ lực của mình được công nhận cụ thể và kịp thời, động lực và cam kết tổ chức tăng lên. Sự công nhận giải quyết nhu cầu cơ bản về sự tôn trọng và ý nghĩa mà chỉ riêng các động lực tài chính không đáp ứng được.

Các cách tiếp cận công nhận hiệu quả:

• Công nhận công khai: Làm nổi bật thành công của nhân viên trong các cuộc họp toàn công ty, bản tin hoặc kênh giao tiếp chung.
• Công nhận được cá nhân hóa: Tin nhắn trực tiếp hoặc email chỉ rõ thành tích cụ thể và tác động của nó đến nhóm hoặc dự án.
• Hệ thống đề cử ngang hàng: Các chương trình cho phép đồng nghiệp công nhận lẫn nhau cho công việc xuất sắc hoặc sự hỗ trợ.
• Công nhận kịp thời: Công nhận công việc tốt càng gần với thời điểm đóng góp càng tốt, khi bối cảnh rõ ràng cho tất cả những người liên quan.
• Các định dạng đa dạng: Một loạt các hình thức công nhận — từ sự công nhận bằng lời nói không chính thức đến giải thưởng chính thức hoặc thời gian nghỉ thêm — đảm bảo rằng các đóng góp và sở thích khác nhau được phục vụ.
• Công nhận thành tích nhóm: Ăn mừng kết quả tập thể bên cạnh hiệu suất cá nhân củng cố giá trị của sự hợp tác.
• Chia sẻ phản hồi từ khách hàng: Chuyển phản hồi tích cực từ khách hàng trực tiếp đến nhân viên liên quan cung cấp xác nhận bên ngoài có trọng lượng đặc biệt.

Công nhận hiệu quả nhất khi nó cụ thể, kịp thời và chân thành. Một nền văn hóa thường xuyên thực hành các hình thức công nhận đa dạng xây dựng sự tôn trọng lẫn nhau và duy trì tinh thần trong toàn bộ nhóm.

Giao tiếp không chính thức

Văn hóa công ty được hình thành trong các tương tác xảy ra bên ngoài cấu trúc làm việc chính thức. Mối quan hệ không chính thức xây dựng sự quen thuộc giữa các cá nhân tăng cường sự gắn kết của nhóm và cải thiện sự hợp tác hàng ngày.

Sự kiện doanh nghiệp, bữa trưa nhóm, hoạt động thể thao và các sáng kiến sáng tạo mỗi cung cấp các bối cảnh cho sự kết nối mà các cuộc họp chính thức không cung cấp. Đối với các nhóm từ xa, các tương tác trực tuyến thường xuyên mà không có chương trình làm việc cụ thể thực hiện cùng chức năng — duy trì các kết nối xã hội hỗ trợ công việc phân tán hiệu quả.

Bài viết liên quan:

Để có một giới thiệu ở cấp độ khung về việc cân bằng phạm vi, thời gian và chi phí trong quản lý dự án, đọc Tam giác quản lý dự án: Cân bằng phạm vi, thời gian, chi phí.

Để có một hướng dẫn thực tế về bảng Kanban và quản lý quy trình làm việc trực quan, đọc Bảng Kanban là gì? Một hướng dẫn về quản lý quy trình làm việc trực quan.

Để có các cách tiếp cận để tích hợp persona người dùng vào phát triển Agile để duy trì sự tập trung lấy người dùng làm trung tâm, đọc Persona Agile: Nâng cao phát triển lấy người dùng làm trung tâm trong các dự án Agile.

Kết luận

Xây dựng và duy trì văn hóa công ty là một quá trình liên tục, không phải là một sáng kiến một lần. Mỗi thực hành được mô tả ở trên — củng cố giá trị, phát triển nhân viên, giao tiếp cởi mở, cân bằng công việc-cuộc sống, công nhận và kết nối không chính thức — hoạt động một cách tích lũy. Áp dụng nhất quán qua tất cả sáu khía cạnh tạo ra loại môi trường tổ chức nơi tinh thần không phụ thuộc vào các điều kiện bên ngoài mà được duy trì cấu trúc bởi chính văn hóa.

Đề xuất đọc thêm

"Leaders Eat Last"

Một cuộc kiểm tra về cách các nhà lãnh đạo ưu tiên lợi ích của nhóm họ hơn lợi ích của chính mình xây dựng niềm tin và sự an toàn tâm lý tạo ra các nền văn hóa hiệu suất cao.

"Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us"

Một lập luận dựa trên nghiên cứu về lý do tại sao quyền tự chủ, sự thành thạo và mục đích là các động lực đáng tin cậy hơn so với phần thưởng bên ngoài cho công việc tri thức.

"The Culture Code"

Một phân tích về cách các nhóm hiệu suất cao xây dựng văn hóa gắn kết thông qua sự an toàn tâm lý, sự cởi mở và mục đích chung — với các thực hành cụ thể được rút ra từ nhiều bối cảnh tổ chức.