Bảng Kanban

Bảng Kanban là trường trạng thái được biến thành hình ảnh. Cùng thông tin ấy có thể nằm trong một cột của danh sách. Nhưng với danh sách, bạn phải đọc từng dòng mới trả lời được câu hỏi mà bảng trả lời chỉ trong một cái liếc: việc đang ùn lại ở đâu.

Chính câu hỏi đó khiến bảng đáng dùng. Khi mười một thẻ nằm ở cột duyệt và chỉ hai thẻ ở cột đang làm, điểm nghẽn là khâu duyệt. Có hối thúc người viết code bao nhiêu thì ngày giao cũng không đổi. Danh sách không cho bạn thấy điều đó. Bảng thì có, trước khi ai đó phải nêu ra trong cuộc họp.

Trong Taskee, bảng là một chế độ xem của dự án, không phải một nơi riêng biệt. Bảng chứa mọi công việc của dự án. Các cột chính là trạng thái của dự án — cũng là những trạng thái dùng trong danh sách công việc và báo cáo. Đổi cột của thẻ là trạng thái công việc đổi ở mọi nơi. Điều này quan trọng. Các công cụ dạng bảng hay hỏng ở một chỗ: dữ liệu lệch dần. Bảng thành nguồn sự thật thứ hai, ngày càng vênh với danh sách mà những người khác vẫn đọc. Ở đây chỉ có một tập công việc và một tập trạng thái, hiển thị theo hai cách.

Bảng Kanban chứa toàn bộ công việc của dự án, được chia vào các cột theo trạng thái. Bạn có thể đổi thứ tự cột, ẩn cột và dễ dàng chuyển công việc từ cột này sang cột khác.

Nhờ sắp xếp và ẩn cột, một bảng có thể phục vụ nhiều đối tượng. Nhóm đã thêm trạng thái cho duyệt thiết kế, duyệt code và staging sẽ có một bảng khá rộng. Ẩn những cột mà một người không bao giờ đụng tới, cùng bảng ấy trở thành không gian làm việc gọn gàng cho họ. Với người khác, chẳng có gì thay đổi. Thứ tự cột nên đặt có chủ đích. Bảng được đọc từ trái sang phải, nên trình tự các cột chính là lời nhóm bạn khẳng định về cách công việc cần trôi.

Kéo thẻ sang cột khác là xong toàn bộ việc cập nhật trạng thái. Mấu chốt nằm ở đó. Giữ trạng thái chính xác giờ chỉ tốn một cú kéo, và trạng thái nào dễ cập nhật thì mọi người mới thật sự giữ cho nó luôn mới.

Có thể lọc công việc theo người phụ trách và theo mức độ sẵn sàng.

Lọc theo người phụ trách biến bảng chung thành bảng cá nhân: thẻ của một người, trong các cột của họ, mà không cần rời khỏi chế độ xem dự án. Lọc theo mức độ sẵn sàng thì ngược lại. Bảng thu về đúng trạng thái bạn quan tâm. Nhờ vậy bảng hàng trăm thẻ vẫn dùng được trong buổi họp đứng. Hai bộ lọc phát huy tốt nhất khi dùng cùng nhau lúc rà soát công việc. Việc của một người ở một bước là một danh sách ngắn, cụ thể, thay vì cả một bức tường thẻ.

Bạn có thể phóng to và thu nhỏ bảng Kanban bằng nút + và –. Cách này giúp hiển thị mọi cột trên màn hình một cách thuận tiện.

Thu phóng chỉ là một nút nhỏ. Nhưng nhiệm vụ của nó rõ ràng: giữ toàn bộ luồng việc trong tầm mắt cùng lúc. Bảng chỉ mang lại lợi ích chính — thấy việc đang dồn ở đâu — khi mọi cột cùng nằm trên màn hình. Một khi phải cuộn ngang mới tới cột cuối, bạn lại quay về đọc danh sách. Trưởng nhóm thu nhỏ để thấy trọn luồng việc trước buổi lên kế hoạch. Còn từng người phóng to trở lại khi làm việc trong một cột.

Bảng hợp với công việc đi qua những bước dễ nhận ra, nơi câu hỏi đáng quan tâm là dòng chảy chứ không phải thời lượng.

Nhóm phần mềm và sản phẩm là những người dùng bảng đầu tiên. Đến nay vẫn hợp. Backlog, đang làm, duyệt và hoàn thành là những bước thật với những lần bàn giao thật. Xem nhóm IT, kỹ thuật và phát triển sản phẩm.

Nhóm sáng tạo và marketing vận hành theo chuỗi phê duyệt — bản nháp, duyệt nội bộ, khách hàng duyệt, đã đăng — và chính những bước này âm thầm làm mọi thứ chững lại. Trên bảng, hàng đợi trước mặt người duyệt không thể bị bỏ sót. Xem nhóm thiết kế, nhóm marketing và agency sáng tạo.

Nhóm hỗ trợ và vận hành xử lý một dòng yêu cầu đổ về đều đặn chứ không phải dự án có ngày kết thúc. Bảng là cách tự nhiên để nhìn thấy dòng ấy cùng phần tồn đọng. Xem nhóm hỗ trợ và vận hành.

Nhóm làm việc phân tán được lợi nhiều nhất nếu tính trên mỗi giờ tiết kiệm, vì bảng là một cuộc họp cập nhật tình hình mà không ai phải tham dự. Xem nhóm làm việc từ xa.

Bảng là một chế độ xem. Công việc không được tạo ở đây, trạng thái cũng không được định nghĩa ở đây.

Mỗi thẻ trên bảng là một công việc. Mọi thứ gắn với công việc — người phụ trách, hạn chót, nhãn, độ ưu tiên, bình luận, tệp đính kèm — đều nằm trong chính công việc đó. Cách tạo việc, giao việc và trao đổi về việc được mô tả trong phần quản lý công việc.

Các cột lấy từ trạng thái của dự án, được thiết lập trong phần quản lý dự án. Dự án mới bắt đầu với các trạng thái chuẩn; đổi tên chúng hoặc thêm trạng thái riêng chính là cách định hình bảng. Nếu bảng có cột không đúng, hãy sửa trong cài đặt dự án, không phải trên bảng.

Bảng cũng không cho biết việc gì mất bao lâu. Đó là việc của theo dõi thời gian và báo cáo. Một thẻ có thể nằm yên ở một cột cả tuần trong khi gần như chẳng ai làm gì với nó. Bảng cho thấy vị trí, đồng hồ bấm giờ cho thấy công sức. Nhóm nào muốn trả lời cả hai câu hỏi thì cần cả hai.

Đưa dự án đầu tiên của bạn lên bảng — tạo công ty trong Taskee. Bảng nằm trong gói miễn phí duy nhất — xem bảng giá.