Layihə idarəetməsində effektiv tapşırıq vermək: 10 qayda

Əsas ideyalar

1. Tapşırıqların müəyyənləşdirilməsi

Vəkalət üçün tapşırıqları dəqiq ayırın. 

Həvalə etməyin: strateji qərarlar, məxfi məlumatlar, intizam məsələləri, şirkətin reputasiyası üçün yüksək riskli tapşırıqlar. 

Həvalə edin: rutin əməliyyatlar, müvafiq ekspertlərə ixtisaslaşdırılmış tapşırıqlar, bacarıq inkişaf tapşırıqları, qərar qəbul edilməsi üçün hazırlıq işi.

Vəkalət prioritetlərinin müəyyənləşdirilməsi üçün Eisenhower-in vaciblik/təcililik matritsasından istifadə edin. "Vacib, lakin təcili olmayan" kvadrantdakı tapşırıqlar işçilərin inkişafı üçün idealdır.

2. İcraçının seçilməsi

Vəkalətin maksimum səmərəliliyi üçün namizədləri genişləndirilmiş meyar sistemi ilə qiymətləndirin.

Dörd əsas meyar:

• Bacarıqlar (cari kompetensiyalar): texniki biliklər, oxşar tapşırıqlarla iş təcrübəsi, sertifikatlar
• İradə (motivasiya və istək): tapşırığa maraq, karyera ambisiyaları, məsuliyyət götürməyə hazırlıq
• Vaxt (resurs mövcudluğu): cari iş yükü, prioritetlər, konsentrasiya imkanı
• Təcrübə (əvvəlki nəticələr): oxşar tapşırıqların yerinə yetirilməsi tarixçəsi, muxtar işləmə qabiliyyəti

Kompetensiya matritsinin yaradılması: Komanda üzvünün hər biri üçün layihənin bütün əsas bacarıqlarının 10 ballıq şkala üzrə qiymətləndirilməsi ilə cədvəl hazırlayın. Matritsi hər 6 ayda bir yeniləyin. Sütunları daxil edin: "Cari səviyyə", "İnkişaf potensialı", "İnkişafa motivasiya", "Üstünlük verilən tapşırıq növləri".

İcraçının seçilməsi qaydası: İnkişaf tapşırıqları üçün yüksək motivasiyalı (8-10 bal) işçiləri seçin, hətta onların cari bacarıqları 6-7 bal təşkil etsə belə. Kritik vacib tapşırıqlar üçün təcrübəyə (9-10 bal) və sübut edilmiş nəticələrə prioritet verin. Formulu istifadə edin: Uğur potensialı = (Bacarıqlar × 0,3) + (Motivasiya × 0,4) + (Mövcudluq × 0,2) + (Təcrübə × 0,1) inkişaf tapşırıqları üçün.

3. Tapşırığın aydınlığı

Tapşırığın qoyulmasını SMART-R formulu üzrə strukturlaşdırın: Specific (Konkret), Measurable (Ölçülə bilən), Achievable (Nail oluna bilən), Relevant (Aktual), Time-bound (Vaxtla məhdudlaşdırılmış), Rewarding (Mükafatlandırılan).

Mütləq tapşırığın kontekstini daxil edin: bunun niyə vacib olduğu, ümumi məqsədlərlə necə əlaqəli olduğu, uğur/uğursuzluğun hansı nəticələri olacağı. Tapşırığın qoyulmasını icraçının təkrarı vasitəsilə anlayışın yoxlanılması ilə tamamlayın.

4. Səlahiyyət səviyyəsi

Məsuliyyət sərhədlərinin aydın təsviri ilə beş səlahiyyət vəkləti səviyyəsindən birini müəyyənləşdirin.

Səviyyələrin detalizasiyası:

• Səviyyə 1 - Araşdırma: Məlumatları toplayın və sistemləşdirin, təhlil və tövsiyələr olmadan faktları hazırlayın. Maksimum vaxt sərf, minimum risk.
• Səviyyə 2 - Təhlil: Vəziyyəti təhlil edin, problemləri müəyyənləşdirin, hər birinin artı və mənfi cəhətlərinin qısa təsviri ilə 3-5 həll variantı təklif edin.
• Səviyyə 3 - Tövsiyələr: Təhlilin əsasında seçimin əsaslandırılması, həyata keçirmə planı və risklərin qiymətləndirilməsi ilə konkret fəaliyyət tövsiyə edin. Rəhbərin təsdiqini tələb edir.
• Səviyyə 4 - Hesabat verilməklə muxtar fəaliyyətlər: Müəyyən edilmiş parametrlər çərçivəsində müstəqil qərar qəbul edin və fəaliyyət göstərin, əsas qərarlar və nəticələr barədə məlumat verin.
• Səviyyə 5 - Tam muxtariyyət: Layihə çərçivəsində strateji qərarlar daxil olmaqla tapşırığa tam məsuliyyət. Yalnız son nəticələr üzrə hesabat.

Səlahiyyət sərhədləri daxil etməlidir:

• Hər səviyyə üçün büdcə limitləri (məsələn, $1000-a qədər - muxtar, artıq - razılaşma)
• Qərar qəbul etmə vaxt çərçivəsi
• Mütləq eskalasiya vəziyyətləri (hüquqi məsələlər, PR riskləri, müştəri münaqişələri)
• Xarici resurslar və ya ekspertlərin cəlb edilməsi səlahiyyətləri
• Layihənin scope və ya timeline-nı dəyişdirmə hüquqları

5. Nəzarət nöqtələri

İcraçının muxtariyyəti və risk idarəetməsi arasında tarazlığı təmin edən aralıq nəzarət sistemi yaradın.

"25-50-75-100" sistemi:

• 25% icra: Tapşırığın düzgün başa düşülməsinin yoxlanılması, seçilmiş yanaşmanın düzgünlüyü, erkən risklərin müəyyənləşdirilməsi
• 50% icra: Aralıq nəticələrin keyfiyyətinin qiymətləndirilməsi, lazım gəldikdə düzəliş, timeline-nın təsdiqi
• 75% icra: İş hissəsinin əsas qisminin ilkin qəbulu, finalizasiyanın planlaşdırılması, nəticələrin təslim edilməsinə hazırlıq
• 100% icra: Son qəbul, nəticələrin təhlili, dərslərin sənədləşdirilməsi

Hər nəzarət nöqtəsi üçün müəyyənləşdirin:

• Konkret deliverable-lar (sənədlər, prototiplər, hesabatlar)
• 5 ballıq şkala üzrə keyfiyyət qiymətləndirmə meyarları
• Review üçün maksimum vaxt (24-48 saat)
• Nəticələrin təqdim edilməsi formatı (təqdimat, demo, yazılı hesabat)
• Review sessiyasının iştirakçıları siyahısı

Erkən xəbərdarlıq sistemi: İcraçı kritik anadan 48 saat əvvəl problemlər barədə məlumat verməyə borcludur: problemin mahiyyəti, mümkün həll variantları, lazımi kömək, timeline və keyfiyyətə təsiri. Status rəng göstəricisindən istifadə edin: yaşıl (plana uyğun, risksiz), sarı (risklər var, lakin nəzarət altında), qırmızı (rəhbərin dərhal müdaxiləsini tələb edir).

6. Resurslar

Kategoriyalar üzrə lazımi resursların auditini aparın: informasiya (verilənlər bazası, sənədlərə giriş), texniki (proqram təminatı, avadanlıq), insan (əlaqələr, həmkarların ekspertizası), maliyyə (büdcə limitləri), vaxt (təqvimdə prioritetlər).

"Resurslar yoxlama siyahısı" hazırlayın və icraçının işə başlamazdan əvvəl bütün lazımi girişlərə sahib olduğuna əmin olun. Kritik resurslar üçün ehtiyat əlaqələr təyin edin.

7. Əlçatanlıq

Daimi nəzarətdən asılılıq yaratmadan icraçıya dəstək təmin edən aydın kommunikasiya qaydaları müəyyənləşdirin.

Kommunikasiya qaydaları:

• Əlaqə kanalları: əsas kanal (Slack/Teams), təcili kanal (telefon), rəsmi kanal (qərarların sənədləşdirilməsi üçün email)
• Müraciət formatları: qısa suallar (çat), mürəkkəb suallar (video zəng), status yeniləmələri (həftəlik məktublar)
• Gözlənilən cavab vaxtı: kritik suallar (1 saat), vacib (4 saat), standart (24 saat)

Müraciət prioritetləri sistemi:

• Kritik (dərhal): işi dayandıran blokkerlər; müştərilərə təsir edən məsələlər; hüquqi və ya compliance məsələləri
• Vacib (4 saat ərzində): keyfiyyət və ya timeline-a təsir edən məsələlər; qərar qəbul etmə zərurəti; texniki ekspertiza
• Standart (iş gününün sonuna qədər): adi məsləhətlər; status yeniləmələri; növbəti addımların planlaşdırılması

"Əlçatanlıq pəncərələri": Həvalə edilmiş tapşırıqlar üzrə məsləhətlər üçün gündəlik 30-60 dəqiqəlik slotlar (məsələn, 10:00-10:30 və 16:00-16:30) təyin edin. Bu vaxtda siz komanda üçün zəmanətlə əlçatansınız. Bu pəncərələrdən kənarda müraciət prioritetlərinə uyğun cavab verin.

8. Səhv etmək hüququ

Səhvləri kategoriyalara bölün: öyrədici (yol verilən, inkişafa gətirib çıxaran), baha başa gələn (qarşısının alınmasını tələb edən), kritik (yol verilməz). Hər kateqoriya üçün nəzarət və reaksiyaya müxtəlif yanaşmalar müəyyənləşdirin.

"Təhlükəsiz uğursuzluq" mədəniyyətini tətbiq edin: işçinin özü problemi müəyyənləşdirmiş və həll təklif etmiş olsa, cəza olmadan səhvlər barədə sürətli məlumat vermə proseduru yaradın.

9. Xidmətlərin tanınması

Komandanın etimadını və motivasiyasını güclə çün uğurların tanınması və uğursuzluqların təhlili üçün sistemli yanaşma istifadə edin.

"Açıq tərifin" prinsipi:

• Komanda görüşlərində işçilərin uğurlarını konkret nailiyyət nümunələri ilə qeyd edin
• Rəhbərliyə hesabatlarda icraçıların töhfəsi barədə məlumat daxil edin
• Korporativ kommunikasiyalarda uğurları paylaşın (newsletter-lər, daxili sosial şəbəkələr)
• Fərqlənən işçiləri korporativ mükafatlara namizəd göstərin

Xidmətlərin tanınması formulu: "[Ad]ın təşəbbüsü və [konkret yanaşma/bacarıq]ın tətbiqi sayəsində biz [konkret nəticə]yə nail olduq ki, bu da [layihə/komanda/müştərilərə təsir] imkanı verdi."

Uğursuzluqlarda məsuliyyət formulu: "Rəhbər olaraq, bu nəticəyə görə məsuliyyəti öz üzərimə götürürəm. Mənim vəzifəm uğur üçün şəraiti daha yaxşı hazırlamaq idi. Gəlin hazırlıq, dəstək və nəzarət prosesində nəyi yaxşılaşdırmaq olar, onu analiz edək." İcraçının şəxsi çatışmazlıqlarına deyil, sistem təkmilləşdirməsinə fokuslanın.

10. Nəticələrin təhlili

4L modeli üzrə strukturlaşdırılmış retrospektiv keçirin: Liked (bəyənilən), Learned (öyrənilən), Lacked (çatışmayan), Longed for (dəyişdirmək istənilən).

Vəkalət dərslərini sənədləşdirin: hansı tapşırıqların konkret işçilərə daha uyğun olduğu, tapşırıqların optimal qoyulması üsulları, səmərəli nəzarət metodları. Gələcək vəkalətlər üçün bilik bazası yaradın.

Həmçinin oxuyun:

Məqsədlərə çatmaq üçün maneələrin necə aradan qaldırılacağını Scrum Master kimdir? Rollar, vəzifələr və bacarıqlar izah edilir məqaləsindən öyrənin

Metodologiyanın məhdudiyyətləri ilə Agile-nin çatışmazlıqları: sizin komandanıza uyğundur? məqaləsində tanış olun

Musiqinin məhsuldarlığa təsiri ilə tanış olaraq iş məhsuldarlığını artırın

Nəticə

Layihə idarəçiliyində səmərəli vəkalət komandanın inkişafı və məqsədlərə nail olunması üçün strateji vasitədir. Vəkalətin ən yaxşı praktikası sistemli yanaşma və daimi təkmilləşdirmə tələb edir. Bu prinsiplərin tətbiqi layihə komandalarının səlahiyyətlərinin genişləndirilməsini təmin edir və təşkilatın uzunmüddətli uğuru üçün əsas yaradır.

Oxumağı tövsiyə edirik

"The One Minute Manager Meets the Monkey"

Başqalarının tapşırıqlarını öz üzərinə götürməyi necə dayandırmaq və menecer olaraq özünüzü artıq yükləməmək üçün düzgün vəkalət verməyi öyrənmək haqqında kitab.

Amazon-da

"Multipliers: How the Best Leaders Make Everyone Smarter"

Liderlərin səriştəli vəkalət verərək və işçilərin səlahiyyətlərini genişləndirərək komandanın potensialını necə aça biləcəyini izah edir.

Amazon-da

"Turn the Ship Around!: A True Story of Turning Followers into Leaders"

Tam vəkalət və məsuliyyətin bölüşdürülməsi hesabına idarəetmə tərzini köklü şəkildə dəyişdirən keçmiş sualtı gəmi kapitanının hekayəsi.

Amazon-da