প্রকল্প ব্যবস্থাপনায় প্রতিনিধিত্ব দলের উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করে, কর্মীদের পেশাদার উন্নয়নে সহায়তা করে এবং বিশ্বাসের সংস্কৃতি তৈরি করে। এই নিবন্ধে আপনি ১০টি ব্যবহারিক নিয়ম জানবেন যা কার্যকরভাবে এবং মানের ক্ষতি ছাড়াই দায়িত্ব অর্পণ করতে সহায়তা করবে।
প্রতিনিধিত্ব উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করে, দলকে উন্নয়ন করে এবং বিশ্বাস গড়ে তোলে
কার্যকর কাজ বিতরণের জন্য ব্যবস্থা এবং স্পষ্টতা প্রয়োজন
দক্ষ প্রতিনিধিত্ব সম্ভাবনা উন্মোচন করে এবং প্রকল্পের সাফল্যের দিকে নিয়ে যায়
প্রতিনিধিত্বের জন্য কাজগুলো স্পষ্টভাবে বিভাজন করুন।
প্রতিনিধিত্ব করবেন না: কৌশলগত সিদ্ধান্ত, গোপনীয় তথ্য, শৃঙ্খলামূলক বিষয়, কোম্পানির সুনামের জন্য উচ্চ ঝুঁকিপূর্ণ কাজ।
প্রতিনিধিত্ব করুন: নিয়মিত কার্যক্রম, উপযুক্ত বিশেষজ্ঞদের কাছে বিশেষায়িত কাজ, দক্ষতা উন্নয়নের কাজ, সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য প্রস্তুতিমূলক কাজ।
প্রতিনিধিত্বের অগ্রাধিকার নির্ধারণের জন্য আইজেনহাওয়ার গুরুত্ব/জরুরি ম্যাট্রিক্স ব্যবহার করুন। "গুরুত্বপূর্ণ কিন্তু জরুরি নয়" চতুর্ভাগের কাজগুলো কর্মীদের উন্নয়নের জন্য আদর্শ।
প্রতিনিধিত্বের সর্বোচ্চ কার্যকারিতার জন্য প্রসারিত মানদণ্ড ব্যবস্থা দিয়ে প্রার্থীদের মূল্যায়ন করুন।
চারটি প্রধান মানদণ্ড:
যোগ্যতা ম্যাট্রিক্স তৈরি: প্রতিটি দলের সদস্যের জন্য প্রকল্পের সমস্ত মূল দক্ষতার ১০-পয়েন্ট স্কেলে মূল্যায়ন সহ একটি টেবিল তৈরি করুন। প্রতি ৬ মাসে ম্যাট্রিক্স আপডেট করুন। কলাম অন্তর্ভুক্ত করুন: "বর্তমান স্তর", "উন্নতির সম্ভাবনা", "উন্নয়নের প্রেরণা", "পছন্দের কাজের ধরন"।
কর্মী নির্বাচনের নিয়ম: উন্নয়নমূলক কাজের জন্য উচ্চ প্রেরণা (৮-১০ পয়েন্ট) সম্পন্ন কর্মী নির্বাচন করুন, এমনকি তাদের বর্তমান দক্ষতা ৬-৭ পয়েন্ট হলেও। গুরুত্বপূর্ণ কাজের জন্য অভিজ্ঞতা (৯-১০ পয়েন্ট) এবং প্রমাণিত ফলাফলকে অগ্রাধিকার দিন। সূত্র ব্যবহার করুন: সাফল্যের সম্ভাবনা = (দক্ষতা × ০.৩) + (প্রেরণা × ০.৪) + (প্রাপ্যতা × ০.২) + (অভিজ্ঞতা × ০.১) উন্নয়নমূলক কাজের জন্য।
কাজের নির্ধারণ SMART-R সূত্র অনুসারে কাঠামো দিন: Specific (নির্দিষ্ট), Measurable (পরিমাপযোগ্য), Achievable (অর্জনযোগ্য), Relevant (প্রাসঙ্গিক), Time-bound (সময়সীমাবদ্ধ), Rewarding (পুরস্কৃত)।
অবশ্যই কাজের প্রসঙ্গ অন্তর্ভুক্ত করুন: কেন এটি গুরুত্বপূর্ণ, সাধারণ লক্ষ্যগুলির সাথে কীভাবে সংযুক্ত, সাফল্য/ব্যর্থতার পরিণতি কী। কর্মীর দ্বারা পুনরায় বর্ণনার মাধ্যমে বোঝাপড়া যাচাই করে শেষ করুন।
দায়বদ্ধতার সীমানার স্পষ্ট বিবরণ সহ কর্তৃত্ব অর্পণের পাঁচটি স্তরের একটি নির্ধারণ করুন।
স্তরের বিস্তারিত:
কর্তৃত্বের সীমানায় অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত:
কর্মীর স্বায়ত্তশাসন এবং ঝুঁকি ব্যবস্থাপনার মধ্যে ভারসাম্য নিশ্চিত করে মধ্যবর্তী নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা স্থাপন করুন।
"২৫-৫০-৭৫-১০০" সিস্টেম:
প্রতিটি নিয়ন্ত্রণ বিন্দুর জন্য নির্ধারণ করুন:
প্রাথমিক সতর্কতা ব্যবস্থা: কর্মীকে সমস্যার বিবরণ, সম্ভাব্য সমাধানের বিকল্প, প্রয়োজনীয় সাহায্য, সময়সূচী এবং মানের উপর প্রভাব সহ গুরুত্বপূর্ণ মুহূর্তের ৪৮ ঘণ্টা আগে সমস্যা সম্পর্কে অবহিত করতে হবে। অবস্থার রঙিন সূচক ব্যবহার করুন: সবুজ (পরিকল্পনায়, ঝুঁকি নেই), হলুদ (ঝুঁকি আছে কিন্তু নিয়ন্ত্রণে), লাল (পরিচালকের তাৎক্ষণিক হস্তক্ষেপ প্রয়োজন)।
প্রয়োজনীয় সম্পদের বিভাগ অনুযায়ী অডিট পরিচালনা করুন: তথ্যগত (ডেটাবেস, নথিতে প্রবেশাধিকার), প্রযুক্তিগত (সফটওয়্যার, যন্ত্রপাতি), মানবিক (যোগাযোগ, সহকর্মীদের দক্ষতা), আর্থিক (বাজেট সীমা), সময়গত (ক্যালেন্ডার অগ্রাধিকার)।
"সম্পদ চেকলিস্ট" প্রস্তুত করুন এবং কর্মী কাজ শুরুর আগে সমস্ত প্রয়োজনীয় প্রবেশাধিকার রয়েছে তা নিশ্চিত করুন। গুরুত্বপূর্ণ সম্পদের জন্য ব্যাকআপ যোগাযোগ নিয়োগ করুন।
ক্রমাগত নিয়ন্ত্রণের উপর নির্ভরশীলতা তৈরি না করে কর্মীর সহায়তা নিশ্চিত করে স্পষ্ট যোগাযোগ নিয়ম স্থাপন করুন।
যোগাযোগ নিয়ম:
যোগাযোগ অগ্রাধিকার সিস্টেম:
"প্রাপ্যতা জানালা": প্রতিনিধিত্বকৃত কাজের বিষয়ে পরামর্শের জন্য দৈনিক ৩০-৬০ মিনিটের স্লট (যেমন, ১০:০০-১০:৩০ এবং ১৬:০০-১৬:৩০) নির্ধারণ করুন। এই সময়ে আপনি দলের জন্য গ্যারান্টিযুক্তভাবে উপলব্ধ থাকবেন। এই জানালার বাইরে যোগাযোগের অগ্রাধিকার অনুযায়ী উত্তর দিন।
ভুলগুলো বিভাগে বিভক্ত করুন: শিক্ষণীয় (অনুমোদিত, বৃদ্ধির দিকে নিয়ে যায়), ব্যয়বহুল (প্রতিরোধের প্রয়োজন), গুরুত্বপূর্ণ (অনুমোদিত নয়)। প্রতিটি বিভাগের জন্য নিয়ন্ত্রণ এবং প্রতিক্রিয়ার বিভিন্ন পদ্ধতি স্থাপন করুন।
"নিরাপদ ব্যর্থতা" সংস্কৃতি চালু করুন: যদি কর্মী নিজে সমস্যা চিহ্নিত করে এবং সমাধান প্রস্তাব করে তাহলে শাস্তি ছাড়াই ভুল সম্পর্কে দ্রুত অবহিত করার পদ্ধতি তৈরি করুন।
দলের আস্থা ও অনুপ্রেরণা দৃঢ় করে সাফল্য স্বীকৃতি এবং ব্যর্থতা পর্যালোচনায় পদ্ধতিগত পদ্ধতি ব্যবহার করুন।
"পাবলিক প্রশংসা" নীতি:
কৃতিত্ব স্বীকৃতির সূত্র: "[নাম] এর উদ্যোগ এবং [নির্দিষ্ট পদ্ধতি/দক্ষতা] প্রয়োগের কারণে আমরা [নির্দিষ্ট ফলাফল] অর্জন করেছি, যা [প্রকল্প/দল/গ্রাহকদের প্রভাব] সম্ভব করেছে।"
ব্যর্থতায় দায়বদ্ধতার সূত্র: "পরিচালক হিসেবে আমি এই ফলাফলের জন্য দায়বদ্ধ। আমার কাজ ছিল সাফল্যের জন্য আরো ভালো শর্ত তৈরি করা। আসুন দেখি প্রস্তুতি, সহায়তা এবং নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ায় কী উন্নতি করা যায়।" কর্মীর ব্যক্তিগত ত্রুটির চেয়ে পদ্ধতিগত উন্নতিতে মনোনিবেশ করুন।
4L মডেল অনুযায়ী কাঠামোগত পর্যালোচনা পরিচালনা করুন: Liked (পছন্দ হয়েছে), Learned (শিখেছি), Lacked (অভাব ছিল), Longed for (পরিবর্তন করতে চেয়েছি)।
প্রতিনিধিত্বের শিক্ষা নথিভুক্ত করুন: কোন কাজগুলো নির্দিষ্ট কর্মীদের সাথে ভালো মানানসই, কাজ নির্ধারণের সর্বোত্তম পদ্ধতি, কার্যকর নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি। ভবিষ্যতের প্রতিনিধিত্বের জন্য জ্ঞানের ভিত্তি তৈরি করুন।
ওয়াল্ট ডিজনি ১৯৫০-এর দশকে ডিজনিল্যান্ড প্রকল্পের উন্নয়ন ও বাস্তবায়ন তার ভাই রয় ডিজনি এবং ডিজনি ইমাজিনিয়ারিং দলের কাছে প্রতিনিধিত্ব করেছিলেন। ওয়াল্ট শুধুমাত্র ধারণা এবং পার্কের ভিজ্যুয়াল স্টাইল নিয়ে কাজ করেছিলেন, যা মাত্র দুই বছরে একটি বৃহৎ প্রকল্প চালু করতে এবং একই সাথে এর সৃজনশীল সংহতি বজায় রাখতে সাহায্য করেছিল।
আরও পড়ুন:
লক্ষ্য অর্জনের বাধা কীভাবে দূর করবেন তা স্ক্রাম-মাস্টার কে? ভূমিকা, দায়িত্ব এবং দক্ষতা নিবন্ধ থেকে জানুন
পদ্ধতিগত সীমাবদ্ধতা সম্পর্কে অ্যাজাইলের অসুবিধা: এটি কি আপনার দলের জন্য উপযুক্ত? নিবন্ধ থেকে জানুন
উৎপাদনশীলতায় সঙ্গীতের প্রভাব দিয়ে কাজের উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করুন
প্রকল্প ব্যবস্থাপনায় কার্যকর প্রতিনিধিত্ব - দল উন্নয়ন এবং লক্ষ্য অর্জনের জন্য একটি কৌশলগত হাতিয়ার। প্রতিনিধিত্বের সেরা অনুশীলনগুলো পদ্ধতিগত পদ্ধতি এবং ক্রমাগত উন্নতির দাবি রাখে। এই নীতিগুলো প্রয়োগ করা প্রকল্প দলের কর্তৃত্ব সম্প্রসারিত করে এবং সংস্থার দীর্ঘমেয়াদী সাফল্যের ভিত্তি তৈরি করে।
"The One Minute Manager Meets the Monkey"
অন্যদের কাজ নিজের ওপর কীভাবে নেওয়া বন্ধ করবেন এবং ম্যানেজার হিসেবে নিজেকে অতিরিক্ত চাপে না ফেলে সঠিক প্রতিনিধিত্ব করতে শেখানোর বই।
অ্যামাজনে
"Multipliers: How the Best Leaders Make Everyone Smarter"
নেতারা কীভাবে দলের সম্ভাবনা উন্মোচন করতে পারেন, সঠিক প্রতিনিধিত্ব এবং কর্মী কর্তৃত্ব সম্প্রসারণের মাধ্যমে।
অ্যামাজনে
"Turn the Ship Around!: A True Story of Turning Followers into Leaders"
একজন সাবমেরিনের প্রাক্তন ক্যাপ্টেনের গল্প যিনি সম্পূর্ণ প্রতিনিধিত্ব এবং দায়বদ্ধতা বিতরণের মাধ্যমে ব্যবস্থাপনা শৈলী আমূল পরিবর্তন করেছিলেন।
অ্যামাজনে
জানেন কি সফল প্রকল্প ব্যবস্থাপক এবং যারা সবসময় ডেডলাইন নিয়ে লড়াই করেন তাদের মধ্যে পার্থক্য কী? তা নয় প্রতিভা বা সৌভাগ্য। গোপন রহস্য হল সাবটাস্কগুলি দক্ষতার সঙ্গে পরিচালনা করার ক্ষমতা। সাবটাস্কগুলি শুধু কাজ সংগঠনের একটি উপায় নয়, এটি একটি প্রকৃত উৎপাদনশীলতার উত্তেজক। আজ আমরা তাদের অপরিসীম
9 মিনিট
25 ভিউ
0
পরিচয় করিয়ে দেওয়া হচ্ছে – ওয়ারকেশন, এটি একটি বিপ্লবী পদ্ধতি যা কাজ এবং ভ্রমণকে ভারসাম্যপূর্ণভাবে মিলিয়ে দেয়, দুটি পৃথিবীর সেরা বিষয় নিয়ে আসে। মূল বিষয়গুলি ওয়ারকেশন বিশেষজ্ঞরা রিপোর্ট করেছেন যে সৃজনশীলতা 30% বেশি কাজ এবং ভ্রমণকে একত্রিত
7 মিনিট
185 ভিউ
0
আজকের কাজের পরিবেশে, প্রচলিত সরঞ্জাম যেমন এক্সেল প্রতিশ্রুতিশীল প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সফটওয়ারের সাথে প্রতিযোগিতা করছে। প্রতিটির সুবিধা এবং অসুবিধা রয়েছে। চলুন দেখে নেওয়া যাক কেন আপনি পুরানো সরঞ্জামটি ব্যবহার করতে পারেন অথবা আধুনিক কিছুতে স্যুইচ করতে পারেন। প্রধান বিষয়গুলো
8 মিনিট
173 ভিউ
0
ওয়াটারফল প্রকল্প ব্যবস্থাপনার পদ্ধতিটি একটি কাঠামোগত এবং ধারাবাহিক পদ্ধতি অনুসরণ করে, যা পরিষ্কার প্রয়োজনীয়তাসম্পন্ন প্রকল্পের জন্য আদর্শ। ওয়াটারফলের ধাপগুলি, সুবিধা এবং সম্ভাব্য চ্যালেঞ্জগুলি সম্পর্কে জানুন এবং এটি আপনার দলের জন্য সেরা পছন্দ কিনা তা আবিষ্কার করুন। গুরুত্বপূর্ণ ব
7 মিনিট
240 ভিউ
0
প্রকৃত ঐক্যবদ্ধ প্রচেষ্টা অলৌকিক কাজ করে। যখন অফিস স্পেসগুলি অতীতের বিষয় হয়ে গেছে, রিয়েল-টাইম সহযোগিতা নমনীয়তার ভিত্তি হয়ে উঠেছে, অত্যন্ত জটিল কাজগুলি কার্যকরভাবে সম্পন্ন করতে সাহায্য করে। এই নিবন্ধে আমরা বলব যে রিয়েল-টাইম সহযোগিতা কী এবং এটি কীভাবে আপনার দলকে সাহায্য করতে পারে।
8 মিনিট
48 ভিউ
0
এটি সমস্ত দল আকার এবং ব্যক্তিগত ব্যবহারের জন্য সম্পূর্ণরূপে মুক্ত
Back to menuBack to menu
