দলে ওভারল্যাপিং ভূমিকা ব্যবস্থাপনা

ভূমিকা

দায়িত্ব জড়িয়ে যাওয়ার মূল কারণ বেশিরভাগ সময় ভূমিকার অস্পষ্ট সীমানা। বিশেষ করে এমন প্রকল্পে, যেখানে মার্কেটাররা ডেভেলপারদের সঙ্গে কাজ করেন আর ডিজাইনাররা বিশ্লেষকদের পাশাপাশি। এমন অবস্থায় নিজে থেকেই তৈরি হয় "ধূসর এলাকা"। সেখানে সিদ্ধান্ত কে নেবেন, তা সত্যিই কেউ জানে না।

ভূমিকার বিবর্তন সমস্যাটা আরও বাড়ায়। এক বছর আগে যে কাজ ছিল একজন বিশেষজ্ঞের একার, আজ হয়তো তাতে কয়েকজনের মতামত লাগে। প্রযুক্তি বদলায়। প্রক্রিয়া জটিল হয়। আগের স্পষ্ট সীমানা ঝাপসা হয়ে আসে।

স্বাধীনতার প্রতি আকাঙ্ক্ষা তৃতীয় কারণ। অভিজ্ঞ কর্মীরা প্রায়ই অন্যের ঢিলেমির জন্য প্রকল্প ডুবতে দেখার চেয়ে কাজটা নিজের হাতে তুলে নিতে পছন্দ করেন। একজন মানুষের দিক থেকে এটা বোঝা যায়। কিন্তু দলের দিক থেকে এতে একই কাজে দুজনের শ্রম যায় আর সমন্বয় দুর্বল হয়। আরও তথ্য: প্রকৌশল দলের জন্য প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার।

অস্পষ্ট দায়িত্বের খরচ

• পরবর্তী ধাপ হল ব্যথার পয়েন্টগুলি চিহ্নিত করা। দলকে গত মাসের পরিস্থিতি স্মরণ করতে বলুন যেখানে কে দায়ী তা সম্পর্কে বিভ্রান্তি দেখা দিয়েছিল। এই ধরনের ক্ষেত্রের সংখ্যা সাধারণত প্রাথমিক প্রত্যাশা ছাড়িয়ে যায়।

RACI ম্যাট্রিক্স

RACI ম্যাট্রিক্স একটি সাজানো টেবিল, যেখানে প্রতিটি প্রক্রিয়ায় কার কী ভূমিকা তা লেখা থাকে। তবে এটি কাজে দেয় তখনই, যখন নিয়মিত আর নিয়ম মেনে ব্যবহার করা হয়।

RACI মানে:

• Responsible (নির্বাহক): যিনি হাতে-কলমে কাজটা করেন। একটি কাজে এমন মানুষ একাধিক থাকতে পারেন।
• Accountable (মালিক): যিনি ফলাফলের জবাব দেন আর মূল সিদ্ধান্ত নেন। সবচেয়ে জরুরি কথা: প্রতিটি কাজে Accountable থাকবেন মাত্র একজন।
• Consulted (পরামর্শদাতা): যাঁদের মতামত বিবেচনা করতেই হবে, সাধারণত পাশের কোনো ক্ষেত্রের বিশেষজ্ঞ।
• Informed (পর্যবেক্ষক): যাঁদের খবর জানিয়ে রাখতে হবে, কিন্তু সিদ্ধান্তের জন্য তাঁদের মতামত লাগে না।

ব্যবহারিক পদ্ধতি: শুরু করুন একটি নির্দিষ্ট প্রক্রিয়ার RACI ম্যাট্রিক্স দিয়ে, যেমন নতুন কর্মী নিয়োগ বা পণ্যের নতুন ফিচার চালু করা। একটা বাস্তব উদাহরণে দল নিয়মটা রপ্ত করে ফেললে পরে অন্য প্রক্রিয়াতেও ছড়ানো যায়।

প্রয়োগকৃত উদাহরণ: পণ্যের নতুন ফিচার চালুর বেলায় Responsible হতে পারেন ডেভেলপার, Accountable প্রোডাক্ট ম্যানেজার, Consulted ডিজাইনার ও বিশ্লেষক, আর Informed ব্যবস্থাপনা ও গ্রাহকসেবা দল।

মূল সীমাবদ্ধতা: প্রতিটি কাজে Accountable থাকবেন ঠিক একজন। দুজনকে মালিক বানালে আসলে জবাবদিহি কারও থাকে না।

সাপ্তাহিক সিঙ্ক্রোনাইজেশন

দলের নিয়মিত মিটিং সমন্বয়ের একটি উপায়। এর মূল্য অনেকটাই নির্ভর করে ফরম্যাটের ওপর। সাধারণ স্ট্যান্ড-আপ প্রায়ই লম্বা খুঁটিনাটি আলোচনায় গড়ায়। সময় যায়, অথচ যে বোঝাপড়া তৈরির জন্য মিটিং, সেটাই হয় না।

কাজে লাগে এমন সাপ্তাহিক সিঙ্ক ফরম্যাট:

• আমি কী পরিকল্পনা করছি (প্রতি ব্যক্তি 3 মিনিট): এই সপ্তাহের মূল কাজগুলোর সংক্ষিপ্ত বিবরণ
• আমার যেখানে সাহায্যের প্রয়োজন (প্রতি ব্যক্তি 2 মিনিট): সাহায্য বা পরামর্শের নির্দিষ্ট অনুরোধ
• সম্ভাব্য ওভারল্যাপ (গ্রুপের জন্য 5 মিনিট): কোন কাজ সহকর্মীদের কাজে প্রভাব ফেলতে পারে, তা নিয়ে আলোচনা

এই ফরম্যাটে লাগে 15-20 মিনিট। বাঁচে একই কাজ দুবার করার কয়েক ঘণ্টা। প্রতিষ্ঠান ছোট হোক বা বড়, এই বিনিময় সব সময় লাভের।

দক্ষতা ম্যাট্রিক্স

প্রতিটি দলেই কিছু অঘোষিত বিশেষজ্ঞ থাকেন। নির্দিষ্ট বিষয়ে পরামর্শের জন্য সবাই তাঁদের কাছেই যান। এই দক্ষতা খাতায়-কলমে স্পষ্ট করে দিলে ধোঁয়াশা কমে: কার কাছে পরামর্শ চাইতে হবে, আর বিতর্কের সময় সিদ্ধান্ত কে নেবেন।

দক্ষতা ম্যাট্রিক্সে থাকে তিনটি স্তর:

• বিশেষজ্ঞ: এই ক্ষেত্রে চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত নেন, সহকর্মীদের পরামর্শ দেন, এ বিষয়ে দলের দক্ষতা বাড়ানোর দায়িত্ব তাঁর
• অনুশীলনকারী: সাধারণ কাজ নিজেই সামলান, দরকার হলে বিশেষজ্ঞের জায়গা নিতে পারেন
• নবীন: এই ক্ষেত্রে শিখছেন, কাজ করেন বিশেষজ্ঞ বা অনুশীলনকারীর তত্ত্বাবধানে

এমন একটি ম্যাট্রিক্স দেখলেই বোঝা যায়, প্রশ্ন নিয়ে কার কাছে যেতে হবে আর বিতর্ক কে মেটাবেন। একই মানুষ এক ক্ষেত্রে বিশেষজ্ঞ আর অন্য ক্ষেত্রে নবীন হতে পারেন। এটা স্বাভাবিক, আর দল চালানোর জন্য কাজেরও। আরও পড়ুন: কোম্পানি ব্যবস্থাপনা।

প্রক্রিয়া স্বচ্ছতা

প্রকল্প ব্যবস্থাপনার টুল ঠিকভাবে সাজানো থাকলে কে কী করছে তা নিয়ে ধোঁয়াশা কমে। সম্ভাব্য ওভারল্যাপ চোখে পড়ে বিরোধ বা দ্বিগুণ খাটুনিতে গড়ানোর আগেই। মূল নিয়মগুলো এই:

• ঐক্যবদ্ধ তথ্য স্থান: সব কাজ, সেগুলোর অবস্থা আর কে দায়িত্বে আছেন, সব দেখা যাবে এক জায়গায়। সেখানে ঢোকার সুযোগ থাকবে পুরো দলের।
• কাজের চাপ স্বচ্ছতা: সহকর্মীরা কী নিয়ে ব্যস্ত আর কার হাতে কত কাজ, তা সবাই দেখতে পাবেন।
• স্বয়ংক্রিয় বিজ্ঞপ্তি: কাজে কোনো পরিবর্তন হলে সংশ্লিষ্টদের জানিয়ে দেবে সিস্টেম নিজেই। কাউকে আলাদা করে খবর দিতে হবে না।
• সরঞ্জাম সরলতা: ভালোভাবে চালানো একটা সহজ সিস্টেম সেই জটিল সিস্টেমের চেয়ে ভালো, যা দলের অর্ধেক মানুষ এখনো শিখেই ওঠেনি। টুলের দাম ততটাই, যতটা মানুষ সেটা আসলে ব্যবহার করে।

দলে খোলাখুলি সমস্যা নিয়ে কথা বলার সংস্কৃতি না থাকলে সবচেয়ে সাজানো প্রক্রিয়াও সামান্যই কাজে আসে। নিজের দায়িত্ব নিয়ে দ্বিধা আছে, এ কথা মানুষকে নির্ভয়ে বলতে পারতে হবে। তবেই কাঠামোগত সরঞ্জাম লুকোনো ধোঁয়াশা দূর করতে পারে।

সম্পর্কিত নিবন্ধ:

নমনীয়ভাবে প্রকল্প চালানোর পদ্ধতি নিয়ে পড়ুন এজাইল প্রকল্প পরিচালনা: কার্যকর প্রকল্প।

সাজানো প্রক্রিয়া কীভাবে দক্ষতা বাড়ায়, তা বুঝতে পড়ুন PM ওয়ার্কফ্লো: প্রকল্প সফলতা সুগম করার পদক্ষেপ।

দূরে দূরে ছড়িয়ে থাকা দলকে গুছিয়ে কাজ করানোর কৌশল পাবেন দীর্ঘমেয়াদী রিমোট কাজের জন্য কীভাবে একটি দল সংগঠিত করবেন লেখায়।

উপসংহার

দল বড় হয়, প্রকল্প জটিল হয়। তখন দায়িত্বের সীমানা নিয়মিত ফিরে দেখতে হয়, সমন্বয়ের পদ্ধতিও বারবার শুধরে নিতে হয়। লক্ষ্য এমন কোনো ব্যবস্থা নয় যেখানে একটিও ওভারল্যাপ থাকবে না। লক্ষ্য হলো প্রতিটি ওভারল্যাপ যেন সচেতন আর নিয়ন্ত্রণে থাকে, আর অস্পষ্ট কাঠামো বা বিচ্ছিন্ন ব্যক্তিগত সিদ্ধান্তের ফসল না হয়ে সবার সাধারণ লক্ষ্যের দিকে কাজ করে।