Hybrides Arbeiten: Die Zukunft der Arbeitswelt

Schlüsselideen

Was ist das hybride Arbeitsmodell?

Wenn Sie immer noch nicht genau verstehen, was "hybrid" bedeutet, dann hatten Sie entweder viel Glück – Sie haben Ihr Büro nie verlassen, oder etwas weniger Glück – und Ihre gesamte Karriere lang vermissen Sie Ihr gemütliches Bett, das Sie gegen einen Bürostuhl eingetauscht haben.

Hybrid ist etwas zwischen der traditionellen Büroarbeit und der vollständig remote Arbeit. Die Formate können variieren, aber in der Regel geht es entweder darum, das Büro nur für besonders wichtige Meetings zu besuchen, oder ständig die Möglichkeit zu haben, sowohl aus dem Büro als auch von jedem für Sie bequemen Ort aus zu arbeiten.

Vorteile des hybriden Modells

Möchten Sie eine lebendige und persönliche Atmosphäre im Team bewahren, aber gleichzeitig die Freiheit genießen, die ein vollständig remote Format bietet?

Das hybride Modell ist möglicherweise genau das, wonach Sie gesucht haben. Es bringt viele Vorteile – sowohl für Ihr Team als auch für den potenziellen Gewinn:

Und das sind nicht nur Worte. Eine Studie der Stanford Universität zusammen mit Trip.com hat praktisch alles oben Genannte bewiesen. Und dies ist die bisher größte randomisierte kontrollierte Studie, die speziell Wissensarbeiter umfasst.

Implementierung des hybriden Arbeitsmodells

Obwohl die ganze Geschichte mit der hybriden Arbeit ausgezeichnet klingt und als vorteilhaft erwiesen ist, könnten auf dem Weg zum idealen Format noch einige Schwierigkeiten auf Sie warten – und leider sind wir bei Taskee mehr als einmal auf sie gestoßen.

Der Schlüssel zum Erfolg ist eine sorgfältige Vorbereitung. Hier ist Ihr Schritt-für-Schritt-Leitfaden, um den Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten:

Schritt 1. Analysieren Sie sorgfältig die Geschäftsprozesse

Sie teilen den gesamten Arbeitsprozess in zwei völlig separate Kategorien ein, also zerlegen Sie ihn detaillierter, um die notwendige Modularität hinzuzufügen:

• Welche Aufgaben erfordern physische Präsenz und welche können remote erledigt werden?
• Welche Teams interagieren am häufigsten?
• In welchen Zeitrahmen ist es kritisch, die Arbeit zu synchronisieren?

Praktischer Tipp: Erstellen Sie eine Aufgabenmatrix, in der jede Aufgabe nach zwei Parametern bewertet wird: Notwendigkeit der Zusammenarbeit und Notwendigkeit der Konzentration. Dies hilft, das optimale Arbeitsformat für jeden Aufgabentyp zu bestimmen.

Schritt 2. Stellen Sie technologische Infrastruktur bereit

Hybride Arbeit ist ohne die richtige Technologie unmöglich. "Hören Sie mich? Hallo?" in einem allgemeinen Zoom-Anruf zu spammen ist kontraproduktiv, und ja, genau so.

• Cloud-Lösungen: Verlagern Sie alle Schlüsselsysteme in die Cloud, damit alle gleichen Zugriff haben.
• Einheitliche Kommunikation: Implementieren Sie ein einheitliches Kommunikationssystem für reibungslose Interaktion.
• Kollaborationswerkzeuge: Verwenden Sie Taskee, Miro, Figma, Google Workspace, Microsoft Teams und andere.
• Zugriffskontrollsysteme: Sorgen Sie für sicheren Zugriff auf Unternehmensressourcen.

Technischer Tipp: Vergessen Sie nicht einheitliche Sicherheitsrichtlinien und verwenden Sie VPN zum Schutz von Daten bei der Arbeit von überall.

Schritt 3. Entwickeln Sie klare Regeln und Richtlinien

Hybride Arbeit erfordert klare Anweisungen. Es ist ein feines Gleichgewicht, das leicht gestört werden kann, wenn es nicht richtig gemanagt wird:

• Wann genau müssen Mitarbeiter im Büro sein?
• Welche Stunden gelten bei Remote-Arbeit als Arbeitszeit?
• Wie führt man Meetings mit Teilnahme sowohl von Remote- als auch von Büromitarbeitern durch?
• Wie wird die Produktivität bewertet?

Beispiel für IT-Team-Richtlinie:  "Obligatorische Bürotage: Dienstag und Donnerstag, von 10:00 bis 17:00 Uhr. Obligatorische Online-Zeiten bei Remote-Arbeit: von 11:00 bis 16:00 Uhr. Sprint-Planung und Retrospektiven – immer im Büro. Code-Reviews – immer remote. Tägliche Team-Meetings – im hybriden Format mit Verwendung eines interaktiven Whiteboards."

Schritt 4. Vergessen Sie stickige Büros

Im hybriden Modell ist das Büro nicht nur ein Ort, an dem man vor Computern sitzt, sondern ein Raum, der für die Zusammenarbeit geschaffen wurde. Sitzsäcke und ein paar PlayStation mögen zu "Silicon Valley" erscheinen, aber das Büro so gemütlich wie möglich zu gestalten und zur Kommunikation anzuregen, ist lebensnotwendig:

• Ersetzen Sie einen Teil der festen Arbeitsplätze durch flexible Zonen.
• Schaffen Sie mehr Besprechungsräume unterschiedlicher Größe.
• Organisieren Sie "Telefonzellen" für Videoanrufe.
• Richten Sie Bereiche für informelle Kommunikation ein.

Praktische Idee: Implementieren Sie ein System zur Buchung von Arbeitsplätzen über eine App. Dies hilft, den Raum effizient zu verteilen und Analysen zur Nutzung zu sammeln.

Schritt 5. Schulen Sie Mitarbeiter und Manager

Hybrid erfordert neue Fähigkeiten – der Übergang von Computerbildschirmen zur realen menschlichen Kommunikation kann schwierig sein:

• Schulen Sie Manager in der Führung verteilter Teams.
• Schulen Sie Mitarbeiter in effektiver Remote-Kommunikation.
• Entwickeln Sie Fähigkeiten im Zeitmanagement und in der Selbstorganisation.

Mini-Schulungsprogramm:

• «Effektive hybride Meetings: wie man teilnimmt und leitet»
• «Asynchrone Kommunikation: wann und wie man sie einsetzt»
• «Kollaborationstools: fortgeschrittene Funktionen»

Apropos stickige Büros – sie könnten wichtiger sein, als es scheint. Im Jahr 2024 veröffentlichte Emerald Insight eine interessante PLS-SEM-Analyse, die zeigt, wie die Büroumgebung die Produktivität der Mitarbeiter beeinflusst. Und raten Sie was? Ein gut organisierter und komfortabler Arbeitsbereich ist der Schlüssel zu maximaler Effizienz. Also stellen Sie selbst im hybriden Modell sicher, dass die Büros Ihres Unternehmens gemütlich und einladend bleiben. Ein paar Pflanzen und eine hochwertige Kaffeemaschine sind ein guter Anfang!

Mögliche Probleme

Das hybride Arbeitsmodell und der interne "Bürgerkrieg" zwischen Büro- und Remote-Mitarbeitern sind näher, als es scheint.

 Stellen wir sicher, dass sich jeder in Ihrem Team wohlfühlt – sei es zu Hause oder im Büro.

Problem Nr. 1: "zwei Klassen von Mitarbeitern". Remote-Mitarbeiter fühlen sich oft "zweitklassig" im Vergleich zu denen, die im Büro arbeiten.

Lösungen:

• Führen Sie alle wichtigen Meetings im hybriden Format durch, auch wenn die Mehrheit der Teilnehmer im Büro ist.
• Dokumentieren Sie alle Entscheidungen in einem für alle zugänglichen Format.
• Wechseln Sie die Zeiten der Teamveranstaltungen, damit jeder die Möglichkeit hat, teilzunehmen.

Problem Nr. 2: Burnout und verschwommene Grenzen. Bei Remote-Arbeit verschwimmt oft die Grenze zwischen persönlicher Zeit und Arbeitszeit. Wir haben dieses Thema ausführlich in einem separaten Artikel über Burnout und Möglichkeiten zur Vorbeugung diskutiert, und hier sind die wichtigsten Wege zur Lösung des Problems.

Lösungen:

• Führen Sie eine "Recht auf Abschalten"-Politik ein – eine Regel, nach bestimmten Zeiten nicht auf Arbeitsnachrichten zu antworten.
• Fördern Sie die Nutzung der "Nicht stören"-Funktion in Messengern.
• Führen Sie regelmäßige Check-ins durch, um den psychologischen Zustand der Mitarbeiter zu überwachen.

Problem Nr. 3: Schwierigkeiten mit Teambuilding. Eine starke Unternehmenskultur in hybriden Teams aufzubauen ist schwieriger.

Lösungen:

• Organisieren Sie regelmäßige Offline-Veranstaltungen für das gesamte Team.
• Führen Sie virtuelle Teambuilding-Aktivitäten durch.
• Schaffen Sie Online-Rituale zur Stärkung der Unternehmenskultur.

Ja, es gibt Hürden, aber alle sind mit den richtigen Methoden und Ansätzen perfekt lösbar. Deloitte führte 2023 eine hervorragende Studie über Teamarbeit in hybrider Umgebung durch, die erneut beweist: Wenn alles richtig gemacht wird, leidet die Dynamik Ihres Teams in keinem Aspekt.

Hat das hybride Arbeitsmodell eine Zukunft?

Einige soziale Gruppen fördern aktiv die Idee, alle zurück ins Büro zu bringen. Ist Hybrid also nur eine vorübergehende Phase oder wirklich das Beste aus beiden Welten?

Derzeit werden mehrere Trends beobachtet:

• Hyperpersonalisierung der Arbeitserfahrung. Unternehmen werden zunehmend individualisierte Arbeitsoptionen anbieten, die die einzigartigen Präferenzen und Umstände jedes Mitarbeiters berücksichtigen.
• Metaversen für die Arbeit. Virtuelle Büros in Metaversen könnten eine neue Stufe der hybriden Arbeit werden, die eine tiefere Interaktion zwischen Remote-Mitarbeitern ermöglicht.
• Vier-Tage-Arbeitswoche. Das hybride Modell könnte sich in Richtung einer verkürzten Arbeitswoche entwickeln, bei gleichbleibender oder sogar gesteigerter Produktivität.

Hier ist, was MIT Sloan dazu sagt. Kurz gesagt: Hybrid ist kein vorübergehendes Phänomen, sondern ein Modell, das uns lange begleiten wird. Sehr lange.

Lesen Sie auch:

Wenn Sie möchten, dass Ihr Arbeitstag für Sie arbeitet und nicht Sie für ihn, dann lesen Sie den Artikel Wie man seinen Tag bei der Arbeit von zu Hause strukturiert: Leitfaden für Produktivität und Balance.

Um bei der Arbeit effizienter zu sein, lesen Sie über  Wie man Prokrastination überwindet und produktiver wird.

Für eine gute Work-Life-Balance informieren Sie sich über Wie man bei der Remote-Arbeit eine Balance zwischen Arbeit und Privatleben erreicht.

Fazit

Das hybride Arbeitsmodell ist weder eine vorübergehende Lösung noch ein erzwungener Kompromiss. Es ist eine natürliche Evolution des Arbeitsprozesses, die es ermöglicht, die besten Aspekte sowohl der Büroarbeit als auch der Remote-Arbeit zu kombinieren. Gehen Sie den Übergang zu diesem Arbeitssystem intelligent an, und Taskee wird Ihren Übergang so schmerzlos wie möglich gestalten.

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