Cómo colaborar eficazmente con equipos remotos: herramientas y consejos

10 min de lectura

101 vistas

24 febrero, 2025

Todos vemos que cada vez más empresas están adoptando el trabajo remoto. Pero esto no significa que, con esta forma de trabajo, los empleados tengan menos contacto entre sí. Una comunicación adecuada entre los empleados es un factor clave para el éxito de la empresa.

Principales conclusiones

Una comunicación efectiva en el trabajo remoto aumenta la productividad en un 35%

Usar las herramientas de colaboración virtual adecuadas mejora las tasas de finalización de proyectos en un 45%

Las mejores prácticas de trabajo remoto estructuradas reducen la mala comunicación enun 40%

Estrategia de Comunicación Exitosa

A primera vista, puede parecer que no hay nada más fácil que construir relaciones de confianza dentro de un equipo. ¿Pero es realmente así? ¡Por supuesto que no! Una comunicación clara es la clave para una colaboración exitosa en equipo. Es muy importante entender qué canales utilizar para esto.

Hemos proporcionado un gráfico que muestra qué canales se utilizan más frecuentemente:

Videollamada

Aplicaciones de chat

Correo electrónico

Herramientas de Comunicación

Entonces, ¿cómo elegir las herramientas de comunicación adecuadas para obtener el máximo impacto? Es simple: necesitas tener en cuenta todas las necesidades de tus empleados. No suena tan simple, pero para facilitarte las cosas, hemos proporcionado las herramientas para la colaboración remota:

Gestión de proyectos efectiva:

Es muy importante asignar tareas de manera clara y comprensible. Los empleados deben cumplir con los plazos, ¿verdad? Ayuda a tu equipo a gestionar su tiempo de manera efectiva con un calendario de tareas. Esto les ayudará (y a todos ustedes, por supuesto) a ser más productivos.
Revisar el progreso te dará la oportunidad de supervisar la implementación del plan y, lo más importante, controlarlo.
Nunca permitas que los empleados se sobrecarguen de trabajo. Asigna recursos de manera efectiva. Esto aumentará la productividad personal y del equipo en general.
Distribuye las tareas por prioridad. De esta manera, les dejarás saber a los empleados qué se debe hacer ahora y qué puede esperar.

Comunicación:

¿Qué es lo más importante en una colaboración efectiva? ¡Por supuesto, la confianza! Una herramienta simple como videollamadas te ayudará con esto. Estas elevan el espíritu de equipo y nos acercan más.
Todos sabemos lo importante que es compartir rápidamente ideas con los compañeros antes de que se pierdan. Para esto, los chats en mensajeros instantáneos nos ayudan. Nos permiten comunicar ideas de inmediato, incluso cuando recién están surgiendo.
Gestión del correo electrónico también es importante para una comunicación productiva. Organiza los correos electrónicos en categorías y temas para que tu equipo sepa qué es prioritario.

Documentación:

Es muy importante crear una base de conocimientos a la que los empleados puedan acceder en cualquier momento. Esto es especialmente útil si estás entrenando a nuevos candidatos.
Proporciona a los empleados transparencia de los procesos de trabajo a través de la documentación. Esto los mantendrá a ellos (y a ti) seguros.
Desafortunadamente, no siempre podemos gestionar nuestra memoria y almacenar todo lo que consideramos importante. Por lo tanto, es importante anotar (en papel o en notas del teléfono) los puntos clave durante las llamadas.
Si puedes realizar un seguimiento de qué soluciones funcionan bien y cuáles no, eso es una gran ventaja para tu empresa. Recomendamos mantener un registro de decisiones para registrar las acciones de tu equipo y revisarlas en cualquier momento.

Confianza de los empleados

Puedes hablar todo lo que quieras sobre la importancia de una comunicación eficaz entre los empleados, pero ciertamente no será posible sin confianza dentro del equipo. Sin duda, construir tales relaciones a distancia es mucho más difícil que en la oficina, pero, no obstante, es totalmente posible.

A continuación, hemos enumerado varias maneras en las que puedes aumentar este factor en tu equipo:

Los llamados descansos virtuales para café no solo ayudarán a fortalecer el espíritu de equipo de los empleados, sino que también aumentarán la productividad de la empresa.
Créeme, es increíblemente importante para cada empleado conocer el valor de su trabajo dentro de la empresa. Tómate el tiempo para discutir sus logros y las oportunidades de carrera.
Si todos en el equipo tienen la oportunidad de compartir sus opiniones y ser escuchados, estarán más abiertos y serán capaces de compartir ideas en lugar de guardarlas para sí mismos.
¿Qué les gusta a los adultos y a los niños? ¡Por supuesto, la diversión! Organiza juegos en línea para los empleados. Por ejemplo, “El amigo invisible” no requiere mucho tiempo, pero crea un gran ambiente y un sentido de asombro para todos los participantes.
Si hay empleados en tu equipo que se sienten atraídos por una cultura diferente a la tuya, asegúrate de apoyar y respetar esa elección. Organiza celebraciones culturales – esto aumentará el valor de cada empleado.

Cultura del equipo remoto

Está claro que todos estarán contentos cuando sus logros sean notados y destacados. En esos momentos nos sentimos más importantes, tanto para la empresa como para nosotros mismos. Por lo tanto, uno de los factores clave en las relaciones dentro de tu equipo es construir una cultura dentro de él.

Estrategias para crear cultura:

¡Celebra los logros! Incluso los pequeños. Esto aumentará el espíritu de equipo y las ganas de alcanzar nuevas alturas. ¿No es eso lo que estamos tratando de lograr?
El aprendizaje es luz. Adquirir nuevas habilidades no solo aumentará la eficiencia del equipo, sino que también acercará a los empleados. Por lo tanto, no olvides realizar programas de capacitación para el equipo.
Agradecimientos públicos. ¿Qué podría ser más agradable que recibir un elogio? ¡Cierto! Cuando te elogian públicamente. Usa esta práctica. Esto aumentará la motivación de todos los empleados.
Aún los pequeños premios por logros aumentan significativamente el entusiasmo de los empleados. Fomenta su trabajo, siempre es un plus.

Realización de una reunión exitosa

Para hacer que la reunión sea más productiva, asegúrate de prepararte con anticipación. Después de todo, una llamada bien planificada ya es medio éxito. No te tomará mucho tiempo y el efecto de la reunión será mucho mayor.

Preparación:

Será mejor para todos si los empleados también pueden prepararse para la reunión de antemano. Al menos, esto te ayudará a centrarte en los puntos clave y, lo más importante, podrás resolver los temas importantes mucho más rápido.
A nadie le gustaría que se corte Internet durante una negociación importante, que se pierda la conexión o algo similar. Por lo tanto, asegúrate de verificar la operatividad de el equipo técnico de antemano.
¿Cuál es la principal ventaja del trabajo remoto? ¡Exacto! El hecho de que puedes estar en cualquier parte del mundo. Pero no olvides que en diferentes partes del mundo hay distintos horarios. Así que asegúrate de tener en cuenta los husos horarios. Es poco probable que alguien quiera estar en una llamada a las tres de la mañana.

Realización:

Es importante que todos los participantes tomen una participación activa en las discusiones, aportando diferentes puntos de vista, ¿no es eso lo que construye una relación de confianza con ellos?
Puedes encontrar difícil procesar una gran cantidad de información solo de oído, así que asegúrate de usar diapositivas y gráficos. Esto ayudará a mantener la atención del equipo en los puntos importantes.
Después de que termine la reunión, los participantes no deberían tener preguntas sobre qué se debe hacer y cuándo, así que intenta dar tareas claras.
Grabar las reuniones es muy importante porque podrás refrescar tu memoria sobre momentos olvidados en cualquier momento. Y también aquellos que no estuvieron presentes en la reunión podrán mantenerse al tanto de los eventos.

Hecho interesante

¡Los equipos que implementan prácticas estructuradas de colaboración remota ven un aumento del 32% en la satisfacción de los empleados y una reducción del 28% en los retrasos de proyectos!

Conclusión

El éxito en la colaboración remota proviene de una combinación de las herramientas adecuadas, prácticas eficaces y una cultura de equipo sólida. Utilizar plataformas como Taskee en paralelo con estas estrategias ayuda a los equipos a superar la distancia y trabajar juntos eficazmente. Recuerda que construir una colaboración remota eficaz es un proceso continuo que requiere evaluación y ajuste regulares.