Comment identifier les goulots d’Étranglement du flux

12 temps de lecture

43 vues

1 avril, 2025

Garder votre flux de travail bien organisé est parfois plus difficile que le travail lui-même. La bonne nouvelle est que si vous repérez le problème avant qu’il n’envahisse tout votre bureau, il y a de bonnes chances qu'il puisse être résolu avant de causer des dommages importants. Dans cet article, nous vous donnerons tout ce dont vous avez besoin pour repérer les failles dans votre productivité et les réparer aussi efficacement que possible.

Points clés

Si les zones problématiques sont identifiées de manière préventive, les projets sont moins susceptibles d’être retardés

Une fois les goulots d’étranglement éliminés, le temps passé sur les tâches peut être considérablement réduit

Passer un peu de temps à améliorer vos flux de travail quotidiens peut améliorer considérablement la productivité de votre équipe

Introduction

Le rêve de tout passionné de voitures est de rouler à toute vitesse sur une autoroute déserte, sans un seul embouteillage en vue. Malheureusement, nous sommes au 21e siècle, et la plupart des villes sont encore dépendantes de la voiture, donc vous allez accélérer… eh bien, pendant environ 3 secondes avant de vous arrêter complètement.

Dieu merci, nous ne cautionnons pas la vitesse. C'est juste une belle métaphore pour expliquer qu'avec les goulots d’étranglement ou les « embouteillages » dans ce scénario, tout le processus devient 10 fois plus agréable et productif.

Un rapport de Formstack et Mantis Research a révélé que les organisations peuvent perdre jusqu’à 1,3 million de dollars par an à cause de tâches inefficaces qui pèsent sur les employés, par exemple. Le même rapport a montré que plus de la moitié des employés passent au moins deux heures par jour sur des tâches répétitives, mettant en évidence la nécessité d’une optimisation des processus.

1,3 million de dollars, c’est… beaucoup de zéros. Mais bon. Ce que vous devez comprendre avant tout, c’est que tous les goulots d’étranglement peuvent être distingués en deux types majeurs : des processus désorganisés et une mauvaise allocation des ressources. Parfois, les deux. Voici ce que vous devez savoir à leur sujet :

Processus désorganisés :

Anciennes méthodes de travail. Des tableurs et des réunions en personne ? Comment cela peut-il aider quelqu'un ?
Contrôles pré-lancement trop complexes. Même le meilleur produit du marché va échouer si vous le soumettez à 10 étapes de révision et de tests.
Bureaucratie et paperasse. Lorsque 20 départements différents doivent être d'accord sur une certaine fonctionnalité, le produit ne verra jamais le jour.
Travail manuel. L’IA ne remplacera probablement pas les rédacteurs et les artistes, mais elle est excellente pour remplir des tableaux et de longs tableurs – laissez-la faire cela et concentrez-vous sur le travail réel.
Flux de travail inefficace. La vraie puissance réside dans la simplicité. S’il existe des étapes qui n'apportent pas grand-chose aux résultats finaux, éliminez-les.

Mauvaise allocation des ressources :

Équipes sous-dimensionnées. Si votre chef de projet fait 3 métiers différents en même temps, ce n’est pas de la « gestion » – c’est juste une voie rapide vers l’épuisement.
Équipement obsolète. Des ordinateurs qui peinent à faire tourner Tetris, des tableurs Excel qui n'ont pas été mis à jour depuis la chute de l'Union soviétique, ou de vieux fauteuils de bureau grinçants – tout cela peut ralentir considérablement les processus de travail.
Problèmes budgétaires. Parfois, un manque de financement adéquat oblige les équipes à renoncer à des éléments vitaux pour un flux de travail confortable et productif. Cela peut fonctionner à court terme, mais cela videra rapidement tout le monde à long terme.

Donc, oui, de nombreux contributeurs à un grand problème, donc si vous parvenez à résoudre au moins l'un des problèmes ci-dessus – c'est déjà une grande victoire. Il y a eu une fois où Bethany Home Healthcare a réduit ses coûts de paie de presque 200% en mettant en place l’automatisation des processus d'affaires – des résultats énormes obtenus avec des changements apparemment petits dans le flux de travail quotidien.

Comment repérer les goulots d’étranglement tôt

Comprendre ce qui peut mal tourner ou ce qui est déjà en train de mal tourner est une chose – repérer le problème tôt est la chose la plus difficile. Amazon, par exemple, pratique peut-être certaines méthodes de travail discutables, mais ils savent quelque chose sur la prévision des obstacles potentiels.

Ils utilisent activement ce qu'on appelle l’analyse prédictive – une méthode qui consiste à étudier des données historiques et culturelles pour anticiper les crises potentielles avant même qu’elles ne se produisent.

Le COVID-19 a été une surprise pour tout le monde, mais grâce à l’analyse prédictive, Amazon a pu s’adapter rapidement et maintenir ses clients malgré les circonstances…

…analyse prédictive et pratiques commerciales discutables, mais c'est un autre sujet.

Voici quelques « signaux d’alarme » à surveiller pour repérer les zones problématiques potentielles :

Les tâches s'accumulent et semblent ne jamais se terminer. C'est un peu normal si votre équipe est toujours occupée, en quelque sorte. Mais si le nombre de tâches inachevées atteint un certain point critique et ne cesse d'augmenter ? Il pourrait y avoir un problème là.
Les délais ne sont que des concepts. Encore une fois, quelques délais manqués dans une semaine particulièrement difficile sont tout à fait normaux, mais si cela devient la norme ? Cela mérite d’être examiné.
Ressources limitées. Les grandes entreprises reposent sur un bon financement et des personnes brillantes. Lorsque ces deux éléments se font rare, il y a de quoi s'inquiéter.
Faible moral. Si l'humeur de votre équipe est au plus bas – il y a un problème.
Résultats médiocres. Assez simple.
Mauvaise communication. Il existe toute une sous-culture de personnes qui « passent entre les mailles du filet » dans les grandes entreprises et continuent à recevoir leur salaire sans vraiment faire beaucoup de travail. Cela vous semble familier ? Bien que ce ne soit pas forcément mauvais – cela indique que les équipes ne communiquent pas correctement, ce qui est essentiel pour tout projet réussi.

Netflix peut parfois produire des flops multi-milliardaires, mais ils savent parfaitement comment collecter des informations. Chaque étape de leur flux de travail est étroitement surveillée, chaque retour d’information est analysé et mis en œuvre. Dès que des obstacles apparaissent sur leur route vers la productivité – ils sont immédiatement éliminés.

Comment, exactement, vous demandez-vous ? Une petite chose appelée « Chaos Engineering ». Cela semble plutôt cool, non ? Cette méthode consiste à introduire de manière préventive diverses « perturbations » dans le processus de travail, avec l’idée que cela renforcera la « résilience » pour le moment où la véritable menace se présentera. Un peu comme un système immunitaire pour l'entreprise, si vous voulez.

Solutions potentielles

Une fois tous les problèmes repérés, il reste une dernière étape – les résoudre réellement. Il y a un côté positif à résoudre rapidement le problème et à s'assurer qu'il ne réapparaît pas – essayez de vous y tenir autant que possible.

Solutions à court terme :

Allocation des ressources. Une tâche a deux gestionnaires très fatigués qui y travaillent, tandis qu'une autre en a dix. Vous savez ce qu'il faut faire – rééquilibrer un peu les choses.
Trouver un raccourci temporaire. Certaines choses peuvent ne pas fonctionner comme prévu tout de suite, mais peuvent le faire avec des changements mineurs mais non souhaités de la formule initiale. Laissez-le être pendant un certain temps ; si ça marche, ça marche. Vous pourrez revenir et l'améliorer lors de périodes moins difficiles.
Amélioration rapide des compétences. Si vos employés manquent de compétences spécifiques, vous voudrez peut-être les envoyer suivre un cours rapide pour apprendre ce qu'ils peuvent. Ce n'est pas un diplôme complet, certes, mais cela suffira pour l'instant.
Automatisation ciblée. Si certains processus prennent trop de temps à votre équipe – peut-être que les automatiser pourrait alléger la pression. Cela pourrait affecter la qualité du résultat final, oui, mais cela pourrait aussi vous donner un peu d'air.
Ateliers de communication. Parfois, tout ce qu'il faut, c'est une conversation sincère. Le fait que cela n'ait pas eu lieu auparavant montre des problèmes plus profonds, mais c'est un début.

Solutions à long terme :

Révision du pipeline. Si quelque chose ne fonctionne pas – démontez-le et construisez quelque chose de mieux sur ses ruines.
Investir dans les compétences de l'équipe. Des cours de qualification à l'échelle de l'entreprise pour rendre littéralement vos collègues plus intelligents et plus efficaces. Investir dans la connaissance porte toujours ses fruits.
Mettre à jour les stations de travail. De nouveaux ordinateurs, tablettes ou même une version plus récente et meilleure d'un logiciel de gestion de projet sont sûrement coûteux, mais peuvent faire la différence. Taskee est gratuit, cependant, et tout aussi efficace – juste pour le dire.
Automatisation poussée. Identifiez les processus particulièrement fastidieux qui nécessitent peu d'intervention humaine et automatisez-les à fond. Gestion des stocks, traitement des commandes – ce genre de choses.
Planification stratégique. Planifiez à l'avance les obstacles potentiels et vos besoins généraux. Cela garantit une immunité à la plupart des problèmes mondiaux.

Fait intéressant

Une étude sur les goulets d'étranglement dans les soins de santé a révélé que des ratios déséquilibrés d'infirmières et de patients et des pénuries ont causé 21% des inefficacités, tandis que les lacunes de compétences, les problèmes d'équipement et la mauvaise maintenance représentaient 38%. Améliorer le personnel, la formation et la maintenance des équipements pourrait améliorer l'efficacité du flux de travail et les soins aux patients.

Articles liés :

Pour des informations sur l'amélioration des processus, explorez Gestion de projet hybride : une approche équilibrée combinant Agile et Waterfall.

Pour améliorer l'efficacité de l'équipe, consultez Qu'est-ce qu'un tableau Kanban ? Un guide pour visualiser et gérer les flux de travail.

Pour une meilleure gestion des ressources, lisez Processus de gestion des ressources : Transformez le succès de votre projet grâce à une planification efficace.

Conclusion

Comprendre et aborder les goulets d'étranglement des flux de travail est crucial pour maintenir des opérations efficaces. Avec la bonne combinaison d'outils, de processus et de pratiques, les équipes peuvent identifier et résoudre les goulets d'étranglement avant qu'ils n'impactent le succès du projet. La clé réside dans le maintien d'une approche proactive pour l'amélioration des processus tout en favorisant une culture d'optimisation continue.