אסטרטגיות ניהול קונפליקטים יעילות לצוותים מרוחקים

Taskee ויעילות
7 זמן קריאה
8 תגובות
0
Alena Shelyakina profile icon
Alena Shelyakina

כאשר העובדים נמצאים בערים ואזורי זמן שונים, והתקשורת מתבצעת דרך המסך, אי-הבנות הן בלתי נמנעות. במאמר זה תלמדו כיצד לזהות ולפתור קונפליקטים בצוותים מבוזרים בצורה בונה, וליצור אווירה של אמון, כבוד הדדי ושיתוף פעולה פרודוקטיבי.

רעיונות מרכזיים

אייקון עם סימן אישור

קונפליקטים נמנעים על ידי כללים ברורים, אמון ו-כבוד לתרבויות

קונפליקטים נפתרים דרך שיחות וידאו, עם מתווך ניטרלי, תוך התמקדות בחיפוש פתרונות

לאחר קונפליקט, איסוף משוב לתקשורת מקוונת יעילה

סיבות לקונפליקטים

כדי לפתור בעיות ביעילות, חשוב להבין את שורשיהן. בסביבה וירטואלית, קונפליקטים נוצרים לעיתים קרובות מסיבות הבאות:

  • תקשורת לקויה. העדר אותות לא מילוליים, תלות בהודעות טקסט, הבדל באזורי זמן, אי-בהירות בהוראות – כל אלה מובילים בקלות לאי-הבנות ופרשנויות שגויות. הודעות שנראות ברורות לשולח עשויות להתפרש אחרת לחלוטין על ידי המקבל.
  • הבדלים תרבותיים. בצוותים מרובי תרבויות מרוחקים, נורמות התנהגות, סגנונות תקשורת, יחס להיררכיה ולמשוב עשויים להשתנות משמעותית. מה שנחשב לנורמה בתרבות אחת, עשוי להיתפס כחוסר נימוס או אגרסיביות בתרבות אחרת.
  • תפקידים לא ברורים. חלוקה לא ברורה של תפקידים ואחריות עלולה לגרום לכפילויות עבודה, השמטות ומריבות על מי אחראי למה.
  • חוסר אמון. בסביבה מרוחקת קשה יותר ליצור קשרים אישיים, דבר שעלול להפריע לבניית אמון. חוסר אמון מוביל לעיתים קרובות לחשדנות, לסירוב לשתף מידע ולהחרפת חילוקי דעות.
  • הבדלים בתהליכי עבודה. לכל עובד עשוי להיות גישה שונה לארגון העבודה. אם גישות אלה לא מתואמות, מתרחשות מתחים, במיוחד בביצוע משימות משותפות.
  • התנגשויות אישיות. כמו בכל צוות, העדפות ואנטיפטיות אישיות יכולות להיווצר גם בעבודה מרחוק, אך קשה יותר לזהות ולפתור אותן ללא נוכחות פיזית.

זיהוי קונפליקטים

בסביבה מרוחקת, קונפליקטים מתפתחים לעיתים באופן בלתי מורגש. חשוב לחפש באופן פעיל סימנים לבעיות מתקרבות:

  • ירידה בפעילות בצ׳אטים. אם חבר צוות שהיה פעיל בעבר שקט לפתע, זה עשוי להיות סימן אזהרה.
  • התעלמות מהודעות. אם הודעות נשארות ללא מענה זמן ארוך מהרגיל, או שהתקשורת נעשית פורמלית וקצרה מדי.
  • הגברת המתיחות. שינוי ניכר בטון ההודעות, שימוש ב-Caps Lock, סרקזם או הערות פסיביות-אגרסיביות.
  • ירידה באיכות העבודה. ירידה בפרודוקטיביות או באיכות התוצאות של עובדים בודדים או של הצוות כולו עלולה להעיד על קונפליקט סמוי.
  • תלונות או שמועות. אם מישהו בצוות מדווח על בעיות או ששומעים תלונות לא רשמיות.

לפני הקונפליקט

הפתרון הטוב ביותר לקונפליקטים בצוות מרוחק הוא למנוע אותם מראש. יצירת תנאים שמקטינים את הסיכון לפרץ מחלוקות היא קריטית.

כללים ברורים. הגדירו ותקבעו כללי התנהגות ותקשורת בצוות. זה כולל:

  • ערוצי תקשורת. אילו פלטפורמות משמשות לאילו מטרות (צ׳אט לשאלות מהירות, דואר אלקטרוני לבקשות רשמיות, וידאו לדיונים).
  • זמן תגובה. הזמן הצפוי למענה להודעות.
  • טון התקשורת. המלצות לפורמט ההודעות, הימנעות מאגרסיביות.
  • פתרון סכסוכים. נהלים לפנייה במקרה של מחלוקות.

שקיפות. מידע פתוח ככל האפשר לגבי יעדים, משימות, תפקידים והתקדמות הפרויקט מפחית את הקרקע לאי-הבנות. השתמשו בלוחות משימות משותפים של Taskee, במאגרי ידע (Confluence), בלוחות שנה משותפים. כאשר כל אחד יודע מי עוסק במה ומהם היעדים המשותפים, הסיכון לקונפליקטים עקב אי-הבנות פוחת.

מודעות תרבותית. קידמו הבנה פעילה של הבדלים תרבותיים. קיימו מפגשים קצרים בהם חברי הצוות משתפים תכונות של התרבות שלהם. זה כולל:

  • מאפייני תקשורת ישירה/עקיפה;
  • חשיבות ההיררכיה;
  • גישה למועדים. זה יעזור למנוע העלבות לא מכוונות וישפר תקשורת מקוונת יעילה;

בנו אמון. ארגנו תקשורת לא פורמלית:

  • הפסקות קפה וירטואליות. מפגשים קצרים, לא מחייבים, ללא סדר יום.
  • משחקים. משחקים מקוונים, חידונים, כדי שהצוות יוכל להירגע ולהכיר אחד את השני.
  • עדכונים אישיים. עודדו לשתף חדשות אישיות קטנות בתחילת הפגישות. אמון הוא בסיס לחיזוק שיתוף הפעולה בצוותים מרוחקים.

במהלך הקונפליקט

כאשר הקונפליקט כבר בוער, יש לפעול במהירות ובתבונה.

מם על פתרון קונפליקטים

התערבות מוקדמת. אל תחכו שהבעיה תחמיר. ככל שהקונפליקט יזוהה מוקדם יותר, כך יהיה קל יותר ליישב את המחלוקות בעבודה מרחוק. פנו באופן יזום לצדדים אם אתם מבחינים בסימני מתח.

בחרו בערוץ תקשורת. לקונפליקטים רציניים, טקסט (צ'אט, דואר אלקטרוני) אינו בחירה טובה. בחרו בשיחת וידאו או בשיחת טלפון.

מגע חזותי וקולי מאפשר לקרוא רגשות ואותות לא מילוליים, מה שחשוב מאוד לפתרון קונפליקטים בצוותים מרוחקים.

עמדת המתווך. אם אתם מנהלים או חבר צוות שלוקח על עצמו את תפקיד המתווך:

  • הקשיבו באופן פעיל. אפשרו לכל צד להישמע ללא הפרעה. וודאו שאתם מבינים את נקודת המבט שלהם באמצעות שאלות ופרפרזה.
  • היו ניטרליים. הימנעו מהטיות, התמקדו בעובדות ובהתנהגות, לא באישיויות.
  • התמקדו בבעיה. העבירו את המוקד מהרגשות לבעיה עצמה שגרמה לקונפליקט.
  • מצאו מטרה משותפת. הזכירו לצדדים את המטרות המשותפות שלהם וכיצד הקונפליקט מפריע להשגתן.

מיקוד בפתרונות. לאחר שכל צד נשמע, עברו לחיפוש פתרונות:

  • סיעור מוחות. הציעו לצדדים לייצר פתרונות אפשריים יחד.
  • פשרה. חפשו אפשרויות שלוקחות בחשבון את האינטרסים של שני הצדדים.
  • התחייבויות. קבלו התחייבויות ברורות לביצוע ההחלטות שקיבלתם וקבעו לוחות זמנים.

לאחר הקונפליקט

פתרון הקונפליקט הוא רק חצי מהמשימה. חשוב לוודא שהוא לא יחזור והצוות ילמד ממנו.

מעקב. בדקו מעת לעת כיצד הצדדים המעורבים בקונפליקט מסתדרים. וודאו שההסכמות נשמרות והמתח לא חוזר.

משוב. בקשו מהמשתתפים בקונפליקט לתת משוב על תהליך הפתרון. מה נעשה טוב? מה אפשר לשפר בפעם הבאה? זה עוזר ליצור אסטרטגיות תקשורת לצוותים וירטואליים.

לקחים. השתמשו בכל קונפליקט כהזדמנות ללמידה. נתחו מדוע הוא התרחש, אילו גורמים תרמו לכך. ייתכן שיש צורך לשנות תהליכים, לחלק מחדש תפקידים או לקיים הדרכות נוספות. זה מחזק את שיתוף הפעולה בצוותים מרוחקים.

עובדה מעניינת אייקון עם עיניים

לפי מחקר של CPP, 85% מהעובדים מתמודדים עם קונפליקטים במקום העבודה, וקונפליקטים לא פתורים גורמים לאובדן של יותר מ-2.8 שעות עבודה בשבוע לאדם, מה שמצטבר ל-359 מיליארד דולר בשנה בהפסדי פרודוקטיביות בארה"ב בלבד.

קראו גם:

למדו איך לשלב עבודה ומנוחה עם המאמר שלנו על מה זה Workation? מדריך לשילוב עבודה וטיולים.

כדי להישאר פרודוקטיביים וממוקדים בעבודה, קראו על חיזוק חיובי בניהול משימות.

הכינו את העובדים להצלחה עם הכשרה מרחוק: איך להבטיח הצלחה לעובדים חדשים.

סיכום

ניהול קונפליקטים בצוותים מרוחקים הוא יצירת סביבה פעילה שבה הם מצטמצמים, ומחלוקות הנוצרות נפתרות בצורה בונה. יישום ההמלצות האלו יעזור לכם לבנות מערכות יחסים חזקות ואמינות שישמשו בסיס לתקשורת אונליין ארוכת טווח ויעילה.

מומלץ לקרוא אייקון של ספר
ספר על פתרון קונפליקטים

“Crucial Conversations: Tools for Talking When Stakes Are High”

הספר מלמד איך לנהל שיחות קשות ולפתור קונפליקטים בלי להסלים אותם, אפילו בסביבה מרוחקת.

באמזון
ספר על תקשורת בין תרבויות שונות

“The Culture Map: Breaking Through the Invisible Boundaries of Global Business”

פותח עיניים לגבי ההבדלים בתקשורת בין תרבויות ועוזר למנוע אי-הבנות בצוותים בינלאומיים.

באמזון
ספר על חיזוק הצוות

“Conflict Without Casualties: A Field Guide for Leading with Compassionate Accountability”

מציע מודל לפתרון קונפליקטים בצורה בונה, שמחזק את הצוות במקום להרוס יחסים.

באמזון
0 תגובות
תגובתך
to
איפוס
השאר תגובה

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

קרא עוד

צפה בכל ההודעות
Image
imgBack to menu
imgBack to menu
לצוותים
תעשיות
סוג חברה
הצג את כל הפתרונות img
הצג את כל הפתרונות img
הצג את כל הפתרונות img