Mikakati bora ya usimamizi wa migogoro kwa timu za mbali

Vichocheo vya migogoro

Kutatua mgogoro huanza kwa kuelewa chanzo chake. Katika mazingira ya mtandaoni, migogoro mara nyingi hutokana na sababu hizi za kimuundo:

• Mapengo ya mawasiliano. Hakuna ishara za mwili, mawasiliano mengi ni ya maandishi, kanda za saa zinatofautiana na maelekezo mara nyingine hayako wazi, na yote haya hufungua mlango wa kutoelewana. Ujumbe unaoonekana wazi kwa mtumaji unaweza kueleweka tofauti kabisa na mpokeaji, bila dalili yoyote kwamba hilo limetokea.
• Tofauti za kitamaduni. Katika timu za mbali zenye tamaduni mbalimbali, kanuni za tabia, mitindo ya mawasiliano, mtazamo kuhusu ngazi za mamlaka na namna ya kutoa maoni hutofautiana sana. Jambo la kawaida katika utamaduni mmoja linaweza kuonekana kama ukali au dharau katika mwingine.
• Majukumu yasiyo wazi. Majukumu yasipogawanywa kwa uwazi, kazi moja hufanywa mara mbili, nyingine huachwa, na kunazuka ubishi kuhusu nani anawajibika kwa matokeo fulani.
• Kutokuwepo kwa uaminifu. Ni vigumu zaidi kujenga uhusiano wa kibinafsi ukiwa mbali, kwa hiyo uaminifu hukua polepole. Pasipo uaminifu, mashaka kati ya wenzako, kuficha taarifa na kutoelewana kidogo kugeuka ugomvi mkubwa huwa rahisi zaidi.
• Michakato tofauti ya kazi. Kila mwanachama anaweza kupanga kazi yake kwa njia yake. Mbinu hizi zisipowianishwa na za wenzake, msuguano hutokea, hasa kwenye kazi za pamoja ambazo sehemu zake zinategemeana.
• Migogoro ya utu. Watu kutopatana hutokea katika timu za mbali sawa na ofisini, lakini ni vigumu zaidi kukugundua na kukushughulikia bila mazungumzo ya kawaida yanayotokea watu wanapokuwa karibu.

Kutambua migogoro

Katika kazi ya mbali, mara nyingi migogoro hukua kimyakimya bila dalili za onyo zinazoonekana, kwa hiyo ni lazima kufuatilia kwa makini ishara za mapema:

• Shughuli ya mawasiliano iliyopungua. Mwanachama aliyekuwa akishiriki sana na ghafla akanyamaza ni ishara ya mapema inayoaminika.
• Majibu yaliyochelewa au mafupi mno. Ujumbe unakaa bila jibu kwa muda mrefu kuliko kawaida, au mawasiliano yanakuwa rasmi na mafupi isivyo kawaida.
• Mabadiliko ya sauti. Mtindo wa maandishi unabadilika waziwazi: maneno makali, kejeli au kauli za chuki iliyojificha zinaongezeka.
• Kupungua kwa ubora wa kazi. Tija au ubora wa kazi ya mtu mmoja au timu nzima ukishuka, huenda chanzo ni mvutano ambao haujatatuliwa, wala si uwezo au motisha.
• Malalamiko yasiyo rasmi. Mwanachama anaporipoti tatizo moja kwa moja, au malalamiko yasiyo rasmi yanapojitokeza kwa njia nyingine, kwa kawaida hiyo ni sehemu inayoonekana tu ya tatizo kubwa zaidi.

Kabla ya migogoro kutokea

Katika timu zilizosambazwa, njia bora zaidi ya kushughulikia migogoro ni kuizuia. Mazingira ya kazi yaliyopangwa kwa namna inayopunguza hatari ya mgogoro yana thamani kubwa zaidi kuliko utaratibu wowote wa kuutatua baadaye.

Sheria wazi

Weka kanuni wazi za tabia na mawasiliano ya timu, zinazohusu:

• Njia za mawasiliano: jukwaa lipi linatumika kwa kazi ipi (gumzo kwa maswali ya haraka, barua pepe kwa maombi rasmi, video kwa mijadala mizito)
• Matarajio ya muda wa kujibu: ujumbe ujibiwe ndani ya muda gani kulingana na njia na kipaumbele
• Miongozo ya sauti ya mawasiliano: jinsi ujumbe unavyopaswa kupangwa na viwango vya mawasiliano yenye heshima
• Utaratibu wa mgogoro: hatua zilizokubaliwa mapema za kushughulikia kutokubaliana kunapotokea

Uwazi

Malengo, majukumu, nafasi na maendeleo ya mradi yanapoonekana kwa kila mtu, utata unaosababisha migogoro mingi ya mbali huondoka. Mbao za kazi za pamoja (Jira, Trello), hifadhi za maarifa (Confluence) na kalenda za pamoja humwezesha kila mwanachama kujua nani anashughulikia nini na timu inalenga nini. Taarifa hizi zikiwa wazi kwa wote, migogoro inayotokana na utata hupungua kwa kiasi kikubwa.

Ufahamu wa kitamaduni

Jengeni kwa makusudi uelewa wa timu kuhusu tofauti za kitamaduni kupitia vikao vifupi vilivyopangwa ambapo wanachama wanaeleza mambo muhimu ya utamaduni wao, kama vile:

• Mawasiliano ya moja kwa moja dhidi ya yasiyo ya moja kwa moja
• Mitazamo kuhusu ngazi za mamlaka na uongozi
• Kanuni kuhusu tarehe za mwisho na matumizi ya muda

Hii hupunguza kuudhiana bila kukusudia na huboresha mawasiliano kati ya watu wa tamaduni tofauti ndani ya timu.

Kujenga uaminifu

Tengeni nafasi za makusudi kwa mazungumzo yasiyo rasmi:

• Mapumziko ya kahawa ya virtual: mikutano mifupi ya hiari isiyo na ajenda, lengo likiwa watu kufahamiana
• Shughuli za timu: michezo au chemsha bongo za mtandaoni zinazowapa wanachama nafasi ya kuzungumza nje ya kazi
• Kushiriki binafsi: dakika chache mwanzoni mwa mkutano za kusimuliana habari zisizo za kazi, ili upande wa kibinafsi wa uhusiano wa kikazi uonekane jambo la kawaida

Katika timu za mbali, uaminifu ndio sharti la msingi la ushirikiano unaodumu. Maelezo zaidi: Suluhisho.

Wakati wa migogoro

Mgogoro ukishaanza kukua, unahitaji kuchukua hatua mapema, kwa makusudi na kwa mpango.

Uingiliaji wa mapema. Kadiri mvutano unavyogunduliwa na kushughulikiwa mapema, ndivyo hatari ya kuongezeka inavyopungua na hatua chache zaidi zinahitajika kuutatua. Dalili za mgogoro zinapoonekana, ni bora kuzungumza na wahusika mapema kuliko kusubiri hali ijitokeze yenyewe.

Uchaguzi wa njia. Njia za maandishi, yaani gumzo na barua pepe, ni chaguo baya kwa kutatua migogoro mizito. Simu ya video, au simu ya kawaida pale video isipowezekana, inaruhusu kusikia sauti na kuona uso, na hivyo kusoma hisia na ishara za mwili, jambo ambalo ni la msingi katika kutatua mgogoro ukiwa mbali.

Jukumu la mwamuzi

Meneja au mwanachama wa timu anapochukua nafasi ya msuluhishi, kanuni hizi zinaongoza upatanishi mzuri:

• Kusikiliza kwa makini: mpe kila upande nafasi ya kuzungumza bila kukatizwa, kisha uliza maswali na urudie kwa maneno yako ulichosikia ili kuhakikisha umeelewa kila mtazamo kabla ya kujibu
• Kutokuwa na upande: usikisie nia au tabia ya mtu; simama katikati kwa kuzingatia ukweli ulioandikwa na vitendo mahususi
• Kuzingatia tatizo: rudisha mazungumzo kutoka kwenye hisia hadi kwenye tatizo halisi lililozaa mgogoro
• Eneo la pamoja: wakumbushe wahusika malengo yao ya pamoja na jinsi mgogoro usiotatuliwa unavyozuia matokeo ambayo pande zote zinayathamini

Kuzingatia suluhisho

Kila mtu akishasikilizwa, elekeza mazungumzo kwenye suluhisho:

• Utatuzi wa matatizo wa ushirikiano: waalike wahusika kubuni suluhisho pamoja badala ya kuwaletea chaguzi zilizo tayari wazipime
• Maelewano: tafuta chaguzi zinazogusa maslahi makuu ya pande zote, hata kama si kila matakwa yatatimizwa
• Ahadi za wazi: hakikisha kuna ahadi wazi na mahususi kwa suluhisho lililokubaliwa, pamoja na ratiba ya utekelezaji

Baada ya migogoro

Kupata suluhisho hakumaanishi kwamba kazi imekwisha. Ili mgogoro usirudi na timu ijifunze kutokana nao, ufuatiliaji unapaswa kupangwa kwa makusudi.

• Ufuatiliaji. Zungumza na wahusika mara kwa mara ili kuhakikisha makubaliano yanaheshimiwa na mvutano haujarudi. Ni rahisi kugundua mapema mgogoro unaorudi pale ufuatiliaji umepangwa waziwazi badala ya kudhaniwa tu.
• Maoni. Waombe washiriki wa mgogoro watoe maoni kuhusu jinsi ulivyotatuliwa: nini kilifanya kazi na nini kingeweza kuboreshwa. Hapo ndipo unapata taarifa za kuboresha mazoea ya mawasiliano na taratibu za migogoro kwa siku zijazo.
• Mafunzo yaliyopatikana. Chambua kila mgogoro kutafuta sababu za kimfumo: je, michakato inahitaji marekebisho, majukumu yanahitaji kufafanuliwa, au pengo la mafunzo lilichangia? Mgogoro ukichukuliwa kama somo kwa shirika zima badala ya kosa la mtu binafsi, huleta maboresho ya kimuundo yanayopunguza uwezekano wa kujirudia.

Makala zinazohusiana:

Kwa mbinu za kuchanganya kazi na safari, soma Workation ni nini? Mwongozo kamili wa kufanya kazi wakati wa kusafiri.

Kwa mifumo ya motisha inayosaidia kuongeza kiwango cha kazi zinazokamilishwa kwa wakati, soma Uimarishaji chanya katika usimamizi wa kazi ili kuongeza uzalishaji wa timu.

Kwa mbinu za kupanga vizuri kuwapokea wafanyakazi wapya wa mbali, soma Vidokezo vya kuingiza kwa mbali kwa mafanikio. Soma zaidi: Programu ya Kusimamia Timu ya Mbali.

Hitimisho

Kusimamia migogoro katika timu zilizosambazwa ni kazi ya kimfumo, haiishii kwenye kujibu matatizo yanapotokea. Kuzuia kupitia sheria wazi, ufahamu wa kitamaduni, uwazi wa majukumu na kujenga uaminifu hupunguza idadi ya migogoro inayotokea. Mgogoro unapotokea, matokeo hutegemea kuingilia mapema, kuchagua njia sahihi ya mawasiliano, upatanishi usioegemea upande wowote na kujitolea kwa suluhisho wazi. Uchambuzi unaofanywa baada ya mgogoro hugeuza tukio la mtu mmoja kuwa somo kwa shirika, linaloboresha mfumo mzima.