מהי Workation? מדריך שלם לעבודה בזמן נסיעה

הבנת הוורקיישן

וורקיישן משלבת עבודה מרחוק עם נסיעה, אבל השילוב מצליח רק כשמתכננים את שני החלקים בכוונה. הנסיעה נותנת שינוי סביבה, ושינוי כזה מעורר לא פעם יצירתיות. העבודה דורשת את אותה תשתית ואותה משמעת כמו בכל עבודה מרחוק. אם אחד מהם חסר, מקבלים נסיעה לא פרודוקטיבית או תקופת עבודה לחוצה במקום זר.

מה צריך להיות מוכן כדי שהוורקיישן תעבוד:

• אינטרנט אמין. בדקו מה מהירות החיבור בפועל במקום הלינה לפני ההזמנה, ואל תסתמכו רק על מה שכתוב במודעה. הכינו גם חבילת גלישה סלולרית לגיבוי. תקלת חיבור שמתגלה ביום הראשון של שבוע עם דדליין עולה ביוקר.
• סביבת עבודה נוחה. שולחן קבוע בגובה העיניים, תאורה טובה והפרדה מהאזור שבו נחים. מקום שנועד להירגע בו גורם בדיוק לזה, ועבודה מרוכזת לא יוצאת ממנו.
• ניהול אזור זמן. לפני היציאה בדקו איך שעות הליבה של הצוות מסתדרות מול השעון ביעד. אם מסכימים מראש שעניינים לא דחופים עוברים בהודעות אסינכרוניות, לא תצטרכו להיות זמינים לאורך הפרש שעות גדול בלי שתכננתם את זה.
• גבולות עבודה-חיים. קבעו שעת התחלה ושעת סיום קבועות וספרו עליהן לצוות לפני שאתם נוסעים. גבולות שלא סוכמו מראש הופכים מהר מאוד ל"זמין בכל פעם שמתקשרים".
• חוויות תרבותיות. חלק מהתועלת של וורקיישן לפרודוקטיביות מגיע ממנוחה אמיתית של הראש. מי שנשאר במקום הלינה גם אחרי שעות העבודה מפספס את כל הרעיון. ההיכרות עם הסביבה המקומית היא לא תוספת, היא מה שגורם לזה לעבוד.
• חששות בריאותיים. ודאו שהביטוח מכסה את היעד, כולל פינוי רפואי אם צריך. הזמינות והמחיר של שירותי בריאות שונים מאוד ממקום למקום, והם משפיעים גם על התקציב וגם על היכולת שלכם לעבוד אם משהו משתבש.

מידע נוסף: תוכנה לניהול צוותים מרחוק.

בחירת היעד המושלם

היעד הוא לא רק תפאורה, הוא חלק מהתכנון. מקום יפה שיש בו תשתית לא אמינה, יוקר מחיה גבוה ביחס להכנסה שלכם או שאין בו הפרדה בין עבודה לפנאי יקלקל את הוורקיישן, גם אם כל השאר תוכנן היטב.

לפי מה בודקים אם אפשר לעבוד ביעד מרחוק ובתפוקה טובה:

• תשתית חזקה: חללי עבודה משותפים, אינטרנט מהיר ויציב, קהילה ותיקה של נוודים דיגיטליים, תחבורה ציבורית שעובדת ושירותי בריאות נגישים. קהילת נוודים פעילה היא סימן טוב: מקומות שעובדים מרחוק חוזרים אליהם שוב ושוב כבר פתרו בדרך כלל את בעיות התשתית שמעכבות את מי שמגיע בפעם הראשונה.
• עלות מחיה: לפני שמתחייבים, חשבו כמה יעלה יום אחד כולל לינה, אוכל, תחבורה, מקום עבודה וכסף בצד לבריאות. יעד שבולע חלק גדול מדי מההכנסה פוגע במנוחה שהוורקיישן אמורה לתת, יפה ככל שיהיה.

מקסום הפרודוקטיביות

וורקיישן בלי מבנה יוצרת את אותן בעיות תפוקה כמו כל עבודה מרחוק לא מאורגנת, ועוד מוסיפה סביבה זרה שבה צריך לקבל יותר החלטות קטנות שמתחרות על תשומת הלב. את השגרה שעובדת בבית צריך לבנות מחדש במקום החדש בכוונה, ולא לאלתר אחרי הנחיתה.

Taskee מציגה את סטטוס המשימות, הדדליינים והעדיפויות בכל מקום ובכל אזור זמן, וכך מצמצמת את עבודת התיאום שמסתבכת כשאתם עובדים בשעות אחרות מהצוות.

הרגלים שעוזרים לשמור על איכות העבודה בוורקיישן:

• טקסי בוקר: אותו רצף פעולות באותה שעה בכל בוקר מסמן למוח שמתחילה עבודה מרוכזת, לא משנה מה רואים מהחלון.
• סביבת עבודה ייעודית: מקום קבוע שמשמש רק לעבודה, גם אם זה שולחן אחד בחלל משותף, מפריד בין זמן עבודה לזמן פנאי. עבודה מכל כורסה שבה יושבים לא עושה את זה.
• סט כלים מתאים: מעקב משימות, התקדמות ודדליינים צריכים להתנהל באותם כלים שאתם עובדים איתם בבית. החלפת מערכות באמצע וורקיישן מוסיפה חיכוך בדיוק כשהראש עמוס יותר מהרגיל.
• לוח זמנים: שעות התחלה וסיום קבועות, שהצוות יודע עליהן מראש, יוצרות מחויבות שלא נותנת לעבודה לזלוג לשעות הפנאי, וגם לא להפך.
• גבולות נוקשים: החליטו מראש אילו פניות אחרי שעות העבודה מצדיקות תגובה ואילו לא. בלי החלטה כזו כל הודעה בערב הופכת להתלבטות שאוכלת את המנוחה שבשבילה נסעתם.

קראו עוד: משימות.

בניית סגנון חיים בר-קיימא של וורקיישן

וורקיישן שהצליחה פעם אחת היא נסיעה טובה. כדי שזה יעבוד שוב ושוב, צריך לעצור אחרי כל נסיעה ולשאול מה הסביבה נתנה, מה מבנה העבודה מנע ומה כדאי לשנות בפעם הבאה. בלי הסיכום הזה, אותן בעיות יחזרו בכל מקום חדש.

• המשיכו ללמוד: נצלו את הזמן בין נסיעה לנסיעה כדי לפתח מיומנויות שעבודה מרחוק דורשת: תקשורת אסינכרונית, קביעת סדרי עדיפויות בעצמכם וניהול פרויקטים בכתב. הן משתלמות יותר עם כל מקום חדש.
• ייצרו רשת עם עמיתים ולקוחות פוטנציאליים: בחללי עבודה משותפים ובקהילות נוודים בערי היעד פוגשים אנשים שעובדים בדיוק כמוכם. את המפגשים המקריים של המשרד צריך להחליף בקשר יזום.
• התעסקו עם התרבות המקומית: התועלת של סביבה חדשה מגיעה מהיכרות אמיתית איתה, לא מעצם הקרבה. מי שמבלה את כל הוורקיישן בין הדירה לחלל העבודה המשותף מקבל נוף אחר, אבל לא נקודת מבט חדשה שתמשיך להשפיע עליו גם אחרי שיחזור.
• המשיכו לשפר את השגרה היומית שלכם: רשמו מה עבד במקומות השונים ומה לא. שגרה שמחזיקה מעמד בכמה סביבות שווה לכתוב ולשמור. שגרה שעובדת רק במקום אחד מסוים היא הרגל תלוי נסיבות ולא שיטה.

סיכום

וורקיישן מצליחה כשמתייחסים אליה כאל צורת עבודה ולא כאל חופשה ארוכה. את היעד, לוח הזמנים, דרישות התשתית והגבול בין עבודה לפנאי צריך לסגור לפני היציאה, ולא לגלות אותם כשמגיעים. Taskee נותנת תמונה ברורה של המשימות ושל זרימת העבודה, כך שאפשר לעמוד בהתחייבויות מכל מקום בלי שהתיאום יהפוך עבודה מרחוק מסביבה חדשה לקשה יותר ממה שהיא צריכה להיות.

מאמרים קשורים:

טיפים לשמירה על פרודוקטיביות בעבודה מרחוק תמצאו במאמר טיפים יעילים לעבודה מרחוק מוצלחת.

איך משלבים נכון את הגישה ההיברידית בניהול פרויקטים, קראו במאמר ניהול פרויקטים היברידי: שילוב Agile ו-Waterfall להצלחה.

כדי לסדר את זרימת העבודה שלכם, קראו את המאמר תבנית זרימת עבודה: איך לאופטם תהליכים ולשפר יעילות.