כיצד לשתף פעולה ביעילות עם צוותים מרוחקים: כלים וטיפים

עבודה מרחוק ואיזון
8 זמן קריאה
96 תגובות
0
Artyom Dovgopol profile icon
Artyom Dovgopol

כולנו רואים שככל שעובר הזמן, יותר ויותר חברות עוברות למודל עבודה מרחוק. אבל זה לא אומר שעובדים בקשר פחות עם אחד את השני. תקשורת נכונה בין עובדים היא גורם מפתח להצלחת החברה.

עיקרי הדברים

img

תקשורת אפקטיבית בין צוותים מרוחקים מגדילה את הפרודוקטיביות ב 35%

שימוש בכלים הנכונים  לשיתוף פעולה וירטואלי משפר את שיעור סיום הפרויקטים ב 45%

שיטות עבודה מרחוק מובנות ומובלות מקטינות את חוסר ההבנה ב40%

אסטרטגיית תקשורת מצליחה

לכאורה, זה יכול להיראות שאין משהו יותר קל מאשר לבנות קשרי אמון בתוך צוות. אבל האם זה באמת כך? כמובן שלא! תקשורת ברורה היא המפתח לשיתוף פעולה מוצלח בצוות. חשוב מאוד להבין אילו ערוצים להשתמש בהם לצורך זה.

אנחנו סיפקנו גרף שמראה אילו ערוצים נעשה בהם שימוש ביותר:


Video calls
Chat apps
Email

כלי תקשורת

אז איך בוחרים את כלי התקשורת הנכונים למקסום ההשפעה? זה פשוט: צריך לקחת בחשבון את כל הצרכים של העובדים שלך. זה לא נשמע כל כך פשוט, אבל כדי להקל עליך, אנו מספקים כלים לשיתוף פעולה מרחוק:

ניהול פרויקטים אפקטיבי:

  • חשוב מאוד להקצות מטלות בצורה ברורה ומובנת. העובדים צריכים לעמוד בזמנים, נכון? עזור לצוות שלך לנהל את הזמן בצורה אפקטיבית עם לוח זמנים למשימות. זה יעזור להם (ולך, כמובן) להיות יותר פרודוקטיביים. 
  • מעקב אחרי ההתקדמות יאפשר לך לפקח על ביצוע התוכנית, ובעיקר לשלוט בה.
  • אל תאפשר לעובדים להעמיס על עצמם יתר על המידה. הקצה משאבים בצורה אפקטיבית. זה יגביר את הפרודוקטיביות האישית והצוותית.
  • חלק את המשימות לפי סדר עדיפויות. כך תוכל להודיע לעובדים מה יש לעשות עכשיו ומה יכול להמתין.

תקשורת:

  • מה הכי חשוב בשיתוף פעולה אפקטיבי? כמובן, אמון! כלי פשוט כמו שיחות וידאו יעזור לך בזה. הן מגדילות את רוח הצוות ומקרבות אותנו.
  • כולנו יודעים כמה חשוב לשתף רעיונות עם קולגות במהירות לפני שהם יילכו לאיבוד. לצורך כך, צ'אטים באפליקציות מסרונים עוזרים לנו. הם יאפשרו לך לתקשר רעיונות מייד עם הופעתם.
  • ניהול דוא"ל חשוב גם הוא עבור תקשורת פרודוקטיבית. ארגן את הדוא"ל לפי קטגוריות ונושאים כך שהצוות שלך ידע מהי העדיפות.

תיעוד:

  • חשוב מאוד ליצור מאגר ידע שהעובדים יוכלו לגשת אליו בכל זמן. זה במיוחד שימושי אם אתה מעביר הכשרה למועמדים חדשים.
  • ספק לעובדים שקיפות בתהליכי עבודה דרך תיעוד. זה ישמור גם עליהם וגם עליך בטוחים.
  • לצערנו, לא תמיד מצליחים לנהל את הזיכרון שלנו ולזכור כל פרט חשוב. לכן, חשוב לרשום (על נייר או בהערות בטלפון) נקודות מפתח במהלך שיחות.
  • אם אתה יכול לעקוב אחרי אילו פתרונות עובדים טוב ואילו לא, זה יתרון גדול לחברה שלך. אנו ממליצים לשמור יומן החלטות כדי לתעד את פעולות הצוות שלך ולבדוק אותן בכל זמן.

אמון העובדים

אתם יכולים לדבר על חשיבותה של תקשורת יעילה בין עובדים כמה שתרצו, אך ללא ספק לא יהיה אפשרי לעשות זאת ללא אמון בתוך הצוות. ללא ספק, בניית קשרים כאלה מרחוק קשה הרבה יותר מאשר במשרד, אך בכל זאת זה מאוד אפשרי.

להלן כמה דרכים בהן תוכלו להגדיל את גורם זה בצוות שלכם:

  • מה שנקרא הפסקות קפה וירטואליות לא רק שיעזרו לחזק את רוח הצוות של העובדים, אלא גם יגבירו את פרודוקטיביות החברה. 
  • תאמינו לי, זה חשוב מאוד שכל עובד ידע את ערך העבודה שלו בתוך החברה. הקדישו זמן לדון בהישגיהם והזדמנויות הקריירה שלהם.
  • אם לכל אחד בצוות יש הזדמנות לשתף את דעותיהם ולהישמע, הם יהיו יותר פתוחים ויוכלו לשתף רעיונות במקום לשמור אותם בבטן.
  • מה אוהבים מבוגרים וילדים? כמובן, כיף! ארגנו משחקים מקוונים לעובדים. לדוגמה, "סנטה סודי" לא דורש אפילו הרבה זמן, אך יוצר מצב רוח נהדר ותחושת פלא לכל המשתתפים.
  • אם יש עובדים בצוות שלכם שמושכים לתרבות שונה משלכם, ודאו שתומכים ומכבדים את הבחירה הזו. ארגנו חגיגות תרבותיות - זה יגביר את הערך של כל עובד.


תרבות הצוות המרוחק 

הסכימו איתי, כולם ישמחו כאשר הישגיהם יתפסו ויודגשו. ברגעים כאלה אנו מרגישים יותר משמעותיים הן עבור החברה והן עבור עצמנו. לכן, אחד הגורמים המרכזיים בקשרים בתוך הצוות שלכם הוא יצירת תרבות בתוך הצוות.

אסטרטגיות ליצירת תרבות:

  • חגגו הישגים! אפילו הישגים קטנים. זה יגביר את רוח הצוות ואת הרצון להגיע לגבהים חדשים. לא זה מה שאנחנו מנסים להשיג?
  • למידה היא אור. רכישת כישורים חדשים לא רק שתשפר את יעילות העבודה של הצוות, אלא גם תקרב את העובדים זה לזה. לכן, אל תשכחו לקיים תוכניות הכשרה לצוות.
  • תודה פומבית. מה יכול להיות נעים יותר מאשר לקבל שבח? נכון! כאשר שיבחו אתכם בפומבי. השתמשו בפרקטיקה הזו. זה יגביר את המוטיבציה בקרב כל העובדים. 
  • גם תגמולים קטנים על הישגים מגבירים את ההתלהבות של העובדים בצורה משמעותית. עודדו את עבודתם, זה תמיד יתרון.
meme

העברת פגישה מוצלחת

כדי שהפגישה תהיה פרודוקטיבית יותר, כדאי להתכונן אליה מראש. פגישה מתוכננת היטב היא כבר חצי הצלחה. זה לא ידרוש הרבה זמן מכם, והאפקט של הפגישה יהיה הרבה יותר גדול.

הכנה:

  • יהיה טוב יותר לכולם אם העובדים יוכלו גם להתכונן לפגישה מראש. לפחות זה יעזור לכם להתמקד בנקודות המרכזיות, ובעיקר, תוכלו לפתור נושאים חשובים הרבה יותר מהר.
  • אף אחד לא היה רוצה שהאינטרנט יפסק בזמן מו"מ חשוב, שהחיבור יאבד או שמשהו אחר יקרה. לכן, ודאו לבדוק את  תקינות הציוד הטכני מראש.
  • מה היתרון העיקרי בעבודה מרחוק? נכון: העובדה שאתם יכולים להיות בכל מקום בעולם. אבל אל תשכחו שבחלקים שונים של העולם ובזמנים שונים. אז ודאו  לקחת בחשבון אזורי זמן. לא סביר שמישהו ירצה להיות על קו בטלפון בשעה שלוש לפנות בוקר.

ביצוע:

  • חשוב שכל המשתתפים ייקחו חלק פעיל בדיונים, ויספקו נקודות מבט שונות, כי זו הסיבה שבניתם קשרים של אמון עמם, נכון?
  • יכול להיות קשה לקלוט הרבה מידע באוזן, לכן ודאו שמשתמשים בשקפים וגרפיקה. זה יעזור לשמור את תשומת הלב של הצוות על הדברים החשובים.
  • לאחר סיום הפגישה, המשתתפים לא אמורים להיות עם שאלות בנוגע למה צריך לעשות ומתי, אז השתדלו לתת משימות ברורות
  • הקלטת פגישות היא מאוד חשובה כי ניתן לרענן את הזיכרון לגבי רגעים ששכחתם בכל זמן. וגם אלה שלא היו בפגישה יוכלו להתעדכן במה שקרה.

עובדה מעניינת img

צוותים שמיישמים פרקטיקות מובנות לשיתוף פעולה מרחוק רואים עלייה של 32% בסיפוק העובדים וירידה של 28% בעיכובי פרויקטים!

מאמרים קשורים:

לקריאה על ניהול עבודה מרחוק, עיינו ב- מהי "Workation"? המדריך המלא לשילוב עבודה וטיולים

כדי לשפר את פרודוקטיביות העבודה שלכם, קראו ב- הגדילו את פרודוקטיביות העבודה שלכם עם קנבן: טיפים לניהול משימות אפקטיבי

לארגון פרויקטים טוב יותר, עיינו ב- תוכנה לניהול פרויקטים מול אקסל: איזו תוכנה מתאימה לפרויקט שלכם?.

סיכום 

הצלחה בשיתוף פעולה מרחוק מגיעה משילוב של הכלים הנכונים, פרקטיקות יעילות ותרבות צוות חזקה. שימוש בפלטפורמות כמו Taskee במקביל לאסטרטגיות אלו עוזר לצוותים לגשר על המרחק ולעבוד יחד בצורה אפקטיבית. זכרו, בניית שיתוף פעולה אפקטיבי מרחוק היא תהליך מתמשך שדורש הערכה והתאמה באופן קבוע.

קריאה מומלצת img
book1

"מהפכת העבודה מרחוק"

מדריך מקיף לבניית צוותים מרוחקים מצליחים.

ב-Amazon
book2

"תרבות וירטואלית"

אסטרטגיות ליצירת קשרים חזקים בצוותים מרוחקים.

ב-Amazon
book3

"שפת גוף דיגיטלית"

הבנת ושיפור התקשורת מרחוק.

ב-Amazon
0 תגובות
תגובתך
to
איפוס
השאר תגובה

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

קרא עוד

צפה בכל ההודעות
Image
imgBack to menu
imgBack to menu
לצוותים
תעשיות
סוג חברה
הצג את כל הפתרונות img
הצג את כל הפתרונות img
הצג את כל הפתרונות img