איך לזהות ולפתור צווארי בקבוק בתהליך העבודה

עיקרי הדברים

הקדמה

החלום של כל חובב רכב הוא לדהור על כביש ריק, ללא שום פקק תנועה באופק. למרבה הצער, זהו המאה ה-21, ורוב הערים עדיין תלויות ברכב, אז כנראה תמהרו במשך...אה, בערך 3 שניות לפני שתעצרו בפתאומיות.

אל תדאגו, אנחנו לא ממליצים על נסיעה במהירות מופרזת. זו רק מטפורה נחמדה להסביר שכאשר יש בעיות או "פקקי תנועה" בתהליך הזה, כל התהליך הרבה יותר מהנה ויעיל.

דו"ח של Formstack ו-Mantis Research מצא שארגונים עלולים לאבד עד 1.3 מיליון דולר בשנה בגלל משימות לא יעילות שנטענות על עובדים, למשל. אותו דוח גם מצא שיותר מחצי מהעובדים מבלים לפחות שעתיים ביום במשימות חוזרות ונשנות, מה שמדגיש את הצורך באופטימיזציה של התהליכים.

1.3 מיליון דולר זה...הרבה אפסים. אבל בכל מקרה, מה שצריך להבין קודם כל הוא שכל החסמים ניתנים להבחנה בשני סוגים עיקריים: תהליכים מבולגנים והקצאת משאבים מבולגנת. לפעמים גם שניהם. הנה מה שאתה צריך לדעת עליהם:

תהליכים מבולגנים:

• שיטות עבודה ישנות. גיליונות אלקטרוניים ופגישות משרדיות? איך זה יכול לעזור למישהו?
• בדיקות לפני השחרור המוגזמות. אפילו המוצר הטוב ביותר בשוק יתפרק אם תעביר אותו דרך 10 שלבי סקירה ובדיקה.
• ביורוקרטיה ודחיפות ניירת. כש-20 מחלקות שונות צריכות להסכים על תכונה מסוימת – המוצר לא יראה את אור היום.
• עבודה ידנית. למרות ש-AI כנראה לא יחליף את הכותבים והאמנים, הוא מצוין למילוי טבלאות וגיליונות אלקטרוניים – תן לו לטפל בזה ותתמקד בעבודה האמיתית.
• זרימת עבודה לא יעילה. הכוח האמיתי טמון בפשטות. אם יש שלבים שלא תורמים הרבה לתוצאה הסופית – אל תכלול אותם.

הקצאת משאבים מבולגנת:

• צוותים חוסרים. אם מנהל הפרויקט עושה שלושה תפקידים שונים בו זמנית, זה לא "ניהול" – זה רק דרך מהירה להתמוטט.
• ציוד מיושן. מחשבים שכמעט לא יכולים להפעיל את טטריס, גיליונות אלקטרוניים שלא עודכנו מאז קריסת ברית המועצות, או כיסאות משרדיים רעועים – כל אלו יכולים להאט את תהליכי העבודה בצורה משמעותית.
• בעיות תקציב. לפעמים חוסר במימון מתאים גורם לצוותים לוותר על חלקים חיוניים בזרימת עבודה נוחה ופרודוקטיבית. זה יכול לעבוד בטווח הקצר, אבל יגרום לשחיקה בטווח הארוך.

אז כן, יש הרבה גורמים לבעיה אחת גדולה, אז אם תוכל לפתור לפחות אחת מהבעיות הנ"ל – זה כבר הישג גדול. היה פעם מקרה שבו חברת Bethany Home Healthcare צמצמה את עלויות השכר כמעט ב-200% על ידי יישום אוטומציה של תהליכים עסקיים – תוצאות גדולות הושגו עם שינויים קטנים יחסית בזרימת העבודה היומיומית.

איך לזהות חסמים מוקדם

להבין מה יכול להשתבש או מה כבר לא עובד כמו שצריך זה דבר אחד – לזהות את זה בזמן זה הדבר הקשה ביותר. לדוגמה, אמזון אולי לא תמיד פועלת לפי אמות מוסר טהור, אבל היא יודעת דבר או שניים על חיזוי חסמים פוטנציאליים.

הם משתמשים באופן פעיל בניתוח תחזיתי – שיטה הכוללת חקר נתונים היסטוריים ותרבותיים כדי לשרטט פוטנציאליים של משברים לפני שהם קורים.

COVID-19 היה הפתעה לכולם, אבל בזכות ניתוח תחזיתי אמזון הצליחה להסתגל במהרה ולשמור על לקוחות למרות הנסיבות…

…אנליזות תחזיתיות ושיטות עסקיות שנויות במחלוקת, אבל זה לא נוגע לנושא שלנו.

אז הנה כמה "דגלים אדומים" שתצטרך לשים לב אליהם כדי לזהות אזורים בעייתיים פוטנציאליים:

• המשימות מצטברות ולא נגמרות. זה בסדר אם הצוות שלך תמיד עסוק, אם אפשר לומר. אבל אם כמות המשימות הבלתי גמורות מגיעה לנקודה קריטית, וממשיכה להחמיר? כנראה יש בעיה.
• הדדליינים הם רק רעיון. שוב, כמה דדליינים חסרים בשבוע קשה זה נורמלי, אבל אם זה הופך להיות הנורמה? שווה לבדוק את זה.
• משאבים מוגבלים. עסקים גדולים נשענים על מימון טוב ועל אנשים מצוינים. כאשר שניהם מתייבשים בצורה לא נוחה – כדאי לדאוג.
• מוסר עבודה נמוך. אם מצב הרוח של הצוות שלך נמוך – כנראה שמשהו לא בסדר.
• תוצאות פחותות. פשוט וקל.
• תקשורת גרועה. יש תרבות שלמה של אנשים שפשוט "נפלו בין הסדקים" בחברות גדולות וממשיכים לקבל את המשכורת שלהם מבלי לעשות הרבה עבודה. נשמע מוכר? זה לא בהכרח רע – אבל זו סימן לכך שהצוותים לא מתקשרים כמו שצריך, וזה חיוני לכל פרויקט מוצלח.

נטפליקס אולי מטפלת בכשלונות רבי מיליארדים מעת לעת, אבל הם יודעים דבר או שניים על איסוף מידע. כל צעד בזרימת העבודה שלהם נתון לפיקוח צמוד, עם כל פיסת משוב שנבחנת ומיושמת. ברגע שמופיעים מכשולים בכביש אל היעילות שלהם – הם נמחצים מיידית.

איך בדיוק? דבר קטן שנקרא "הנדסת כאוס". נשמע ממש מגניב, נכון? השיטה הזו כוללת הצגת "הפרעות" מראש בתהליך העבודה, במטרה לבנות "חוסן" לאותם רגעים שבהם יגיע האיום האמיתי. סוג של מערכת חיסונית ארגונית, אם תרצה.

תיקונים פוטנציאליים

כאשר כל הבעיות זוהו סוף סוף, יש דבר אחד שנשאר – לתקן אותן בפועל. יש צד חיובי בפתרון הבעיה במהירות וודא שהבעיה לא תחזור – נסה להיצמד לכך ככל האפשר.

פתרונות לטווח קצר:

• הקצאת משאבים. משימה אחת יש לה שני מנהלים עייפים מאוד שעובדים עליה, בעוד שאחרת יש לה עשרה. אתה יודע מה לעשות – לאזן את הדברים מחדש.
• מצא קיצור דרך זמני. ייתכן שדברים מסוימים לא יפעלו כמתוכנן מיד, אבל אולי יעבדו עם שינויים מינוריים אך לא רצויים בנוסחה הראשונית. תן לזה זמן; אם זה עובד, זה עובד. תוכל לחזור וללטש את זה בזמנים פחות דחופים.
• שדרוג מיומנויות מהיר. אם לעובדים שלך חסרות מיומנויות מסוימות, כדאי לשלוח אותם לקורס מהיר ללמוד מה שניתן. זה לא תואר מלא, נכון, אבל זה יעזור כרגע.
• אוטומציה ממוקדת. אם תהליכים מסוימים גוזלים יותר מדי מזמן הצוות שלך – אולי אוטומציה שלהם תוכל להוריד את הלחץ. זה יכול להשפיע על איכות התוצאה הסופית, כן, אבל גם יכול לתת לך מקום נשימה נחוץ.
• סדנאות תקשורת. לפעמים כל מה שצריך זה שיחה אחת, כנה. העובדה שזה לא קרה קודם מראה על בעיות עמוקות יותר, אבל זהו התחלה.

פתרונות לטווח ארוך:

• שדרוג הצנרת. אם משהו לא עובד – הורד אותו ובנה משהו טוב יותר על חורבותיו.
• השקעה במיומנויות הצוות. קורסי הסמכה לכל החברה כדי לגרום לעמיתיך להיות חכמים ויעילים יותר. השקעה בידע תמיד משתלמת.
• שדרג את תחנות הקרב שלך. מחשבים חדשים, טאבלטים, או אפילו גרסה חדשה וטובה יותר של תוכנת ניהול פרויקטים – זה בטוח יקר אבל יכול לעשות את ההבדל. טסקי הוא בחינם, עם זאת, ויעיל באותה מידה – רק אומר.
• אוטומציה מעמיקה. אתר תהליכים מאוד מעיקים שדורשים מגע אנושי מינימלי ואוטומט אותם לחלוטין. ניהול מלאי, עיבוד הזמנות – דברים כאלה.
• תכנון אסטרטגי. תכנן מראש עבור מכשולים פוטנציאליים וצרכים כלליים. זה מבטיח חיסינות מרוב הבעיות בעולם.

מאמרים קשורים:

עבור תובנות על שיפור תהליכים, חקור ניהול פרויקטים היברידי: גישה מאוזנת שמשלבת אגל ו-ווטרפול. 

לשיפור יעילות הצוות, עיין במהו לוח קנבן? מדריך לוויזואליזציה ולניהול תהליכי עבודה. 

לניהול משאבים טוב יותר, קרא תהליך ניהול משאבים: שדרג את הצלחת הפרויקט שלך באמצעות תכנון אפקטיבי.

סיכום 

הבנה והתמודדות עם צווארי בקבוק בתהליך העבודה היא קריטית לשמירה על פעולות יעילות. עם השילוב הנכון של כלים, תהליכים ופרקטיקות, צוותים יכולים לזהות ולפתור צווארי בקבוק לפני שהם משפיעים על הצלחת הפרויקט. המפתח הוא לשמור על גישה פרואקטיבית לשיפור התהליכים תוך טיפוח תרבות של אופטימיזציה מתמשכת.

קריאה מומלצת

"Theory of Constraints"

מדריך מקיף להבנת ופתרון צווארי בקבוק בתפעול בעסקים מודרניים.

באמאזון

"Lean Process Improvement"

אסטרטגיות לפשט את התהליכים ולהפחית בזבוז באמצעות גישה שיטתית.

באמאזון

"The Phoenix Project"

יישומים מעשיים של ניהול צווארי בקבוק בתפעול IT עם מקרים מעשיים.

באמאזון