प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर बनाम एक्सेल: आपके प्रोजेक्ट के लिए कौन सा टूल सही है?

प्रमुख बिंदु

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर के लाभ

आधुनिक परियोजना प्रबंधन प्रणालियाँ शायद उतनी कस्टमाइज़ेबल और आपके पुराने लिनक्स के साथ संगत न हों जितना कि पुराना Excel, लेकिन यूआई की सहजता और अतिरिक्त सुविधाओं का पूरा पैक इसके लिए अच्छा प्रतिकारक है।

PM प्रणालियों के प्रमुख लाभ जिन्हें ध्यान में रखना चाहिए:

• रियल-टाइम सहयोग. सभी एक ही संस्करण पर काम करते हैं, एक-दूसरे के परिणामों और प्रगति को ट्रैक करते हैं।
• स्वचालित कार्यप्रवाह. आपको सूत्रों को सीखने की आवश्यकता नहीं है - एप्लिकेशन न्यूनतम इनपुट के साथ कार्यप्रवाह स्वचालित करता है।
• रिपोर्टिंग क्षमताएँ. अच्छा PM सॉफ़्ट आपके कार्य इतिहास को एक अच्छे और संक्षिप्त रिपोर्ट में पैक कर सकता है जिसमें आपको सभी मीट्रिक मिलते हैं जिन्हें आप अपनी पाइपलाइन को और अधिक अनुकूलित करने के लिए जानना चाहते हैं।
• संसाधन प्रबंधन. अपनी टीम की उपलब्धता देखें और तदनुसार कार्यों का वितरण करें।
• समयरेखा दृश्यता. Gantt चार्ट जैसी चीज़ें आपको परियोजना के हर महत्वपूर्ण चरण को स्पष्ट रूप से देखने की अनुमति देती हैं, जिससे भ्रम कम होता है।
• दस्तावेज़ प्रबंधन. अच्छी तरह से डिज़ाइन किए गए PM सॉफ़्ट में हमेशा आपके सभी मार्गदर्शिकाओं और निर्देशों के लिए स्टोर क्षमता होती है। आमतौर पर इसमें एक साधारण साझा करने की सुविधा भी होती है!
• संचार क्षमताएँ. अपनी टीम से संवाद करने के लिए किसी अन्य टैब में स्विच करने की आवश्यकता नहीं है।

Excel एक प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल के रूप में

यहां तक कि गैर-पारंपरिक प्रबंधक भी Excel जानते हैं – इसके अधिकतम अनुकूलन को लेकर पूरी कम्युनिटी है, जो विभिन्न सूत्रों और शॉर्टकोड्स को साझा करती है। ज़रूर, सहजता Excel की ताकतों में से एक नहीं है, लेकिन आप यह नकार नहीं सकते कि माइक्रोसॉफ़्ट का सीधे-साधे तरीके से परियोजना संगठित करना कम से कम प्रभावी है।

लेकिन फिर भी, चलिए Excel के प्रमुख लाभों को देखते हैं:

• कम सीखने की प्रक्रिया. अधिकांश विशेषज्ञ पहले से ही बुनियादी सूत्र जानते हैं। एक बार जब आप पहले दर्दनाक और डरावने अनुभव से गुजर जाते हैं – तो सभी दरवाजे आपके लिए खुले होते हैं।
• उच्च अनुकूलन. रंग कोडिंग और विभिन्न सूत्रों का उपयोग करके, आप अपने Excel तालिकाओं को अपनी विशिष्ट कार्य आवश्यकता के अनुसार संशोधित कर सकते हैं।
• लागत-प्रभावी. माइक्रोसॉफ़्ट ऑफिस पुस्तकालय संगठन को सभी आवश्यक उपकरण प्रदान करने का सबसे किफायती तरीका है।
• ऑफ़लाइन पहुँच. आपका Wi-Fi डाउन है? यदि आपने पहले सिंक किया है तो – आपका कार्य दिनचर्या बाधित नहीं होगा।
• सार्वभौमिक संगतता. लगभग हर ऑपरेटिंग सिस्टम Excel का समर्थन करता है।
• स्वचालन क्षमताएँ. कुछ दर्जन सूत्रों के साथ, Excel अधिकांश थकाऊ काम आपके लिए कर सकता है।

संक्रमण करना

क्या आपने एक्सेल से कुछ ज्यादा UX-फ्रेंडली पर स्विच करने का फैसला किया? आपके लिए अच्छा है! कुछ नया सीखना और अपने उपकरणों का भंडार बढ़ाना एक सफल करियर के लिए बहुत महत्वपूर्ण है। 

यहां कुछ कदम हैं जिन्हें आपको नए सॉफ़्टवेयर पर बिना किसी परेशानी के स्विच करने के लिए उठाने की आवश्यकता है:

• वर्तमान प्रक्रियाओं का अध्ययन और ऑडिट करें। यह आपको सही PM सॉफ़्टवेयर चुनने में मदद करेगा।
• अपने विशिष्ट कार्य के लिए उपयुक्त सॉफ़्टवेयर चुनें। यह महत्वपूर्ण है, इसलिए सभी विकल्पों को ध्यान से देखें।
• यह योजना बनाएं कि सभी डेटा और संवेदनशील जानकारी को नए सिस्टम में कैसे स्थानांतरित किया जाएगा। अगर आप भाग्यशाली हैं, तो जिस एप्लिकेशन को आपने चुना है उसमें पहले से ही माइग्रेशन की क्षमता हो सकती है।
• अपनी टीम को नए सॉफ़्टवेयर से परिचित कराएं। यदि आवश्यक हो तो एक ऑनबोर्डिंग सत्र आयोजित करें।
• अपने मौजूदा वर्कफ़्लो को नए PM सिस्टम के लिए समायोजित करें। या यदि कुछ भी नहीं बचा है तो इन्हें पूरी तरह से फिर से बनाएं। 
• यह निगरानी करें कि आपकी टीम नए सॉफ़्टवेयर के साथ कैसे कार्य कर रही है। यदि चीजें आपके अपेक्षाओं के अनुसार नहीं चल रही हैं, तो अन्य विकल्पों पर विचार करें।
• प्रतिक्रिया एकत्रित करें। अपनी टीम के साथियों की आवश्यकताओं पर ध्यान दें - अगर वे नए वर्कफ़्लो के साथ समायोजित नहीं हो पा रहे हैं, तो शायद कुछ बदलाव किए जाने चाहिए।

संबंधित लेख:

उपकरण चयन पर व्यावहारिक दृष्टिकोण के लिए, पढ़ें गैंट चार्ट क्या है? प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के लिए गैंट चार्ट का उपयोग करने के लिए एक मार्गदर्शिका। 

अपने निर्णय-निर्माण प्रक्रिया को अनुकूलित करने के लिए, देखें वेटेड निर्णय मैट्रिक्स: एक साधारण उपकरण जो सूचित निर्णय लेने में मदद करता है।

वर्कफ़्लो अनुकूलन टिप्स के लिए, पढ़ें प्रोजेक्ट मैनेजमेंट वर्कफ़्लो: प्रोजेक्ट सफलता को सरल बनाने के कदम।

निष्कर्ष

तो जैसा कि हमने शुरुआत में ही कहा था, एक्सेल से कुछ ज्यादा सुविधाजनक और UI-फ्रेंडली पर स्विच करने का निर्णय आपके प्रोजेक्ट की ज़रूरतों के आधार पर लिया जाना चाहिए। स्प्रेडशीट्स भविष्य में कहीं नहीं जा रही हैं, इसलिए अगर आप अपने अच्छे पुराने एक्सेल के साथ सहज हैं, तो यह एक पूरी तरह से व्यवहार्य विकल्प है।

हालांकि, एक अच्छा डिज़ाइन किया गया PM सिस्टम आपके कार्य जीवन को पूरी तरह से बदल सकता है, प्रगति को ट्रैक करना और संसाधन आवंटन कुछ क्लिकों का मामला बन सकता है। इसके अलावा, नया अच्छा होता है। तो अगर आप अपने व्यवसाय और टीम का विस्तार करने की योजना बना रहे हैं, तो शायद यह बदलाव की खोज का एक अच्छा समय है।

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