Cara berkolaborasi secara efektif dengan tim jarak jauh: Alat dan tip

9 waktu baca

108 tampilan

24 Februari, 2025

Kita semua melihat bahwa semakin banyak perusahaan yang beralih ke keberadaan jarak jauh. Namun, ini tidak berarti bahwa dengan cara kerja ini, karyawan memiliki lebih sedikit kontak satu sama lain. Komunikasi yang dibangun dengan baik antara karyawan adalah faktor kunci dalam keberhasilan perusahaan.

Poin penting

Komunikasi tim jarak jauh yang efektif meningkatkan produktivitas sebanyak 35%

Penggunaan alat kolaborasi virtual yang tepat meningkatkan tingkat penyelesaian proyek sebanyak 45%

Praktik kerja jarak jauh yang terstruktur mengurangi miskomunikasi sebanyak 40%

Strategi Komunikasi yang Sukses

Pada pandangan pertama, mungkin tampak bahwa tidak ada yang lebih mudah daripada membangun hubungan saling percaya dalam tim. Tetapi apakah benar demikian? Tentu saja tidak! Komunikasi yang jelas adalah kunci keberhasilan kolaborasi tim. Sangat penting untuk memahami saluran mana yang harus digunakan untuk ini.

Kami telah menyediakan grafik yang menunjukkan saluran mana yang paling sering digunakan:

Panggilan video

Aplikasi obrolan

Alat Komunikasi

Jadi, bagaimana memilih alat komunikasi yang tepat untuk dampak maksimal? Sederhana saja: Anda perlu mempertimbangkan semua kebutuhan karyawan Anda. Ini tidak terdengar begitu sederhana, tetapi untuk mempermudah, kami telah menyediakan alat-alat untuk kolaborasi jarak jauh:

Manajemen proyek yang efektif:

Sangat penting untuk menugaskan tugas dengan jelas dan mudah dipahami. Karyawan perlu memenuhi tenggat waktu, bukan? Bantu tim Anda mengelola waktu mereka secara efektif dengan jadwal tugas. Ini akan membantu mereka (dan tentu saja, Anda semua) menjadi lebih produktif.
Memeriksa kemajuan Anda akan memberi Anda kesempatan untuk memantau pelaksanaan rencana, dan yang paling penting, mengendalikannya.
Jangan pernah membiarkan karyawan menjadi terlalu lelah. Alokasikan sumber daya secara efektif. Ini akan meningkatkan produktivitas pribadi dan tim secara keseluruhan.
Distribusikan tugas berdasarkan prioritas. Dengan cara ini, Anda akan memberi tahu karyawan apa yang perlu dilakukan sekarang dan apa yang bisa ditunda.

Komunikasi:

Apa yang paling penting dalam kolaborasi yang efektif? Tentu saja, kepercayaan! Alat sederhana seperti panggilan video akan membantu Anda dalam hal ini. Mereka meningkatkan semangat tim dan membawa kita lebih dekat bersama.
Kita semua tahu betapa pentingnya untuk segera berbagi ide dengan rekan kerja sebelum mereka hilang. Untuk ini, obrolan di aplikasi pesan instan membantu kita. Mereka memungkinkan Anda untuk langsung mengkomunikasikan ide bahkan di awal kemunculannya.
Manajemen email juga penting untuk komunikasi yang produktif. Atur email dalam kategori dan topik sehingga tim Anda tahu mana yang menjadi prioritas.

Dokumentasi:

Sangat penting untuk membuat basis pengetahuan yang dapat diakses oleh karyawan kapan saja. Ini sangat berguna jika Anda melatih kandidat baru.
Berikan karyawan transparansi dalam proses kerja melalui dokumentasi. Ini akan menjaga Anda dan mereka tetap aman.
Sayangnya, kita tidak selalu dapat mengelola memori kita dan menyimpan segala sesuatu yang kita anggap penting. Oleh karena itu, penting untuk mencatat (di kertas atau di catatan ponsel) poin-poin kunci selama panggilan.
Jika Anda dapat melacak solusi mana yang bekerja dengan baik dan mana yang tidak, itu adalah keuntungan besar bagi perusahaan Anda. Kami merekomendasikan untuk mempertahankan log keputusan untuk mencatat tindakan tim Anda dan meninjaunya kapan saja.

Kepercayaan Karyawan

Anda bisa berbicara tentang pentingnya komunikasi yang efektif antara karyawan sebanyak yang Anda mau, tetapi itu tentu tidak akan mungkin tanpa adanya kepercayaan dalam tim. Tidak diragukan lagi, membangun hubungan seperti itu secara jarak jauh jauh lebih sulit daripada di kantor, tetapi tetap saja, itu sangat mungkin.

Di bawah ini, kami telah mencantumkan beberapa cara yang bisa Anda gunakan untuk meningkatkan faktor ini dalam tim Anda:

Yang disebut dengan istirahat kopi virtual tidak hanya akan membantu memperkuat semangat tim karyawan, tetapi juga meningkatkan produktivitas perusahaan.
Percayalah, sangat penting bagi setiap karyawan untuk mengetahui nilai pekerjaan mereka dalam perusahaan. Luangkan waktu untuk mendiskusikan pencapaian mereka dan peluang karier.
Jika setiap orang dalam tim memiliki kesempatan untuk berbagi pendapat dan didengar, mereka akan lebih terbuka dan mampu berbagi ide daripada menyimpannya dalam diri.
Apa yang disukai oleh orang dewasa dan anak-anak? Tentu saja, kesenangan! Organisir permainan online untuk karyawan. Misalnya, “Santa Rahasia” bahkan tidak memerlukan banyak waktu, tetapi menciptakan suasana hati yang luar biasa dan rasa takjub bagi semua peserta.
Jika ada karyawan di tim Anda yang tertarik dengan budaya yang berbeda dari milik Anda, pastikan untuk mendukung dan menghormati pilihan tersebut. Organisir perayaan budaya - ini akan meningkatkan nilai setiap karyawan.

Budaya Tim Jarak Jauh

Setuju, semua orang akan senang ketika pencapaian mereka diperhatikan dan disorot. Pada saat-saat seperti itu kita merasa lebih berarti baik untuk perusahaan maupun untuk diri kita sendiri. Oleh karena itu, salah satu faktor kunci dalam hubungan dalam tim Anda adalah membangun budaya dalamnya.

Strategi untuk menciptakan budaya:

Rayakan pencapaian! Bahkan yang kecil sekalipun. Ini akan meningkatkan semangat tim dan keinginan untuk mencapai puncak-puncak baru. Bukankah itu yang kita coba capai?
Belajar adalah cahaya. Mengakuisisi keterampilan baru tidak hanya akan meningkatkan efisiensi kerja tim, tetapi juga akan membawa karyawan lebih dekat satu sama lain. Oleh karena itu, jangan lupa untuk melakukan program pelatihan untuk tim.
Ucapan terima kasih secara publik. Apa yang bisa lebih menyenangkan daripada dipuji? Benar! Ketika Anda dipuji di depan umum. Gunakan praktik ini. Ini akan meningkatkan motivasi di antara semua karyawan.
Hadiah kecil untuk pencapaian signifikan meningkatkan semangat karyawan. Berikan penghargaan atas pekerjaan mereka, ini selalu menjadi nilai tambah.

Melakukan Pertemuan yang Sukses

Untuk membuat pertemuan lebih produktif, pastikan untuk mempersiapkannya terlebih dahulu. Lagi pula, panggilan yang terencana dengan baik sudah setengah dari kesuksesan. Ini tidak akan memakan banyak waktu Anda, dan efek dari pertemuan tersebut akan jauh lebih besar.

Persiapan:

Lebih baik bagi semua orang jika karyawan juga bisa mempersiapkan diri untuk pertemuan sebelumnya. Setidaknya ini akan membantu Anda fokus pada poin-poin penting, dan yang lebih penting lagi, Anda akan bisa menyelesaikan masalah penting jauh lebih cepat.
Tidak ada yang ingin internet mati selama negosiasi penting, koneksi terputus, atau hal lainnya. Oleh karena itu, pastikan untuk memeriksa kelayakan peralatan teknis sebelumnya.
Apa keuntungan utama bekerja jarak jauh? Betul: kenyataan bahwa Anda bisa berada di bagian dunia mana pun. Tapi jangan lupa bahwa di berbagai bagian dunia dan pada waktu yang berbeda. Jadi pastikan untuk memperhitungkan zona waktu. Tidak mungkin ada yang ingin duduk di panggilan pada jam tiga pagi.

Pelaksanaan:

Penting bagi semua peserta untuk mengambil bagian aktif dalam diskusi, memberikan sudut pandang yang berbeda, bukankah itu yang sedang Anda bangun dalam hubungan yang saling percaya dengan mereka?
Ini bisa sulit untuk menerima banyak informasi hanya dengan mendengarkan, jadi pastikan untuk menggunakan slide dan grafik. Ini akan membantu menjaga perhatian tim pada hal-hal yang penting.
Setelah pertemuan selesai, peserta tidak boleh memiliki pertanyaan tentang apa yang perlu dilakukan dan kapan, jadi cobalah memberikan tugas yang jelas.
Merekam pertemuan sangat penting karena Anda dapat mengingat momen-momen yang terlupakan kapan saja. Juga, mereka yang tidak hadir dalam pertemuan dapat tetap mengikuti perkembangan acara.

Fakta Menarik

Tim yang menerapkan praktik kolaborasi jarak jauh yang terstruktur melihat peningkatan kepuasan karyawan sebesar 32% dan pengurangan keterlambatan proyek sebesar 28%!

Kesimpulan

Keberhasilan dalam kolaborasi jarak jauh datang dari kombinasi alat yang tepat, praktik yang efektif, dan budaya tim yang kuat. Menggunakan platform seperti Taskee bersamaan dengan strategi ini membantu tim mengatasi jarak dan bekerja bersama secara efektif. Ingatlah bahwa membangun kolaborasi jarak jauh yang efektif adalah proses yang berkelanjutan yang membutuhkan evaluasi dan penyesuaian secara teratur.