Cara mengidentifikasi bottleneck dalam alur kerja

Poin utama

Pendahuluan

Setiap penggemar mobil bermimpi melaju di jalan tol yang kosong, tanpa ada kemacetan sedikit pun. Sayangnya, ini adalah abad ke-21, dan sebagian besar kota masih bergantung pada mobil, jadi Anda akan melaju selama... eh, kira-kira 3 detik sebelum berhenti mendadak.

God no, kami tidak menganjurkan untuk ngebut. Ini hanya metafora yang bagus untuk menjelaskan bahwa dengan adanya hambatan atau “kemacetan” dalam skenario ini, seluruh proses akan menjadi 10 kali lebih menyenangkan dan produktif.

Sebuah laporan dari Formstack dan Mantis Research menemukan bahwa organisasi dapat kehilangan hingga $1,3 juta setiap tahun karena tugas yang tidak efisien membebani karyawan, misalnya. Laporan yang sama mengungkapkan bahwa lebih dari setengah karyawan menghabiskan setidaknya dua jam setiap hari untuk tugas-tugas berulang, yang menunjukkan perlunya optimasi proses.

$1,3 juta itu... banyak nol. Tapi intinya, yang perlu Anda pahami pertama-tama adalah bahwa semua hambatan dapat dibagi menjadi dua tipe utama: proses yang berantakan dan alokasi sumber daya yang berantakan. Terkadang keduanya. Ini yang perlu Anda ketahui tentang ini:

Proses yang berantakan:

• Cara kerja lama. Spreadsheet dan pertemuan di kantor? Bagaimana itu bisa membantu siapa pun?
• Pemeriksaan pra-rilis yang terlalu rumit. Bahkan produk terbaik di pasar akan rusak jika Anda melalui 10 tahap ulasan dan pengujian.
• Birokrasi dan banyak administrasi. Ketika 20 departemen berbeda harus setuju tentang fitur tertentu – produk itu tidak akan pernah melihat cahaya dunia.
• Pekerjaan manual. AI mungkin tidak akan menggantikan penulis naskah dan seniman, tapi sangat bagus untuk mengisi tabel dan spreadsheet panjang – biarkan dia menangani itu dan fokuslah pada pekerjaan yang sebenarnya.
• Alur kerja yang tidak efisien. Kekuatan sejati terletak pada kesederhanaan. Jika ada langkah-langkah yang tidak memberikan kontribusi besar pada hasil akhir – singkirkan mereka.

Alokasi sumber daya yang berantakan:

• Tim yang kekurangan staf. Jika manajer proyek Anda melakukan 3 pekerjaan berbeda pada saat yang sama, itu bukan “manajemen” – itu hanya cara cepat untuk terbakar habis.
• Peralatan yang ketinggalan zaman. PC yang hampir tidak bisa menjalankan Tetris, spreadsheet Excel yang belum diperbarui sejak runtuhnya Uni Soviet, atau kursi kantor yang berderit – semua itu bisa memperlambat proses kerja secara signifikan.
• Masalah anggaran. Terkadang kekurangan dana yang tepat membuat tim harus menolak bagian vital dari alur kerja yang nyaman dan produktif. Itu mungkin bekerja dalam jangka pendek, tetapi akan cepat menguras semua orang yang terlibat dalam jangka panjang.

Jadi ya, banyak faktor yang berkontribusi pada satu masalah besar, jadi jika Anda berhasil menyelesaikan setidaknya satu masalah di atas – itu sudah merupakan kemenangan besar. Ada satu waktu ketika Bethany Home Healthcare mengurangi biaya penggajian hampir 200% dengan menerapkan otomatisasi proses bisnis – hasil besar yang dicapai dengan perubahan kecil pada alur kerja harian 

Bagaimana cara mengidentifikasi hambatan lebih awal

Memahami apa yang bisa salah atau yang sudah salah adalah satu hal – tetapi menemukannya lebih awal adalah hal yang paling sulit. Amazon, misalnya, mungkin memiliki beberapa etika kerja yang dipertanyakan, tetapi mereka tahu beberapa hal tentang memprediksi potensi hambatan.

Mereka aktif menggunakan analisis prediktif – metode yang melibatkan studi data historis dan budaya untuk merencanakan potensi krisis sebelum terjadi.

COVID-19 adalah kejutan bagi semua orang, tetapi berkat analisis prediktif, Amazon berhasil beradaptasi dengan cepat dan mempertahankan pelanggan meskipun dalam keadaan yang sulit…

…analisis prediktif dan praktik bisnis yang dipertanyakan, tetapi itu di luar topik.

Jadi, berikut beberapa "bendera merah" yang harus Anda waspadai untuk menemukan zona bermasalah:

• Tugas terus menumpuk dan sepertinya tidak pernah selesai. Agak normal jika tim Anda selalu sibuk, begitu saja. Tetapi jika jumlah tugas yang belum selesai mencapai titik kritis tertentu, dan terus memburuk? Mungkin ada sesuatu yang salah di sana.
• Batas waktu hanya konsep. Sekali lagi, beberapa batas waktu yang terlewat pada minggu yang sangat sulit sangat normal, tetapi jika itu menjadi kebiasaan? Perlu diperiksa lebih lanjut.
• Sumber daya yang terbatas. Bisnis hebat ditopang oleh dana yang baik dan orang-orang yang luar biasa. Ketika keduanya mulai mengering secara tidak nyaman – itu adalah alasan untuk khawatir.
• Moral yang rendah. Jika suasana hati tim Anda turun sangat buruk – ada yang tidak beres.
• Hasil yang buruk. Ini sangat jelas.
• Komunikasi yang buruk. Ada budaya tersendiri dari orang-orang yang "terlewat" di perusahaan besar dan terus menerima gaji tanpa melakukan banyak pekerjaan. Kedengarannya familiar? Meskipun tidak selalu buruk – itu adalah tanda bahwa tim tidak berkomunikasi dengan baik, yang sangat penting untuk proyek yang sukses.

Netflix mungkin menghadapi kegagalan multi-miliar kadang-kadang, tetapi mereka tahu beberapa hal tentang pengumpulan informasi. Setiap langkah alur kerja mereka dipantau dengan ketat, dengan setiap umpan balik dianalisis dan diterapkan. Begitu ada guncangan dalam perjalanan mereka menuju produktivitas – langsung dihancurkan.

Bagaimana, tepatnya, Anda bertanya? Hal kecil yang disebut "Rekayasa Kekacauan". Kedengarannya keren, kan? Metode ini melibatkan pengenalan "gangguan" yang berbeda dalam proses kerja, dengan gagasan bahwa itu akan membangun “ketahanan” untuk waktu ketika ancaman nyata datang. Semacam sistem kekebalan perusahaan, jika Anda mau.

Perbaikan Potensial

Setelah semua masalah akhirnya terdeteksi, ada satu hal yang tersisa – yaitu memperbaikinya. Ada sisi positif dalam menyelesaikan masalah dengan cepat dan memastikan masalah itu tidak muncul lagi – cobalah untuk tetap berpegang pada solusi tersebut sebisa mungkin. 

Solusi jangka pendek:

• Penyusunan ulang sumber daya. Satu tugas memiliki dua manajer yang sangat lelah mengerjakannya, sementara yang lain memiliki sepuluh. Anda tahu apa yang harus dilakukan – seimbangkan sedikit.
• Cari jalan pintas sementara. Beberapa hal mungkin tidak langsung bekerja seperti yang diinginkan, tetapi bisa berhasil dengan sedikit perubahan yang tidak diinginkan pada rumus awal. Biarkan saja sementara waktu; jika berhasil, berhasil. Anda akan bisa kembali dan menyempurnakannya di waktu yang lebih santai.
• Peningkatan keterampilan cepat. Jika pekerja Anda kurang keterampilan tertentu, Anda mungkin ingin mengirim mereka ke kursus singkat untuk belajar apa yang bisa mereka pelajari. Ini bukan gelar penuh, tentu saja, tetapi cukup untuk saat ini.
• Otomatisasi terarah. Jika beberapa proses memakan terlalu banyak waktu tim Anda – mungkin mengotomatiskannya bisa mengurangi tekanan. Ini mungkin mempengaruhi kualitas hasil akhir, ya, tetapi juga bisa memberi Anda ruang bernapas yang sangat dibutuhkan.
• Pemrograman komunikasi. Terkadang, yang dibutuhkan hanya satu percakapan yang tulus. Fakta bahwa itu belum pernah terjadi sebelumnya memang menunjukkan masalah yang lebih dalam, tetapi itu adalah awal.

Solusi jangka panjang:

• Perombakan jalur alur kerja. Jika sesuatu tidak berfungsi – bongkar dan bangun sesuatu yang lebih baik di atas reruntuhannya.
• Investasi pada keterampilan tim. Kursus kualifikasi untuk seluruh perusahaan untuk benar-benar membuat rekan kerja Anda lebih pintar dan lebih efisien. Investasi dalam pengetahuan selalu membuahkan hasil.
• Upgrade stasiun pertempuran Anda. PC baru, tablet, atau bahkan versi lebih baru dan lebih baik dari Perangkat Lunak Manajemen Proyek pasti mahal tetapi bisa membuat perbedaan. Taskee gratis, meskipun, dan sama efektifnya – hanya untuk memberi tahu.
• Otomatisasi mendalam. Temukan proses yang sangat membosankan yang memerlukan sedikit intervensi manusia dan otomatisasi sebaik mungkin. Manajemen inventaris, pemrosesan pesanan – hal seperti itu.
• Perencanaan strategis. Rencanakan hambatan potensial dan kebutuhan umum Anda sebelumnya. Menjamin kekebalan terhadap sebagian besar masalah dunia.

Artikel terkait:

Untuk wawasan tentang perbaikan proses, jelajahi Manajemen proyek hybrid: Pendekatan seimbang yang menggabungkan Agile dan Waterfall. 

Untuk meningkatkan efisiensi tim, lihat Apa itu papan Kanban? Panduan untuk memvisualisasikan dan mengelola alur kerja. 

Untuk manajemen sumber daya yang lebih baik, baca Proses manajemen sumber daya: Transformasi kesuksesan proyek Anda dengan perencanaan yang efektif.

Kesimpulan 

Memahami dan mengatasi hambatan alur kerja sangat penting untuk menjaga operasi yang efisien. Dengan kombinasi yang tepat antara alat, proses, dan praktik, tim dapat mengidentifikasi dan menyelesaikan hambatan sebelum mempengaruhi keberhasilan proyek. Kuncinya terletak pada pendekatan proaktif terhadap perbaikan proses sambil membangun budaya optimisasi yang berkelanjutan.

Bacaan yang Disarankan

"Theory of Constraints"

Panduan komprehensif untuk memahami dan mengatasi hambatan operasional di lingkungan bisnis modern.

Di Amazon

"Lean Process Improvement"

Strategi untuk menyederhanakan alur kerja dan menghilangkan pemborosan melalui pendekatan sistematis.

Di Amazon

"The Phoenix Project"

Aplikasi dunia nyata dari manajemen hambatan dalam operasi TI dengan studi kasus praktis.

Di Amazon