Perangkat lunak manajemen proyek vs. Excel: alat mana yang tepat untuk proyek anda?

8 waktu baca

100 tampilan

20 Februari, 2025

Di lingkungan kerja saat ini, alat tradisional seperti Excel bersaing dengan perangkat lunak manajemen proyek yang menjanjikan. Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Mari kita jelajahi mengapa Anda mungkin bertahan dengan yang lama atau beralih ke sesuatu yang lebih modern.

Poin penting

Tim yang menggunakan platform manajemen proyek melaporkan tingkat keberhasilan proyek yang tinggi

Alat manajemen proyek yang tepat dapat memperpendek waktu perencanaan hingga setengahnya

Penggunaan yang tepat dari perangkat lunak pelacak tugas dapat meningkatkan produktivitas hingga 50%

Manfaat perangkat lunak manajemen proyek

Sistem manajemen proyek modern mungkin tidak se-kustomizable dan se-kompatibel dengan Linux lama Anda seperti Excel yang legendaris, tetapi kecanggihan antarmuka pengguna dan serangkaian fitur tambahan sangat mengimbangi kekurangan tersebut.

Keuntungan utama dari sistem manajemen proyek yang perlu diingat:

Kolaborasi real-time. Semua orang bekerja pada versi yang sama dari aplikasi, melacak hasil dan kemajuan satu sama lain.
Alur kerja otomatis. Anda bahkan tidak perlu mempelajari rumus – aplikasi mengotomatisasi alur kerja dengan input minimum.
Kemampuan pelaporan. Perangkat lunak manajemen proyek yang baik dapat merangkum riwayat tugas Anda dalam laporan yang ringkas dan mengandung semua metrik yang Anda perlukan untuk mengoptimalkan alur kerja lebih lanjut.
Manajemen sumber daya. Lihat ketersediaan tim Anda dan distribusikan tugas sesuai.
Visualisasi timeline. Hal-hal seperti grafik Gantt memungkinkan Anda untuk mengamati setiap tahap penting proyek dengan jelas, mengurangi kebingungannya.
Manajemen dokumen. Perangkat lunak manajemen proyek yang dirancang dengan baik selalu memiliki kapasitas penyimpanan khusus untuk semua panduan dan instruksi Anda. Biasanya juga dilengkapi dengan fitur berbagi yang sederhana!
Kemampuan komunikasi. Berkomunikasi dengan tim Anda tanpa perlu beralih ke tab lain.

Excel sebagai alat manajemen proyek

Bahkan mereka yang bukan PM tahu apa itu Excel – ada komunitas besar yang terobsesi dengan mengoptimalkannya hingga maksimal, berbagi berbagai rumus dan shortcode. Tentu saja, kecanggihan bukanlah salah satu kekuatan Excel, tetapi Anda tidak bisa menyangkal bahwa pendekatan langsung Microsoft untuk organisasi proyek sangat efisien, setidaknya.

Namun, untuk berjaga-jaga, mari kita lihat beberapa keunggulan utama Excel:

Kurva pembelajaran rendah. Sebagian besar spesialis sudah tahu rumus dasar. Begitu Anda mengatasi pengalaman pertama yang sulit dan menakutkan – semua pintu akan terbuka untuk Anda.
Kustomisasi tinggi. Menggunakan kode warna dan berbagai rumus, Anda dapat memodifikasi tabel Excel Anda untuk tugas spesifik Anda.
Hemat biaya. Paket Microsoft Office adalah salah satu cara paling hemat biaya untuk memberi organisasi Anda semua alat yang diperlukan.
Akses offline. Wi-Fi Anda mati? Jika Anda sudah berhasil menyinkronkan sebelumnya – rutinitas kerja Anda tidak akan terganggu.
Kompatibilitas universal. Hampir setiap sistem operasi mendukung Excel.
Kemampuan otomatisasi. Dengan beberapa rumus di dalamnya, Excel akan mengerjakan sebagian besar pekerjaan yang membosankan untuk Anda.

Perbandingan alat

Jadi ya, keduanya baik di bidangnya masing-masing, jadi Anda perlu mempelajari proses kerja Anda sedikit untuk memahami mana yang merupakan pilihan terbaik untuk tim Anda.

Untuk mempermudah hidup Anda, kami telah menyiapkan perbandingan berikut untuk membantu Anda membuat keputusan yang tepat:

Fitur	Perangkat Lunak Manajemen Proyek	Excel
Pelacakan Tugas	Proses otomatis dengan pembaruan real-time	Kemampuan otomatisasi dasar dengan pembaruan manual yang diperlukan
Kolaborasi Tim	Penyebutan, obrolan bawaan, sering kali kemampuan panggilan video dan audio	Hampir tidak ada. Kemampuan berbagi dan komunikasi terbatas.
Manajemen Sumber Daya	Alokasi tugas yang dinamis, pelacakan beban kerja	Spreadsheet statis yang memerlukan perhitungan manual dan pengetahuan tentang rumus tertentu
Pelaporan	Analitik mendalam dan dasbor yang dapat disesuaikan	Visualisasi dasar
Pelacakan Biaya	Alat perencanaan dan penganggaran yang terintegrasi	Perhitungan manual berbasis rumus
Manajemen Timeline	Grafik Gantt interaktif	Grafik dasar, pembuatan manual
Kurva Pembelajaran	Memerlukan proses pelatihan mendalam	Mekanisme yang sudah dikenal, dikenal oleh semua orang
Kustomisasi	Template pra-bangun dengan kesempatan terbatas untuk menjadi kreatif	Sangat dapat dikustomisasi dengan berbagai format fleksibel yang tersedia
Biaya	Langganan bulanan, sering kali mahal	Pembelian satu kali. Biasanya dalam paket dengan beberapa aplikasi berguna lainnya
Terbaik untuk	Tim besar dengan proyek yang kompleks dan multilateral	Tim kecil dengan proyek sederhana

Melakukan Transisi

Keputusan untuk beralih dari Excel ke sesuatu yang lebih ramah pengguna? Bagus untukmu! Mempelajari sesuatu yang baru dan menambah alat baru dalam persenjataanmu sangat penting untuk karier yang sukses.

Berikut adalah beberapa langkah yang perlu kamu lakukan untuk beralih ke perangkat lunak baru tanpa rasa sakit:

Pelajari dan audit proses yang ada. Ini akan membantumu memilih perangkat lunak PM yang tepat.
Pilih perangkat lunak yang sesuai untuk tugas spesifikmu. Ini sangat penting, jadi luangkan waktu untuk memeriksa semua opsi yang ada.
Rencanakan bagaimana data dan informasi sensitif akan dipindahkan ke sistem baru. Jika beruntung, aplikasi yang kamu pilih mungkin sudah memiliki kemampuan migrasi.
Perkenalkan timmu dengan perangkat lunak baru. Atur sesi orientasi jika perlu.
Sesuaikan alur kerja yang ada untuk sistem PM yang baru. Atau bangun kembali sepenuhnya jika tidak ada yang bisa diselamatkan.
Monitor bagaimana timmu menangani perangkat lunak baru. Pertimbangkan opsi lain jika hasilnya tidak sesuai dengan yang diharapkan.
Kumpulkan umpan balik. Perhatikan kebutuhan rekan timmu – jika mereka tidak dapat menyesuaikan diri dengan alur kerja baru, mungkin perlu dilakukan beberapa perubahan.

Fakta Menarik

Menurut penelitian, organisasi yang telah beralih ke perangkat lunak manajemen proyek khusus melaporkan peningkatan tingkat penyelesaian proyek sebesar 27% dan pengurangan signifikan dalam tenggat waktu yang terlewat!

Artikel terkait:

Untuk wawasan praktis dalam memilih alat, lihatApa itu Gantt chart? Panduan untuk menggunakan Gantt chart dalam manajemen proyek.

Untuk mengoptimalkan proses pengambilan keputusanmu, lihat Matriks keputusan berbobot: Alat sederhana untuk membuat keputusan yang terinformasi.

Untuk tips optimasi alur kerja, baca Alur kerja manajemen proyek: Langkah-langkah untuk memperlancar kesuksesan proyek.

Kesimpulan

Jadi, seperti yang kami katakan di awal, keputusan untuk beralih dari Excel ke sesuatu yang lebih nyaman dan ramah UI harus dibuat berdasarkan kebutuhan proyekmu. Spreadsheet tidak akan pergi kemana-mana dalam waktu dekat, jadi jika kamu nyaman dengan sahabat lamamu, Excel, itu masih merupakan pilihan yang layak.

Namun, sistem PM yang dirancang dengan baik dapat sepenuhnya mengubah kehidupan kerjamu, menjadikan pelacakan kemajuan dan alokasi sumber daya hanya dengan beberapa klik. Selain itu, yang baru itu bagus. Jadi jika kamu berencana untuk memperluas bisnismu dan timmu, mungkin ini adalah waktu yang tepat untuk mencari perubahan suasana.