วิธีการจัดระเบียบทีมงานสำหรับการทำงานระยะไกล

การสร้างโครงสร้างพื้นฐานสำหรับการทำงานทางไกล

การยกวิธีทำงานในออฟฟิศมาใส่รูปแบบดิจิทัลทั้งดุ้นใช้ไม่ได้ผล ทีมที่ทำงานทางไกลได้ดีต้องออกแบบกระบวนการใหม่ โดยคิดจากข้อจำกัดและโอกาสของการทำงานแบบกระจาย กระบวนการที่ออกแบบมาสำหรับออฟฟิศยังคงตั้งอยู่บนสมมติฐานว่าทุกคนนั่งทำงานใกล้กัน พอย้ายมาทำงานทางไกล สมมติฐานนี้ยังอยู่ แต่การประสานงานแบบไม่เป็นทางการที่เคยช่วยให้มันพอใช้ได้กลับหายไป ระบบที่จะมาแทนการประสานงานเหล่านั้นจึงต้องออกแบบให้ชัดเจนตั้งแต่ต้น

องค์ประกอบหลักของโครงสร้างพื้นฐานการทำงานทางไกลที่ใช้งานได้:

• บทบาทและกระบวนการที่ชัดเจน ในออฟฟิศ เรารู้ว่าใครทำอะไรได้เองจากการเห็นเพื่อนร่วมงานทำงาน ได้ยินคนคุยกัน และอ่านภาษากาย เมื่อทำงานทางไกล สิ่งเหล่านี้หายไป คำอธิบายบทบาทที่เขียนไว้และแผนผังกระบวนการจะเข้ามาทำหน้าที่แทน สมาชิกแต่ละคนในทีมจะรู้ว่าตัวเองรับผิดชอบอะไร และรู้ด้วยว่าผลงานของตนส่งต่อไปเป็นวัตถุดิบในงานของคนอื่นอย่างไร
• ผลลัพธ์ที่วัดได้และ KPI เมื่อทำงานทางไกล ความรับผิดชอบไม่ได้วัดจากการดูว่าใครดูยุ่งแค่ไหนอีกต่อไป สิ่งที่นับคือผลงานที่บันทึกไว้ KPI ที่ดีจึงควรวัดงานที่ทำเสร็จจริง ชั่วโมงที่ลงบันทึกหรือจำนวนข้อความที่ส่งเป็นแค่ตัวชี้วัดกิจกรรม KPI แบบนี้ทำให้ผลงานมองเห็นได้แม้ทุกคนจะอยู่คนละที่
• ระบบการรายงาน ในออฟฟิศ ความคืบหน้าของงานมักรู้กันเองจากการคุยผ่านๆ ส่วนการทำงานทางไกลต้องมีรอบการรายงานที่แน่นอน เพื่อบอกความคืบหน้า อุปสรรค และทรัพยากรที่ต้องการตามช่วงเวลาที่ตกลงกันไว้ ถ้าไม่มีระบบรายงานที่ชัดเจน ปัญหาจะโผล่มาให้เห็นก็ต่อเมื่องานล่าช้าไปแล้ว
• โครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิค เครื่องมือจัดการงาน เครื่องมือทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ และการเข้าถึงไฟล์อย่างปลอดภัย ต้องเลือกให้เข้ากับวิธีทำงานจริงของทีม รายการฟีเจอร์ของแพลตฟอร์มที่คนนิยมที่สุดไม่ใช่เกณฑ์ในการเลือก Taskee ช่วยให้ทุกคนเห็นงานและประสานงานกันได้ในที่เดียว งานของทีมทางไกลจึงเดินไปในทิศทางเดียวกัน

อ่านเพิ่มเติม: งาน

จังหวะการสื่อสารตามระดับเวลา:

• การเช็กอินแบบดิจิทัลรายวัน เซสชันแบบซิงโครนัสสั้นๆ — 15 นาทีก็เพียงพอสำหรับทีมส่วนใหญ่ — สร้างความชัดเจนในงานประจำวันและเปิดเผยอุปสรรคก่อนที่จะสะสม สำหรับทีมที่ครอบคลุมหลายเขตเวลา การอัปเดตรายวันแบบอะซิงโครนัสในช่องทางที่ใช้ร่วมกันทำหน้าที่เดียวกัน: สมาชิกแต่ละคนบันทึกสถานะปัจจุบันและอุปสรรคใดๆ ของตนในช่วงต้นวันทำงาน
• การทบทวนรายสัปดาห์ การทบทวนรายสัปดาห์ที่มีโครงสร้างช่วยแยกแยะระหว่างงานที่ดำเนินไปตามแผนกับงานที่มีความเสี่ยง ระบุสมมติฐานในการวางแผนที่ต้องปรับแก้ และสร้างบันทึกการตัดสินใจที่เป็นเอกสาร เพื่อป้องกันการอภิปรายซ้ำในประเด็นที่ได้รับการแก้ไขแล้ว
• การทบทวนย้อนหลังรายเดือน เซสชันรายเดือนตรวจสอบรูปแบบในข้อมูลรายสัปดาห์ — อุปสรรคที่เกิดซ้ำ ข้อผิดพลาดในการประมาณการอย่างเป็นระบบ ข้อจำกัดด้านทรัพยากรที่กำลังบีบรัดยิ่งขึ้น — ที่ไม่ปรากฏชัดในสัปดาห์เดียว แต่เห็นได้ชัดเมื่อรวมสี่สัปดาห์เข้าด้วยกัน
• การวางแผนรายไตรมาส เซสชันรายไตรมาสเป็นช่วงที่เหมาะสมสำหรับการทบทวนคำจำกัดความของเป้าหมาย ปรับการจัดสรรทรัพยากร และปรับเทียบสมมติฐานเรื่องระยะเวลาใหม่บนพื้นฐานของข้อมูลผลการดำเนินงานจริงจากไตรมาสก่อนหน้า
• เซสชันการปรับแนวทางประจำปี เซสชันประจำปีกำหนดเป้าหมายเชิงกลยุทธ์และลำดับความสำคัญขององค์กรซึ่งจังหวะรายไตรมาส รายเดือน และรายสัปดาห์ดำเนินการตาม หากไม่มีระดับเวลานี้ การวางแผนในวงจรสั้นกว่าอาจปรับให้เหมาะสมเฉพาะที่ ในขณะที่หลุดจากทิศทางขององค์กร

การบันทึกความคืบหน้า

เอกสารในทีมทำงานทางไกลมีหน้าที่ต่างจากในออฟฟิศ เมื่อทำงานด้วยกันทุกวัน ทุกคนรู้บริบทเดียวกันโดยไม่ต้องพยายาม เมื่อทำงานทางไกล บริบทเดียวที่ทุกคนยังรู้ร่วมกันในช่วงระหว่างการคุยแต่ละครั้ง คือสิ่งที่มีคนเขียนบันทึกเอาไว้ การทำเอกสารจึงไม่ได้เป็นงานธุรการที่เพิ่มภาระให้การทำงานทางไกล มันคือวิธีที่ทีมทำงานทางไกลใช้เก็บความทรงจำขององค์กร

หมวดหมู่หลักของการบันทึกเอกสารและหน้าที่เชิงปฏิบัติการ:

• การบันทึกการตัดสินใจ จดไว้ว่าตัดสินใจเรื่องอะไร ใครเป็นคนตัดสินใจ และเลือกแบบนั้นเพราะอะไร ทีมจะไม่ต้องกลับมาเถียงเรื่องที่ตกลงกันแล้ว และการตัดสินใจครั้งต่อไปที่อิงสมมติฐานเดียวกันก็มีบริบทรองรับ การตัดสินใจที่ไม่ได้จดไว้ ก็เหมือนไม่เคยเกิดขึ้นสำหรับคนที่ไม่ได้อยู่ในห้อง
• การบันทึกกระบวนการ คู่มือทีละขั้นตอนที่ชัดเจนสำหรับงานที่ทำซ้ำๆ ช่วยให้ไม่ต้องอธิบายขั้นตอนเดิมซ้ำให้ทุกคนที่เพิ่งเจองานนั้นเป็นครั้งแรก เขียนกระบวนการไว้ครั้งเดียว แล้วแรงที่ลงไปจะคืนกลับมาทุกครั้งที่มีคนทำงานนั้นโดยไม่ต้องถามใคร
• การแบ่งปันความรู้ บทเรียนจากงานที่ทำเสร็จแล้วควรเปิดให้ทั้งทีมอ่านได้ ไม่เก็บไว้เฉพาะคนที่ทำงานนั้น ทีมจะไม่พลาดซ้ำที่เดิมในโครงการหน้า และเมื่อเจอความท้าทายที่คล้ายกันก็ไม่ต้องเสียเวลาเริ่มเรียนรู้ใหม่จากศูนย์
• การติดตามความคืบหน้า บันทึกที่อัปเดตอยู่เสมอและทุกคนเปิดดูได้ บอกว่างานไหนเสร็จแล้ว งานไหนกำลังทำ และงานไหนติดขัด ใครอยากรู้สถานะก็เปิดดูได้เอง ไม่ต้องนัดประชุมหรือถามไล่ทีละคน และดูได้ทุกเวลา
• บันทึกการจัดสรรทรัพยากร จดไว้ว่าใครได้รับมอบหมายงานอะไร และได้เครื่องมือหรือสิทธิ์เข้าถึงอะไรไปบ้าง วิธีนี้ช่วยกันไม่ให้ใครรับงานมากเกินจนหมดไฟ และไม่ให้งานค้างเพราะมีคนขาดสิ่งที่ต้องใช้

อาจสนใจ: ซอฟต์แวร์จัดการทีมระยะไกล

วัฒนธรรมและการมีส่วนร่วม

วัฒนธรรมของทีมทำงานทางไกลไม่ได้เกิดจากการประกาศของผู้นำ มันเกิดจากสิ่งที่ทีมเจอซ้ำๆ อย่างสม่ำเสมอในการมีปฏิสัมพันธ์และทำงานร่วมกันทุกวัน นิสัยที่ช่วยหล่อเลี้ยงวัฒนธรรมจึงต้องแทรกอยู่ในจังหวะการทำงานปกติของทีม จะเก็บไว้ทำแค่ในโอกาสพิเศษไม่ได้

• โครงสร้างการพัฒนาวิชาชีพ การอบรม การได้ทำโครงการข้ามฝ่าย และแหล่งความรู้ต่างๆ ควรเปิดให้ทุกคนในทีมใช้ได้ รวมถึงคนที่ไม่ได้ขอด้วย แบบนี้ทุกคนจะเห็นว่าการพัฒนาตัวเองเป็นสิ่งที่ทีมลงทุนร่วมกัน ไม่ได้ปล่อยให้แต่ละคนดิ้นรนเอง ผลที่ได้ส่งตรงถึงทั้งความเร็วในการพัฒนาทักษะและการรักษาพนักงานไว้
• การให้ฟีดแบ็กที่มีโครงสร้างเป็นประจำ ฟีดแบ็กควรมีตามรอบที่กำหนด ไม่ใช่รอให้ผลงานมีปัญหาก่อน การประเมินกันตรงๆ จะกลายเป็นเรื่องปกติ และคนทำงานทางไกลจะรู้สม่ำเสมอว่าคนอื่นมองงานของตนอย่างไร ซึ่งเป็นสัญญาณที่คนทำงานทางไกลมักขาดไป
• การมีปฏิสัมพันธ์นอกเหนือจากงาน การกันเวลาไว้คุยเรื่องอื่นนอกจากงานช่วยสร้างความสัมพันธ์ ความสัมพันธ์นี้เองที่ทำให้ทีมยังไว้ใจกันได้ในช่วงที่งานกดดัน จะทำกิจกรรมอะไรไม่ใช่เรื่องใหญ่ สิ่งสำคัญคือทำอย่างสม่ำเสมอ และให้ทุกคนเข้าร่วมด้วยความสมัครใจ
• แนวปฏิบัติในการให้การยอมรับ ในออฟฟิศ แค่คนอื่นเห็นว่าเรานั่งทำงานอยู่ ทุกคนก็รู้แล้วว่าเราทำอะไรและมีส่วนแค่ไหน เมื่อทำงานทางไกล ต้องชื่นชมผลงานกันอย่างชัดเจนและเจาะจง แล้วบอกให้ทั้งทีมรู้อย่างเปิดเผย ผลงานที่ไม่มีใครพูดถึงอย่างชัดเจนมักไม่มีเพื่อนร่วมทีมคนไหนเห็นเลย

บทความที่เกี่ยวข้อง:

เพื่อเชี่ยวชาญในเฟรมเวิร์กต่างๆ อ่าน Scrum หรือ Kanban: อันไหนเหมาะกับโครงการของคุณ

เพื่อปรับสมดุลชีวิตและการทำงาน สำรวจ การเลี้ยงลูกและการทำงานทางไกล: การสร้างสมดุลระหว่างครอบครัวและประสิทธิภาพ

เพื่อปรับปรุงคุณภาพการบริหารจัดการ ดู การบริหารกระบวนการทางธุรกิจแบบ Agile: เพิ่มความยืดหยุ่นและประสิทธิภาพ

บทสรุป

การทำงานทางไกลจะได้ผลหรือไม่ ขึ้นอยู่กับการออกแบบโครงสร้าง โครงสร้างพื้นฐาน จังหวะการสื่อสาร การทำเอกสาร และแนวปฏิบัติด้านวัฒนธรรมที่เล่ามาทั้งหมดนี้ เข้ามาแทนการประสานงานที่เกิดขึ้นเองเมื่อทุกคนทำงานอยู่ใกล้กัน แต่ละส่วนแก้ปัญหาการประสานงานคนละแบบที่เกิดขึ้นในทีมแบบกระจาย เมื่อมีครบทุกส่วนและทำงานร่วมกัน ทีมทำงานทางไกลก็ทำงานได้ในระดับเดียวกับทีมที่นั่งอยู่ออฟฟิศเดียวกัน Taskee ช่วยวางรากฐานให้โครงสร้างนี้ในการทำงานประจำวัน ทั้งการมองเห็นงาน การติดตามความคืบหน้า และการประสานเวิร์กโฟลว์