Một đội ngũ làm việc từ xa lâu dài đứng vững nhờ bốn thứ: cơ sở hạ tầng rõ ràng, nhịp giao tiếp đều đặn, thói quen ghi chép tài liệu và một nền văn hóa được vun đắp qua công việc hằng ngày. Từ chỗ là giải pháp tình thế thời đại dịch, làm việc từ xa nay đã thành lựa chọn chiến lược của nhiều công ty, và những doanh nghiệp tổ chức nó có bài bản thường đạt năng suất cao trong khi vẫn giữ được động lực của nhân viên. Tìm hiểu thêm: Quản lý công ty.
Những tổ chức có hệ thống quản lý làm việc từ xa bài bản sẽ có cơ hội giữ chân nhân sự chủ chốt cao hơn nhiều và hoàn thành dự án đúng hạn tốt hơn
Quy tắc giao tiếp nhóm được cân nhắc kỹ có thể tăng hiệu quả của nhóm và cải thiện đáng kể tỷ lệ hoàn thành công việc
Công ty dùng bộ công cụ làm việc từ xa được kết nối với nhau có thể đạt được kết quả cao hơn nhiều với chi phí vận hành tối thiểu
Muốn làm việc từ xa trơn tru, cần dựng lại quy trình xoay quanh những giới hạn và cơ hội riêng của một đội ngũ phân tán, thay vì đem nguyên cách làm ở văn phòng lên môi trường số. Quy trình vốn sinh ra cho văn phòng, khi chuyển sang làm từ xa, vẫn mặc định rằng mọi người ngồi cạnh nhau, trong khi thứ từng giúp nó chạy được là những lần phối hợp không chính thức thì đã mất đi, vì vậy phần hạ tầng thay thế cho chúng phải được thiết kế có chủ đích ngay từ đầu.
Những thành phần cốt lõi để hạ tầng làm việc từ xa thực sự vận hành:
Thông tin chi tiết: Nhiệm vụ.
Giao tiếp từ xa không thất bại vì các nhóm thiếu thiện chí — nó thất bại vì những kênh giao tiếp phi chính thức mà môi trường văn phòng tự động cung cấp đã không còn nữa, và không có gì được thiết kế để thay thế chúng. Nhịp độ họp có cấu trúc ở nhiều khung thời gian khác nhau sẽ thay thế sự đồng thuận tình cờ xảy ra trong không gian vật lý chung. Mỗi nhịp độ phục vụ một chức năng phối hợp riêng biệt; loại bỏ bất kỳ nhịp nào trong số đó sẽ tạo ra một khoảng trống mà các nhịp khác không thể lấp đầy.
Nhịp độ giao tiếp theo khung thời gian:
Trong các nhóm làm việc từ xa, việc lập tài liệu đảm nhận một vai trò khác hẳn so với trong môi trường văn phòng. Khi mọi người cùng ngồi một chỗ, bối cảnh chung tự được giữ lại, còn khi làm từ xa thì thứ duy nhất nối liền các cuộc trao đổi với nhau là những gì đã được viết ra, cho nên tài liệu chẳng phải gánh nặng hành chính khoác thêm lên công việc mà chính là trí nhớ của tổ chức.
Các loại tài liệu chính và công dụng của từng loại:
Có thể bạn quan tâm: Phần mềm Quản lý Nhóm Từ xa.
Ban lãnh đạo có thể tuyên bố về văn hóa, nhưng văn hóa thật của một nhóm làm việc từ xa là những gì các thành viên trải qua đều đặn trong từng lần làm việc với nhau mỗi ngày, vì thế các thói quen nuôi dưỡng nó cần nằm ngay trong nhịp vận hành thường ngày thay vì chỉ dành cho dịp đặc biệt.
Những nhóm làm việc từ xa có nhịp giao tiếp được sắp xếp rõ ràng và quy trình số được kết nối thường giải quyết nhiệm vụ phức tạp nhanh hơn và hoàn thành nhiều dự án lớn hơn so với các nhóm phối hợp theo kiểu gặp đâu xử lý đó. Lý do khá đơn giản: giao tiếp có cấu trúc giúp giảm thời gian bị mất vì không rõ tình trạng công việc, ai chịu trách nhiệm và bước tiếp theo là gì, mà đây lại là nguồn chính của chi phí phối hợp trong công việc phân tán.
Bài viết liên quan:
Để thành thạo các framework, hãy đọc Scrum hay Kanban: Lựa chọn nào phù hợp với dự án của bạn.
Để cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, hãy khám phá Nuôi dạy con và làm việc từ xa: Cân bằng giữa gia đình và năng suất.
Để nâng cao chất lượng quản lý, hãy xem Quản lý quy trình kinh doanh Agile: Tăng cường sự linh hoạt và hiệu quả.
Làm việc từ xa tốt về bản chất là một bài toán thiết kế cấu trúc, và cần được giải như vậy ngay từ đầu. Cơ sở hạ tầng, nhịp giao tiếp, tài liệu và văn hóa cùng nhau thay thế cho sự phối hợp mà việc ngồi chung một chỗ mang lại một cách tự nhiên; mỗi phần xử lý một lỗ hổng phối hợp cụ thể nảy sinh khi đội ngũ phân tán, và khi kết hợp lại, chúng cho phép nhóm từ xa làm việc ngang tầm với nhóm ngồi chung văn phòng. Taskee hỗ trợ hiển thị nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và phối hợp quy trình, tức là phần nền vận hành của cấu trúc ấy.
"Remote: Office Not Required"
Những lời khuyên thực tế để tổ chức công việc từ xa sao cho hiệu quả.
"The Remote Worker's Handbook"
Cẩm nang về làm việc từ xa hiệu quả, chú trọng quản lý thời gian, giao tiếp và phòng tránh kiệt sức.
"Distributed Teams"
Cuốn sách về cách xây dựng và quản lý nhóm phân tán, với những chiến lược và công cụ thực tế để làm việc từ xa thành công.
Tinh thần nhóm là một biến hoạt động trực tiếp: khi nhân viên cảm thấy được coi trọng và có động lực, sự gắn kết, giữ chân và chất lượng đầu ra cải thiện có thể đo lường được. Duy trì tinh thần cao đòi hỏi hành động có chủ ý và nhất quán trên nhiều khía cạnh — từ cách các giá trị được củng cố
14 phút
86 lượt xem
0
Thêm nhiều công cụ kỹ thuật số chưa chắc đã giúp công việc hiệu quả hơn, bởi trong nhiều trường hợp chúng lại khiến thông tin bị chia cắt, đầu óc nhân viên phải gánh nhiều hơn và chất lượng kết quả đi xuống. Chuyển đổi thông minh là một quá trình có tổ chức, đưa doanh nghiệp từ một mớ công cụ chồng
13 phút
91 lượt xem
0
Việc các nhiệm vụ chồng lên nhau về tài nguyên, thời hạn hay thành viên phụ trách là chuyện thường gặp trong mọi dự án chứ không phải trường hợp ngoại lệ. Nếu không được phối hợp rõ ràng, những chỗ chồng chéo này sẽ dẫn đến xung đột, kéo theo hàng loạt sự chậm trễ nối tiếp nhau và làm chất lượng cô
14 phút
123 lượt xem
0
Khi làm việc từ xa và làm việc kết hợp đã trở nên phổ biến, hợp tác thời gian thực không còn là thứ có thì tốt mà đã thành một yêu cầu cốt lõi trong vận hành hằng ngày. Đây vừa là chuyện kỹ thuật vừa là chuyện văn hóa, vì chính nó quyết định cách các thành viên trong nhóm trao đổi, đóng góp và phối
13 phút
110 lượt xem
0
Đang tìm các ứng dụng quản lý nhiệm vụ tốt nhất để duy trì sự tổ chức, tập trung và thực sự hoàn thành công việc? Bài hướng dẫn này so sánh các công cụ dành cho freelancer, nhà sáng lập startup và nhóm làm việc từ xa, những người muốn công việc rõ ràng hơn chứ không muốn thêm một nguồn ồn ào nữa. D
28 phút
255 lượt xem
0
Hoàn toàn miễn phí cho tất cả các kích cỡ nhóm và sử dụng cá nhân
Back to menuBack to menu
