การจัดการกระบวนการทางธุรกิจแบบ Agile: เพิ่มความยืดหยุ่นและประสิทธิภาพ

ประเด็นสำคัญ

การทำความเข้าใจ Agile BPM

Agile BPM ไม่ใช่หมวดหมู่ของซอฟต์แวร์ — เป็นโมเดลการกำกับดูแล ในขณะที่ BPM แบบดั้งเดิมสันนิษฐานความเสถียรของกระบวนการ Agile BPM ปฏิบัติต่อทุกกระบวนการเป็นสมมติฐานที่ต้องทดสอบและแก้ไข เอกสารที่มีโครงสร้างของ BPM รับรองความรับผิดชอบ; ตรรกะสปรินต์ของ Agile รับรองว่าเอกสารสะท้อนความเป็นจริงปัจจุบันมากกว่าสถานะจากสิบแปดเดือนที่ผ่านมา

หลักการสำคัญ:

• การปรับปรุงแบบวนซ้ำ — รากฐาน หากไม่มีรอบการแก้ไขคงที่ หลักการอื่น ๆ ไม่มีกลไกในการดำเนินการ
• การมุ่งเน้นที่ลูกค้า — กำหนดสิ่งที่นับเป็นการปรับปรุงเทียบกับสิ่งที่เป็นเพียงการเปลี่ยนแปลง
• ความร่วมมือข้ามสายงาน — ป้องกันเจ้าของกระบวนการจากการปรับให้เหมาะสมส่วนของตนโดยเสียส่วนรวม
• ข้อเสนอแนะอย่างต่อเนื่อง — จัดหาข้อมูลที่ทำให้การวนซ้ำมีความหมายแทนที่จะเป็นไปตามอำเภอใจ
• การปรับตัวอย่างรวดเร็ว — ผลลัพธ์ของระบบเมื่อหลักการสี่ข้อข้างต้นทำงานอย่างถูกต้อง

กลยุทธ์การใช้งาน

ความล้มเหลวที่พบบ่อยที่สุดในการใช้งาน Agile BPM คือการพยายามเปลี่ยนแปลงทั้งองค์กรก่อนที่จะตรวจสอบวิธีการกับกระบวนการเดียว เริ่มต้นด้วยเวิร์กโฟลว์ที่มีแรงเสียดทานสูงหนึ่งอัน ทำรอบการปรับปรุงให้สมบูรณ์ วัดเดลต้า แล้วขยาย แต่ละขั้นตอนด้านล่างมีฟังก์ชันเฉพาะในการป้องกันการใช้งานหยุดชะงัก

ขั้นตอนการใช้งานที่สำคัญ:

1. การประเมินกระบวนการ — แมปเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันด้วยข้อมูลเวลาวงจร ไม่ใช่แค่คำอธิบาย ระบุที่ที่การส่งมอบทำให้เกิดความล่าช้ามากที่สุด
2. คำจำกัดความโครงสร้างทีม — สร้างทีมข้ามสายงานรอบ ๆ กระบวนการ ไม่ใช่รอบ ๆ แผนก กำหนดเจ้าของกระบวนการที่มีอำนาจตัดสินใจ
3. การเลือกเครื่องมือ — เลือกเครื่องมือที่ทำให้สถานะของกระบวนการมองเห็นได้สำหรับทุกคนแบบเรียลไทม์: สถานะของงาน ตำแหน่งคอขวด และเวลาของวงจรต่อขั้นตอน Taskee ให้การมองเห็นนี้โดยไม่ต้องการชั้นการจัดการโครงการแยกต่างหาก
4. การติดตามประสิทธิภาพ — ตั้งค่า KPI พื้นฐานก่อนสปรินต์แรก ไม่ใช่หลังจากนั้น หากไม่มีพื้นฐาน การปรับปรุงไม่สามารถวัดได้
5. การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง — กำหนดเวลาย้อนหลังในช่วงเวลาที่กำหนด การข้ามการย้อนหลังเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการกลับไปสู่พฤติกรรมแบบ waterfall
6. การจัดการการเปลี่ยนแปลง — การต่อต้านมักมาจากผู้บริหารระดับกลาง ไม่ใช่ทีมแนวหน้า แก้ไขการเปลี่ยนแปลงความรับผิดชอบอย่างชัดเจนก่อนเปิดตัว
7. การวัดผลความสำเร็จ — บันทึกสิ่งที่เปลี่ยนไป เปลี่ยนไปเท่าใด และข้อจำกัดใดที่ตอนนี้จำกัดการปรับปรุงครั้งต่อไป บันทึกนี้กลายเป็นกรณีทางธุรกิจสำหรับการเปิดตัวครั้งต่อไป

การเพิ่มประสิทธิภาพ

Agile BPM ปรับปรุงประสิทธิภาพผ่านกลไกเฉพาะ: ย่นย่อวงจรข้อเสนอแนะระหว่างการดำเนินการกระบวนการและการปรับกระบวนการ เมื่อทีมสามารถระบุคอขวด ทดสอบการแก้ไข และวัดผลภายในสปรินต์สองสัปดาห์ ผลกระทบจะเพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปในแบบที่รอบการปรับให้เหมาะสมประจำปีไม่สามารถทำซ้ำได้ KPI ด้านล่างไม่สำคัญเท่ากันในทุกขั้นตอน — เวลาวงจรกระบวนการและการใช้ทรัพยากรควรได้รับการรักษาเสถียรก่อน เนื่องจากเมตริกที่เหลือขึ้นอยู่กับสิ่งเหล่านี้

ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักและความสำคัญ:

1. เวลาวงจรกระบวนการ — ตัวชี้วัดหลักของว่าการวนซ้ำของ Agile กำลังย่อระยะการไหลแบบ end-to-end จริงหรือไม่
2. การใช้ทรัพยากร — ระบุว่าความสามารถของทีมถูกจัดสรรไปยังงานกระบวนการหรือถูกดูดซับโดยค่าใช้จ่ายในการประสานงาน
3. เวลาตอบสนองลูกค้า — ผลกระทบปลายน้ำของการปรับปรุงเวลาวงจร โดยทั่วไปล่าช้าหนึ่งถึงสองสปรินต์
4. ผลผลิตของทีม — วัดผลผลิตต่อสปรินต์ ปรับสำหรับขอบเขต ระวังภาวะเงินเฟ้อจากมาตรฐานคุณภาพที่ลดลง
5. ความเร็วในการใช้งานการเปลี่ยนแปลง — การตัดสินใจกระบวนการเคลื่อนจากการอนุมัติไปยังการใช้งานสดเร็วเพียงใด แรงเสียดทานสูงที่นี่มักชี้ไปที่ความเป็นเจ้าของที่ไม่ชัดเจน ไม่ใช่เครื่องมือ
6. เมตริกคุณภาพ — ป้องกันโหมดความล้มเหลวทั่วไปที่กำไรความเร็วมาด้วยต้นทุนของอัตราข้อผิดพลาด
7. ประสิทธิภาพต้นทุน — ตัวบ่งชี้ที่ล่าช้า มีความหมายเฉพาะหลังจากเวลาวงจรและเมตริกคุณภาพได้รับการรักษาเสถียร

เพื่อความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นเกี่ยวกับวิธีการ Agile สำรวจ "What Is the Agile Manifesto? Understanding Its Core Values and Principles" เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับการใช้งานในทางปฏิบัติ ตรวจสอบ "Agile Team Structure: Roles and Responsibilities for Effective Collaboration" เพื่อข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับความท้าทายที่อาจเกิดขึ้น อ่าน "Disadvantages of Agile: Understanding the Challenges of Agile Project Management"

สรุป 

Agile BPM ทำงานได้ไม่ใช่เพราะมันทำให้กระบวนการมีความยืดหยุ่นมากขึ้นในเชิงนามธรรม แต่เพราะมันสร้างภาระผูกพันเชิงโครงสร้างเพื่อทบทวนพวกเขาในจังหวะที่กำหนด องค์กรที่ปฏิบัติต่อการปรับปรุงกระบวนการเป็นโครงการ — สิ่งที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด — จะพบว่ากำไรของพวกเขาสึกกร่อนภายในหนึ่งปี ผู้ที่ปฏิบัติต่อมันเป็นจังหวะการดำเนินงาน ได้รับการสนับสนุนจากเครื่องมือเช่น Taskee สะสมความรู้กระบวนการสปรินต์ต่อสปรินต์: ทุกรอบสร้างข้อจำกัดที่บันทึกไว้ และทุกข้อจำกัดที่แก้ไขแล้วยกพื้นสำหรับครั้งถัดไป

การอ่านที่แนะนำ

"Agile Process Innovation"

คู่มือที่ครอบคลุมสำหรับการจัดการกระบวนการสมัยใหม่

"The Practice of Adaptive Leadership"

คู่มือเชิงปฏิบัติที่ประกอบด้วยเรื่องราว เครื่องมือ กรณีศึกษาเพื่อช่วยคุณพัฒนาทักษะของคุณในฐานะผู้นำที่ปรับตัวได้

"Digital Transformation"

เทคนิคขั้นสูงสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ