การทำงานแบบไฮบริด: อนาคตของที่ทำงาน

แนวคิดหลัก

โมเดลการทำงานแบบไฮบริดคืออะไร?

หากคุณยังไม่เข้าใจอย่างแท้จริงว่า "ไฮบริด" หมายถึงอะไร นั่นแสดงว่าคุณโชคดีมาก — คุณไม่เคยออกจากสำนักงานของคุณ หรืออาจจะโชคดีน้อยกว่านั้น — และตลอดอาชีพของคุณคุณคิดถึงเตียงที่แสนสบายของคุณ หลังจากเปลี่ยนมันเป็นเก้าอี้ทำงาน

ไฮบริดเป็นสิ่งที่อยู่ระหว่างการทำงานในสำนักงานแบบดั้งเดิมและการทำงานทางไกลทั้งหมด รูปแบบอาจแตกต่างกันไป แต่โดยปกติแล้วมักเป็นการไปที่สำนักงานเฉพาะการประชุมที่สำคัญเป็นพิเศษ หรือมีโอกาสทำงานได้ทั้งจากสำนักงานและจากสถานที่ใดก็ตามที่สะดวกสำหรับคุณ

ข้อดีของโมเดลไฮบริด

คุณต้องการรักษาบรรยากาศที่มีชีวิตชีวาและเป็นส่วนตัวในทีมของคุณ แต่ในขณะเดียวกันก็เพลิดเพลินกับอิสรภาพที่รูปแบบการทำงานทางไกลแบบเต็มรูปแบบมอบให้ใช่ไหม?

โมเดลไฮบริดอาจเป็นสิ่งที่คุณกำลังค้นหา มันนำมาซึ่งข้อดีมากมาย — ทั้งสำหรับทีมของคุณและสำหรับกำไรที่อาจเกิดขึ้น:

และนี่ไม่ใช่แค่คำพูดเท่านั้น การศึกษาที่ดำเนินการโดยมหาวิทยาลัยแสตนฟอร์ดร่วมกับ Trip.com ได้พิสูจน์แทบทุกอย่างที่กล่าวมาข้างต้น และนี่เป็นการศึกษาแบบสุ่มและควบคุมที่ใหญ่ที่สุดจนถึงปัจจุบัน ซึ่งครอบคลุมคนงานด้านความรู้โดยเฉพาะ

การนำโมเดลการทำงานแบบไฮบริดไปใช้

แม้ว่าเรื่องราวทั้งหมดเกี่ยวกับการทำงานแบบไฮบริดจะฟังดูยอดเยี่ยมและได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีประโยชน์ แต่ในเส้นทางสู่รูปแบบที่เหมาะสมที่สุด คุณอาจยังพบกับความยากลำบางบางประการ — และเสียดายที่ ที่ Taskee เราประสบกับสิ่งเหล่านี้มากกว่าหนึ่งครั้ง

กุญแจสู่ความสำเร็จคือการเตรียมตัวอย่างรอบคอบ นี่คือคำแนะนำทีละขั้นตอนของคุณเพื่อทำให้กระบวนการราบรื่นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้:

ขั้นตอนที่ 1 วิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจอย่างรอบคอบ

คุณกำลังแบ่งกระบวนการทำงานทั้งหมดออกเป็นสองหมวดหมู่ที่แยกจากกันโดยสิ้นเชิง ดังนั้นจึงแยกย่อยมันออกให้ละเอียดมากขึ้นเพื่อเพิ่มความเป็นโมดูลที่จำเป็น:

• งานใดบ้างที่ต้องการการปรากฏตัวทางกายภาพและงานใดที่สามารถทำได้จากระยะไกล?
• ทีมใดที่มีปฏิสัมพันธ์กันบ่อยที่สุด?
• ในกรอบเวลาใดที่การซิงโครไนซ์งานมีความสำคัญ?

คำแนะนำในทางปฏิบัติ: สร้างเมทริกซ์งาน ซึ่งแต่ละงานได้รับการประเมินตามพารามิเตอร์สองอย่าง: ความจำเป็นในการทำงานร่วมกันและความจำเป็นในการมีสมาธิ สิ่งนี้จะช่วยกำหนดรูปแบบการทำงานที่เหมาะสมที่สุดสำหรับงานแต่ละประเภท

ขั้นตอนที่ 2 จัดหาโครงสร้างพื้นฐานทางเทคโนโลยี

การทำงานแบบไฮบริดเป็นไปไม่ได้หากไม่มีเทคโนโลยีที่เหมาะสม การสแปม "คุณได้ยินฉันไหม? ฮัลโหล?" ในการโทร Zoom ทั่วไปเป็นการทำลายผลผลิต และใช่ แบบนั้นเลย

• โซลูชัน Cloud: ย้ายระบบหลักทั้งหมดไปยัง Cloud เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้อย่างเท่าเทียมกัน
• การสื่อสารแบบรวม: ใช้ระบบการสื่อสารเดียวสำหรับการโต้ตอบโดยไม่มีอุปสรรค
• เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน: ใช้ Taskee, Miro, Figma, Google Workspace, Microsoft Teams และอื่นๆ
• ระบบควบคุมการเข้าถึง: ให้การเข้าถึงที่ปลอดภัยไปยังทรัพยากรขององค์กร

คำแนะนำทางเทคนิค: อย่าลืมนโยบายความปลอดภัยที่เป็นเอกภาพและใช้ VPN เพื่อปกป้องข้อมูลเมื่อทำงานจากที่ใดก็ได้

ขั้นตอนที่ 3 พัฒนากฎและนโยบายที่ชัดเจน

การทำงานแบบไฮบริดต้องการคำแนะนำที่ชัดเจน นี่เป็นความสมดุลที่ละเอียดอ่อน ซึ่งสามารถถูกรบกวนได้ง่ายหากไม่ได้รับการจัดการอย่างถูกต้อง:

• เมื่อใดที่พนักงานต้องอยู่ในสำนักงาน?
• ชั่วโมงใดถือเป็นชั่วโมงทำงานในการทำงานทางไกล?
• จะจัดการประชุมที่มีทั้งพนักงานทางไกลและพนักงานในสำนักงานอย่างไร?
• ผลผลิตจะได้รับการประเมินอย่างไร?

ตัวอย่างนโยบายสำหรับทีม IT:  "วันที่บังคับในสำนักงาน: วันอังคารและวันพฤหัสบดี ตั้งแต่ 10:00 ถึง 17:00 น. ชั่วโมงออนไลน์ที่บังคับในการทำงานทางไกล: ตั้งแต่ 11:00 ถึง 16:00 น. การวางแผนสปรินท์และการทบทวน — ในสำนักงานเสมอ การทบทวนโค้ด — ทางไกลเสมอ การประชุมทีมประจำวัน — ในรูปแบบไฮบริดโดยใช้กระดานโต้ตอบ"

ขั้นตอนที่ 4 ลืมสำนักงานที่อึดอัด

ในโมเดลไฮบริด สำนักงานไม่ใช่แค่สถานที่ที่ผู้คนนั่งหน้าคอมพิวเตอร์ แต่เป็นพื้นที่ที่สร้างขึ้นเพื่อการทำงานร่วมกัน บีนแบ็กและเครื่องเล่นเพลย์สเตชันสองสามเครื่องอาจดูเหมือน "ซิลิคอนแวลลีย์" มากเกินไป แต่การทำให้สำนักงานสบายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และกระตุ้นการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ:

• แทนที่ส่วนหนึ่งของสถานีงานคงที่ด้วยพื้นที่ที่ยืดหยุ่น
• สร้างห้องประชุมเพิ่มขึ้นในขนาดต่างๆ
• จัดเตรียม "ตู้โทรศัพท์" สำหรับการโทรวิดีโอ
• จัดตั้งพื้นที่สำหรับการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ

แนวคิดในทางปฏิบัติ: ใช้ระบบการจองสถานีทำงานผ่านแอป สิ่งนี้จะช่วยในการกระจายพื้นที่อย่างมีประสิทธิภาพและรวบรวมการวิเคราะห์เกี่ยวกับการใช้งาน

ขั้นตอนที่ 5 ฝึกอบรมพนักงานและผู้จัดการ

ไฮบริดต้องการทักษะใหม่ — การเปลี่ยนจากหน้าจอคอมพิวเตอร์ไปสู่การสื่อสารของมนุษย์จริงอาจเป็นเรื่องยาก:

• ฝึกอบรมผู้จัดการในการจัดการทีมที่กระจายตัว
• ฝึกอบรมพนักงานในการสื่อสารทางไกลอย่างมีประสิทธิภาพ
• พัฒนาทักษะการจัดการเวลาและการจัดระเบียบตนเอง

โปรแกรมการฝึกอบรมแบบมินิ:

• «การประชุมไฮบริดที่มีประสิทธิภาพ: วิธีการเข้าร่วมและนำ»
• «การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส: เมื่อไรและวิธีการใช้»
• «เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน: ฟีเจอร์ขั้นสูง»

พูดถึงสำนักงานที่อึดอัด — พวกมันอาจสำคัญกว่าที่ปรากฏ ในปี 2024 Emerald Insight ได้เผยแพร่ การวิเคราะห์ PLS-SEM ที่น่าสนใจ ซึ่งแสดงว่าสภาพแวดล้อมของสำนักงานส่งผลต่อผลผลิตของพนักงานอย่างไร และเดาซิว่าอะไร? พื้นที่ทำงานที่จัดระเบียบดีและสบายเป็นกุญแจสำคัญสู่ประสิทธิภาพสูงสุด ดังนั้นแม้แต่ในโมเดลไฮบริด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสำนักงานของบริษัทของคุณยังคงสบายและเป็นมิตร ต้นไม้สองสามต้นและเครื่องชงกาแฟคุณภาพดีเป็นจุดเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยม!

ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

โมเดลการทำงานแบบไฮบริดและ "สงครามกลางเมือง" ภายในระหว่างพนักงานสำนักงานและพนักงานทางไกลอยู่ใกล้กว่าที่คิด

 มาตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมของคุณรู้สึกสบาย — ไม่ว่าจะอยู่ที่บ้านหรือในสำนักงาน

ปัญหาที่ 1: "พนักงานสองระดับ" พนักงานทางไกลมักรู้สึกว่าตนเอง "เป็นระดับสอง" เมื่อเทียบกับพนักงานที่ทำงานในสำนักงาน

วิธีแก้ไข:

• จัดการประชุมสำคัญทั้งหมดในรูปแบบไฮบริด แม้ว่าผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่จะอยู่ในสำนักงาน
• บันทึกการตัดสินใจทั้งหมดในรูปแบบที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้
• สลับเวลาของกิจกรรมทีมเพื่อให้ทุกคนมีโอกาสเข้าร่วม

ปัญหาที่ 2: การหมดไฟและขอบเขตที่ไม่ชัดเจน ในการทำงานทางไกล ขอบเขตระหว่างเวลาส่วนตัวและเวลาทำงานมักเลือนหายไป เราได้อภิปรายหัวข้อนี้อย่างละเอียดใน บทความแยกเกี่ยวกับการหมดไฟและวิธีป้องกัน และนี่คือวิธีหลักในการแก้ไขปัญหา

วิธีแก้ไข:

• แนะนำนโยบาย "สิทธิในการตัดการเชื่อมต่อ" — กฎการไม่ตอบข้อความงานหลังเวลาที่กำหนด
• ส่งเสริมการใช้ฟังก์ชัน "ห้ามรบกวน" ในข้อความ
• ทำการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอเพื่อติดตามสภาพจิตใจของพนักงาน

ปัญหาที่ 3: ความยากลำบากในการสร้างทีม การสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เข้มแข็งในทีมไฮบริดยากกว่า

วิธีแก้ไข:

• จัดกิจกรรมออฟไลน์อย่างสม่ำเสมอสำหรับทีมทั้งหมด
• ดำเนินการสร้างทีมเสมือนจริง
• สร้างพิธีการออนไลน์เพื่อเสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กร

ใช่ มีอุปสรรคมากมาย แต่ทั้งหมดนี้สามารถแก้ไขได้อย่างสมบูรณ์แบบด้วยวิธีการและแนวทางที่ถูกต้อง Deloitte ได้ดำเนินการศึกษาที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับการทำงานเป็นทีมในสภาพแวดล้อมแบบไฮบริดในปี 2023 ซึ่งพิสูจน์อีกครั้งว่า: หากทำทุกอย่างถูกต้อง พลวัตของทีมของคุณจะไม่ได้รับผลกระทบในทุกด้าน

โมเดลการทำงานแบบไฮบริดมีอนาคตหรือไม่?

กลุ่มสังคมบางกลุ่มกำลังส่งเสริมแนวคิดในการนำทุกคนกลับไปที่สำนักงานอย่างแข็งขัน ดังนั้น ไฮบริดเป็นเพียงขั้นตอนชั่วคราวหรือเป็นสิ่งที่ดีที่สุดของทั้งสองโลกจริงๆ?

ขณะนี้มีการสังเกตแนวโน้มหลายประการ:

• การปรับประสบการณ์การทำงานให้เป็นส่วนตัวสูง บริษัทจะเสนอตัวเลือกการทำงานที่เป็นเฉพาะบุคคลมากขึ้น โดยคำนึงถึงความชอบและสถานการณ์เฉพาะของพนักงานแต่ละคน
• เมตาเวิร์สสำหรับงาน สำนักงานเสมือนในเมตาเวิร์สอาจกลายเป็นระดับใหม่ของการทำงานแบบไฮบริด โดยมอบการโต้ตอบที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นระหว่างพนักงานทางไกล
• สัปดาห์ทำงานสี่วัน โมเดลไฮบริดอาจพัฒนาไปสู่สัปดาห์ทำงานที่สั้นลงในขณะที่ยังรักษาหรือแม้กระทั่งเพิ่มผลผลิต

นี่คือสิ่งที่ MIT Sloan กล่าวถึงเรื่องนี้ โดยสรุป: ไฮบริดไม่ใช่ปรากฏการณ์ชั่วคราว แต่เป็นโมเดลที่จะอยู่กับเราในระยะยาว เป็นเวลานานมาก

อ่านเพิ่มเติม:

หากคุณต้องการให้วันทำงานทำงานเพื่อคุณ ไม่ใช่คุณทำงานเพื่อวันทำงาน ให้ดูบทความ วิธีจัดโครงสร้างวันของคุณเมื่อทำงานจากบ้าน: คำแนะนำสำหรับผลผลิตและความสมดุล

เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการทำงาน อ่านเกี่ยวกับ  วิธีเอาชนะการผัดวันประกันพรุ่งและมีผลผลิตมากขึ้น

สำหรับความสมดุลที่ดีระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว เรียนรู้เกี่ยวกับ วิธีการบรรลุความสมดุลระหว่างงานและชีวิตในขณะทำงานทางไกล

บทสรุป

โมเดลการทำงานแบบไฮบริดไม่ใช่โซลูชันชั่วคราวหรือการประนีประนอมที่ถูกบังคับ มันเป็นวิวัฒนาการตามธรรมชาติของกระบวนการทำงานที่ช่วยให้สามารถรวมแง่มุมที่ดีที่สุดของทั้งการทำงานในสำนักงานและการทำงานทางไกล เข้าหาระบบการทำงานนี้อย่างชาญฉลาด และ Taskee จะทำให้การเปลี่ยนผ่านของคุณเจ็บปวดน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

แนะนำให้อ่าน

"How the Future Works: Leading Flexible Teams to Do the Best Work of Their Lives"

วิธีสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่ยืดหยุ่นซึ่งทีมสามารถเติบโตได้โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งทางกายภาพของพวกเขา

บน Amazon

"Remote Work Revolution: Succeeding from Anywhere"

การวิจัยและกลยุทธ์สำหรับการเปลี่ยนผ่านที่มีประสิทธิภาพไปสู่การทำงานทางไกลและแบบไฮบริด โดยเน้นที่ความไว้วางใจ การสื่อสาร และการกำหนดขอบเขต

บน Amazon

"Redesigning Work: How to Transform Your Organization and Make Hybrid Work for Everyone"

วิธีการเป็นระบบสี่ขั้นตอนในการคิดใหม่เกี่ยวกับงาน ซึ่งช่วยองค์กรกำหนดว่าจะทำอะไร ที่ไหน และอย่างไรในยุคไฮบริด

บน Amazon