เข้าใจการพึ่งพางานในการบริหารโครงการ

การพึ่งพากันของงานคืออะไรกันแน่?

การพึ่งพากันของงานคือความสัมพันธ์ที่กำหนดไว้ระหว่างงานสองงาน สถานะของงานหนึ่งจะเป็นตัวบอกว่าอีกงานเริ่ม ทำต่อ หรือปิดงานได้หรือยัง การพึ่งพากันไม่ได้เป็นรายละเอียดที่โผล่ขึ้นมาเองโดยบังเอิญในแผน การพึ่งพากันคือโครงสร้างหลักของแผนโครงการ และเป็นตัวตัดสินว่ากำหนดการนั้นทำได้จริง หรือเป็นแค่สิ่งที่อยากให้เป็น

โครงการเล็ก ๆ มีการพึ่งพากันไม่มาก จึงจัดการได้สบาย ๆ โดยไม่ต้องใช้เครื่องมือเฉพาะทาง แต่พอโครงการใหญ่ขึ้น จำนวนความสัมพันธ์จะเพิ่มเร็วกว่าจำนวนงาน โครงการที่มีงานมากขึ้นสองเท่ามักมีลิงก์การพึ่งพากันมากกว่าสองเท่า ถ้าไม่ทำแผนผังให้ชัด ทีมจะมองไม่ออกว่างานไหนอยู่บนเส้นทางวิกฤตจริง ๆ ความล่าช้าจุดไหนจะลามจนส่งงานไม่ทัน และจุดไหนที่แผนยังพอรับไว้ได้โดยไม่กระทบวันส่งงาน

งานวิจัยเกี่ยวกับผลลัพธ์ของโครงการได้ข้อสรุปตรงกันมาตลอด ทีมที่จัดการการพึ่งพากันอย่างจริงจังทำงานทันกำหนดได้บ่อยกว่าอย่างเห็นได้ชัด เหตุผลก็ง่าย ๆ เมื่อมองเห็นการพึ่งพากัน ทีมก็เข้าไปแก้ได้ตั้งแต่ตอนที่ยังกันผลกระทบต่องานถัดไปได้ทัน ไม่ต้องรอให้ปัญหาเกิดก่อนแล้วค่อยตามแก้

ประเภทของการพึ่งพากันของงาน

การพึ่งพากันแต่ละประเภทสะท้อนความต้องการด้านลำดับงานที่ต่างกัน การเลือกประเภทให้แต่ละความสัมพันธ์จึงเป็นการตัดสินใจในการวางแผนที่ส่งผลต่อกำหนดการโดยตรง ถ้าเลือกผิด อาจเกิดข้อจำกัดที่ไม่จำเป็นจนกำหนดการยืดออก หรืออาจตัดข้อจำกัดที่จำเป็นทิ้ง ทำให้งานเริ่มทั้งที่เงื่อนไขเบื้องต้นยังไม่ครบ

ในงานโครงการ ยังไม่มีโค้ดก็ยังทดสอบไม่ได้ ข้อเสนองบประมาณยังไม่เสร็จก็ยังอนุมัติงบไม่ได้ เรื่องเหล่านี้ไม่ได้เป็นแค่ธรรมเนียมที่ทำตามกันมา เนื้องานเองบังคับให้ต้องเป็นลำดับแบบนี้ ถ้าเลือกประเภทการพึ่งพากันถูก กำหนดการก็จะสะท้อนความเป็นจริง ถ้าเลือกผิด กำหนดการจะสร้างความคาดหวังที่ไม่มีทางเป็นจริงได้เลย

ประเภทการพึ่งพากันที่พบบ่อยที่สุดสองประเภท:

• เสร็จแล้วจึงเริ่ม (FS) งานที่ตามมาจะเริ่มได้ก็ต่อเมื่องานก่อนหน้าเสร็จแล้ว นี่คือประเภทที่พบบ่อยที่สุดในโครงการ ใช้ได้ทุกกรณีที่ผลงานของงานหนึ่งเป็นสิ่งที่งานถัดไปต้องใช้

ตัวอย่าง: การทดสอบไม่สามารถเริ่มได้จนกว่าการพัฒนาจะเสร็จสมบูรณ์ เพราะไม่มีอะไรให้ทดสอบ

• เริ่มพร้อมกัน (SS) งานที่ตามมาจะเริ่มได้ก็ต่อเมื่องานก่อนหน้าเริ่มไปแล้ว ประเภทนี้ทำให้ทำงานคู่ขนานกันได้ ใช้เมื่องานสองงานใช้ทรัพยากรร่วมกัน หรือเมื่อผลงานช่วงแรกของงานหนึ่งพอให้อีกงานเดินหน้าไปได้บางส่วนก่อนที่งานแรกจะเสร็จทั้งหมด

ตัวอย่าง: การพัฒนาและการจัดทำเอกสารเริ่มพร้อมกันได้ เพราะการทำเอกสารไม่ต้องรอให้โค้ดเสร็จ ขอแค่เริ่มเขียนโค้ดแล้วก็พอ ข้อมูลเพิ่มเติม: ซอฟต์แวร์จัดการงานสำหรับทีมปฏิบัติการ

วิธีจัดการการพึ่งพากันอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการการพึ่งพากันเป็นงานที่ต้องทำต่อเนื่องตลอดโครงการ ทำครั้งเดียวตอนตั้งค่าแล้วจบไม่ได้ แผนผังชุดแรกเป็นแค่ฐานโครงสร้างที่ใช้ตั้งต้น จะแม่นยำต่อไปหรือไม่เมื่อโครงการเดินหน้าและสถานการณ์เปลี่ยน ขึ้นอยู่กับการดูแลอย่างสม่ำเสมอหลังจากนั้น อ่านเพิ่มเติม: การจัดการโครงการ

วิธีที่ได้ผลสม่ำเสมอ:

• รักษาแผนผังการพึ่งพากันแบบภาพ เมื่อทุกความสัมพันธ์แสดงอยู่ในแผนผังที่อัปเดตและทุกคนเปิดดูได้ สมาชิกในทีมจะรู้ว่างานไหนอยู่ก่อนและหลังงานของตัวเอง ถ้างานของตัวเองเสี่ยงจะล่าช้า ก็ส่งสัญญาณเตือนคนที่จะได้รับผลกระทบได้ทันทีก่อนปัญหาจะบานปลาย
• ระบุและติดตามเส้นทางวิกฤต เส้นทางวิกฤตคือสายงานที่พึ่งพากันยาวที่สุด ซึ่งกำหนดว่าโครงการต้องใช้เวลาอย่างน้อยเท่าไร งานบนเส้นทางนี้ช้าไปกี่วัน วันจบโครงการก็เลื่อนไปเท่านั้น ส่วนความล่าช้าบนเส้นทางอื่นจะไม่กระทบวันจบ เว้นแต่จะใช้เวลาลอยที่มีจนหมด เมื่อแยกสองแบบนี้ออก ผู้บริหารก็รู้ว่าควรทุ่มความสนใจไปที่จุดไหนของโครงการ
• กำหนดการทบทวนการพึ่งพากันเป็นประจำ ทบทวนแผนผังการพึ่งพากันตามรอบที่กำหนด โครงการที่กำลังดำเนินอยู่ควรทำทุกสัปดาห์ ทีมจะมองเห็นคอขวดที่เพิ่งเริ่มก่อตัวก่อนที่มันจะทำให้งานถัดไปล่าช้าจนแก้ไม่ทัน การทบทวนจะได้ประโยชน์ที่สุดเมื่อจบด้วยการตัดสินใจปรับตารางงานที่จับต้องได้ ไม่ใช่แค่อัปเดตสถานะ
• รักษาความยืดหยุ่นของทรัพยากรสำหรับความล่าช้าที่ขับเคลื่อนโดยการพึ่งพากัน เมื่องานก่อนหน้าล่าช้า วันเริ่มงานที่ตามมาก็เลื่อนตาม ถ้าคนที่เตรียมไว้ทำงานนั้นถูกย้ายไปทำงานอื่นในระหว่างนั้น การกู้สถานการณ์จะกินเวลานานกว่าความล่าช้าเดิม ถ้ากันทรัพยากรไว้ส่วนหนึ่งสำหรับรับมือกับการเลื่อนแบบนี้โดยเฉพาะ ความล่าช้าก็จะไม่ลุกลามและพอกพูนขึ้น

เครื่องมือและข้อมูลเชิงลึกขั้นสูง

ยิ่งโครงการซับซ้อน การติดตามการพึ่งพากันด้วยมือก็ยิ่งไม่พอ เครื่องมือด้านล่างนี้เข้ามาช่วยตรงจุดที่วิธีทำด้วยมือไปไม่ถึง แต่ละตัวแก้ปัญหาเฉพาะเรื่อง ทั้งการมองเห็นภาพรวมและการประสานงาน ซึ่งมักโผล่มาเมื่อโครงการขยายใหญ่ขึ้น

• แผนผังการพึ่งพากันแบบโต้ตอบ แสดงความสัมพันธ์ของงานทั้งหมดเป็นภาพที่คลิกไล่ดูได้ ทีมจะเห็นว่าการเปลี่ยนงานหนึ่งงานส่งผลต่อทั้งเครือข่ายอย่างไร โดยไม่ต้องนั่งคำนวณทุกอย่างใหม่ด้วยมือ
• การวิเคราะห์ผลกระทบแบบเรียลไทม์ เมื่อวันที่ของงานเปลี่ยน ระบบจะคำนวณผลกระทบต่องานถัดไปใหม่ให้อัตโนมัติ และบอกว่าการส่งมอบไหนมีความเสี่ยงแค่ไหน ก่อนที่ทีมจะลงมือทำตามแผนเดิมต่อไปโดยไม่รู้ตัว
• คำแนะนำการปรับทรัพยากรอัจฉริยะ เมื่อความล่าช้าจากการพึ่งพากันทำให้ตารางของคนหนึ่งว่าง แต่อีกคนงานล้นมือ ระบบจะเสนอทางเลือกในการจัดสรรทรัพยากรใหม่ให้สมดุลขึ้น
• การวิเคราะห์เชิงทำนายเพื่อระบุปัญหาในอนาคต ใช้ข้อมูลว่างานในอดีตเสร็จอย่างไร เพื่อหาว่างานที่กำลังทำอยู่งานไหนมีแนวโน้มทางสถิติว่าจะเลยกำหนด ทีมจึงเข้าไปแก้ได้เร็วกว่าการคอยเฝ้าดูแล้วตามแก้ทีหลัง
• มุมมองการพึ่งพากันข้ามโครงการ แสดงการพึ่งพากันระหว่างโครงการที่แยกกันแต่ใช้ทรัพยากรหรือการส่งมอบร่วมกัน ผู้จัดการโครงการแต่ละคนซึ่งดูแลแค่โครงการของตัวเองมักมองไม่เห็นการพึ่งพาแบบนี้มากที่สุด และมันก็เป็นต้นเหตุของความล่าช้าข้ามโครงการบ่อยที่สุดด้วย

บทความที่เกี่ยวข้อง:

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการวางแผนโครงการ สำรวจ แผนงานโครงการ – แนวทางเชิงกลยุทธ์ในการวางแผนและส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ

สำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ อ่าน เทมเพลตเวิร์กโฟลว์: วิธีเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด

สำหรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีการที่ยืดหยุ่น ดู ประโยชน์สูงสุดของ Agile: ทำไม Agile จึงช่วยให้ทีมเจริญรุ่งเรืองในการบริหารโครงการ

บทสรุป

การจัดการการพึ่งพากันของงานตอบคำถามพื้นฐานข้อหนึ่ง คือกำหนดการของโครงการตั้งอยู่บนภาพที่แม่นยำว่างานเดินตามลำดับกันจริงอย่างไร หรือตั้งอยู่บนความหวังว่างานแต่ละชิ้นไม่เกี่ยวกัน เครื่องมือ การทบทวนเป็นประจำ และการแยกประเภทการพึ่งพากันที่เล่ามานี้ไม่ได้ทำให้โครงการมีภาระเพิ่ม แต่ช่วยตัดภาระอีกแบบที่แพงกว่ามาก นั่นคือการมาเจอว่าลำดับงานผิดหลังจากที่เกิดความล่าช้าไปแล้ว Taskee ทำให้ทั้งทีมมองเห็นและติดตามงานกับเวิร์กโฟลว์ได้ การจัดการการพึ่งพากันจึงทำได้จริงในระดับทีม โดยไม่ต้องมีคนจากฝ่ายบริหารโครงการมานั่งดูแลข้อมูลด้วยมือ