เข้าใจการพึ่งพางานในการบริหารโครงการ

ประเด็นสำคัญ

การพึ่งพากันของงานคืออะไรกันแน่?

การพึ่งพากันของงานคือความสัมพันธ์ที่กำหนดไว้ระหว่างงานสองงานซึ่งกำหนดว่างานหนึ่งสามารถเริ่ม ดำเนินต่อ หรือเสร็จสิ้นได้หรือไม่ ขึ้นอยู่กับสถานะของอีกงานหนึ่ง การพึ่งพากันไม่ใช่คุณลักษณะที่เกิดขึ้นโดยบังเอิญของแผนโครงการ — แต่เป็นกลไกโครงสร้างหลักที่กำหนดว่ากำหนดการของโครงการนั้นเป็นจริงหรือเป็นเพียงความปรารถนา

ในโครงการขนาดเล็ก การพึ่งพากันมีจำนวนน้อยและสามารถจัดการได้โดยไม่ต้องใช้เครื่องมือเฉพาะ เมื่อขนาดโครงการเพิ่มขึ้น จำนวนความสัมพันธ์ของการพึ่งพากันจะเพิ่มขึ้นแบบไม่เป็นเชิงเส้น — โครงการที่มีงานเป็นสองเท่าโดยทั่วไปจะมีลิงก์การพึ่งพากันมากกว่าสองเท่า หากไม่มีการทำแผนผังที่ชัดเจน ทีมจะสูญเสียการมองเห็นว่างานใดอยู่บนเส้นทางวิกฤตจริง ๆ และความล่าช้าใดจะลุกลามไปสู่การส่งมอบที่พลาดไป เทียบกับงานใดที่สามารถดูดซับได้

การวิจัยเกี่ยวกับผลลัพธ์ของโครงการแสดงให้เห็นอย่างสม่ำเสมอว่าทีมที่มีการปฏิบัติการจัดการการพึ่งพากันอย่างจริงจังมีแนวโน้มที่จะทำตามกำหนดเวลาได้มากกว่าอย่างมีนัยสำคัญ — กลไกคือการมองเห็นการพึ่งพากันช่วยให้สามารถแทรกแซงได้ในขณะที่ยังสามารถป้องกันผลกระทบปลายน้ำได้ แทนที่จะเกิดขึ้นหลังจากที่ผลกระทบนั้นเกิดขึ้นแล้ว

ประเภทของการพึ่งพากันของงาน

ประเภทการพึ่งพากันที่แตกต่างกันสะท้อนข้อกำหนดด้านลำดับที่แตกต่างกัน การเลือกประเภทที่เหมาะสมสำหรับแต่ละความสัมพันธ์เป็นการตัดสินใจในการวางแผนที่มีผลโดยตรงต่อกำหนดการ — ประเภทที่ผิดจะสร้างข้อจำกัดที่ไม่จำเป็นซึ่งทำให้กำหนดการยืดออก หรือลบข้อจำกัดที่จำเป็นออก ทำให้งานสามารถเริ่มก่อนที่จะตรงตามเงื่อนไขเบื้องต้น

ในงานโครงการ การทดสอบไม่สามารถเริ่มได้จนกว่าจะมีโค้ดที่ต้องทดสอบ การอนุมัติงบประมาณไม่สามารถเริ่มได้จนกว่าข้อเสนองบประมาณจะเสร็จสมบูรณ์ สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่ธรรมเนียมปฏิบัติ — แต่เป็นข้อกำหนดในการดำเนินงาน การกำหนดประเภทการพึ่งพากันให้ถูกต้องคือสิ่งที่แยกกำหนดการที่สะท้อนความเป็นจริงออกจากกำหนดการที่สร้างความคาดหวังที่ไม่เป็นจริง

ประเภทการพึ่งพากันที่พบบ่อยที่สุดสองประเภท:

• เสร็จแล้วจึงเริ่ม (FS) — งานที่ตามมาไม่สามารถเริ่มได้จนกว่างานก่อนหน้าจะเสร็จสมบูรณ์ นี่เป็นประเภทที่พบบ่อยที่สุด คิดเป็นประมาณ 75% ของการพึ่งพากันทั้งหมดในโครงการ ใช้กับทุกที่ที่ผลลัพธ์ของงานหนึ่งเป็นข้อมูลที่จำเป็นสำหรับงานถัดไป

ตัวอย่าง: การทดสอบไม่สามารถเริ่มได้จนกว่าการพัฒนาจะเสร็จสมบูรณ์ เพราะไม่มีอะไรให้ทดสอบ

• เริ่มพร้อมกัน (SS) — งานที่ตามมาไม่สามารถเริ่มได้จนกว่างานก่อนหน้าจะเริ่มแล้ว ประเภทนี้อนุญาตให้ดำเนินการคู่ขนานและใช้เมื่องานสองงานใช้ทรัพยากรร่วมกันหรือเมื่อผลลัพธ์เริ่มต้นจากงานหนึ่งช่วยให้งานอีกงานหนึ่งคืบหน้าบางส่วนได้ก่อนที่จะเสร็จสมบูรณ์

ตัวอย่าง: การพัฒนาและการจัดทำเอกสารสามารถเริ่มพร้อมกันได้ เพราะการจัดทำเอกสารไม่ต้องการโค้ดที่เสร็จสมบูรณ์ — เพียงแค่โค้ดที่เริ่มแล้ว

วิธีจัดการการพึ่งพากันอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการการพึ่งพากันเป็นการปฏิบัติการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่กิจกรรมการตั้งค่าครั้งเดียว การทำแผนผังเริ่มต้นสร้างเส้นฐานเชิงโครงสร้าง การปฏิบัติการจัดการอย่างต่อเนื่องคือสิ่งที่กำหนดว่าเส้นฐานนั้นจะยังคงแม่นยำเมื่อโครงการดำเนินไปและสถานการณ์เปลี่ยนแปลง

การปฏิบัติที่ให้ผลลัพธ์ที่สม่ำเสมอ:

• รักษาแผนผังการพึ่งพากันแบบภาพ การแสดงความสัมพันธ์ของการพึ่งพากันทั้งหมดที่เป็นปัจจุบันและเข้าถึงได้ช่วยให้สมาชิกในทีมเข้าใจว่างานใดอยู่ต้นน้ำและปลายน้ำของงานของตน — และสามารถส่งสัญญาณเตือนผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นเมื่องานของตนเองมีความเสี่ยงที่จะล่าช้า
• ระบุและติดตามเส้นทางวิกฤต เส้นทางวิกฤตคือลำดับงานที่พึ่งพากันที่ยาวที่สุดซึ่งกำหนดระยะเวลาขั้นต่ำของโครงการ ความล่าช้าบนเส้นทางวิกฤตทำให้วันสิ้นสุดของโครงการขยายออกในจำนวนเท่ากัน ความล่าช้าบนเส้นทางที่ไม่วิกฤตจะไม่ทำเช่นนั้น เว้นแต่จะใช้เวลาลอยทั้งหมดที่มี การแยกแยะระหว่างทั้งสองจะกำหนดว่าควรเน้นความสนใจของฝ่ายบริหารที่ใด
• กำหนดการทบทวนการพึ่งพากันเป็นประจำ การทบทวนแผนผังการพึ่งพากันในช่วงเวลาที่กำหนด — รายสัปดาห์สำหรับโครงการที่ดำเนินอยู่ — ช่วยให้ทีมสามารถระบุคอขวดที่เกิดขึ้นใหม่ก่อนที่จะล็อกความล่าช้าปลายน้ำ การทบทวนจะมีประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อให้การตัดสินใจในการจัดตารางใหม่ที่เป็นรูปธรรม ไม่ใช่แค่การอัปเดตสถานะ
• รักษาความยืดหยุ่นของทรัพยากรสำหรับความล่าช้าที่ขับเคลื่อนโดยการพึ่งพากัน เมื่องานก่อนหน้าล่าช้า วันที่เริ่มต้นของงานที่ตามมาจะเลื่อน หากทรัพยากรสำหรับงานที่ตามมาถูกผูกมัดกับงานอื่นในระหว่างนั้น เวลากู้คืนจะยืดยาวเกินกว่าความล่าช้าเดิม การรักษาความยืดหยุ่นของทรัพยากรบางส่วนโดยเฉพาะสำหรับการปรับการพึ่งพากันจะจำกัดการสะสม

เครื่องมือและข้อมูลเชิงลึกขั้นสูง

เมื่อความซับซ้อนของโครงการเพิ่มขึ้น การติดตามการพึ่งพากันด้วยตนเองจะไม่เพียงพอ เครื่องมือด้านล่างนี้แก้ไขข้อจำกัดเฉพาะของวิธีการด้วยตนเอง — แต่ละอย่างแก้ปัญหาด้านการมองเห็นหรือการประสานงานที่แตกต่างกันซึ่งเกิดขึ้นในขนาดใหญ่

• แผนผังการพึ่งพากันแบบโต้ตอบ — ให้การแสดงผลแบบภาพที่นำทางได้ของความสัมพันธ์ของงานทั้งหมด ช่วยให้ทีมสามารถติดตามผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงงานเดียวผ่านเครือข่ายทั้งหมดโดยไม่ต้องคำนวณใหม่ด้วยตนเอง
• การวิเคราะห์ผลกระทบแบบเรียลไทม์ — คำนวณผลกระทบปลายน้ำใหม่โดยอัตโนมัติเมื่อวันที่ของงานเปลี่ยนแปลง แสดงให้เห็นว่าการส่งมอบใดมีความเสี่ยงและมากน้อยเพียงใดก่อนที่ทีมจะดำเนินการตามแผนเดิม
• คำแนะนำการปรับทรัพยากรอัจฉริยะ — ระบุตัวเลือกการจัดสรรทรัพยากรใหม่เมื่อความล่าช้าที่ขับเคลื่อนโดยการพึ่งพากันสร้างช่องว่างในตารางของสมาชิกทีมคนหนึ่งและคอขวดในตารางของอีกคน
• การวิเคราะห์เชิงทำนายเพื่อระบุปัญหาในอนาคต — ใช้รูปแบบการเสร็จสิ้นงานในอดีตเพื่อระบุว่างานปัจจุบันใดมีแนวโน้มทางสถิติที่จะพลาดวันที่ ช่วยให้สามารถแทรกแซงได้เร็วกว่าที่การติดตามเชิงรับให้ไว้
• มุมมองการพึ่งพากันข้ามโครงการ — ทำให้มองเห็นการพึ่งพากันที่มีอยู่ระหว่างโครงการแยกที่ใช้ทรัพยากรหรือการส่งมอบร่วมกัน — ประเภทของการพึ่งพากันที่ผู้จัดการโครงการแต่ละคนมองไม่เห็นมากที่สุดและมักเป็นสาเหตุของความล่าช้าข้ามโครงการมากที่สุด

บทความที่เกี่ยวข้อง:

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการวางแผนโครงการ สำรวจ แผนงานโครงการ – แนวทางเชิงกลยุทธ์ในการวางแผนและส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ

สำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ อ่าน เทมเพลตเวิร์กโฟลว์: วิธีเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด

สำหรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีการที่ยืดหยุ่น ดู ประโยชน์สูงสุดของ Agile: ทำไม Agile จึงช่วยให้ทีมเจริญรุ่งเรืองในการบริหารโครงการ

บทสรุป

การจัดการการพึ่งพากันของงานเป็นการปฏิบัติเชิงโครงสร้างที่กำหนดว่ากำหนดการของโครงการจะอิงตามแบบจำลองที่แม่นยำของวิธีการที่งานดำเนินตามลำดับจริง หรืออิงตามสมมติฐานที่มองโลกในแง่ดีว่างานเป็นอิสระต่อกัน เครื่องมือ การปฏิบัติการทบทวน และการกำหนดประเภทการพึ่งพากันที่อธิบายไว้ที่นี่ไม่ได้เพิ่มภาระให้กับโครงการ — แต่แทนที่ภาระที่แพงกว่าของการค้นพบความล้มเหลวด้านลำดับหลังจากที่ก่อให้เกิดความล่าช้าแล้ว โครงสร้างพื้นฐานการมองเห็นงานและการติดตามเวิร์กโฟลว์ของ Taskee มอบชั้นการดำเนินงานที่ทำให้การจัดการการพึ่งพากันเป็นไปได้จริงในระดับทีม แทนที่จะต้องการทรัพยากรการบริหารโครงการเฉพาะเพื่อบำรุงรักษาด้วยตนเอง

การอ่านที่แนะนำ

"Critical Path Method"

กลยุทธ์หลักสำหรับการจัดการการพึ่งพากันและการเพิ่มประสิทธิภาพกำหนดการโครงการ

"PMBOK Guide"

มาตรฐานทองคำของพื้นฐานการบริหารโครงการ พร้อมข้อมูลเชิงลึกที่ละเอียดเกี่ยวกับการพึ่งพากันของงาน

"Visual Project Management"

แนวทางเชิงนวัตกรรมในการแสดงภาพและจัดการการพึ่งพากันของโครงการ