ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการกับ Excel: เครื่องมือใดที่เหมาะกับโครงการของคุณ

ประเด็นสำคัญ

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์ PM

ซอฟต์แวร์ PM เฉพาะทางถูกสร้างขึ้นโดยอยู่บนสมมติฐานที่ว่ามีหลายคนต้องการมุมมองที่ใช้ร่วมกันแบบเรียลไทม์ของสถานะงาน — สิ่งที่สเปรดชีตไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อให้บริการ ชุดคุณสมบัติด้านล่างไม่ใช่รายการของส่วนเสริม แต่ละรายการจัดการกับความล้มเหลวในการประสานงานเฉพาะที่เกิดขึ้นเมื่อทีมพยายามจัดการโครงการที่ซับซ้อนใน Excel

ข้อได้เปรียบหลักของระบบ PM และสิ่งที่แต่ละข้อแก้ไข:

• การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ทุกคนทำงานบนเวอร์ชันสดเดียวกัน ซึ่งขจัดปัญหาความขัดแย้งของเวอร์ชันที่ทำให้สเปรดชีตที่ใช้ร่วมกันไม่น่าเชื่อถือในฐานะบันทึกโครงการ
• กระบวนการทำงานอัตโนมัติ การเปลี่ยนสถานะ การแจ้งเตือน และการมอบหมายสามารถถูกกระตุ้นด้วยกฎแทนการอัปเดตด้วยตนเอง — ซึ่งกำจัดงานเสริมที่ทำให้สเปรดชีตหลุดจากการซิงค์
• ความสามารถในการรายงาน เมตริกที่รวบรวมจากงาน ไทม์ไลน์ และสมาชิกทีมถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติจากข้อมูลที่มีอยู่แล้วในระบบ แทนที่จะต้องการกระบวนการรวบรวมด้วยมือแยกต่างหาก
• การจัดการทรัพยากร ความพร้อมของทีมและการกระจายภาระงานสามารถมองเห็นได้แบบเรียลไทม์ ทำให้สามารถตรวจจับการจัดสรรเกินก่อนที่จะส่งผลต่อการส่งมอบ ไม่ใช่หลังจากนั้น
• การแสดงไทม์ไลน์เป็นภาพ Gantt charts และการแมปการพึ่งพาทำให้ความสัมพันธ์ระหว่างงานมองเห็นได้ ดังนั้นความเสี่ยงด้านตารางเวลาจึงปรากฏเร็วกว่ารายการงานแบบเรียบ
• การจัดการเอกสาร เอกสารกระบวนการ เทมเพลต และเอกสารอ้างอิงอยู่ในระบบเดียวกับงาน — ลดงานเสริมในการค้นหาและความสับสนของเวอร์ชันที่มาจากการเก็บแยกกัน
• ความสามารถในการสื่อสาร การอภิปรายตามบริบทที่แนบกับงานเฉพาะป้องกันการสูญเสียข้อมูลที่เกิดขึ้นเมื่อการตัดสินใจเกี่ยวกับโครงการเกิดขึ้นในเครื่องมือแชทแยกต่างหากและไม่เคยเชื่อมต่อกับงานที่เกี่ยวข้อง

Excel ในฐานะเครื่องมือบริหารโครงการ

ความยาวนานของ Excel ในฐานะเครื่องมือบริหารโครงการไม่ใช่เรื่องบังเอิญ จุดแข็งของมันอยู่ที่ความยืดหยุ่นเชิงโครงสร้าง: สเปรดชีตสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการในการติดตามได้เกือบทุกประเภท ไม่ต้องการการฝึกอบรมสำหรับคนที่รู้จักมันอยู่แล้ว และทำงานได้โดยไม่ต้องสมัครสมาชิกหรือเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต สำหรับทีมที่มีขอบเขตจำกัดและกระบวนการที่มั่นคง การผสมผสานนี้ยากที่จะเอาชนะได้อย่างแท้จริง

ข้อได้เปรียบหลักของ Excel และเงื่อนไขที่ทำให้มีความสำคัญ:

• เส้นโค้งการเรียนรู้ต่ำ ผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่มีความรู้การทำงานของ Excel อยู่แล้ว การนำไปใช้ไม่ต้องการการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการ ซึ่งสำคัญเมื่อความเร็วในการนำไปใช้หรืองบประมาณการฝึกอบรมเป็นข้อจำกัด
• การปรับแต่งสูง การเข้ารหัสสี การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข และตรรกะของสูตรสามารถจำลองโครงสร้างการติดตามจำนวนมากได้โดยไม่จำกัดอยู่กับชุดเทมเพลตของผู้จำหน่าย ข้อแลกเปลี่ยนคือการปรับแต่งนี้ต้องการการบำรุงรักษาด้วยตนเอง
• คุ้มค่า Microsoft 365 รวม Excel กับชุดโปรแกรม Office ที่เหลือในราคาต่อผู้ใช้ที่ต่ำกว่าซอฟต์แวร์ PM เฉพาะทางอย่างมาก ซึ่งทำให้เป็นค่าเริ่มต้นที่สมเหตุสมผลสำหรับองค์กรขนาดเล็กหรือทีมที่มีงบประมาณเครื่องมือจำกัด
• การเข้าถึงแบบออฟไลน์ Excel ทำงานได้โดยไม่ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต โดยมีเงื่อนไขว่าไฟล์ได้รับการซิงค์ล่วงหน้า สิ่งนี้สำคัญสำหรับทีมที่ทำงานในสภาพแวดล้อมที่มีการเชื่อมต่อที่ไม่น่าเชื่อถือ
• ความเข้ากันได้สากล ไฟล์ Excel เปิดได้บนระบบปฏิบัติการเกือบทุกระบบและสามารถนำเข้าโดยเครื่องมือข้อมูลอื่นๆ ส่วนใหญ่ — ซึ่งทำให้เป็นรูปแบบที่เชื่อถือได้สำหรับการแบ่งปันข้อมูลข้ามขอบเขตขององค์กร
• ความสามารถในการอัตโนมัติ สูตร มาโคร และ Power Query สามารถทำให้การประมวลผลข้อมูลส่วนสำคัญภายในสเปรดชีตเป็นแบบอัตโนมัติได้ — แม้ว่าสิ่งนี้ต้องการความรู้เกี่ยวกับสูตรที่ไม่ใช่สมาชิกทุกคนในทีมจะมี

การทำการเปลี่ยนผ่าน

การเปลี่ยนจาก Excel ไปเป็นซอฟต์แวร์ PM เฉพาะทางก่อให้เกิดความเสี่ยงในสองจุด: ความสมบูรณ์ของข้อมูลระหว่างการย้ายและการนำไปใช้โดยทีมหลังจากนั้น ทั้งสองสามารถจัดการได้ด้วยลำดับที่ถูกต้อง แต่การข้ามขั้นตอนในระยะใดระยะหนึ่งคือเหตุผลที่พบบ่อยที่สุดที่การเปลี่ยนผ่านล้มเหลวและทีมกลับไปใช้ของเดิม

ขั้นตอนสำหรับการเปลี่ยนผ่านที่ยั่งยืน:

• ศึกษาและตรวจสอบกระบวนการปัจจุบัน บันทึกสิ่งที่ Excel กำลังติดตามจริงๆ ก่อนเลือกตัวแทน เครื่องมือที่เลือกโดยไม่มีขั้นตอนนี้มักจะแก้ปัญหาที่ผิด
• เลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับงานเฉพาะของคุณ จับคู่ชุดคุณสมบัติกับความซับซ้อนของกระบวนการทำงานจริงของคุณ ไม่ใช่ตัวเลือกที่อุดมด้วยคุณสมบัติมากที่สุด เครื่องมือที่ทรงพลังเกินไปจะสร้างความฝืดในการนำไปใช้ของตัวเอง
• วางแผนวิธีการถ่ายโอนข้อมูลทั้งหมดไปยังระบบใหม่ ระบุว่าแพลตฟอร์มรองรับการนำเข้าโดยตรงจาก Excel หรือต้องการการปรับโครงสร้างใหม่ด้วยตนเอง การตัดสินใจในการแมปข้อมูลที่เกิดขึ้นในช่วงท้ายของกระบวนการมีค่าใช้จ่ายในการแก้ไขสูง
• แนะนำทีมของคุณเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ใหม่ จัดเซสชันการฝึกอบรมที่มีโครงสร้างก่อนวันเริ่มใช้งานจริง ไม่ใช่หลังจากที่ปัญหาปรากฏขึ้น ทีมที่เรียนรู้เครื่องมือภายใต้แรงกดดันด้านกำหนดเวลาจะเชื่อมโยงกับความฝืด
• ปรับกระบวนการทำงานที่มีอยู่ของคุณสำหรับระบบ PM ใหม่ กระบวนการทำงานที่สร้างขึ้นสำหรับสเปรดชีตไม่ค่อยถ่ายโอนได้โดยตรง ระบุกระบวนการที่ต้องสร้างใหม่แทนที่จะสมมติว่าเครื่องมือใหม่จะรองรับโครงสร้างที่มีอยู่
• ติดตามวิธีที่ทีมของคุณจัดการกับซอฟต์แวร์ใหม่ ติดตามเมตริกการนำไปใช้ใน 30 วันแรก การมีส่วนร่วมต่ำในขั้นตอนนี้เป็นตัวบ่งชี้นำของการกลับไปใช้ของเดิม ไม่ใช่ช่วงปรับตัวชั่วคราว
• รวบรวมข้อเสนอแนะ รวบรวมข้อมูลที่มีโครงสร้างจากสมาชิกทีมที่จุด 2 สัปดาห์และ 6 สัปดาห์ จุดฝืดที่ระบุได้เร็วสามารถแก้ไขได้ จุดที่ปล่อยทิ้งไว้จนถึงการตรวจสอบรายไตรมาสจะถูกฝังในวิธีแก้ปัญหาเฉพาะหน้าแล้ว

บทความที่เกี่ยวข้อง:

สำหรับข้อมูลเชิงลึกเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับการเลือกเครื่องมือ สำรวจ Gantt chart คืออะไร? คู่มือการใช้ Gantt charts สำหรับ PM

เพื่อปรับกระบวนการตัดสินใจของคุณให้เหมาะสม ดู เมทริกซ์การตัดสินใจถ่วงน้ำหนัก

สำหรับเคล็ดลับการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน อ่าน กระบวนการบริหารโครงการ

บทสรุป

Excel และซอฟต์แวร์ PM เฉพาะทางครอบครองตำแหน่งที่แตกต่างกันบนเส้นโค้งความซับซ้อน Excel เป็นเครื่องมือที่ถูกต้องเมื่อกระบวนการทำงานมีจำกัด ทีมมีขนาดเล็ก และต้นทุนของการอัปเดตด้วยตนเองต่ำกว่าต้นทุนของการนำเครื่องมือใหม่มาใช้ ซอฟต์แวร์ PM กลายเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าเมื่องานเสริมในการประสานงาน — การกำหนดเวอร์ชัน การไล่ตามสถานะ การมองเห็นทรัพยากร — เริ่มกินเวลาที่ควรใช้กับงานเอง การเปลี่ยนผ่านไม่ใช่เรื่องของความใหม่ แต่เป็นเรื่องของการระบุจุดที่ข้อจำกัดของเครื่องมือกำลังก่อให้เกิดความฝืดมากกว่าที่การย้ายจะทำ

การอ่านที่แนะนำ

"Project Management ToolBox"

คู่มือที่ครอบคลุมสำหรับการเลือกและการนำโซลูชันการบริหารโครงการที่เหมาะสมไปใช้

"Microsoft Office Excel 2007 for Project Managers"

เทคนิคขั้นสูงสำหรับการใช้ Excel ในการบริหารโครงการ

"The Fast Forward MBA in Project Management"

คู่มือที่ครอบคลุมทุกด้านเกี่ยวกับการบริหารโครงการที่ยอดเยี่ยมซึ่งได้รับความไว้วางใจจากผู้อ่านหลายแสนคน