ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการกับ Excel: เครื่องมือใดที่เหมาะกับโครงการของคุณ

3 เวลาที่ใช้ในการอ่าน

95 การดู

20 กุมภาพันธ์, 2025

ในสภาพแวดล้อมการทำงานในปัจจุบัน เครื่องมือแบบดั้งเดิมเช่น Excel กำลังแข่งขันกับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีศักยภาพ ทั้งสองมีข้อดีและข้อเสียของตนเอง มาเรียนรู้กันว่าทำไมคุณอาจจะยังคงใช้เครื่องมือเก่าหรือเปลี่ยนไปใช้เครื่องมือใหม่ที่ทันสมัย

ข้อสรุปสำคัญ

ทีมที่ใช้แพลตฟอร์มการจัดการโครงการเฉพาะทางรายงานว่า อัตราความสำเร็จของโครงการสูง

เครื่องมือการจัดการโครงการที่เหมาะสมสามารถ ลดเวลาในการวางแผนได้ถึงครึ่งหนึ่ง

การใช้ ซอฟต์แวร์การติดตามงาน อย่างถูกต้องสามารถเพิ่มผลผลิตได้ถึง 50%

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

ระบบการจัดการโครงการที่ทันสมัยอาจจะไม่ได้ปรับแต่งได้มากหรือเข้ากันได้ดีกับ Linux เก่าๆ เท่า Excel แต่ความเข้าใจง่ายของ UI และฟีเจอร์เสริมอื่นๆ ชดเชยข้อเสียนี้ได้ดี.

ข้อดีหลักๆ ของระบบการจัดการโครงการที่ควรจดจำ:

การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์. ทุกคนทำงานในเวอร์ชันเดียวกัน ติดตามผลลัพธ์และความคืบหน้าของกันและกัน
การทำงานอัตโนมัติ. คุณไม่จำเป็นต้องเรียนรู้สูตร – แอปพลิเคชันจะทำงานอัตโนมัติด้วยการป้อนข้อมูลขั้นต่ำ
ความสามารถในการรายงาน. ซอฟต์แวร์ PM ที่ดีสามารถบรรจุประวัติของงานในรายงานที่สวยงามและกระชับ รวมถึงเมตริกต่างๆ ที่คุณต้องรู้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการของคุณ
การจัดการทรัพยากร. ดูการมีอยู่ของทีมของคุณและจัดสรรงานตามนั้น
การแสดงผลแผนที่เวลา. ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น Gantt charts ช่วยให้คุณมองเห็นทุกขั้นตอนสำคัญของโครงการ ลดความสับสน
การจัดการเอกสาร. ซอฟต์แวร์ PM ที่ออกแบบมาอย่างดีมักจะมีความจุสำหรับจัดเก็บคู่มือและคำแนะนำ และมักจะมาพร้อมกับฟีเจอร์การแชร์ที่ง่าย
ความสามารถในการสื่อสาร. สื่อสารกับทีมของคุณโดยไม่ต้องสลับแท็บไปที่อื่น

Excel เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการ

แม้แต่ผู้ที่ไม่ใช่ผู้จัดการโครงการก็รู้ว่า Excel คืออะไร – มีชุมชนจำนวนมากที่หลงใหลในการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งาน Excel โดยการแชร์สูตรและคำสั่งต่างๆ แน่นอนว่า Excel อาจจะไม่ใช่เครื่องมือที่ใช้งานง่ายที่สุด แต่ไม่สามารถปฏิเสธได้ว่าแนวทางที่ตรงไปตรงมาของ Microsoft ในการจัดระเบียบโครงการนั้นมีประสิทธิภาพมาก

แต่เพื่อความมั่นใจ มาไล่ดูข้อดีหลักๆ ของ Excel กัน:

เส้นโค้งการเรียนรู้ต่ำ. ผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่รู้สูตรพื้นฐานอยู่แล้ว เมื่อคุณผ่านพ้นช่วงเวลาที่ยากลำบากครั้งแรกไปแล้ว ทุกสิ่งก็จะเปิดกว้างให้คุณ
ปรับแต่งได้สูง. โดยการใช้การจัดสีและสูตรต่างๆ คุณสามารถปรับแต่งตาราง Excel ให้เหมาะกับงานเฉพาะของคุณได้
คุ้มค่ากับราคา. Microsoft Office เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่คุ้มค่าสุดสำหรับการให้เครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นแก่ทีมของคุณ
การเข้าถึงแบบออฟไลน์. อินเทอร์เน็ตของคุณขัดข้อง? หากคุณซิงค์ข้อมูลล่วงหน้าแล้ว การทำงานของคุณจะไม่หยุดชะงัก
รองรับความเข้ากันได้ทั่วโลก. Excel รองรับระบบปฏิบัติการเกือบทุกระบบที่มีอยู่
ความสามารถในการทำงานอัตโนมัติ. ด้วยสูตรหลายๆ ตัวใน Excel จะทำงานที่น่าเบื่อให้กับคุณได้เอง

การเปรียบเทียบเครื่องมือ

ดังนั้น ทั้งสองตัวนี้ดีในกลุ่มของตัวเอง ดังนั้นคุณจะต้องศึกษากระบวนการทำงานของคุณบ้างเพื่อเข้าใจว่าเครื่องมือไหนเหมาะสมที่สุดสำหรับทีมของคุณ

เพื่อให้ชีวิตง่ายขึ้น เราได้เตรียมการเปรียบเทียบไว้ให้คุณดูเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล:

คุณสมบัติ	ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ	Excel
การติดตามงาน	กระบวนการอัตโนมัติพร้อมการอัปเดตแบบเรียลไทม์	การทำงานอัตโนมัติพื้นฐานที่ต้องอัปเดตด้วยตนเอง
การทำงานร่วมกันในทีม	การกล่าวถึง การแชทในตัว และมักมีความสามารถในการโทรเสียงและวิดีโอ	แทบไม่มีเลย การแชร์และความสามารถในการสื่อสารมีจำกัด
การจัดการทรัพยากร	การจัดสรรงานที่มีอยู่แบบไดนามิก การติดตามภาระงาน	สเปรดชีตคงที่ที่ต้องการการคำนวณด้วยตนเองและความรู้เกี่ยวกับสูตรเฉพาะ
การรายงาน	การวิเคราะห์เชิงลึกและแดชบอร์ดที่สามารถปรับแต่งได้	การแสดงผลพื้นฐาน
การติดตามค่าใช้จ่าย	เครื่องมือการวางแผนและงบประมาณที่รวมอยู่ในตัว	การคำนวณด้วยสูตรแบบแมนนวล
การจัดการเวลา	แผนภูมิ Gantt ที่โต้ตอบได้	แผนภูมิพื้นฐาน การสร้างด้วยตนเอง
เส้นโค้งการเรียนรู้	ต้องการกระบวนการฝึกอบรมที่ลึกซึ้ง	กลไกที่คุ้นเคย รู้จักกันโดยทั่วไป
การปรับแต่ง	เทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าพร้อมโอกาสในการสร้างสรรค์ที่จำกัด	ปรับแต่งได้สูง มีรูปแบบที่ยืดหยุ่นมากมาย
ค่าใช้จ่าย	ค่าบริการรายเดือนมักมีราคาแพง	การซื้อครั้งเดียว มักจะรวมในชุดเครื่องมืออื่นๆ
เหมาะสำหรับ	ทีมขนาดใหญ่ที่มีโครงการซับซ้อนและหลายคน	ทีมขนาดเล็กที่มีโครงการง่ายๆ

การเปลี่ยนแปลง

ตัดสินใจที่จะเปลี่ยนจาก Excel ไปใช้เครื่องมือที่ใช้งานง่ายกว่าหรือยัง? ดีมาก! การเรียนรู้สิ่งใหม่และการเพิ่มเครื่องมือใหม่ๆ ในกระเป๋าเครื่องมือของคุณเป็นสิ่งสำคัญสำหรับอาชีพที่เจริญเติบโต.

นี่คือขั้นตอนที่คุณต้องทำเพื่อการเปลี่ยนแปลงที่ไม่เจ็บปวดเมื่อใช้ซอฟต์แวร์ใหม่:

ศึกษาและตรวจสอบกระบวนการที่มีอยู่ การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณเลือกซอฟต์แวร์ PM ที่เหมาะสม.
เลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับงานของคุณ นี่สำคัญมาก ดังนั้นให้เวลาค้นหาตัวเลือกทั้งหมดอย่างละเอียด.
วางแผนการย้ายข้อมูลและข้อมูลที่สำคัญไปยังระบบใหม่ หากโชคดี ซอฟต์แวร์ที่คุณเลือกอาจมีฟังก์ชันในการย้ายข้อมูล.
แนะนำซอฟต์แวร์ใหม่ให้กับทีมของคุณ จัดเซสชันการฝึกอบรมหากจำเป็น.
ปรับกระบวนการที่มีอยู่ให้เข้ากับระบบ PM ใหม่ หรือสร้างกระบวนการใหม่ทั้งหมดหากไม่สามารถรักษากระบวนการเดิมได้.
ติดตามวิธีการที่ทีมของคุณรับมือกับซอฟต์แวร์ใหม่ พิจารณาทางเลือกอื่นๆ หากสิ่งต่างๆ ไม่เป็นไปตามที่คุณคาดหวัง.
รวบรวมข้อเสนอแนะ ให้ความสนใจกับความต้องการของเพื่อนร่วมทีม – หากพวกเขาปรับตัวกับกระบวนการใหม่ไม่ได้ บางทีอาจต้องมีการเปลี่ยนแปลงบางประการ.

ข้อเท็จจริงที่น่าสนใจ

จากการวิจัยพบว่าองค์กรที่เปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีการกำหนดเฉพาะรายงานว่า อัตราการเสร็จสิ้นโครงการเพิ่มขึ้น 27% และการลดลงอย่างมีนัยสำคัญของการพลาดกำหนดเวลา!

บทความที่เกี่ยวข้อง:

สำหรับข้อมูลเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับการเลือกเครื่องมือ อ่าน Gantt Chart คืออะไร? คู่มือการใช้ Gantt Chart สำหรับการจัดการโครงการ.

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการตัดสินใจของคุณ อ่าน แมทริกซ์การตัดสินใจที่มีน้ำหนัก: เครื่องมือที่ง่ายสำหรับการตัดสินใจที่มีข้อมูลครบถ้วน.

เพื่อคำแนะนำในการปรับปรุงกระบวนการทำงาน อ่าน กระบวนการทำงานการจัดการโครงการ: ขั้นตอนในการทำให้การสำเร็จของโครงการมีประสิทธิภาพ.

บทสรุป

ดังที่กล่าวไว้ในตอนแรก การตัดสินใจที่จะเปลี่ยนจาก Excel ไปสู่เครื่องมือที่สะดวกและใช้งานง่ายกว่าควรขึ้นอยู่กับความต้องการของโครงการของคุณ. สเปรดชีตยังคงมีความสำคัญในอนาคตอันใกล้, ดังนั้นหากคุณรู้สึกสะดวกสบายกับ Excel ของคุณ ก็ยังเป็นตัวเลือกที่เหมาะสม.

อย่างไรก็ตาม ระบบ PM ที่ออกแบบอย่างดีสามารถเปลี่ยนแปลงการทำงานของคุณอย่างสิ้นเชิง ทำให้การติดตามความคืบหน้าและการจัดสรรทรัพยากรเป็นเรื่องง่ายที่ไม่กี่คลิก นอกจากนี้ สิ่งใหม่ๆ ก็เป็นสิ่งที่ดี. ดังนั้นหากคุณวางแผนที่จะขยายธุรกิจและทีมของคุณ บางทีอาจถึงเวลาที่ดีในการมองหาการเปลี่ยนแปลง.