เวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการ: ขั้นตอนในการปรับปรุงความสำเร็จของโครงการ

ประเด็นสำคัญ

ทำแผนที่สู่ความสำเร็จ: เวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการที่จำเป็น

โครงการส่วนใหญ่ไม่ได้ล้มเหลวเพราะขาดความพยายาม — มันล้มเหลวเพราะไม่มีใครมีภาพชัดเจนว่าอะไรต้องเกิดขึ้นต่อไป ใครเป็นเจ้าของ หรือ "เสร็จ" ในแต่ละขั้นตอนเป็นอย่างไร เวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการแก้ปัญหานั้นในเชิงโครงสร้าง: กำหนดลำดับ มอบหมายความเป็นเจ้าของ และสร้างจุดตรวจสอบที่จับปัญหาก่อนที่จะกลายเป็นความล่าช้า ปราศจากมัน ภาระการประสานงานเติบโตทุกครั้งที่มีสมาชิกใหม่ในทีมและทุกการพึ่งพาที่เพิ่มขึ้น

เวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการคืออะไร?

เวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการคือลำดับขั้นตอนและงานที่กำหนดไว้ซึ่งเคลื่อนโครงการจากการเริ่มต้นสู่การเสร็จสมบูรณ์ มันไม่ใช่ปฏิทินหรือรายการสิ่งที่ต้องทำ — มันคือตรรกะที่กำหนดว่าอะไรเกิดขึ้นในลำดับใด ใครรับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน และเงื่อนไขใดต้องบรรลุก่อนขั้นตอนถัดไปเริ่มต้น เวิร์กโฟลว์แตกต่างกันตามความซับซ้อนของโครงการและโครงสร้างทีม แต่จุดประสงค์เบื้องลึกเหมือนกัน: ทำให้เส้นทางจากเริ่มต้นถึงเสร็จชัดเจนแทนที่จะสมมติ

ขั้นตอนสำคัญของเวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการ

การสร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพรวมถึงการกำหนดขั้นตอนที่ช่วยให้โครงการเคลื่อนไหวได้อย่างราบรื่นจากเริ่มต้นถึงสิ้นสุด นี่คือขั้นตอนพื้นฐาน:

1. การเริ่มต้นโครงการ
   
   ขั้นตอนนี้กำหนดขอบเขตของสิ่งที่โครงการเป็น — และสิ่งที่ไม่ใช่ กิจกรรมหลักรวมถึงการสร้างกฎบัตรโครงการ การระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และการกำหนดความต้องการเริ่มต้น หากการจัดเรียงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่เกิดขึ้นที่นี่ จะมีแนวโน้มที่จะปรากฏขึ้นมาอีกครั้งกลางโครงการในรูปของ scope creep หรือลำดับความสำคัญที่ขัดแย้งกัน ทั้งสองมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าอย่างมากในการแก้ไขในภายหลัง
2. การวางแผนโครงการ
   
   การวางแผนแปลงเป้าหมายของโครงการเป็นลำดับที่ดำเนินการได้: งาน เส้นเวลา การจัดสรรทรัพยากร และการพึ่งพา เครื่องมืออย่างแผนภูมิ Gantt ปฏิทิน และตัวติดตามงานให้จุดอ้างอิงร่วมแก่ทีม แผนที่อยู่เพียงในหัวของผู้จัดการโครงการเป็นความเสี่ยงในการประสานงาน — ในขณะที่บุคคลนั้นไม่อยู่ ทีมสูญเสียแหล่งความจริง
3. การดำเนินการและการติดตาม
   
   นี่คือที่ที่แผนพบกับความเป็นจริง สมาชิกในทีมดำเนินการงานที่ได้รับมอบหมายในขณะที่ผู้จัดการโครงการติดตามความคืบหน้าเทียบกับแผน หน้าที่การติดตามมีความสำคัญพอๆ กับการดำเนินการ: แดชบอร์ดและรายงานความคืบหน้าทำให้การเบี่ยงเบนปรากฏแต่เนิ่น เมื่อยังมีเวลาแก้ไขเส้นทาง โครงการที่ข้ามการติดตามที่มีโครงสร้างมักค้นพบปัญหาในวันกำหนด ไม่ใช่ก่อนหน้านั้น
4. การปิดโครงการ
   
   การปิดมีมากกว่าการทำเครื่องหมายงานเสร็จ มันรวมถึงการทบทวนผลลัพธ์เทียบกับเป้าหมายเดิม การสรุปเอกสาร และการรันการวิเคราะห์หลังโครงการเพื่อจับสิ่งที่ใช้ได้และไม่ได้ ทีมที่ข้ามขั้นตอนนี้มีแนวโน้มที่จะทำซ้ำความไม่มีประสิทธิภาพในกระบวนการเดียวกันในโครงการถัดไป — retrospective คือที่ที่ความรู้ของสถาบันถูกสร้างขึ้นจริงๆ

ประโยชน์ของการนำเวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการไปใช้

1. ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น: ลำดับที่กำหนดไว้กำจัดภาระที่เกิดซ้ำของการตัดสินใจว่าจะจัดการสถานการณ์ทั่วไปอย่างไร ทีมเคลื่อนไหวเร็วขึ้นเพราะกระบวนการจัดการสิ่งที่คาดเดาได้ ทิ้งความสามารถสำหรับสิ่งที่คาดไม่ถึง
2. การสื่อสารที่ดีขึ้น: เมื่อบทบาทและการส่งมอบชัดเจน สมาชิกในทีมรู้ว่าจะไปหาใครและเมื่อใด — แทนที่จะกระจายคำถามให้ทุกคนและรอให้ใครสักคนรับเอาความรับผิดชอบ
3. ความรับผิดชอบ: ความเป็นเจ้าของที่กำหนดในแต่ละขั้นตอนหมายความว่ามีคำตอบที่ชัดเจนเสมอสำหรับ "ใครรับผิดชอบเรื่องนี้" ความคลุมเครือที่นี่คือที่ที่งานตกผ่านช่องว่าง
4. การควบคุมคุณภาพที่ดีขึ้น: กลไกการติดตามที่สร้างขึ้นในเวิร์กโฟลว์จับปัญหาที่ขั้นตอนที่เกิดขึ้น ไม่ใช่หลังจากแพร่กระจายไปยังการส่งมอบที่อยู่ปลายทาง เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ "เคล็ดลับที่มีประสิทธิภาพสำหรับการทำงานระยะไกลที่ประสบความสำเร็จ"

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์ดีเท่ากับแนวปฏิบัติที่ทำให้มันรันต่อไป การกำหนดขั้นตอนคือจุดเริ่มต้น — สิ่งที่ตามมาตัดสินว่าเวิร์กโฟลว์อยู่ได้ตลอดเวลาหรือไม่

1. ใช้เครื่องมือที่ถูกต้อง
   
   เครื่องมือการจัดการโครงการสร้างชั้นปฏิบัติการที่ใช้ร่วมกันสำหรับทีม: สถานะงานแบบเรียลไทม์ ความเป็นเจ้าของชัดเจน และร่องรอยการสื่อสารที่ไม่ฝังในเธรดอีเมล เครื่องมือมีความสำคัญน้อยกว่าการนำไปใช้อย่างต่อเนื่อง — ระบบที่ใช้เพียงบางส่วนสร้างความสับสนมากกว่าไม่มีระบบเลย สำรวจ "ประโยชน์สูงสุดของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ: เสริมประสิทธิภาพและความร่วมมือ" สำหรับการจัดการเวิร์กโฟลว์
2. การเช็คอินและอัปเดตเป็นประจำ
   
   การเช็คอินรายสัปดาห์หรือสองสัปดาห์รักษาทีมให้ปรับเทียบกับสถานะปัจจุบันของโครงการ — ไม่ใช่สถานะในเซสชันการวางแผนสุดท้าย พวกเขายังสร้างหน้าต่างที่คาดเดาได้สำหรับการยกตัวบล็อกขึ้นก่อนที่จะหยุดความคืบหน้าแทนที่จะหลังจาก
3. สร้างเทมเพลตสำหรับงานที่ทำซ้ำ
   
   เทมเพลตลดเวลาในการตั้งค่าและกำจัดความเสี่ยงของการข้ามขั้นตอนที่ไม่อยู่ในใจที่ kickoff ของโครงการ สำหรับทีมที่รันประเภทโครงการที่คล้ายกันซ้ำๆ ห้องสมุดเทมเพลตที่ดูแลรักษาดีเป็นหนึ่งในการลงทุนกระบวนการที่มีอำนาจทวีคูณสูงสุดที่มีอยู่ ดูคู่มือของเราเกี่ยวกับ "เทมเพลตเวิร์กโฟลว์: วิธีปรับกระบวนการให้เหมาะสมเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด"

วิธีสร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการสำหรับทีมของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: ระบุข้อกำหนดของโครงการ

ประเมินขอบเขต เป้าหมาย และข้อจำกัดทรัพยากรของโครงการก่อนออกแบบเวิร์กโฟลว์ รูปร่างของเวิร์กโฟลว์ควรเป็นไปตามรูปร่างของโครงการ — ไม่ใช่กลับกัน

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดขั้นตอนเวิร์กโฟลว์

แบ่งโครงการเป็นขั้นตอนด้วยเกณฑ์การเข้าและออกที่ชัดเจน ตามที่อธิบายในส่วน "ขั้นตอนสำคัญของเวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการ" ขั้นตอนที่ไม่มีคำจำกัดความของ "เสร็จ" จะกลายเป็นที่ที่งานหยุดนิ่งโดยไม่มีกำหนด

ขั้นตอนที่ 3: มอบหมายบทบาทและความรับผิดชอบ

ทุกงานและขั้นตอนต้องการเจ้าของที่มีชื่อ ความเป็นเจ้าของที่ใช้ร่วมกันมักหมายความว่าไม่มีความเป็นเจ้าของ — เมื่อบางสิ่งหลุดลอย ทุกคนสมมติว่าคนอื่นจับมันได้

ขั้นตอนที่ 4: เลือกเครื่องมือเวิร์กโฟลว์

เลือกเครื่องมือที่ตรงกับรูปแบบการทำงานจริงของทีม ไม่ใช่ตัวเลือกที่มีคุณสมบัติมากที่สุด เครื่องมืออย่าง Asana, Monday.com และ Trello ทำงานได้ดีเมื่อทีมนำมาใช้อย่างสม่ำเสมอ — การนำมาใช้คือตัวแปรที่แท้จริง

ขั้นตอนที่ 5: ดำเนินการและติดตาม

ดำเนินการเวิร์กโฟลว์และติดตามการเบี่ยงเบนจากแผนแบบเรียลไทม์ สัญญาณแต่เนิ่นมีความสำคัญ: งานที่ล่าช้าสองวันในสัปดาห์ที่ 1 เป็นปัญหาเล็กกว่าเดียวกันสามสัปดาห์ต่อมามาก

ขั้นตอนที่ 6: ประเมินและปรับปรุง

หลังจากเสร็จสิ้นโครงการ วัดเวิร์กโฟลว์เทียบกับผลลัพธ์ ระบุขั้นตอนใดสร้างแรงเสียดทานและทำไม — จากนั้นอัปเดตกระบวนการก่อนเริ่มโครงการถัดไป ไม่ใช่ในช่วงเวลานั้น

สำหรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการแสดงไทม์ไลน์ของโครงการ อ่านคู่มือของเราเกี่ยวกับ "แผนภูมิ Gantt คืออะไร? คู่มือการใช้แผนภูมิ Gantt ในการจัดการโครงการ" เพื่อเรียนรู้ว่าทีม Agile สร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพอย่างไร สำรวจบทความของเราเกี่ยวกับ "โครงสร้างทีม Agile: บทบาทและความรับผิดชอบสำหรับการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ" สุดท้าย ดำดิ่งลึกลงไปในการจัดระเบียบงานด้วยเคล็ดลับของเราเกี่ยวกับ "เทมเพลตเวิร์กโฟลว์: วิธีปรับกระบวนการให้เหมาะสมเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด"

บทสรุป

เวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการทำงานได้เพราะมันทำให้สมมติฐานที่อยู่ภายในกลายเป็นที่ชัดเจน ใครเป็นเจ้าของสิ่งนี้? อะไรเกิดขึ้นต่อไป? "เสร็จ" ที่นี่เป็นอย่างไร? ปราศจากคำตอบที่สร้างไว้ในกระบวนการ คำถามเหล่านั้นถูกแก้ไขแบบเฉพาะกิจ — ซึ่งหมายความว่าไม่สม่ำเสมอ และมักภายใต้แรงกดดันด้านเวลา ทีมที่รันเวิร์กโฟลว์ที่มีโครงสร้างจับปัญหาแต่เนิ่น ส่งมอบงานสะอาดยิ่งขึ้น และสร้างจากสิ่งที่ได้เรียนรู้แทนที่จะเริ่มต้นใหม่ทุกครั้ง สำหรับทรัพยากรเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างเวิร์กโฟลว์ สำรวจ "เทมเพลตเวิร์กโฟลว์: วิธีปรับกระบวนการให้เหมาะสมเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด" ของเรา

การอ่านที่แนะนำ

"Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time"

คู่มือเชิงปฏิบัติเพื่อทำความเข้าใจและนำ Scrum ไปใช้ในเวิร์กโฟลว์

"The Lean Startup"

อธิบายว่าอย่างไร Agile และกลยุทธ์เวิร์กโฟลว์สนับสนุนการพัฒนาผลิตภัณฑ์ที่เป็นนวัตกรรม

"Project Management for the Unofficial Project Manager"

ให้คำแนะนำเชิงปฏิบัติสำหรับพนักงานที่จัดการโครงการโดยไม่มีการอบรมอย่างเป็นทางการ โดยมุ่งเน้นที่การเป็นผู้นำที่เน้นบุคคลและกระบวนการโครงการที่จำเป็น