Bài hướng dẫn này đi qua những bước cần thiết để xây dựng một quy trình quản lý dự án đủ vững khi áp lực tăng lên, dành cho quản lý dự án, trưởng nhóm và bất kỳ ai phải đưa dự án đi từ buổi kickoff đến lúc bàn giao mà vẫn nắm được mọi việc diễn ra ở khoảng giữa.
Các giai đoạn rõ ràng cho thành công: Quy trình quản lý dự án cho biết công việc đang nằm ở đâu tại từng thời điểm của dự án, nhờ vậy cả nhóm thôi phải đoán và bắt tay vào làm.
Tính nhất quán và hiệu quả: Khi đã có quy trình, nhóm không còn tốn công bàn lại cách xử lý những tình huống quen thuộc mỗi lần chúng lặp lại.
Hợp tác được nâng cao: Khi vai trò và các điểm bàn giao được thống nhất từ trước, nhóm bớt thời gian cho việc phối hợp và dành nhiều thời gian hơn để làm ra sản phẩm. Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý nhóm.
Phần lớn dự án thất bại vì không ai hình dung rõ việc gì cần làm tiếp theo, ai phụ trách việc đó và thế nào thì được coi là "xong" ở từng giai đoạn, chứ ít khi vì thiếu cố gắng. Quy trình quản lý dự án xử lý vấn đề này ngay từ cấu trúc: nó sắp xếp thứ tự công việc, giao người phụ trách và đặt các điểm kiểm tra để phát hiện vấn đề trước khi chúng biến thành chậm trễ. Thiếu quy trình, công sức phối hợp sẽ tăng lên với mỗi thành viên mới vào nhóm và mỗi mối phụ thuộc mới phát sinh.
Quy trình quản lý dự án là chuỗi giai đoạn và nhiệm vụ đã được xác định để đưa dự án đi từ lúc khởi động đến khi kết thúc. Nó khác với lịch làm việc hay danh sách việc cần làm, vì nó là logic quy định việc gì diễn ra theo thứ tự nào, ai chịu trách nhiệm ở từng bước và cần đáp ứng điều kiện gì trước khi sang giai đoạn tiếp theo. Quy trình thay đổi theo độ phức tạp của dự án và cách tổ chức nhóm, nhưng mục đích cốt lõi thì giữ nguyên, đó là làm cho con đường từ khởi đầu đến hoàn thành được vạch ra rõ ràng thay vì để mỗi người tự hiểu theo cách của mình.
Để có một quy trình quản lý dự án hiệu quả, trước hết cần xác định những giai đoạn giúp dự án đi suôn sẻ từ đầu đến cuối, gồm các giai đoạn cơ bản sau:
Một quy trình chỉ tốt khi có những thói quen giúp nó vận hành đều đặn. Xác định các giai đoạn mới là bước khởi đầu, còn những gì làm sau đó mới quyết định quy trình có trụ được lâu dài hay không.
Bước 1: Xác định Yêu cầu Dự án
Hãy đánh giá phạm vi, mục tiêu và giới hạn nguồn lực của dự án trước khi thiết kế quy trình, vì quy trình cần được điều chỉnh theo dự án chứ dự án không phải uốn theo quy trình.
Bước 2: Xác định Các Giai đoạn Quy trình
Chia dự án thành các giai đoạn với tiêu chí bắt đầu và kết thúc rõ ràng, như đã trình bày ở phần "Các Giai đoạn Chính của Quy trình Quản lý Dự án", bởi một giai đoạn không có định nghĩa thế nào là "hoàn thành" sẽ trở thành nơi công việc bị treo mãi.
Bước 3: Phân công Vai trò và Trách nhiệm
Mỗi nhiệm vụ và mỗi giai đoạn đều cần một người phụ trách có tên cụ thể. Khi trách nhiệm là của chung thì thường chẳng ai thật sự chịu trách nhiệm, và lúc có việc bị lọt, ai cũng nghĩ người khác đã xử lý rồi.
Bước 4: Chọn Công cụ Quy trình
Hãy chọn công cụ hợp với cách nhóm thực sự làm việc hằng ngày, đừng chọn theo số lượng tính năng. Asana, Monday.com hay Trello đều hoạt động tốt nếu cả nhóm dùng chúng một cách nhất quán, và chính mức độ sử dụng đều đặn mới là yếu tố quyết định.
Bước 5: Triển khai và Giám sát
Đưa quy trình vào vận hành và theo dõi các sai lệch so với kế hoạch theo thời gian thực. Tín hiệu sớm rất đáng giá, vì một nhiệm vụ trễ hai ngày ở tuần 1 là chuyện nhỏ hơn nhiều so với cùng nhiệm vụ đó bị trễ ba tuần sau.
Bước 6: Đánh giá và Tối ưu hóa
Khi dự án kết thúc, hãy đối chiếu quy trình với kết quả đạt được để tìm ra giai đoạn nào gây vướng và vì sao, rồi cập nhật quy trình trước khi dự án tiếp theo bắt đầu, đừng sửa khi dự án đó đang chạy.
Bạn có biết? Nền tảng của quản lý quy trình bắt nguồn từ đầu thế kỷ 20, khi sản xuất dây chuyền lắp ráp tại các nhà sản xuất công nghiệp giới thiệu ý tưởng về thực thi nhiệm vụ có cấu trúc, tuần tự. Cách làm cốt lõi khi đó, gồm chia công việc thành các giai đoạn xác định, giao người phụ trách rõ ràng và theo dõi tiến độ, đã được chuyển thẳng vào phần mềm quản lý dự án ngày nay. Công cụ đã thay đổi, nhưng bài toán mà nó giải quyết thì vẫn như cũ.
Để có cái nhìn về việc hình dung dòng thời gian dự án, hãy đọc hướng dẫn của chúng tôi về "Biểu đồ Gantt là gì? Hướng dẫn Sử dụng Biểu đồ Gantt trong Quản lý Dự án". Để tìm hiểu cách các nhóm Agile tạo ra các quy trình hiệu quả, hãy khám phá bài viết của chúng tôi về "Cấu trúc Nhóm Agile: Vai trò và Trách nhiệm để Hợp tác Hiệu quả". Cuối cùng, đi sâu hơn vào tổ chức nhiệm vụ với các mẹo của chúng tôi về "Mẫu Quy trình Làm việc: Cách Tối ưu hóa Quy trình để Đạt Hiệu quả Tối đa". Thông tin chi tiết: Quản lý dự án.
Quy trình quản lý dự án phát huy tác dụng vì nó biến những điều ngầm hiểu thành điều được nói rõ, chẳng hạn ai phụ trách việc này, bước tiếp theo là gì và thế nào thì được coi là xong. Nếu câu trả lời không được gắn sẵn vào quy trình, những câu hỏi đó sẽ được giải quyết tùy hứng, tức là mỗi lần một kiểu và thường trong lúc gấp gáp. Những nhóm làm việc theo quy trình có cấu trúc phát hiện vấn đề sớm hơn, bàn giao công việc gọn gàng hơn và tiếp tục phát triển từ những gì đã học được thay vì lần nào cũng bắt đầu lại từ đầu. Để có thêm tài liệu về cách xây dựng quy trình, hãy xem "Mẫu Quy trình Làm việc: Cách Tối ưu hóa Quy trình để Đạt Hiệu quả Tối đa" của chúng tôi.
"Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time"
Hướng dẫn thực tế để hiểu và áp dụng Scrum vào quy trình làm việc.
"The Lean Startup"
Giải thích cách chiến lược Agile và quy trình rõ ràng hỗ trợ phát triển sản phẩm mới.
"Project Management for the Unofficial Project Manager"
Hướng dẫn thực tế cho những người phải quản lý dự án mà chưa qua đào tạo chính thức, tập trung vào cách lãnh đạo lấy con người làm trung tâm và các quy trình dự án thiết yếu.
Tinh thần nhóm là một biến hoạt động trực tiếp: khi nhân viên cảm thấy được coi trọng và có động lực, sự gắn kết, giữ chân và chất lượng đầu ra cải thiện có thể đo lường được. Duy trì tinh thần cao đòi hỏi hành động có chủ ý và nhất quán trên nhiều khía cạnh — từ cách các giá trị được củng cố
14 phút
87 lượt xem
0
Thêm nhiều công cụ kỹ thuật số chưa chắc đã giúp công việc hiệu quả hơn, bởi trong nhiều trường hợp chúng lại khiến thông tin bị chia cắt, đầu óc nhân viên phải gánh nhiều hơn và chất lượng kết quả đi xuống. Chuyển đổi thông minh là một quá trình có tổ chức, đưa doanh nghiệp từ một mớ công cụ chồng
13 phút
92 lượt xem
0
Việc các nhiệm vụ chồng lên nhau về tài nguyên, thời hạn hay thành viên phụ trách là chuyện thường gặp trong mọi dự án chứ không phải trường hợp ngoại lệ. Nếu không được phối hợp rõ ràng, những chỗ chồng chéo này sẽ dẫn đến xung đột, kéo theo hàng loạt sự chậm trễ nối tiếp nhau và làm chất lượng cô
14 phút
124 lượt xem
0
Khi làm việc từ xa và làm việc kết hợp đã trở nên phổ biến, hợp tác thời gian thực không còn là thứ có thì tốt mà đã thành một yêu cầu cốt lõi trong vận hành hằng ngày. Đây vừa là chuyện kỹ thuật vừa là chuyện văn hóa, vì chính nó quyết định cách các thành viên trong nhóm trao đổi, đóng góp và phối
13 phút
111 lượt xem
0
Đang tìm các ứng dụng quản lý nhiệm vụ tốt nhất để duy trì sự tổ chức, tập trung và thực sự hoàn thành công việc? Bài hướng dẫn này so sánh các công cụ dành cho freelancer, nhà sáng lập startup và nhóm làm việc từ xa, những người muốn công việc rõ ràng hơn chứ không muốn thêm một nguồn ồn ào nữa. D
28 phút
256 lượt xem
0
Hoàn toàn miễn phí cho tất cả các kích cỡ nhóm và sử dụng cá nhân
Back to menuBack to menu
