如何识别工作流瓶颈并解决问题

关键要点

引言

每个汽车爱好者的梦想是驾驶着汽车在空旷的高速公路上疾驰，周围没有任何交通堵塞。不幸的是，这是21世纪，大多数城市仍然依赖汽车，所以你可能会加速……嗯，大约3秒钟后就停下来。

当然，我们并不是在鼓励超速。这个比喻只是用来说明，如果有瓶颈或“交通堵塞”，整个过程会变得更加困难和低效。

根据Formstack 和 Mantis Research的报告，组织每年可能会因为低效的任务使员工负担过重，导致损失高达130万美元。报告还显示，超过一半的员工每天至少花费两小时在重复性的任务上，这突显了流程优化的必要性。

130万美元……这个数目很大。但总的来说，你首先需要了解的是，所有的瓶颈可以归结为两大类：混乱的工作流程和混乱的资源配置。有时两者兼而有之。以下是你需要了解的：

混乱的工作流程：

• 过时的工作方式。 电子表格和办公室会议？这怎么能帮助任何人呢？
• 过度工程化的发布前检查。 即使市场上最好的产品，如果经过10轮审核和测试，也会崩溃。
• 官僚主义和文书工作。 当20个不同的部门都需要就某个功能达成一致时，产品永远也无法发布。
• 人工劳动。 虽然人工智能可能不会取代文案和艺术家，但它非常适合处理表格和冗长的电子表格——让它做这些，专注于实际工作。
• 低效的工作流程。 真正的力量在于简化。如果有一些步骤对最终结果贡献不大——就去掉它们。

混乱的资源配置：

• 人手不足的团队。 如果你的项目经理同时做三项不同的工作，那就不是“管理”——那只会导致快速的职业倦怠。
• 过时的设备。 那些连《俄罗斯方块》都无法流畅运行的电脑，那些自苏联解体以来就没更新过的Excel表格，或者那些吱吱作响的老旧办公椅——这些都能显著拖慢工作流程。
• 预算问题。 有时候缺乏适当的资金会让团队放弃某些重要的工作舒适性和生产力工具。短期内可能能应付，但很快就会让每个人都感到疲惫。

所以，是的，很多因素都在导致一个大问题，如果你能解决其中一个问题，那已经是一个巨大的胜利。曾经有一次，Bethany Home Healthcare通过实施业务流程自动化，减少了接近200%的工资成本——通过看似微小的改变取得了巨大的成果。

如何及早发现瓶颈

了解可能出错的地方或者已经出错的地方是一回事——及时发现问题才是最困难的。举个例子，亚马逊可能存在一些可疑的工作伦理，但它们确实非常擅长预测潜在的瓶颈。

他们积极使用所谓的预测分析——这是一种通过研究历史和文化数据来预测潜在危机的方法。

COVID-19对每个人来说都是一个惊喜，但得益于预测分析，亚马逊能够迅速适应并维持客户的需求……

……预测分析和可疑的商业行为，嗯，但这不是重点。

所以，这里有几个你应该留意的“红旗”来及早发现潜在的有问题的区域：

• 任务堆积如山，看似永远做不完。 如果你的团队总是忙碌，实际上是可以接受的。但如果未完成的任务越来越多，并且一直在恶化？那可能存在某些问题。
• 截止日期只是一个概念。 再说一次，几次错过截止日期是正常的，尤其是在特别忙的一周里，但如果这成了常态？那就值得关注了。
• 资源紧张。 优秀的公司依赖于良好的资金和优秀的团队成员。当这两者都变得紧张时——那就该担心了。
• 士气低落。 如果团队的情绪跌入低谷——那就不对劲了。
• 成果不佳。 这很简单。
• 沟通不畅。 在大公司里总有一群人“掉进了裂缝”，并且继续领工资却几乎不做什么工作。听起来熟悉吗？虽然这不一定是坏事——但它确实表明团队之间的沟通存在问题，而沟通对任何成功的项目都至关重要。

Netflix虽然偶尔会有几次多亿级的失败，但他们对信息收集有独到的理解。每一步工作流程都在仔细监控，每一条反馈都在被分析并加以实施。一旦生产力出现问题，它就会立即得到解决。

到底是怎么做到的呢？一种叫做“混沌工程”的小工具。听起来很酷吧？这种方法是通过预先引入各种“干扰”来测试工作流程，目的是在真正的威胁来临之前，培养出“韧性”。可以说是一种企业的免疫系统。

潜在解决方案

当所有问题最终被发现时，剩下的一件事就是——真正去解决它们。快速解决问题并确保它不再出现是有好处的——尽量坚持这一点。

短期解决方案：

• 资源分配。 一项任务有两个非常疲惫的经理在做，而另一个有十个。你知道该怎么做——稍微重新平衡一下。
• 找到临时捷径。 有些事情可能不会立即按预期工作，但可能会通过对初始方案进行一些微小但不受欢迎的改变来实现。就这样过一段时间；如果有效就继续。如果有效，你可以在情况不那么紧急时再回来打磨它。
• 快速技能升级。 如果你的员工缺乏特定的技能，你可能需要把他们送去参加快速学习课程。这不是一个全面的学位，但至少能暂时应急。
• 定向自动化。 如果某些流程花费了团队过多的时间——也许自动化它们可以减轻压力。是的，这可能会影响最终结果的质量，但也可以为你提供急需的喘息空间。
• 沟通培训。 有时候，一次真诚的对话就足够了。虽然之前没有进行这样的对话表明有更深层次的问题，但这是一个开始。

长期解决方案：

• 管道重构。 如果某些东西不起作用——把它拆掉，重新在其废墟上建造更好的东西。
• 投资团队技能。 公司范围内的资格课程，真正让你的同事们变得更聪明、更高效。投资知识总是值得的。
• 给你的战斗站升级。 新的电脑、平板，甚至是更新更好的项目管理软件肯定很贵，但能带来差异。虽然 Taskee 是免费的，但也同样高效——只是说说而已。
• 深度自动化。 找到特别繁琐的流程，这些流程只需要最小的人力干预，然后将它们彻底自动化。库存管理、订单处理——这种事情。
• 战略规划。 提前计划潜在的路障和你的整体需求。保证免受大多数世界问题的影响。

相关文章：

有关流程改进的见解，请参阅 混合项目管理：结合敏捷和瀑布的平衡方法。

要提高团队效率，请查看 什么是看板？一份可视化和管理工作流的指南。

要更好地进行资源管理，请阅读 资源管理流程：通过有效规划转变项目成功。

结论 

理解并解决工作流瓶颈对保持高效运营至关重要。通过正确的工具、流程和实践组合，团队可以在瓶颈影响项目成功之前识别并解决它们。关键在于保持主动的流程改进方法，同时培养持续优化的文化。

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