Beste Aufgabenverwaltungs-Apps im Jahr 2025

Wichtige Erkenntnisse

Bedeutung von Aufgabenverwaltungstools im Jahr 2025

Aufgabenverwaltung ist nicht mehr das Hauptproblem – wichtiger ist, wie wir diesen Prozess managen.

Täglich wechseln wir mehr als 1200 Mal zwischen Apps und Browser-Tabs. Die Konzentration nach jedem Wechsel wiederherzustellen, kostet etwa 4 Stunden pro Woche – das sind fast ein Monat Arbeitszeit pro Jahr, der verschwendet wird.

Produktivitätstools gibt es mehr denn je. Jede Woche erscheint eine neue App, die verspricht, Aufgaben zu vereinfachen, den Fokus zu verbessern oder Ihren Arbeitsablauf „umzukrempeln“. Das eigentliche Problem? Überforderung durch Wahlmöglichkeiten und Tool-Müdigkeit. Die meisten von uns brauchen keine weitere E-Mail-App oder einen schönen Kalender – wir brauchen Klarheit, Verantwortung und einen Arbeitsfluss. Zumindest, wenn man der Harvard Business School Glauben schenkt.

Hier zeigt sich die wahre Stärke des richtigen Aufgabenmanagers. Nicht darin, mehr zu tun, sondern Ihnen zu helfen, sich auf das wirklich Wichtige jetzt zu konzentrieren, Aufgaben klar zu delegieren und den Fortschritt zu verfolgen, ohne in Benachrichtigungen zu ersticken.

Wie Artem Dovgopol, Mitgründer von Taskee, sagt: „Das richtige Tool zwingt Sie nicht, mehr zu arbeiten – es hilft Ihnen einfach zu verstehen, was Sie wirklich als Erstes tun müssen.“

Egal, ob Sie ein wachsendes Team managen oder alleine an Projekten arbeiten – das richtige Tool hilft Ihnen nicht nur, produktiv zu bleiben, sondern auch, innere Ruhe zu bewahren und Burnout zu vermeiden.

Wer sollte Aufgabenverwaltungs-Apps verwenden?

Aufgabenverwaltungs-Apps sind nicht nur für Produktivitätsfreaks. Im Jahr 2025 sind sie eine Notwendigkeit für alle, die Ordnung in ihrer Arbeit behalten wollen – unabhängig davon, wo ihr Team ist und in welchen Zeitzonen es arbeitet.

So nutzen verschiedene Fachkräfte und Teams Aufgabenmanager in der Praxis:

Freelancer und Content-Ersteller

Ohne ein klares System gehen Aufgaben in Chats unter, gehen in Notizen verloren oder entfallen einfach. Ein guter Aufgabenmanager löst diese Probleme:

• Alles an einem Ort organisieren – von Briefings bis zu Deadlines
• Prioritäten setzen und Fortschritte verfolgen
• Sehen, wie viel Zeit Sie für Arbeit und wie viel für administrative Aufgaben aufwenden

Remote-Teams und verteilte Startups

In asynchronen oder hybriden Teams führt mangelnde Transparenz oft zu verpassten Deadlines und doppelter Arbeit. Aufgabenmanager helfen hier:

• Zeigen klar, wer für was verantwortlich ist
• Visualisieren die nächsten Schritte und Blockaden
• Schaffen eine Atmosphäre der Verantwortung ohne Mikromanagement

Agenturen, Berater und Projektarbeit

Wenn Sie mit mehreren Kunden oder Aufgaben arbeiten, kann das Wechseln zwischen diesen mühsam sein. Aufgaben-Apps helfen Ihnen:

• Arbeit nach Projekten oder Kunden zu trennen
• Klare Zeitpläne und Deadlines zu setzen
• Verwirrung zu vermeiden, indem Feedback und Revisionen dokumentiert werden

Teams, die zwischen Deep Work und Betrieb balancieren

Wenn Ihr Tag zwischen kreativem Flow und ständigen Benachrichtigungen aufgeteilt ist, hilft Ihnen ein guter Aufgabenmanager, konzentriert zu bleiben, egal welche Aufgaben anstehen:

• Hilft dabei, Zeit für Deep Work zu reservieren
• Ermöglicht das Festhalten von Ideen oder administrativen Aufgaben ohne Ablenkung
• Erhält Struktur ohne Flexibilität einzubüßen

Wachstumsorientierte Unternehmen

Wenn ein Team wächst, brechen Prozesse zusammen, wenn sie nicht auf Skalierbarkeit ausgelegt sind. Aufgabenmanager helfen hier:

• Struktur einzuführen, ohne Prozesse zu verlangsamen
• Wiederholbare Arbeitsabläufe zu erstellen
• Transparenz auf allen Ebenen und in allen Funktionen zu gewährleisten

Wie sieht das in der Praxis aus?

Ein Beispiel: Ein Designer-Freelancer managt mehr als ein Dutzend Branding-Projekte. Er nutzt Taskee, um die Arbeit für jeden Kunden auf separaten Boards zu trennen. Klare Aufgabenstatus und einfache Zeiterfassung zeigen, in welcher Phase sich jedes Projekt befindet. Ohne dieses System wäre er in Chats und verstreuten Notizen ertrunken.

Ein kleines Digitalagentur-Beispiel: 6 Mitarbeiter, über 20 Kunden. Das Team probierte Asana, Trello und sogar gewöhnliche Tabellen aus, bis es sich für ClickUp entschied. Was war der entscheidende Faktor? Die Möglichkeit, für jeden Kunden individuelle Workflows einzurichten, die Auslastung jedes Mitarbeiters zu sehen und Probleme zu erkennen, bevor sie zu verpassten Deadlines werden.

Beste Aufgabenmanager für 2025

Wir haben eine Auswahl der besten Tools zusammengestellt, die Freelancern, Remote-Teams, Gründern und Content-Erstellern helfen, klarer und stressfreier zu arbeiten. In diesem Review erklären wir, wofür jedes Tool geeignet ist, wie viel es kostet und warum es für Sie ideal (oder eben nicht) sein könnte.

Taskee

Am besten geeignet für: Freelancer, Gründer und kleine Teams, denen Klarheit wichtiger als Komplexität ist.

Preisspanne: $ (kostenloser Plan verfügbar)

Taskee wurde für diejenigen entwickelt, die genug von überkomplizierten Projektmanagement-Systemen haben. Statt Sie mit Dashboards und endlosen Integrationen zu bombardieren, konzentriert es sich auf das Wesentliche: klare Verantwortlichkeiten für Aufgaben, flexible Workflows und Zeiterfassung, die wirklich zeigt, wohin Ihr Tag geht. Egal, ob Sie alleine oder mit einem kleinen Team arbeiten – Taskee hilft, den Fokus zu halten und voranzukommen, ohne Informationslärm. Es ist ein schnelles, minimalistisches und überraschend leistungsfähiges Tool, das nicht ablenkt, sondern Klarheit schafft.

Todoist

Am besten geeignet für: Persönliche Produktivität und geräteübergreifende Aufgaben-Synchronisation.

Preisspanne: Kostenlos / kostenpflichtige Pläne verfügbar

Todoist ist seit Jahren beliebt für seine übersichtlichen, gut organisierten Aufgabenlisten, die sich auf Web, Mobil, Browser und sogar per E-Mail nutzen lassen. Funktionen wie Labels, Prioritäten, wiederkehrende Aufgaben und natürlichsprachliche Eingabe helfen, alles Wichtige im Blick zu behalten – von Alltagsaufgaben bis zu großen Projekten. Nicht ideal für große Teams, aber perfekt, um persönliche Unordnung zu beseitigen.

ClickUp

Am besten geeignet für: Teams, die einen vielseitigen Workspace benötigen.

Preisspanne: Kostenlos / kostenpflichtige Pläne ab ca. 7 USD pro Nutzer und Monat

ClickUp vereint Aufgaben, Dokumente, Ziele, Dashboards und Zeiterfassung an einem Ort. Es ist sehr flexibel und eignet sich für alles – von Sprints bis hin zu OKRs, wobei diese Flexibilität für Einsteiger etwas überwältigend sein kann. Es ist eine ausgezeichnete Wahl für Teams, die mehr brauchen als nur eine einfache Aufgabenliste, aber noch nicht bereit sind für komplexere Lösungen wie Jira.

Trello

Am besten geeignet für: visuelle Nutzer und einen Gesamtüberblick über Projekte.

Preisspanne: Kostenlos / Business-Pläne verfügbar

Trello hat das Kanban-Board populär gemacht und ist bis heute eine der intuitivsten Methoden, ein Projekt zu visualisieren. Das Verschieben von Karten, anpassbare Listen und eine Vielzahl von Erweiterungen machen es zu einem hervorragenden Werkzeug für alles – von Content-Planung bis zur Produktentwicklung. Es ist einfacher als viele andere Tools, und genau das ist seine Stärke.

Notion

Am besten geeignet für: Teams, die Dokumente, Aufgaben und Datenbanken an einem Ort vereinen möchten.

Preisspanne: Kostenlos für den persönlichen Gebrauch / Bezahlte Pläne ab 8 $ pro Nutzer und Monat

Notion ist nicht nur ein Aufgabenmanager, sondern ein ganzes System, mit dem man Arbeitsabläufe durch Vorlagen, Listen und gemeinsame Seiten organisieren kann. Es eignet sich perfekt für Startups und Agenturen, die alles – von Dokumenten und Wikis bis zu Sprints – an einem Ort speichern möchten. Aber Vorsicht: Ohne Disziplin kann Notion zu einem Labyrinth aus schönen Seiten ohne klaren Aktionsplan werden.

Asana

Am besten geeignet für: strukturierte Teamarbeit mit zeitlichen Vorgaben.

Preisspanne: Kostenlos – $$$

Plattform: plattformübergreifend

Funktionen: Zeitachsen-Ansicht, Integrationen, klare Projektübersicht

Asana ist die ideale Wahl für Teams, die genau wissen müssen, wer welche Aufgaben wann erledigt. Mit Funktionen wie Timeline, Meilensteinen und Workflow-Builder ist es besonders für Marketing-, Produkt- und Operationsteams geeignet. Sie können es mit Slack, Google Drive, Zoom und anderen beliebten Diensten integrieren. Es ist eine zuverlässige Lösung für wachsende Startups und mittelständische Unternehmen, die ihre Abläufe organisieren müssen.

TickTick

Am besten geeignet für: persönliche Produktivität mit Fokus auf Achtsamkeit.

Preisspanne: Kostenlos – $

Plattform: plattformübergreifend

Funktionen: integrierter Pomodoro-Timer, Gewohnheitstracking, wiederkehrende Aufgaben

TickTick ist ein klassisches Aufgaben-Tool mit zusätzlichen Funktionen. Es erlaubt das Eingeben von Aufgaben in natürlicher Sprache, die Nutzung von Ordnern und Tags sowie das Verfolgen von Gewohnheiten und Aufgaben mit Timer und Kalender. Es ist ein ruhiges, aber leistungsstarkes Produktivitätstool, das nicht so bekannt ist, wie es sein könnte. Besonders nützlich zur Verfolgung von Zielen, Routinen und wiederkehrenden Aufgaben.

Motion

Am besten geeignet für: automatische Aufgabenplanung basierend auf dem Kalender.

Preisspanne: $$ – $$$

Plattform: plattformübergreifend

Funktionen: automatische Planung, intelligente Zeitblöcke, KI-Unterstützung

Motion verwandelt deine Aufgabenliste in einen lebendigen, automatisch priorisierten Kalender. Du fügst Aufgaben hinzu, setzt Deadlines, und das Tool findet selbst die besten Zeitfenster zur Erledigung – auch wenn Meetings oder Ablenkungen auftauchen. Perfekt für Führungskräfte, Gründer und Remote-Mitarbeiter mit engem Terminplan. Diese App wird entweder dein Favorit oder sorgt für ein leichtes Schuldgefühl, wenn sie deinen Tag umplant.

Sunsama

Am besten geeignet für: ruhige und bewusste Tagesplanung.

Preisspanne: $$$

Plattform: plattformübergreifend

Funktionen: tägliche Überprüfung, Planungsrituale, Deep Work

Sunsama versucht nicht, mit deiner Produktivität „zu spielen“, sondern hilft dir, dein inneres Gleichgewicht zu bewahren. Es begleitet dich durch den täglichen Planungsprozess, hilft dir, Prioritäten zu setzen und Zeit für jede Aufgabe einzuplanen. Es synchronisiert sich mit anderen Tools, ist aber auf Minimalismus und Ablenkungsfreiheit ausgerichtet. Wenn du genug hast von der „Endlos-Arbeits“-Kultur, ist dieses Tool genau richtig für dich.

Microsoft To Do

Am besten geeignet für: Microsoft-Nutzer, die ihre Aufgaben synchronisieren möchten.

Preisspanne: Kostenlos

Plattform: plattformübergreifend

Funktionen: Integration mit Outlook, gemeinsame Listen, einfaches Design

Wie wählt man den passenden Aufgabenmanager für sein Team aus?

Es gibt kein universelles „bestes“ Tool – es gibt nur das, das wirklich zu deinem Workflow passt.

Wenn deine Arbeit Deadlines, Teamzusammenarbeit und viele Abhängigkeiten umfasst, sind Systeme wie Asana oder ClickUp passend. Wenn du dich fokussieren und tief in Aufgaben eintauchen möchtest, sind Sunsama oder Things 3 interessant. Wenn du Dokumente, Notizen und Aufgaben in einem Tool vereinen willst, könnte Notion die ideale Lösung sein.

Aber wenn du in einem kleinen Team arbeitest, Wert auf Klarheit, Einfachheit und effiziente Arbeitsprozesse ohne viel Schnickschnack legst, könnte Taskee das Tool sein, das dir hilft, all das zu managen.

Es versucht nicht, dein gesamtes Tool-Ökosystem zu ersetzen, sondern hilft dir einfach, klarer zu verfolgen, was wirklich wichtig ist:

• Wer was macht
• Wie der Status der Aufgabe ist
• Wie viel Zeit es gedauert hat

Letztendlich ist der richtige Aufgabenmanager derjenige, den dein Team gern benutzt. Probiert mehrere aus und wählt den, der euch am besten liegt.

Du bist noch unsicher? Hier eine kurze Übersicht, welche Tools für welche Teams am besten geeignet sind und warum:

Worauf es bei der Wahl eines Aufgabenmanagers ankommt

Bei so vielen Optionen ist es leicht, den Überblick zu verlieren und etwas Unpassendes zu wählen. Was unterscheidet wirklich ein gutes Tool von einem überladenen? Im Jahr 2025 geht es nicht um die Anzahl der Funktionen, sondern darum, wie gut es deinen echten Arbeitsablauf unterstützt.

Wenn du ein Tool suchst, das dir hilft, voranzukommen, solltest du auf Folgendes achten:

• Anpassbare Prozesse an deinen Arbeitsstil

Ein guter Aufgabenmanager zwingt dich nicht in fremde Strukturen. Er erlaubt dir, alles nach deinen Bedürfnissen einzurichten: Willst du „Briefing → In Prüfung → Fertig“? Kein Problem. Ist dir „To do → Doing → Done“ lieber? Auch das geht leicht. Achte auf Tools, bei denen du eigene Status, Tags und Kategorien anlegen kannst. Alles soll für dich logisch sein, nicht für die Entwickler.

• Klare Aufgaben auf einen Blick

Sie müssen nicht im Interface herumklicken, um zu verstehen, wer die Aufgabe macht, wann die Frist ist und wo es hakt. Die besten Tools zeigen Verantwortlichen, Frist und aktuellen Status in einem Fenster – das ist besonders wichtig, wenn Aufgaben von mehreren Personen und Phasen abhängen.

• Zeiterfassung, die nicht bei der Arbeit stört

Stunden manuell erfassen? Nein, danke. Moderne Lösungen bieten integrierte Timer, automatische Verfolgung oder zumindest eine einfache manuelle Eingabe. Das ist besonders für Freelancer und Teams nützlich, wenn es wichtig ist zu verstehen, wohin die Zeit wirklich fließt, z. B. bei der Arbeit mit Kunden oder beim Wechsel zwischen fokussierter Arbeit und Routine.

• Einfache Bedienung ohne Funktionsverlust

Niemand möchte 30 Minuten aufwenden, um eine Aufgabe abzuschließen. Gute Tools sind schnell, intuitiv und angenehm zu bedienen – auf allen Geräten. Wichtig sind Offline-Zugriff, mobile Synchronisation und ein klares Design, das einen nicht für einen vollen Tag bestraft.

• Fokus ist wichtiger als Funktionen

Je mehr Funktionen, desto besser? Nicht immer. Viele Teams überladen das System mit Einstellungen und hören dann einfach auf, es zu nutzen, weil es zu viel ist. Wirklich nützliche Tools helfen Prioritäten zu setzen, weniger abzulenken und Dinge zu Ende zu bringen. Wiederkehrende Aufgaben, Fokustimer, minimalistisches Interface – das sind keine Spielereien, sondern genau das, was hilft, das Tempo zu halten und Burnout zu vermeiden.

Ein zuverlässiger Aufgabenmanager ist Ihr treuer Helfer, der sich an Sie anpasst und Ihre Arbeit unterstützt.

Wenn Sie mehr Ideen zu fokussierten Prozessen, asynchroner Teamarbeit und nachhaltigen Arbeitsritualen suchen, schauen Sie hier vorbei:

Transformieren Sie Ihren Workflow mit Taskee

Praktischer Leitfaden für intelligentes Aufgabenmanagement

Visuelles Aufgabenmanagement: Tools und Strategien

Fazit

Keine App allein macht ein Team produktiv – aber die passende kann den Weg ebnen.

Der beste Aufgabenmanager ist der, den Ihr Team versteht, akzeptiert und mit dem es wächst. Manche brauchen Timelines und Dashboards, anderen reichen einfache Listen mit Deadlines. Wichtig ist, ein Tool zu wählen, das zu Ihrem tatsächlichen Prozess passt und nicht nur eine Ansammlung gewünschter Funktionen ist.

Taskee hilft, den Fokus zu behalten: Zeiterfassung, klare Aufgabenstatus und eindeutige Verantwortlichkeiten. Besonders gut geeignet für kleine Teams, die das „System nicht managen“ wollen – sie wollen einfach ruhig und zielgerichtet arbeiten.

FAQ

Welcher Aufgabenmanager ist am einfachsten, wenn ich alleine arbeite?

Wenn Sie Freelancer oder Soloarbeiter sind, beginnen Sie mit einfachen, leichtgewichtigen Lösungen – zum Beispiel Taskee, Todoist oder TickTick. Diese Tools erfordern keine lange Einrichtung, sind in wenigen Minuten startklar und helfen, die Arbeit ohne unnötigen Aufwand zu organisieren.

Welche Anwendungen eignen sich für kleine oder verteilte Teams?

Für verteilte Teams eignen sich Taskee, ClickUp und Asana gut. Sie ermöglichen einfache Zuweisung von Verantwortlichen, Statusverfolgung und transparente Zusammenarbeit – ohne ständige Meetings und lange Messenger-Gespräche.

Brauche ich überhaupt einen Aufgabenmanager, wenn ich schon Google Kalender oder Notizen nutze?

Kalender und Notizen sind hilfreich, aber nicht für umfassendes Aufgabenmanagement gedacht: Sie sehen nicht, wer wofür verantwortlich ist, wo es Blockaden gibt oder welche Fristen anstehen. Ein Aufgabenmanager zeigt nicht nur geplante Aufgaben, sondern auch, was tatsächlich vorankommt oder hängen geblieben ist.

Kann man solche Tools mit Kunden oder externen Dienstleistern verwenden?

Ja, in fast allen Aufgabenmanagern können Sie Aufgaben oder Boards mit Kunden teilen. Das ist eine praktische Möglichkeit, Phasen abzustimmen, Dateien auszutauschen und Feedback zu erhalten – ohne endlose E-Mails und verlorene Kommentare.

Wie viel Zeit braucht man, um ein Aufgabenmanagement-System einzurichten?

Wenn man es nicht kompliziert macht, kann man ein Basissystem in 15–30 Minuten starten. Taskee und Todoist funktionieren „out of the box“, während Tools wie ClickUp oder Notion mehr Flexibilität bieten, aber etwas Zeit für die Anpassung brauchen.

Brauchen Freelancer überhaupt einen Aufgabenmanager?

Definitiv ja. Viele Freelancer nutzen ihn, um die Arbeit mit Kunden zu organisieren, abrechenbare Stunden zu verfolgen und den Kopf frei zu bekommen. Auch wenn Sie alleine arbeiten, hilft eine kleine Struktur, alles im Griff zu behalten.

Worin unterscheidet sich Aufgabenmanagement vom Projektmanagement?

Aufgabenmanagement konzentriert sich auf konkrete Aktionen und Verantwortliche. Projektmanagement fügt Fristen, Abhängigkeiten, Zusammenarbeit und Strategie hinzu – es eignet sich besser für größere Prozesse.

Empfohlene Lektüre

“Deep Work”

Moderner Klassiker darüber, wie man Konzentration bewahrt und produktiv bleibt, besonders wenn kreative Aufgaben mit vollem Terminplan kombiniert werden müssen.

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“Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time”

Der Autor ist einer der Mitbegründer von Scrum. Dieses Buch erklärt hervorragend, wie strukturierte Arbeitszyklen kleinen Teams helfen, schneller und effizienter Ergebnisse zu erzielen.

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“Making Things Happen: Mastering Project Management”

Ohne Schnickschnack und komplizierte Fachbegriffe – nur praktische Tipps zum Management von Projekten, Menschen und Prioritäten.

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