So arbeiten sie effektiv mit remote-teams zusammen: Tools und tipps

9 Lesezeit

114 Ansichten

24 Februar, 2025

Wir sehen, dass immer mehr Unternehmen auf Remote-Arbeit umsteigen. Aber das bedeutet nicht, dass Mitarbeiter in dieser Arbeitsweise weniger miteinander kommunizieren. Eine richtig aufgebaute Kommunikation zwischen den Mitarbeitern ist ein Schlüssel zum Erfolg des Unternehmens.

Wichtige Erkenntnisse

Effektive Kommunikation im Remote-Team steigert die Produktivität um 35%

Die richtigen virtuellen Kollaborationstools verbessern die Projektabschlussraten um 45%

Strukturierte Best Practices für Remote-Arbeit verringern Missverständnisse um 40%

Erfolgreiche Kommunikationsstrategie

Auf den ersten Blick mag es so aussehen, als wäre es ganz einfach, vertrauensvolle Beziehungen innerhalb eines Teams aufzubauen. Aber ist das wirklich so? Natürlich nicht! Klare Kommunikation ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team. Es ist sehr wichtig zu verstehen, welche Kanäle dafür genutzt werden sollten.

Wir haben ein Diagramm bereitgestellt, das zeigt, welche Kanäle am häufigsten verwendet werden:

Videoanrufe

Chat-Apps

E-Mail

Kommunikationstools

Wie wählt man nun die richtigen Kommunikationstools für maximalen Effekt? Ganz einfach: Man muss alle Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen. Das klingt nicht sehr einfach, aber um es Ihnen leichter zu machen, haben wir Tools für die Remote-Zusammenarbeit bereitgestellt:

Effektives Projektmanagement:

Es ist sehr wichtig, Aufgaben klar und verständlich zuzuweisen. Mitarbeiter müssen Fristen einhalten, oder? Helfen Sie Ihrem Team, ihre Zeit mit einem Aufgabenplan effektiv zu managen. Das wird allen (und Ihnen natürlich) helfen, produktiver zu sein.
Die Überprüfung des Fortschritts gibt Ihnen die Möglichkeit, den Plan umzusetzen und vor allem zu kontrollieren.
Erlauben Sie niemals, dass Mitarbeiter überarbeitet werden. Ressourcen effektiv zu verteilen wird sowohl die persönliche als auch die Teamproduktivität steigern.
Verteilen Sie Aufgaben nach Priorität. So wissen die Mitarbeiter, was sofort erledigt werden muss und was warten kann.

Kommunikation:

Was ist bei effektiver Zusammenarbeit am wichtigsten? Natürlich Vertrauen! Ein einfaches Tool wie Videoanrufe hilft Ihnen dabei. Sie stärken den Teamgeist und bringen uns näher zusammen.
Wir alle wissen, wie wichtig es ist, Ideen schnell mit Kollegen zu teilen, bevor sie verloren gehen. Dafür helfen uns Chats in Instant Messengern. Sie ermöglichen es uns, Ideen sofort zu kommunizieren, noch bevor sie vollständig ausgereift sind.
E-Mail-Management ist ebenfalls wichtig für produktive Kommunikation. Organisieren Sie E-Mails in Kategorien und Themen, damit Ihr Team weiß, was Priorität hat.

Dokumentation:

Es ist sehr wichtig, eine Wissensdatenbank zu erstellen, auf die die Mitarbeiter jederzeit zugreifen können. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie neue Mitarbeiter schulen.
Geben Sie den Mitarbeitern durch Dokumentation von Arbeitsprozessen Transparenz. Das schützt sowohl sie als auch Sie.
Leider können wir uns nicht immer alle wichtigen Informationen merken. Daher ist es wichtig, Schlüsselnotizen während Besprechungen zu machen (auf Papier oder im Handy).
Wenn Sie nachverfolgen können, welche Lösungen gut funktionieren und welche nicht, ist das ein großer Vorteil für Ihr Unternehmen. Wir empfehlen, ein Entscheidungsprotokoll zu führen, um die Handlungen Ihres Teams jederzeit nachzuvollziehen und zu überprüfen.

Vertrauen der Mitarbeiter

Man kann so viel über die Bedeutung einer effektiven Kommunikation zwischen den Mitarbeitern sprechen, wie man will, aber ohne Vertrauen im Team wird es sicherlich nicht möglich sein. Zweifellos ist es viel schwieriger, solche Beziehungen aus der Ferne aufzubauen als im Büro, aber dennoch ist es durchaus möglich.

Im Folgenden haben wir einige Möglichkeiten aufgelistet, wie Sie diesen Faktor in Ihrem Team steigern können:

So genannte virtuelle Kaffeepausen helfen nicht nur, den Teamgeist der Mitarbeiter zu stärken, sondern steigern auch die Produktivität des Unternehmens.
Glauben Sie mir, es ist unglaublich wichtig für jeden Mitarbeiter, den Wert seiner Arbeit im Unternehmen zu kennen. Nehmen Sie sich Zeit, um ihre Leistungen und Karrieremöglichkeiten zu besprechen.
Wenn jeder im Team die Möglichkeit hat, seine Meinungen zu teilen und gehört zu werden, werden sie offener und können Ideen teilen, anstatt sie für sich zu behalten.
Was lieben Erwachsene und Kinder? Natürlich Spaß! Organisieren Sie Online-Spiele für die Mitarbeiter. Zum Beispiel erfordert „Secret Santa“ nicht einmal viel Zeit, aber es schafft eine großartige Stimmung und ein Gefühl der Überraschung für alle Teilnehmer.
Wenn es Mitarbeiter in Ihrem Team gibt, die eine andere Kultur als Ihre bevorzugen, unterstützen und respektieren Sie diese Wahl auf jeden Fall. Organisieren Sie kulturelle Feiern - dies wird den Wert jedes Mitarbeiters steigern.

Kultur im Remote-Team

Stimmen Sie zu, dass es jedem eine Freude bereitet, wenn seine Erfolge bemerkt und hervorgehoben werden. In solchen Momenten fühlen wir uns sowohl für das Unternehmen als auch für uns selbst bedeutender. Daher ist einer der Schlüsselfaktoren für Beziehungen innerhalb Ihres Teams der Aufbau einer Kultur in diesem Team.

Strategien zur Schaffung einer Kultur:

Feiern Sie Erfolge! Auch kleine. Dies wird den Teamgeist und den Wunsch, neue Höhen zu erreichen, steigern. Ist das nicht das, was wir erreichen wollen?
Lernen ist Licht. Das Erlernen neuer Fähigkeiten wird nicht nur die Arbeitseffizienz des Teams steigern, sondern auch die Mitarbeiter näher zusammenbringen. Vergessen Sie also nicht, Schulungsprogramme für das Team durchzuführen.
Öffentliches Dankeschön. Was könnte angenehmer sein, als gelobt zu werden? Richtig! Wenn man öffentlich gelobt wird. Nutzen Sie diese Praxis. Dies wird die Motivation aller Mitarbeiter steigern.
Selbst kleine Belohnungen für Erfolge steigern erheblich die Begeisterung der Mitarbeiter. Ermutigen Sie ihre Arbeit, das ist immer ein Plus.

Erfolgreiche Meetings durchführen

Um das Meeting produktiver zu gestalten, bereiten Sie sich unbedingt im Voraus darauf vor. Schließlich ist ein gut geplantes Gespräch schon die halbe Miete. Es wird nicht viel Zeit in Anspruch nehmen, aber der Effekt des Meetings wird viel größer sein.

Vorbereitung:

Es wird für alle besser sein, wenn die Mitarbeiter sich auch im Voraus auf das Meeting vorbereiten können. Dies hilft Ihnen mindestens, sich auf die wichtigsten Punkte zu konzentrieren, und vor allem können Sie wichtige Fragen viel schneller klären.
Niemand möchte, dass während wichtiger Verhandlungen das Internet ausfällt, die Verbindung abbricht oder etwas anderes passiert. Überprüfen Sie daher unbedingt im Voraus die Funktionalität der technischen Ausrüstung.
Was ist der Hauptvorteil von Remote-Arbeit? Richtig: Man kann sich an jedem Ort der Welt aufhalten. Aber vergessen Sie nicht, dass es in verschiedenen Teilen der Welt zu unterschiedlichen Zeiten ist. Berücksichtigen Sie also unbedingt Zeitzonen. Es ist unwahrscheinlich, dass jemand um drei Uhr morgens an einem Anruf teilnehmen möchte.

Durchführung:

Es ist wichtig, dass alle Teilnehmer aktiv an den Diskussionen teilnehmen und unterschiedliche Standpunkte einbringen, deshalb bauen Sie Vertrauen zu ihnen auf, oder?
Es kann schwierig sein, viele Informationen nur durch Zuhören zu verarbeiten, also nutzen Sie unbedingt Folien und Grafiken. Dies hilft, die Aufmerksamkeit des Teams auf das Wesentliche zu lenken.
Nachdem das Meeting beendet ist, sollten die Teilnehmer keine Fragen darüber haben, was getan werden muss und wann. Versuchen Sie daher, klare Aufgaben zu vergeben.
Meetings aufzeichnen ist sehr wichtig, da Sie sich jederzeit an vergessene Momente erinnern können. Und auch diejenigen, die nicht am Meeting teilgenommen haben, können auf dem Laufenden bleiben.

Interessante Tatsache

Teams, die strukturierte Praktiken für die Remote-Zusammenarbeit implementieren, verzeichnen einen Anstieg der Mitarbeiterzufriedenheit um 32 % und eine Reduzierung der Projektverzögerungen um 28 %!

Fazit

Der Erfolg bei der Remote-Zusammenarbeit kommt durch eine Kombination aus den richtigen Tools, effektiven Praktiken und einer starken Teamkultur. Die Nutzung von Plattformen wie Taskee in Verbindung mit diesen Strategien hilft Teams, die Distanz zu überbrücken und effektiv zusammenzuarbeiten. Denken Sie daran, dass der Aufbau einer effektiven Remote-Zusammenarbeit ein kontinuierlicher Prozess ist, der regelmäßige Bewertungen und Anpassungen erfordert.