Projektmanagement-software vs. Excel: Welches tool ist das richtige für ihr projekt?

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20 Februar, 2025

In der heutigen Arbeitswelt konkurrieren traditionelle Werkzeuge wie Excel mit vielversprechender Projektmanagement-Software. Jedes hat seine Vor- und Nachteile. Lassen Sie uns untersuchen, warum Sie bei dem Alten bleiben oder auf etwas Modernes umsteigen sollten.

Wichtige Erkenntnisse

Teams, die dedizierte PM-Plattformen nutzen, berichten von einer hohen Projekt-Erfolgsrate

Mit den richtigen Projektmanagement-Tools kann man die Planungszeit um die Hälfte verkürzen

Der richtige Einsatz von Aufgaben-Tracking-Software kann die Produktivität um bis zu 50 % steigern

Vorteile von Projektmanagement-Software

Moderne Projektmanagement-Systeme sind vielleicht nicht so anpassbar und kompatibel mit Ihrem alten Linux wie das altbewährte Excel, aber die Benutzerfreundlichkeit der Oberfläche und eine ganze Reihe zusätzlicher Funktionen gleichen das gut aus.

Wichtige Vorteile von PM-Systemen, die man im Auge behalten sollte:

Echtzeit-Kollaboration. Alle arbeiten an der gleichen Version der Anwendung und verfolgen die Ergebnisse und den Fortschritt des Teams.
Automatisierte Workflows. Sie müssen keine Formeln mehr lernen – die Anwendung automatisiert Workflows mit minimalem Input.
Berichtsfunktionen. Gute PM-Software kann Ihre Aufgabenhistorie in einem schönen und kompakten Bericht zusammenfassen, der alle wichtigen Kennzahlen enthält, die Sie benötigen, um Ihren Arbeitsablauf weiter zu optimieren.
Ressourcenmanagement. Sie sehen die Verfügbarkeit Ihres Teams und können Aufgaben entsprechend verteilen.
Visuelle Zeitplanung. Dinge wie Gantt-Diagramme ermöglichen es Ihnen, jede wichtige Phase des Projekts klar zu erkennen, was Verwirrung minimiert.
Dokumentenmanagement. Gut gestaltete PM-Software bietet immer eine Speicherfunktion speziell für alle Ihre Anleitungen und Anweisungen. Meistens gibt es auch eine einfache Freigabefunktion!
Kommunikationsmöglichkeiten. Kommunizieren Sie mit Ihrem Team, ohne in einen anderen Tab wechseln zu müssen.

Excel als Projektmanagement-Tool

Auch Nicht-PMs wissen, was Excel ist – es gibt ganze Communities, die besessen davon sind, es maximal zu optimieren, und allerlei Formeln und Shortcodes teilen. Sicher, Benutzerfreundlichkeit gehört definitiv nicht zu den Stärken von Excel, aber man kann nicht leugnen, dass die klare Herangehensweise von Microsoft an die Projektorganisation effizient ist, um es milde auszudrücken.

Aber nur für den Fall, dass wir durch die Hauptvorteile von Excel gehen:

Geringe Lernkurve. Die meisten Spezialisten kennen bereits die grundlegenden Formeln. Sobald Sie die anfänglichen Schwierigkeiten überwunden haben, stehen Ihnen alle Türen offen.
Hohe Anpassungsfähigkeit. Mit Farbcodierung und allerlei Formeln können Sie Ihre Excel-Tabellen nach Ihren spezifischen Aufgaben modifizieren.
Kostengünstig. Die Microsoft Office-Bibliothek ist eine der günstigsten Möglichkeiten, Ihrer Organisation alle notwendigen Werkzeuge bereitzustellen.
Offline-Zugriff. Ihr Wi-Fi ist ausgefallen? Wenn Sie vorher synchronisiert haben, wird Ihr Arbeitsablauf nicht unterbrochen.
Universelle Kompatibilität. Fast jedes Betriebssystem unterstützt Excel.
Automatisierungsfunktionen. Mit einigen Dutzend Formeln im Hintergrund erledigt Excel die meiste mühsame Arbeit für Sie.

Vergleich der Tools

Ja, beide sind in ihrem eigenen Bereich gut, also müssen Sie Ihre Arbeitsprozesse ein wenig untersuchen, um zu verstehen, welches Tool die perfekte Wahl für Ihr Team ist.

Um Ihnen das Leben ein wenig zu erleichtern, haben wir eine Übersicht erstellt, die Ihnen hilft, eine informierte Entscheidung zu treffen:

Funktion	Projektmanagement-Software	Excel
Aufgaben-Tracking	Automatisierter Prozess mit Echtzeit-Updates	Grundlegende Automatisierungsfunktionen, mit manuellen Updates
Team-Kollaboration	Erwähnungen, integrierter Chat, oft Video- und Audio-Anrufmöglichkeiten	Fast keine. Eingeschränkte Sharing- und Kommunikationsfunktionen.
Ressourcenmanagement	Dynamische Zuweisung verfügbarer Aufgaben, Verfolgung der Arbeitsbelastung	Statische Tabellen, die manuelle Berechnungen und spezifisches Formelnwissen erfordern
Berichterstattung	Detaillierte Analysen und anpassbare Dashboards	Grundlegende Visualisierungen
Kostenverfolgung	Integrierte Budgetierungs- und Planungswerkzeuge	Manuelle, formelbasierte Berechnungen
Zeitplan-Management	Interaktive Gantt-Diagramme	Grundlegende Diagramme, manuelle Erstellung
Lernkurve	Erfordert einen tiefgehenden Onboarding-Prozess	Bekannte Mechanik, allen bekannt
Anpassungsfähigkeit	Vorab erstellte Templates mit begrenzten kreativen Möglichkeiten	Hochgradig anpassbar mit zahlreichen flexiblen Formaten
Kosten	Monatliches Abonnement, oft teuer	Einmalige Zahlung. Üblicherweise im Paket mit anderen nützlichen Anwendungen
Bestens geeignet für	Große Teams mit komplexen und mehrteiligen Projekten	Kleine Teams mit einfachen Projekten

Den Übergang schaffen

Haben Sie sich entschieden, von Excel auf etwas benutzerfreundlicheres umzusteigen? Gut für Sie! Etwas Neues zu lernen und neue Werkzeuge in Ihr Arsenal aufzunehmen, ist entscheidend für eine erfolgreiche Karriere.

Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen müssen, um den Übergang zum neuen Software-Tool schmerzlos zu gestalten:

Studieren und überprüfen Sie die aktuellen Prozesse. Das hilft Ihnen, die richtige PM-Software auszuwählen.
Wählen Sie die Software aus, die für Ihre spezifische Aufgabe geeignet ist. Dies ist wichtig, also nehmen Sie sich Zeit, alle Optionen zu durchsuchen.
Planen Sie, wie alle Daten und sensiblen Informationen in das neue System übertragen werden. Wenn Sie Glück haben, hat die von Ihnen gewählte App bereits Migrationsfunktionen.
Führen Sie Ihr Team in die neue Software ein. Organisieren Sie bei Bedarf eine Einführungsveranstaltung.
Passen Sie Ihre bestehenden Arbeitsabläufe an das neue PM-System an. Oder bauen Sie sie vollständig neu auf, wenn es nichts zu retten gibt.
Überwachen Sie, wie Ihr Team mit der neuen Software umgeht. Erwägen Sie andere Optionen, wenn es nicht so gut läuft, wie Sie es erwartet haben.
Sammeln Sie Feedback. Achten Sie auf die Bedürfnisse Ihrer Teammitglieder – wenn sie sich nicht an den neuen Arbeitsablauf anpassen können, sollten vielleicht einige Änderungen vorgenommen werden.

Interessante Tatsache

Laut einer Studie berichten Organisationen, die auf spezialisierte Projektmanagement-Software umgestiegen sind, von einem 27%igen Anstieg der Projektabschlüsse und einer signifikanten Reduzierung verpasster Fristen!

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Für praktische Einblicke in die Auswahl von Tools, lesen Sie Was ist ein Gantt-Diagramm? Ein Leitfaden zur Nutzung von Gantt-Diagrammen im Projektmanagement.

Um Ihren Entscheidungsprozess zu optimieren, sehen Sie sich Die gewichtete Entscheidungs-Matrix: Ein einfaches Tool für fundierte Entscheidungen. an.

Für Tipps zur Optimierung von Arbeitsabläufen lesen Sie Projektmanagement-Workflow: Schritte zur Optimierung des Projekterfolgs.

Fazit

Wie bereits zu Beginn gesagt, muss die Entscheidung, von Excel auf etwas Benutzerfreundlicheres und UI-freundlicheres umzusteigen, auf den Bedürfnissen Ihres Projekts basieren. Tabellenkalkulationen werden in absehbarer Zeit nicht verschwinden, also wenn Sie sich mit Ihrem guten alten Freund Excel wohlfühlen, ist das eine durchaus tragfähige Wahl.

Ein gut gestaltetes PM-System kann jedoch Ihr Arbeitsleben komplett verändern und es Ihnen ermöglichen, Fortschritte und Ressourcenallokation mit nur wenigen Klicks zu verfolgen. Außerdem ist Neues gut. Wenn Sie also vorhaben, Ihr Geschäft und Ihr Team zu erweitern, könnte es ein guter Zeitpunkt sein, nach einer Veränderung zu suchen.