Identificar y abordar cuellos de botella en el trabajo

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1 abril, 2025

Mantener tu flujo de trabajo ordenado a veces es más difícil que el trabajo en sí. La buena noticia es que, si detectas el problema antes de que consuma toda tu oficina, hay una buena posibilidad de que se pueda apagar antes de que cause un daño significativo. En este artículo, te daremos todo lo que necesitas para detectar los agujeros en la vela de tu productividad y repararlos de la manera más eficiente posible

Puntos clave

Si las áreas problemáticas se identifican de manera preventiva, los proyectos son menos propensos a sufrir retrasos

Al eliminar los cuellos de botella, el tiempo dedicado a las tareas puede reducirse significativamente

Dedicar algo de tiempo a mejorar tus flujos de trabajo diarios puede mejorar significativamente la productividad de tu equipo

Introducción

El sueño de todo entusiasta de los autos es conducir a toda velocidad por la carretera vacía, sin un solo atasco a la vista. Desafortunadamente, estamos en el siglo XXI, y la mayoría de las ciudades todavía dependen de los autos, así que estarás acelerando por… eh, aproximadamente 3 segundos antes de detenerte por completo.

Dios no, no estamos promoviendo el exceso de velocidad. Es solo una bonita metáfora para explicar que con los cuellos de botella o “atascos” en este escenario, todo el proceso es 10 veces más agradable y productivo.

Un informe de Formstack y Mantis Research encontró que las organizaciones pueden perder hasta 1.3 millones de dólares anuales debido a tareas ineficientes que sobrecargan a los empleados. Por ejemplo, el mismo informe reveló que más de la mitad de los empleados dedican al menos dos horas diarias a tareas repetitivas, lo que resalta la necesidad de optimizar los procesos.

1.3 millones de dólares es… mucho dinero. Pero en fin. Lo que necesitas entender primero y ante todo es que todos los cuellos de botella se pueden distinguir en dos tipos principales: procesos desordenados y asignación desordenada de recursos. A veces ambos. Esto es lo que necesitas saber sobre ellos:

Procesos desordenados:

Formas de trabajar antiguas. ¿Hojas de cálculo y reuniones en la oficina? ¿Cómo pueden eso ayudar a alguien?
Revisiones pre-lanzamiento sobrecargadas. Incluso el mejor producto del mercado se romperá si lo sometes a 10 etapas de revisiones y pruebas.
Burocracia y papeleo. Cuando 20 departamentos diferentes deben ponerse de acuerdo sobre una determinada característica, el producto nunca verá la luz del día.
Trabajo manual. La IA probablemente no reemplazará a los redactores y artistas, pero es excelente para completar tablas y hojas de cálculo extensas: deja que se encargue solo de eso y concéntrate en el trabajo real.
Flujos de trabajo ineficientes. El verdadero poder está en la simplicidad. Si hay pasos que no aportan mucho a los resultados finales, elimínalos.

Asignación desordenada de recursos:

Equipos insuficientemente dotados. Si tu gerente de proyectos realiza 3 trabajos diferentes al mismo tiempo, eso no es “gestionar” – eso es solo una forma rápida de agotarse.
Equipos obsoletos. PCs que apenas pueden ejecutar Tetris, hojas de cálculo de Excel que no se actualizan desde la caída de la Unión Soviética o sillas de oficina viejas y chirriantes – todo eso puede ralentizar significativamente los procesos de trabajo.
Problemas presupuestarios. A veces, la falta de fondos adecuados hace que los equipos digan no a partes vitales de un flujo de trabajo cómodo y productivo. Puede funcionar a corto plazo, pero agotará rápidamente a todos los involucrados a largo plazo.

Así que sí, hay muchos factores contribuyendo a un gran problema, así que si logras resolver al menos uno de los problemas mencionados arriba, eso ya será una gran victoria. Hubo una vez cuando Bethany Home Healthcare redujo los costos de nómina en casi un 200% implementando la automatización de procesos comerciales: grandes resultados logrados con cambios aparentemente pequeños en el flujo de trabajo diario

Cómo detectar cuellos de botella temprano

Entender lo que puede salir mal o ya está mal es una cosa, pero detectarlo temprano es lo más difícil. Amazon, por ejemplo, puede practicar algunas éticas laborales cuestionables, pero sabe un par de cosas sobre predecir posibles obstáculos.

Ellos utilizan activamente lo que se llama análisis predictivo, un método que implica el estudio de datos históricos y culturales para predecir posibles crisis antes de que sucedan.

COVID-19 fue una sorpresa para todos, pero gracias al análisis predictivo, Amazon logró adaptarse rápidamente y mantener a sus clientes a pesar de las circunstancias…

…análisis predictivo y prácticas comerciales cuestionables, pero eso es otro tema.

Entonces, aquí hay algunas posibles “banderas rojas” que debes tener en cuenta para detectar zonas problemáticas potenciales:

Las tareas siguen acumulándose y nunca parecen terminar. Está bien si tu equipo siempre está ocupado, por así decirlo. Pero si la cantidad de tareas pendientes llega a un punto crítico y sigue empeorando, podría haber algo mal.
Los plazos son solo un concepto. De nuevo, algunos plazos perdidos en una semana particularmente difícil son totalmente normales, pero si se ha convertido en la norma, es hora de investigar.
Recursos limitados. Las grandes empresas están sostenidas por una buena financiación y personas brillantes. Cuando ambos están cada vez más escasos, es motivo de preocupación.
Baja moral. Si el ánimo de tu equipo está por los suelos, algo no va bien.
Resultados inferiores. Bastante directo.
Mala comunicación. Hay toda una subcultura de personas que “caen por las grietas” de las grandes corporaciones y siguen recibiendo su salario sin hacer mucho trabajo. ¿Te suena familiar? Aunque no necesariamente sea algo malo, es una señal de que los equipos no se comunican adecuadamente, lo cual es vital para cualquier proyecto exitoso.

Netflix puede lidiar con fracasos multimillonarios de vez en cuando, pero vaya, saben un par de cosas sobre la recopilación de información. Cada paso de su flujo de trabajo es monitoreado de cerca, y cada pieza de retroalimentación es desmenuzada e implementada. En el momento en que aparece un bache en su camino hacia la productividad, se aplasta de inmediato.

¿Cómo, exactamente, preguntas? Un pequeño truco llamado “Ingeniería del Caos”. Suena realmente impresionante, ¿verdad? Este método implica la introducción preventiva de diversas “disrupciones” en el proceso de trabajo, con la idea de que construirá “resiliencia” para cuando llegue la verdadera amenaza. Algo así como un sistema inmunológico corporativo, si lo quieres ver así.

Posibles soluciones

Cuando finalmente se han detectado todos los problemas, queda una cosa por hacer: solucionarlos. Hay una parte positiva en resolver el problema rápidamente y asegurarse de que no vuelva a ocurrir: trata de mantenerlo así tanto como sea posible.

Soluciones a corto plazo:

Asignación de recursos. Una tarea tiene dos gerentes muy cansados trabajando en ella, mientras que la otra tiene diez. Sabes lo que hay que hacer: reequilibrar un poco las cosas.
Encuentra un atajo temporal. Algunas cosas pueden no funcionar como se espera de inmediato, pero pueden hacerlo con pequeños pero no bienvenidos cambios en la fórmula inicial. Déjalas por un tiempo; si funciona, funciona. Podrás regresar y pulirlo en tiempos menos urgentes.
Mejora rápida de habilidades. Si tus trabajadores carecen de habilidades específicas, tal vez quieras enviarlos a un curso rápido de "aprende lo que puedas". No es un título completo, claro, pero servirá por ahora.
Automatización dirigida. Si algunos procesos consumen demasiado tiempo del equipo, tal vez automatizarlos pueda aliviar la presión. Podría afectar la calidad del resultado final, sí, pero también te daría el espacio necesario para respirar.
Talleres de comunicación. A veces todo lo que se necesita es una conversación sincera. El hecho de que no haya sucedido antes demuestra problemas más profundos, pero es un comienzo.

Soluciones a largo plazo:

Reestructuración de la línea de trabajo. Si algo no funciona, destrúyelo y construye algo mejor sobre sus ruinas.
Invertir en las habilidades del equipo. Cursos de calificación a nivel de empresa para hacer que tus compañeros de trabajo sean más inteligentes y eficientes. Invertir en conocimiento siempre da frutos.
Actualiza tus estaciones de trabajo. Nuevas PCs, tabletas o incluso una versión más nueva y mejor del software de gestión de proyectos seguramente será cara, pero puede marcar la diferencia. Taskee es gratuito, sin embargo, y tan eficiente; solo lo digo.
Automatización profunda. Localiza procesos particularmente tediosos que requieren mínima intervención humana y automatízalos completamente. Gestión de inventarios, procesamiento de pedidos, ese tipo de cosas.
Planificación estratégica. Planea los posibles obstáculos y tus necesidades generales con anticipación. Esto garantiza inmunidad ante la mayoría de los problemas del mundo.

Dato interesante

Un estudio sobre cuellos de botella en el sector salud encontró que las relaciones desequilibradas entre enfermeras y pacientes y las escaseces causaron 21% de ineficiencias, mientras que las brechas de habilidades, problemas con el equipo y el mal mantenimiento representaron el 38%. Mejorar el personal, la capacitación y el mantenimiento del equipo podría mejorar la eficiencia del flujo de trabajo y la atención al paciente.

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Para obtener información sobre la mejora de procesos, explora Gestión de proyectos híbridos: un enfoque equilibrado que combina Agile y Waterfall.

Para mejorar la eficiencia del equipo, consulta ¿Qué es un tablero Kanban? Una guía para visualizar y gestionar flujos de trabajo.

Para una mejor gestión de recursos, lee Proceso de gestión de recursos: transforma el éxito de tu proyecto con una planificación efectiva.

Conclusión

Entender y abordar los cuellos de botella en el flujo de trabajo es crucial para mantener operaciones eficientes. Con la combinación adecuada de herramientas, procesos y prácticas, los equipos pueden identificar y resolver los cuellos de botella antes de que impacten en el éxito del proyecto. La clave está en mantener un enfoque proactivo para la mejora de procesos mientras se fomenta una cultura de optimización continua.