Software de gestión de proyectos frente a Excel: ¿qué herramienta es adecuada para su proyecto?

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20 febrero, 2025

En el entorno laboral actual, las herramientas tradicionales como Excel compiten con el prometedor software de gestión de proyectos. Cada una tiene sus ventajas y desventajas. Vamos a explorar por qué podrías quedarte con lo viejo o cambiar a algo más moderno.

Puntos clave

Los equipos que utilizan plataformas de gestión de proyectos dedicadas reportan una alta tasa de éxito en los proyectos

Las herramientas adecuadas de gestión de proyectos pueden reducir a la mitad el tiempo de planificación

El uso adecuado de software de seguimiento de tareas puede aumentar la productividad hasta en un 50%

Beneficios del software de gestión de proyectos

Los sistemas modernos de gestión de proyectos pueden no ser tan personalizables ni compatibles con tu viejo Linux como el clásico Excel, pero la intuición de su interfaz y todo un paquete de funciones adicionales compensan bien eso.

Ventajas clave de los sistemas de gestión de proyectos a tener en cuenta:

Colaboración en tiempo real. Todos trabajan sobre la misma versión de la aplicación, rastreando los resultados y el progreso de los demás.
Flujos de trabajo automatizados. Ni siquiera necesitas aprender fórmulas; la aplicación realiza la automatización del flujo de trabajo con la mínima entrada.
Capacidades de informes. Un buen software de gestión de proyectos puede empaquetar el historial de tus tareas en un informe conciso que contiene todas las métricas que necesitas para optimizar tu flujo de trabajo aún más.
Gestión de recursos. Puedes ver la disponibilidad de tu equipo y distribuir las tareas en consecuencia.
Visualización de la línea de tiempo. Herramientas como los diagramas de Gantt permiten observar de manera clara cada etapa importante del proyecto, minimizando la confusión.
Gestión de documentos. El software de gestión de proyectos bien diseñado siempre tiene capacidad de almacenamiento específicamente para todos tus manuales e instrucciones. ¡Por lo general, también viene con una función simple para compartir!
Capacidades de comunicación. Comunícate con tu equipo sin tener que cambiar de pestaña.

Excel como herramienta de gestión de proyectos

Aunque no todos los PMs lo sepan, Excel es conocido por todos: existen comunidades enteras obsesionadas con optimizarlo al máximo, compartiendo todo tipo de fórmulas y atajos. Claro, la intuición definitivamente no es una de las fortalezas de Excel, pero no puedes negar que el enfoque directo de Microsoft para organizar proyectos es eficiente, por decir lo menos.

Pero por si acaso, repasemos las principales ventajas de Excel:

Baja curva de aprendizaje. La mayoría de los especialistas ya conocen las fórmulas básicas. Una vez que superas el doloroso y aterrador primer uso, todas las puertas se abren para ti.
Alta personalización. Usando codificación de colores y todo tipo de fórmulas, puedes modificar tus tablas de Excel para adaptarlas a tu tarea específica.
Rentable. La biblioteca de Microsoft Office es una de las formas más económicas de ofrecer a tu organización todas las herramientas necesarias.
Acceso sin conexión. ¿Tu Wi-Fi está caído? Si lograste sincronizar previamente, tu rutina de trabajo no se interrumpirá.
Compatibilidad universal. Casi todos los sistemas operativos existentes son compatibles con Excel.
Capacidades de automatización. Con unas pocas docenas de fórmulas, Excel se encargará de la mayoría del trabajo tedioso por ti.

Comparación de herramientas

Así que sí, ambas son buenas en su propio nicho, por lo que tendrás que estudiar tus procesos de trabajo un poco para entender cuál es la opción perfecta para tu equipo.

Para hacerte la vida un poco más fácil, hemos preparado la siguiente comparación para ayudarte a tomar una decisión informada:

Característica	Software de gestión de proyectos	Excel
Seguimiento de tareas	Proceso automatizado con actualizaciones en tiempo real	Capacidades básicas de automatización con la necesidad de actualizar manualmente
Colaboración en equipo	Menciones, chat incorporado, a menudo capacidades de video y llamadas de audio	Casi ninguna. Capacidades limitadas de compartir y comunicarse.
Gestión de recursos	Asignación dinámica de tareas disponibles, seguimiento de la carga de trabajo	Hojas de cálculo estáticas que requieren cálculos manuales y el conocimiento de fórmulas específicas
Informes	Análisis detallados y paneles personalizables	Visualización básica
Seguimiento de costos	Herramientas integradas de presupuestación y planificación	Cálculos manuales basados en fórmulas
Gestión de línea de tiempo	Gráficos interactivos de Gantt	Gráficos básicos, creación manual
Curva de aprendizaje	Requiere un proceso de incorporación profundo	Mecánica familiar, conocida por todos
Personalización	Plantillas predefinidas con oportunidades limitadas para ser creativo	Altamente personalizable con numerosos formatos flexibles disponibles
Costo	Suscripción mensual, a menudo cara	Compra única. Generalmente se incluye en un paquete con otras aplicaciones útiles
Mejor para	Equipos grandes con proyectos complejos y colaborativos	Equipos pequeños con proyectos simples

Realizando la transición

¿Decidiste cambiar de Excel a algo más amigable con la experiencia de usuario? ¡Bien por ti! Aprender algo nuevo y agregar nuevas herramientas a tu arsenal es crucial para una carrera próspera.

A continuación, te presentamos algunos pasos que debes seguir para hacer la transición de manera fluida al nuevo software:

Estudia y audita los procesos actuales. Esto te ayudará a elegir el software de gestión de proyectos adecuado.
Selecciona el software apropiado para tu tarea específica. Este es un paso importante, así que tómate tu tiempo para revisar todas las opciones.
Planifica cómo se transferirán todos los datos y la información sensible al nuevo sistema. Si tienes suerte, la aplicación que has elegido ya tiene capacidades de migración.
Introduce a tu equipo al nuevo software. Organiza una sesión de integración si es necesario.
Ajusta tus flujos de trabajo existentes al nuevo sistema de gestión de proyectos. O reconstruyelos completamente si no hay nada que salvar.
Supervisa cómo maneja tu equipo el nuevo software. Considera otras opciones si las cosas no están saliendo tan bien como esperabas.
Recoge retroalimentación. Sé atento a las necesidades de tus compañeros de equipo: si no pueden adaptarse al nuevo flujo de trabajo, tal vez debas implementar algunos cambios.

Dato interesante

Según la investigación, las organizaciones que han cambiado a software dedicado de gestión de proyectos informan un 27% de aumento en las tasas de finalización de proyectos y una reducción significativa de los plazos no cumplidos.

Artículos relacionados:

Para obtener información práctica sobre la selección de herramientas, explora ¿Qué es un diagrama de Gantt? Una guía para usar diagramas de Gantt en la gestión de proyectos.

Para optimizar tu proceso de toma de decisiones, consulta Matriz de decisiones ponderadas: Una herramienta simple para tomar decisiones informadas.

Para consejos sobre optimización de flujos de trabajo, lee Flujo de trabajo de gestión de proyectos: Pasos para optimizar el éxito del proyecto.

Conclusión

Como dijimos al principio, la decisión de cambiar de Excel a algo más conveniente y amigable con la interfaz de usuario debe basarse en las necesidades de tu proyecto. Las hojas de cálculo no desaparecerán en el futuro cercano, así que si te sientes cómodo con tu buen viejo amigo Excel, es una opción perfectamente válida.

Sin embargo, un sistema de gestión de proyectos bien diseñado puede cambiar por completo tu vida laboral, haciendo que el seguimiento del progreso y la asignación de recursos sea cuestión de unos pocos clics. Además, lo nuevo es bueno. Así que si estás planeando hacer crecer tu negocio y tu equipo, tal vez sea un buen momento para buscar un cambio de escenario.