התאמה מרחוק יעילה: טיפים ושיטות עבודה מומלצות

רעיונות מרכזיים

הכנה ליום הראשון

אנחנו ב-Taskee חווינו צמיחה אקספוננציאלית של הצוות בשנה האחרונה, ולא נשקר - כמה חיים אבדו בחיפוש אחר נוהל ההסתגלות המושלם. חיי עבודה, כמובן. אל תדאגו, הכל בסדר - שבוע חופשה והמת יקום שוב.

מה שגילינו זה שהיום הראשון בעבודה חדשה יכול להיות קריטי באופן שבו עובדים יתפסו את כל החברה לאורך הקריירה שלהם, אז בואו נתכונן בהתאם:

• שלחו חבילת קבלת פנים. הפתעה קטנה בדואר, כמו חולצת מותג, מחברת או אפילו רק כרטיס, יצור תחושה של אכפתיות ושייכות לחברה. ומי לא אוהב מרצ'נדייז?
• הכינו ציוד מראש. שלחו ציוד נדרש מראש ווודאו שלעובד יש גישה לכל המערכות הנחוצות.

• צרו תוכנית מפורטת לשבוע הראשון. שתפו עם החדש כמה ימים לפני תחילת העבודה כדי להפחית חרדה ולתת להם זמן להתכונן.

הנה מחקר של גאלופ, חברת ניתוח וייעוץ גלובלית, שמאשר שתוכניות הסתגלות יוצאות דופן עוזרות לעובדים ללמוד ולהתפתח בשנה הראשונה של העבודה, עם דגש מיוחד על פגישות קבועות ורגעי מפתח שהם הכי משמעותיים.

תוכנית אונבורדינג מובנית

למרות שעבודה מרחוק מביאה הרבה יתרונות והיא בהחלט טובה יותר מלבלות 3 שעות בנסיעה למשרד מאוורר גרוע, עדיין יש לה כמה תופעות לוואי.

תאמינו או לא, העולם רק מתחיל להבין איך לעבוד נכון בפורמט מרחוק, ועד עכשיו דבר אחד ברור: היעדר פגישות פנים אל פנים יוצר עומס נוסף על כל המערכת. אין צורך במיקרו-מנג'מנט ובדיקות יומיות אם יש מערכת שמחזיקה הכל במקום. הנה כמה דרכים לעשות את תהליך ההסתגלות יותר מווסת עצמית עבור כל החדשים:

• צרו מדריך דיגיטלי. אספו את כל הקישורים החשובים, אנשי קשר ומסמכים במקום אחד - זה יהיה מעין נווט לחדשים בים המידע של החברה.
• מנו מנטור. אדם שהם יכולים לפנות אליו עם כל שאלה הוא משאב יקר לעובדים חדשים. פגישות קבועות אחד על אחד יעזרו להם להשתלב מהר יותר בצוות.
• תנו מידע במנות. אל תנסו לספר הכל ביום הראשון - זה יוביל לעומס מידע. חלקו את תוכנית ההסתגלות לבלוקים לוגיים ושבועות.

עם זאת, תוכניות הסתגלות יכולות להיות הרבה יותר מורכבות. אז אל תהססו להשתמש בכלים שתוכננו במיוחד לאוטומציה של משימות אדמיניסטרטיביות - BambooHR Onboarding Toolkit טוב מאוד, ו-SHRM מציע הרבה מדריכים ומאמרים שימושיים שיהיו עזר גדול לכם.

אגב, Taskee גם יכול להיות שימושי: מעקב אחר שלבי הסתגלות שונים לעובדים שונים, גישה מהירה לכל החומרים והמסמכים הנדרשים - לפעמים בדיוק הפרטים הקטנים מתגלים כהכי שימושיים.

בניית קשרים חברתיים

מלבד תפקידים "מופנמים" במיוחד שלא דורשים הרבה תקשורת, עבור רוב העובדים זה החלק הכי קשה והכי מפורט של כל תהליך ההסתגלות - אל תפספסו את הרגע הזה:

• ארגנו הפסקות קפה וירטואליות. פגישות לא פורמליות של 15 דקות עם עמיתים שונים יעזרו לחדש להכיר את הצוות באווירה רגועה.
• קיימו פעילויות צוות. משחקים אונליין, ארוחות צהריים וירטואליות או אתגרים משותפים מחזקים את רוח הצוות ויוצרים זיכרונות משותפים.
• השתמשו בזוגות מנטורים. שלבו חדשים עם עובדים מנוסים לא רק לנושאי עבודה אלא גם להסתגלות תרבותית.

תשמעו, כן. "הפסקות קפה וירטואליות" ו"פעילויות צוות" נשמע מאוד מפחיד, אנחנו יודעים. רק תוודאו שהם אופציונליים ולא יוצרים לחץ נוסף, ולא תנאי חובה לעבודה בחברה שלכם. אין שום דבר יותר גרוע מהמנטליות "אנחנו משפחה" שנכפית עליכם כשאתם רק מנסים להסתגל.

משוב קבוע

כוח העבודה המודרני מכוון לחיזוק חיובי - כשהכלכלה הופכת את המימוש של הפוטנציאל שלכם דרך אמצעים מסורתיים כמו דיור, משפחה ופריטי יוקרה לבלתי אפשרי, דברים קטנים כמו מחווה כנה של אישור מהבוס שלכם באמת אומרים הרבה.

אבל לא "מחווה של אישור במקום העלאת שכר" - עם זה אנחנו לא הולכים באותו דרך.

הרבה יותר קל לשים לב למישהו שמעשן בעצבנות מחוץ למשרד שלכם אחרי שעות העבודה ולהגיד לו: 'אל תדאג, הכל בסדר, אחי' - אבל במרחב הדיגיטלי זה לא כל כך קל. הנה כמה טיפים איך לשמור על היציבות של מחזור המשוב הזה:

• תכננו צ'ק-אינים תכופים. שיחות יומיות קצרות בשבועות הראשונים יעזרו לזהות ולפתור קשיים שעולים במהירות.
• בקשו משוב. שאלו באופן קבוע מה עובד טוב ומה ניתן לשפר בתהליך ההסתגלות.
• חגגו ניצחונות קטנים. ההצלחות הראשונות חשובות במיוחד ליצירת ביטחון ומוטיבציה.
• ביטחון פסיכולוגי. צרו סביבה שבה החדש ירגיש נוח לשאול שאלות ולהודות בטעויות שלו. תנו דוגמה על ידי כך שתספרו על הכישלונות שלכם והלקחים שלמדתם מהם. תרבות כזו מאיצה למידה והסתגלות.

אגב, יש לנו מאמר מעולה על חשיבות החיזוק החיובי, אז תעיפו מבט אם אתם מתקשים עם "מחווה האישור" הזאת.

קראו גם:

רוצים להגדיל את היעילות של החלטות שהתקבלו ב-42%? קראו את המאמר איך השתקפות עוזרת לקריירה.

איך לקבוע שגרה יומית ולשמור על ריכוז קיים? במאמר שלנו איך לארגן את היום שלכם כשעובדים מהבית.

כדי לשכלל אונבורדינג והסתגלות של עובדים חדשים, עיינו ב-אונבורדינג מרחוק: איך להבטיח הצלחה לחדש.

סיכום

הסתגלות מרחוק יעילה דורשת יותר תכנון ותשומת לב לפרטים, אבל התוצאה שווה את המאמץ. עובדים שמרגישים תמיכה מהיום הראשון מגיעים לפרודוקטיביות מהר יותר ונשארים זמן רב יותר בחברה. זכרו: המשימה שלכם היא ליצור חוויה כזאת שחדשים ירגישו שהם חלק מהצוות, גם אם אתם אף פעם לא תלחצו ידיים בחיים האמיתיים.

ואיזה נוהגי הסתגלות מרחוק עובדים בחברה שלכם? שתפו בתגובות!

אנחנו ממליצים לקרוא

"Work Together Anywhere"

מדריך מפורט שמכיל כלים מעשיים מוכחים לאונבורדינג יעיל, הסתגלות וניהול צוותים מפוזרים בסביבת עבודה וירטואלית.

ב-Amazon

"The Year without Pants"

דוח מרתק על העבודה הפנימית של חברת Automattic (יוצרי WordPress.com), חושף שיטות ייחודיות לבניית תרבות מרחוק פרודוקטיבית ומערכת הסתגלות עובדים בחברה גלובלית מפוזרת לחלוטין.

ב-Amazon

"Leading From Anywhere"

מחקר מבוסס על נתונים מדעיים ומקרים אמיתיים, מציג אסטרטגיות מעשיות להסתגלות ואינטגרציה של עובדים חדשים בתנאי עבודה מרחוק עם דגש על בניית אמון ושמירה על פרודוקטיביות גבוהה.

ב-Amazon