התאמה מרחוק יעילה: טיפים ושיטות עבודה מומלצות

הכנה ליום הראשון

ליום הראשון בעבודה חדשה יש משקל רגשי גדול. כשאין מי שילווה את העובד פיזית, היכולת שלו להתחיל לעבוד תלויה כמעט לגמרי באיכות החומרים שהוכנו מראש ובגישות שכבר פתוחות לו. מה שנעשה לפני תאריך ההתחלה קובע איך ייראה היום הזה.

• שלחו חבילת קבלת פנים. חבילה פיזית, עם חומרים ממותגים, מחברת או כרטיס אישי, מראה לעובד שהארגון אכפתי עוד לפני שהייתה לו שיחת עבודה אחת. ההשפעה של מתנה מוחשית שמגיעה לפני היום הראשון גדולה בהרבה מהעלות שלה.
• הכינו את הציוד מראש. כשהציוד נשלח לפני תאריך ההתחלה וכל הגישות למערכות כבר מוגדרות, נעלמת התקלה הנפוצה ביותר של היום הראשון: עובד חדש שלא יכול להתחיל לעבוד כי ההתקנה שלו לא הושלמה.
• צרו תוכנית מפורטת לשבוע הראשון. כשהעובד מקבל את תוכנית השבוע הראשון כמה ימים לפני שהוא מתחיל, הוא פחות חושש מהלא נודע. יש לו זמן להכין שאלות ולעבור על החומרים, והוא מגיע כשהוא כבר מבין את ההקשר ולא מתחיל מאפס.

מחקר של Gallup מאשר שתוכניות קליטה יוצאות דופן תומכות בלמידה ובהתפתחות של העובד לאורך כל השנה הראשונה, ושהתוצאות החזקות ביותר קשורות לפגישות מעקב קבועות ולחוויות מפתח בשבועות הראשונים.

תוכנית קליטה מובנית

קליטה מרחוק צריכה מבנה מפורש יותר מקליטה במשרד, כי חסרים בה הדברים שממלאים שם את החורים באופן טבעי: שיחת מסדרון, התבוננות בעמיתים, האפשרות לפנות לשכן לשולחן. הפרקטיקות הבאות סוגרות את הפערים הנפוצים ביותר:

• צרו מדריך דיגיטלי. מקום אחד ומסודר עם כל הקישורים, אנשי הקשר והמסמכים החשובים נותן לעובד החדש נקודת התייחסות אמינה בכל פעם שעולה שאלה. כך פחות שאלות מגיעות למנהלים ולמנטורים, והעובד לא נלחץ מכך שהוא לא יודע איפה לחפש.
• הקצו מנטור. חבר צוות קבוע, שזמין לשאלות ומקיים איתו פגישות אחד על אחד באופן סדיר, מחליף את העזרה הלא רשמית שמגיעה מעצם הישיבה באותו חדר. הקשר עם המנטור חשוב במיוחד בשבועות הראשונים, כשיש הכי הרבה דברים לא ידועים וכל שאלה שנשלחת לאדם הלא נכון או בערוץ הלא נכון יוצרת חיכוך.
• קצבו את אספקת המידע. כשמחלקים את חומרי הקליטה ליחידות הגיוניות ופורסים אותם על פני כמה שבועות, במקום להעמיס הכול ביום הראשון או השני, העובד לא מוצף. החוויה הראשונית טובה יותר, והוא גם זוכר יותר ממה שלמד.

לחלק המנהלי של הקליטה אפשר להיעזר בכלים שנבנו במיוחד לשם כך, כמו BambooHR Onboarding Toolkit, ובהנחיות של גופים כמו SHRM. הם נותנים מסגרת מוכנה, כך שלא צריך לבנות תוכנית קליטה מאפס. Taskee מטפל בצד התפעולי: הוא עוקב אחרי שלבי הקליטה של כמה עובדים חדשים במקביל, מרכז את החומרים והמסמכים הדרושים ומראה את התקדמות המשימות גם לעובד החדש וגם למנהל שלו.

הפכו את הדברים לחברתיים

השתלבות חברתית היא החלק הקשה ביותר לתכנון בקליטה מרחוק, כי אי אפשר לכפות אותה. אפשר רק ליצור לה תנאים. במשרד, הקשרים שהופכים קבוצת אנשים לצוות נוצרים ממפגשים קטנים ולא מחייבים שחוזרים שוב ושוב לאורך זמן. בעבודה מרחוק צריך לתכנן את התהליך הזה בכוונה.

• ארגנו הפסקות קפה וירטואליות. שיחות לא רשמיות של 15 דקות עם עמיתים שונים, שבהן מדברים על הכול חוץ מעבודה, יוצרות את המגע החוזר והרגוע שממנו נולדת היכרות. חשוב שהן יהיו רשות ובאמת לא רשמיות, כי כל הערך שלהן הוא בכך שאף אחד לא נמדד בהן.
• אפשרו פעילויות צוות. משחקים ברשת, מפגשים חברתיים וירטואליים או אתגרים משותפים שלא קשורים לעבודה יוצרים חוויה משותפת לאנשים שיושבים במקומות שונים. העיקרון המרכזי הוא השתתפות מרצון, כי פעילות שמרגישה כמו חובה מייצרת צייתנות ולא קרבה.
• השתמשו בזוגות חניכה לשילוב תרבותי כמו גם תפעולי. כשמצמידים לחדש עמית ותיק שתפקידו להכיר לו גם את התרבות, ולא רק לענות על שאלות מקצועיות, הנורמות של הארגון, דרכי התקשורת והזהות של הצוות עוברים אליו במכוון. במשרד הוא היה קולט אותם בדרך אגב.

משוב סדיר

במשרד יש אינספור רמזים קטנים: הבעת הפנים של המנהל אחרי מצגת, האווירה בחדר, סימנים מקריים לכך שהדברים הולכים טוב או לא. עובד חדש מרחוק לא רואה אותם, ולכן חסר לו המשוב הלא רשמי שבונה ביטחון ומאפשר לתקן כיוון בזמן. משוב מובנה משלים את החסר:

• תכננו צ'ק-אינים תכופים. שיחות קצרות מדי יום, או כמעט מדי יום, בשבועות הראשונים מאפשרות לזהות קשיים ולפתור אותם לפני שהם הופכים להרגל. התדירות עצמה משדרת לעובד ששאלות וקשיים הם דבר צפוי שמטפלים בו, ולא סימן לכך שהוא לא מתאים.
• בקשו משוב על תהליך הקליטה עצמו. כששואלים מוקדם ובאופן עקבי מה עובד ומה אפשר לשפר, מקבלים את המידע שצריך כדי לכוונן את תוכנית הקליטה. העובד החדש גם מבין שהחוויה שלו באמת משפיעה על הארגון.
• הכירו בתרומות מוקדמות במפורש. הצלחות ראשונות שמקבלות הכרה ספציפית ופומבית בונות ביטחון ומוטיבציה, ואלה מחזיקים את העובד גם בשלבים הקשים יותר של הלמידה. ההכרה צריכה להתייחס לתרומה מסוימת ולא להיות מחמאה כללית.
• צרו ביטחון פסיכולוגי במכוון. עובדים חדשים ירגישו בנוח לשאול שאלות ולהודות בטעויות כשההנהלה נותנת לכך דוגמה אישית קבועה ומספרת על הטעויות שלה ועל מה שלמדה מהן. הצהרות מדיניות לא יעשו את זה. להרחבה על חיזוק חיובי בעבודת צוות, ראו את המאמר על חיזוק חיובי בניהול משימות.

מאמרים קשורים:

לשיפור קבלת החלטות ופיתוח מקצועי, קראו כיצד רפלקציה עוזרת לקריירה שלכם.

לאסטרטגיות על מבנה ימי עבודה מרחוק, קראו כיצד לבנות את היום שלכם בעבודה מהבית.

לשיפור קליטה והתאמה של עובדים חדשים, חקרו קליטה מרחוק: כיצד להבטיח הצלחה לעובדים חדשים. מידע נוסף: תוכנה לניהול צוותים מרחוק.

מסקנה

קליטה מרחוק טובה דורשת יותר תכנון ותשומת לב מקליטה במשרד, כי צריך לבנות בכוונה את מה שהקרבה הפיזית נותנת מעצמה. עובדים שעוברים קליטה מסודרת ותומכת מגיעים לפרודוקטיביות מהר יותר ונשארים בארגון זמן רב יותר. ההשקעה בשלב הראשון ממשיכה להחזיר את עצמה לאורך זמן, בביצועים ובשימור עובדים.