Điều chỉnh từ xa hiệu quả: mẹo và thực tiễn tốt nhất

Những điểm chính

Chuẩn bị cho ngày đầu tiên

Ngày đầu tiên ở một công việc mới mang trọng lượng tâm lý đáng kể đối với một nhân viên mới. Trong môi trường từ xa, sự vắng mặt của hướng dẫn trực tiếp làm cho chất lượng của các tài liệu và quyền truy cập được chuẩn bị trước tỷ lệ trực tiếp với khả năng của nhân viên mới để bắt đầu một cách hiệu quả. Chuẩn bị trước ngày bắt đầu xác định trải nghiệm trong ngày đó.

• Gửi một gói chào mừng. Một gói vật lý — tài liệu có thương hiệu, một cuốn sổ tay, hoặc một tấm thiệp — tạo ra một tín hiệu hữu hình về sự quan tâm của tổ chức trước khi nhân viên mới có một tương tác công việc nào. Hiệu ứng tâm lý của việc nhận được thứ gì đó vật lý trước ngày đầu tiên không tương xứng với chi phí vật liệu.
• Chuẩn bị thiết bị trước. Thiết bị được vận chuyển hoặc cung cấp trước ngày bắt đầu, với tất cả các quyền truy cập hệ thống cần thiết được cấu hình, loại bỏ điểm ma sát phổ biến nhất trong ngày đầu tiên: một nhân viên mới không thể bắt đầu công việc vì thiết lập của họ không đầy đủ.

• Tạo một kế hoạch chi tiết cho tuần đầu tiên. Chia sẻ kế hoạch tuần đầu tiên với người mới vài ngày trước ngày bắt đầu sẽ giảm lo lắng về điều chưa biết và cho phép họ chuẩn bị câu hỏi, xem xét tài liệu, và đến — nói về mặt chức năng — với bối cảnh thay vì bắt đầu từ con số không.

Nghiên cứu của Gallup xác nhận rằng các chương trình onboarding xuất sắc hỗ trợ việc học và phát triển của nhân viên trong suốt năm đầu tiên, với những kết quả quan trọng nhất gắn liền với check-in có cấu trúc và những trải nghiệm chính trong những tuần đầu.

Chương trình onboarding có cấu trúc

Onboarding từ xa đòi hỏi cấu trúc rõ ràng hơn so với onboarding tại văn phòng bởi vì các cơ chế không chính thức lấp đầy khoảng trống trong lập trình có cấu trúc — đối thoại tự phát, quan sát môi trường, dễ dàng truy cập đến đồng nghiệp gần đó — không có. Các thực hành cấu trúc sau đây giải quyết những khoảng trống phổ biến nhất:

• Tạo một hướng dẫn kỹ thuật số. Một nguồn tài nguyên duy nhất, được tổ chức tốt chứa tất cả các liên kết, liên hệ, và tài liệu quan trọng cung cấp cho nhân viên mới một điểm tham chiếu đáng tin cậy khi họ gặp câu hỏi. Sự tồn tại của tài nguyên này giảm khối lượng câu hỏi hướng đến các quản lý và người cố vấn, và giảm sự lo lắng về việc không biết phải tìm ở đâu.
• Chỉ định một người cố vấn. Một thành viên đội được chỉ định — có sẵn cho các câu hỏi và cung cấp thời gian một-một thường xuyên — thay thế sự hỗ trợ không chính thức mà sự gần gũi vật lý cung cấp. Mối quan hệ với người cố vấn đặc biệt quan trọng trong những tuần đầu tiên, khi khối lượng những điều chưa biết là cao nhất và chi phí của việc hỏi sai người hoặc qua kênh sai tạo ra ma sát.
• Điều chỉnh tốc độ phân phối thông tin. Phân phối nội dung onboarding qua các khối logic và tuần — thay vì tải mọi thứ vào ngày đầu tiên hoặc thứ hai — ngăn chặn quá tải thông tin tạo ra một trải nghiệm ban đầu kém và giảm việc giữ lại tài liệu đã được cung cấp.

Đối với các thành phần hành chính của onboarding, các công cụ được thiết kế đặc biệt cho mục đích này — chẳng hạn như BambooHR Onboarding Toolkit — và hướng dẫn có cấu trúc từ các nguồn tài nguyên như SHRM có thể cung cấp các khung làm việc giảm chi phí thiết kế của việc xây dựng một chương trình onboarding từ đầu. Taskee hỗ trợ lớp vận hành: theo dõi các giai đoạn onboarding qua nhiều nhân viên mới, tập trung các tài liệu và tài liệu cần thiết, và làm cho tiến độ nhiệm vụ có thể nhìn thấy được cả với nhân viên mới và quản lý của họ.

Làm cho mọi thứ trở nên xã hội

Hội nhập xã hội là thành phần thách thức nhất về mặt cấu trúc của onboarding từ xa vì nó không thể bắt buộc — chỉ có thể được kích hoạt. Các kết nối không chính thức làm cho một đội cảm thấy giống như một đội trong môi trường văn phòng xuất hiện từ tương tác lặp đi lặp lại, rủi ro thấp qua thời gian. Trong môi trường từ xa, quá trình đó đòi hỏi thiết kế có chủ đích.

• Tổ chức nghỉ giải lao cà phê ảo. Các cuộc gọi không chính thức 15 phút với các đồng nghiệp khác nhau — có cấu trúc xung quanh cuộc trò chuyện thay vì các chủ đề công việc — tạo ra liên hệ xã hội lặp đi lặp lại, rủi ro thấp xây dựng sự quen thuộc. Những điều này nên là tùy chọn và thực sự không chính thức: giá trị của chúng phụ thuộc vào việc không có áp lực hiệu suất.
• Kích hoạt các hoạt động đội. Các trò chơi trực tuyến, các phiên xã hội ảo, hoặc các thử thách hợp tác không phải công việc tạo ra kinh nghiệm chung trên các người tham gia phân tán. Nguyên tắc thiết kế chính là tham gia tự nguyện: các hoạt động cảm thấy bắt buộc tạo ra nghĩa vụ thay vì kết nối.
• Sử dụng các cặp mentorship cho hội nhập văn hóa cũng như vận hành. Ghép đôi người mới với các thành viên đội có kinh nghiệm rõ ràng cho định hướng văn hóa — không chỉ cho các câu hỏi liên quan đến nhiệm vụ — đảm bảo rằng các chuẩn mực tổ chức, mô hình giao tiếp, và bản sắc đội được hấp thụ một cách ngẫu nhiên trong môi trường văn phòng được truyền đạt có chủ đích trong môi trường từ xa.

Phản hồi thường xuyên

Sự vắng mặt của các tín hiệu xã hội môi trường mà môi trường văn phòng cung cấp — biểu cảm của một quản lý sau một bài thuyết trình, năng lượng trong một phòng, các tín hiệu ngẫu nhiên rằng mọi thứ đang đi tốt hay không — có nghĩa là nhân viên từ xa mới thiếu phản hồi không chính thức xây dựng sự tự tin và cho phép sửa chữa hướng đi trong các bối cảnh văn phòng. Các thực hành phản hồi có cấu trúc bù đắp cho sự vắng mặt này:

• Lên kế hoạch check-in thường xuyên. Các cuộc gọi ngắn hàng ngày hoặc gần hàng ngày trong vài tuần đầu cho phép xác định và giải quyết các thách thức nhanh chóng trước khi chúng trở thành mô hình. Tần suất truyền đạt rằng các câu hỏi và khó khăn được mong đợi và có thể giải quyết, thay vì các dấu hiệu của sự không đầy đủ.
• Yêu cầu phản hồi về chính quá trình onboarding. Hỏi điều gì đang hoạt động và điều gì có thể được cải thiện — một cách nhất quán và sớm — tạo ra dữ liệu cần thiết để hiệu chỉnh chương trình onboarding và báo hiệu cho nhân viên mới rằng kinh nghiệm của họ thực sự được đánh giá cao như một đầu vào cho sự cải thiện tổ chức.
• Công nhận những đóng góp ban đầu một cách rõ ràng. Những thành công ban đầu, được công nhận cụ thể và công khai, xây dựng sự tự tin và động lực duy trì hiệu suất qua những phần thách thức hơn của đường cong học tập. Sự công nhận nên gắn liền với đóng góp cụ thể thay vì là sự khuyến khích chung chung.
• Tạo an toàn tâm lý một cách có chủ đích. Một môi trường nơi nhân viên mới cảm thấy thực sự thoải mái đặt câu hỏi và thừa nhận sai lầm phát triển thông qua mô hình hành vi nhất quán bởi lãnh đạo — chia sẻ những bước đi sai lầm và bài học của chính họ — không thông qua các tuyên bố chính sách. Để xử lý chi tiết về củng cố tích cực trong bối cảnh đội, xem bài viết về củng cố tích cực trong quản lý nhiệm vụ.

Bài viết liên quan:

Để cải thiện việc ra quyết định và phát triển nghề nghiệp, đọc Cách suy ngẫm giúp sự nghiệp của bạn.

Đối với các chiến lược cấu trúc ngày làm việc từ xa, đọc Cách cấu trúc ngày của bạn khi làm việc tại nhà.

Để cải thiện onboarding và thích ứng của nhân viên mới, khám phá Onboarding từ xa: Cách đảm bảo thành công cho nhân viên mới.

Kết luận

Onboarding từ xa hiệu quả đòi hỏi nhiều kế hoạch và sự chú ý cấu trúc hơn so với onboarding tại văn phòng, bởi vì nó phải thiết kế có chủ đích những gì sự gần gũi vật lý tạo ra một cách tự động. Nhân viên trải nghiệm onboarding có cấu trúc, hỗ trợ đạt năng suất nhanh hơn và ở lại với tổ chức lâu hơn — kết quả tích lũy theo thời gian khi đầu tư vào hội nhập sớm trả cổ tức về hiệu suất bền vững và duy trì.

Đọc đề xuất

"Work Together Anywhere"

Một hướng dẫn toàn diện chứa các công cụ thực tế đã được chứng minh cho onboarding, thích ứng, và quản lý hiệu quả các đội phân tán trong môi trường làm việc ảo.

"The Year without Pants"

Một tường thuật hấp dẫn về hoạt động bên trong của Automattic (những người sáng tạo WordPress.com), tiết lộ các phương pháp xây dựng văn hóa từ xa có năng suất và hệ thống onboarding nhân viên trong một công ty toàn cầu phân tán hoàn toàn.

"Leading From Anywhere"

Các chiến lược dựa trên nghiên cứu và các nghiên cứu trường hợp thế giới thực thể hiện các cách tiếp cận thực tế để onboarding và hội nhập nhân viên mới trong môi trường làm việc từ xa, tập trung vào xây dựng niềm tin và duy trì hiệu suất cao.