Khi onboarding diễn ra từ xa, những cơ chế không chính thức, tự nhiên mà onboarding tại văn phòng vẫn dựa vào đều biến mất, từ việc đi một vòng quanh chỗ làm, những lần làm quen tình cờ cho đến việc ngồi cạnh và nhìn cả nhóm làm việc hằng ngày. Đó không phải chuyện bên lề của quá trình hội nhập, vì chính qua những cơ chế này mà nhân viên mới hiểu được bối cảnh, gắn kết với đồng nghiệp và quen dần với quy trình, nhờ vậy họ sớm làm được việc. Khi thiếu chúng, muốn đạt kết quả tương tự thì onboarding phải được thiết kế có chủ đích và có cấu trúc rõ ràng.
Chuẩn bị có cấu trúc trước ngày đầu tiên giúp nhân viên mới bớt căng thẳng đi nhiều
Xã hội hóa đòi hỏi cách tiếp cận chủ động khi làm việc từ xa và giúp người mới hòa nhập vào nhóm nhanh hơn
Phản hồi thường xuyên và an toàn tâm lý là những yếu tố hết sức quan trọng
Với một nhân viên mới, ngày đầu ở công việc mới có ý nghĩa tâm lý rất lớn. Làm việc từ xa thì không có ai hướng dẫn tận nơi, nên việc người đó bắt đầu công việc suôn sẻ đến đâu phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng tài liệu và quyền truy cập đã được chuẩn bị sẵn. Nói cách khác, những gì được chuẩn bị trước ngày bắt đầu sẽ quyết định ngày hôm đó diễn ra ra sao.
Nghiên cứu của Gallup xác nhận rằng các chương trình onboarding xuất sắc hỗ trợ việc học hỏi và phát triển của nhân viên trong suốt năm đầu tiên, trong đó những kết quả quan trọng nhất gắn với các buổi check-in có cấu trúc và những trải nghiệm chính trong mấy tuần đầu.
Onboarding từ xa cần một cấu trúc rõ ràng hơn onboarding tại văn phòng, bởi những cơ chế không chính thức vốn lấp các khoảng trống của một chương trình bài bản ở đây đều không có, chẳng hạn những cuộc trò chuyện tình cờ, việc quan sát xung quanh hay chuyện quay sang hỏi ngay đồng nghiệp ngồi bên cạnh. Các cách làm sau đây xử lý những khoảng trống thường gặp nhất:
Với phần hành chính của onboarding, những công cụ được làm riêng cho việc này như BambooHR Onboarding Toolkit, cùng với hướng dẫn bài bản từ các nguồn như SHRM, có thể đưa ra khung sẵn có để bạn không phải tự dựng chương trình từ đầu. Taskee lo phần vận hành: theo dõi các giai đoạn onboarding của nhiều nhân viên mới cùng lúc, gom tài liệu và giấy tờ cần thiết về một chỗ, và cho cả nhân viên mới lẫn quản lý của họ cùng thấy tiến độ công việc.
Trong onboarding từ xa, hội nhập xã hội là phần khó tổ chức nhất, vì không thể ép buộc mà chỉ có thể tạo điều kiện cho nó diễn ra. Ở văn phòng, những mối quan hệ không chính thức biến một nhóm người thành một đội thực sự hình thành dần qua những lần gặp gỡ lặp lại, nhẹ nhàng theo thời gian. Khi làm việc từ xa, quá trình đó chỉ diễn ra nếu được sắp đặt có chủ đích.
Ở văn phòng luôn có rất nhiều tín hiệu xã hội xung quanh, như nét mặt của quản lý sau một buổi thuyết trình, không khí trong phòng hay những dấu hiệu thoáng qua cho biết mọi việc đang ổn hay không. Nhân viên mới làm việc từ xa không nhận được những tín hiệu này, nên cũng thiếu luôn kiểu phản hồi không chính thức vốn giúp họ tự tin hơn và kịp thời điều chỉnh hướng đi. Các cách phản hồi có cấu trúc sau đây bù đắp cho sự thiếu hụt đó:
Vấn đề |
Giải pháp |
Cảm giác bị cô lập |
Chỉ định một "buddy" từ đội thường xuyên tương tác với người mới về cả chủ đề công việc và phi công việc, cung cấp một điểm tiếp xúc xã hội nhất quán trong thời gian hội nhập. |
Quá tải thông tin |
Tạo một cơ sở tri thức có thể tìm kiếm được nơi nhân viên mới có thể tìm câu trả lời cho các câu hỏi phổ biến một cách độc lập, giảm ma sát của việc không biết hỏi ai hoặc tìm ở đâu. |
Thiếu khả năng nhìn thấy công việc |
Thực hiện thực hành cập nhật đội hàng tuần về thành tựu và thách thức, làm cho các đóng góp cá nhân có thể nhìn thấy được trên đội phân tán và giảm sự không nhìn thấy mà công việc từ xa có thể tạo ra cho nhân viên mới. |
Theo một nghiên cứu quy mô lớn của Gallup, các đơn vị kinh doanh có sự tham gia cao của nhân viên có năng suất cao hơn 17%, có xếp hạng khách hàng cao hơn 10%, và có lợi nhuận cao hơn 21% so với các đơn vị có sự tham gia thấp.
Bài viết liên quan:
Để cải thiện việc ra quyết định và phát triển nghề nghiệp, đọc Cách suy ngẫm giúp sự nghiệp của bạn.
Đối với các chiến lược cấu trúc ngày làm việc từ xa, đọc Cách cấu trúc ngày của bạn khi làm việc tại nhà.
Để cải thiện onboarding và thích ứng của nhân viên mới, khám phá Onboarding từ xa: Cách đảm bảo thành công cho nhân viên mới. Tìm hiểu thêm: Phần mềm Quản lý Nhóm Từ xa.
Onboarding từ xa làm tốt đòi hỏi nhiều công lên kế hoạch và chú ý đến cấu trúc hơn so với onboarding tại văn phòng, vì nó phải chủ động tạo ra những gì việc ngồi gần nhau vốn tự mang lại. Những nhân viên được onboarding bài bản và được hỗ trợ tận tình sẽ làm việc hiệu quả sớm hơn và gắn bó với tổ chức lâu hơn. Theo thời gian, lợi ích đó cứ cộng dồn, bởi khoản đầu tư vào giai đoạn hội nhập ban đầu sẽ được đền đáp bằng hiệu suất ổn định và khả năng giữ chân nhân viên.
"Work Together Anywhere"
Cuốn hướng dẫn đầy đủ với những công cụ thực tế đã qua kiểm nghiệm cho việc onboarding, thích ứng và quản lý các đội phân tán trong môi trường làm việc ảo.
"The Year without Pants"
Câu chuyện hấp dẫn về cách vận hành bên trong Automattic (công ty tạo ra WordPress.com), cho thấy một công ty toàn cầu làm việc hoàn toàn phân tán đã xây dựng văn hóa làm việc từ xa hiệu quả và hệ thống onboarding nhân viên như thế nào.
"Leading From Anywhere"
Các chiến lược dựa trên nghiên cứu và các nghiên cứu trường hợp thế giới thực thể hiện các cách tiếp cận thực tế để onboarding và hội nhập nhân viên mới trong môi trường làm việc từ xa, tập trung vào xây dựng niềm tin và duy trì hiệu suất cao. Thông tin chi tiết: Phần mềm Quản lý Nhân sự cho Đội ngũ Hiện đại.
Tinh thần nhóm là một biến hoạt động trực tiếp: khi nhân viên cảm thấy được coi trọng và có động lực, sự gắn kết, giữ chân và chất lượng đầu ra cải thiện có thể đo lường được. Duy trì tinh thần cao đòi hỏi hành động có chủ ý và nhất quán trên nhiều khía cạnh — từ cách các giá trị được củng cố
14 phút
86 lượt xem
0
Thêm nhiều công cụ kỹ thuật số chưa chắc đã giúp công việc hiệu quả hơn, bởi trong nhiều trường hợp chúng lại khiến thông tin bị chia cắt, đầu óc nhân viên phải gánh nhiều hơn và chất lượng kết quả đi xuống. Chuyển đổi thông minh là một quá trình có tổ chức, đưa doanh nghiệp từ một mớ công cụ chồng
13 phút
91 lượt xem
0
Việc các nhiệm vụ chồng lên nhau về tài nguyên, thời hạn hay thành viên phụ trách là chuyện thường gặp trong mọi dự án chứ không phải trường hợp ngoại lệ. Nếu không được phối hợp rõ ràng, những chỗ chồng chéo này sẽ dẫn đến xung đột, kéo theo hàng loạt sự chậm trễ nối tiếp nhau và làm chất lượng cô
14 phút
123 lượt xem
0
Khi làm việc từ xa và làm việc kết hợp đã trở nên phổ biến, hợp tác thời gian thực không còn là thứ có thì tốt mà đã thành một yêu cầu cốt lõi trong vận hành hằng ngày. Đây vừa là chuyện kỹ thuật vừa là chuyện văn hóa, vì chính nó quyết định cách các thành viên trong nhóm trao đổi, đóng góp và phối
13 phút
110 lượt xem
0
Đang tìm các ứng dụng quản lý nhiệm vụ tốt nhất để duy trì sự tổ chức, tập trung và thực sự hoàn thành công việc? Bài hướng dẫn này so sánh các công cụ dành cho freelancer, nhà sáng lập startup và nhóm làm việc từ xa, những người muốn công việc rõ ràng hơn chứ không muốn thêm một nguồn ồn ào nữa. D
28 phút
255 lượt xem
0
Hoàn toàn miễn phí cho tất cả các kích cỡ nhóm và sử dụng cá nhân
Back to menuBack to menu
