Marekebisho ya mbali: Vidokezo na mbinu bora

Maandalizi ya siku ya kwanza

Siku ya kwanza kwenye kazi mpya ina uzito mkubwa kisaikolojia kwa mfanyakazi mpya. Katika kazi za mbali hakuna mtu wa kumwongoza ana kwa ana, kwa hiyo jinsi atakavyoanza kazi vizuri inategemea moja kwa moja ubora wa nyenzo na ruhusa za kuingia kwenye mifumo zilizoandaliwa mapema. Kwa maneno mengine, kile kinachoandaliwa kabla ya tarehe ya kuanza ndicho huamua siku hiyo itakavyokwenda.

• Tuma kifurushi cha kukaribisha. Kifurushi halisi chenye vitu vyenye nembo ya kampuni, daftari au kadi humwonyesha mfanyakazi mpya waziwazi kwamba shirika linamjali, hata kabla hajazungumza na mtu yeyote kuhusu kazi. Hisia ya kupokea kitu unachoweza kukishika kabla ya siku ya kwanza ina thamani kubwa kuliko gharama yake.
• Andaa vifaa mapema. Vifaa vikifika kabla ya tarehe ya kuanza na ruhusa zote za kuingia kwenye mifumo muhimu zikiwa tayari zimewekwa, tatizo linalojitokeza mara nyingi zaidi siku ya kwanza huondoka, yaani mfanyakazi mpya asiyeweza kuanza kazi kwa sababu kompyuta yake bado haijawekwa sawa.
• Unda mpango wa kina kwa wiki ya kwanza. Mtumie mfanyakazi mpya mpango wa wiki ya kwanza siku chache kabla hajaanza. Hivyo wasiwasi wake juu ya mambo asiyoyajua utapungua, ataweza kuandaa maswali na kupitia nyenzo mapema, na atafika akiwa tayari anaelewa mazingira badala ya kuanzia sifuri.

Utafiti wa Gallup unathibitisha kuwa programu bora kabisa za uingizaji huwasaidia wafanyakazi kujifunza na kukua katika mwaka mzima wa kwanza, na matokeo muhimu zaidi yanahusiana na vikao vya ufuatiliaji vilivyopangwa pamoja na uzoefu mkuu katika wiki za mwanzo.

Mpango wa uingizaji uliopangwa

Uingizaji wa mbali unahitaji mpangilio ulio wazi zaidi kuliko wa ofisini, kwa sababu njia zisizo rasmi ambazo kwa kawaida huziba mapengo ya programu yoyote rasmi hazipo, kama vile mazungumzo ya ghafla, kuangalia kinachoendelea karibu nawe, au kumuuliza papo hapo mwenzako aliyeketi jirani. Mazoea yafuatayo yanaziba mapengo yanayojitokeza mara nyingi zaidi:

• Unda mwongozo wa kidijitali. Chanzo kimoja kilichopangwa vizuri, chenye viungo, anwani za mawasiliano na nyaraka zote muhimu, humpa mfanyakazi mpya mahali pa kuaminika pa kurejea kila anapokuwa na swali. Chanzo hiki kikiwepo, maswali yanayowafikia mameneja na washauri hupungua, na mfanyakazi mpya haumii kichwa kwa kutojua pa kutafuta.
• Pangia mshauri. Mwanatimu aliyeteuliwa maalum, aliye tayari kujibu maswali na anayetenga muda wa kukutana ana kwa ana mara kwa mara, huchukua nafasi ya msaada usio rasmi unaopatikana kwa kukaa karibu ofisini. Mshauri anahitajika zaidi katika wiki za kwanza, wakati mambo yasiyojulikana ni mengi kuliko wakati mwingine wowote na kumuuliza mtu asiye sahihi au kupitia njia isiyo sahihi huleta aibu na kukwamisha kazi.
• Pangia kasi ya utoaji wa habari. Gawa maudhui ya uingizaji katika sehemu zenye mantiki na uyasambaze katika wiki kadhaa, badala ya kurundika kila kitu siku ya kwanza au ya pili. Kwa njia hii unaepuka mzigo wa habari unaoharibu hisia za mwanzo na kumfanya mtu asahau mengi aliyofundishwa.

Kwa upande wa kiutawala wa uingizaji, zana zilizotengenezwa mahususi kwa kazi hii, kama BambooHR Onboarding Toolkit, pamoja na mwongozo uliopangwa kutoka vyanzo kama SHRM, zinaweza kutoa miundo iliyo tayari ili usilazimike kujenga programu kuanzia mwanzo. Taskee inashughulikia upande wa uendeshaji: kufuatilia hatua za uingizaji za wafanyakazi wapya kadhaa kwa wakati mmoja, kukusanya nyenzo na nyaraka zinazohitajika mahali pamoja, na kumwonyesha mfanyakazi mpya na meneja wake maendeleo ya kazi.

Fanya mambo yawe ya kijamii

Katika uingizaji wa mbali, kumzoesha mtu kijamii ndiyo sehemu ngumu zaidi kupanga, kwa sababu haiwezi kulazimishwa, inaweza tu kuwekewa mazingira. Ofisini, uhusiano usio rasmi unaogeuza kikundi cha watu kuwa timu ya kweli hujengeka taratibu kutokana na kukutana mara kwa mara kwa njia nyepesi. Katika kazi za mbali, jambo hilo hutokea tu likipangwa kwa makusudi.

• Panga mapumziko ya kahawa ya kawaida. Simu fupi zisizo rasmi za dakika 15 na wenzako tofauti, zenye soga za kawaida badala ya mambo ya kazi, huleta mawasiliano ya mara kwa mara bila shinikizo, na polepole watu huzoeana. Simu hizi ziwe za hiari na zisizo rasmi kweli, kwa sababu thamani yake yote iko katika kutokuwepo kwa shinikizo la kujionyesha.
• Wezesha shughuli za timu. Michezo ya mtandaoni, vikao vya kijamii vya mtandaoni au changamoto za pamoja zisizohusu kazi huwapa watu walio sehemu tofauti uzoefu wa pamoja. Kanuni kuu hapa ni kushiriki kwa hiari, kwa sababu shughuli inayoonekana kuwa ya lazima huhudhuriwa kama wajibu tu na haijengi ukaribu.
• Tumia jozi za ushauri kwa ushirikiano wa kitamaduni na kiutendaji. Mwunganishe mfanyakazi mpya na mwanatimu mzoefu ambaye kazi yake iliyo wazi ni kumtambulisha kwa utamaduni wa timu, pamoja na kujibu maswali ya kazi. Hivyo kanuni za shirika, namna ya kuwasiliana na utambulisho wa timu, ambavyo ofisini watu huvipata bila kukusudia, hupitishwa kwa makusudi katika kazi za mbali.

Mrejesho wa kawaida

Ofisini kuna ishara nyingi za kijamii zinazokuzunguka, kama sura ya meneja baada ya wasilisho, hali ya chumba, au dalili ndogo zinazoonyesha kama mambo yanakwenda vizuri au la. Mfanyakazi mpya anayefanya kazi kwa mbali hazioni ishara hizi, hivyo anakosa pia mrejesho usio rasmi unaojenga kujiamini na kumwezesha kurekebisha mwelekeo mapema. Mazoea yafuatayo ya mrejesho uliopangwa hujaza pengo hilo:

• Panga ukaguzi wa mara kwa mara. Simu fupi za kila siku au karibu kila siku katika wiki chache za kwanza husaidia kugundua na kutatua matatizo haraka kabla hayajageuka mazoea. Kukutana mara kwa mara hivyo pia humwonyesha mfanyakazi mpya kwamba maswali na magumu ni jambo la kawaida linaloweza kushughulikiwa, wala hayaonyeshi kuwa hana uwezo.
• Omba mrejesho kuhusu mchakato wa uingizaji wenyewe. Uliza mapema na mara kwa mara kipi kinafanya kazi vizuri na kipi kinahitaji kuboreshwa. Utapata taarifa unazohitaji kurekebisha programu, na mfanyakazi mpya ataona kwamba uzoefu wake unathaminiwa kweli kama mchango wa kuboresha shirika.
• Tambua michango ya mapema kwa uwazi. Mafanikio ya kwanza yanapotambuliwa kwa undani na mbele ya wengine, hujenga kujiamini na motisha vinavyomsaidia mtu kuvuka sehemu ngumu zaidi za kujifunza. Pongezi zihusishwe na mchango fulani mahususi, zisiwe maneno ya jumla ya kutia moyo.
• Unda usalama wa kisaikolojia kwa makusudi. Mazingira ambamo mfanyakazi mpya anajisikia huru kuuliza maswali na kukiri makosa hayaletwi na matamko ya sera. Hujengeka pale viongozi wanapoonyesha mfano kila mara kwa kusimulia makosa yao wenyewe na mafunzo waliyopata. Kwa maelezo zaidi kuhusu uimarishaji chanya ndani ya timu, angalia makala kuhusu uimarishaji chanya katika usimamizi wa kazi.

Makala zinazohusiana:

Kuboresha utoaji wa maamuzi na ukuaji wa kitaaluma, soma Jinsi tafakuri inavyosaidia kazi yako.

Kwa mikakati ya kupanga siku za kazi za mbali, soma Jinsi ya kupanga siku yako unapofanya kazi kutoka nyumbani.

Kuboresha uingizaji na ushawishi wa wafanyakazi wapya, gundua Uingizaji wa mbali: Jinsi ya kuhakikisha mafanikio kwa wafanyakazi wapya. Maelezo zaidi: Programu ya Kusimamia Timu ya Mbali.

Hitimisho

Uingizaji wa mbali unaofanikiwa unahitaji mipango zaidi na umakini mkubwa kwa mpangilio kuliko uingizaji wa ofisini, kwa sababu lazima ujenge kwa makusudi kile ambacho kukaa karibu huleta chenyewe. Wafanyakazi wanaopitia uingizaji uliopangwa na wenye msaada hufikia tija haraka zaidi na hubaki katika shirika kwa muda mrefu. Matokeo haya huongezeka kadri muda unavyokwenda, kwa sababu uwekezaji katika kuwazoesha wapya mapema hurudi kama utendaji thabiti na uwezo wa kuwabakiza wafanyakazi.