कार्यप्रवाह में बोतलनेक को पहचानने और हल करने का तरीका

मुख्य बिंदु

परिचय

हर कार उत्साही का सपना होता है खाली हाईवे पर तेज़ी से चलना, बिना किसी ट्रैफिक जाम के। दुर्भाग्य से, यह 21वीं सदी है, और अधिकांश शहर अभी भी कार पर निर्भर हैं, इसलिए आप... uh, लगभग 3 सेकंड तक तेज़ी से दौड़ सकते हैं, फिर रुक जाएंगे।

ईश्वर न करें, हम तेज़ी से चलने को बढ़ावा नहीं दे रहे हैं। यह बस एक अच्छा रूपक है यह समझाने के लिए कि बॉटलनेक्स या "ट्रैफिक जाम" के साथ, पूरी प्रक्रिया 10 गुना ज्यादा सुखद और उत्पादक हो जाती है।

Formstack और Mantis Research की एक रिपोर्ट में पाया गया कि संगठन कर्मचारियों पर बोझ डालने वाले अप्रभावी कार्यों के कारण प्रति वर्ष $1.3 मिलियन तक खो सकते हैं। उसी रिपोर्ट में यह भी बताया गया कि आधे से अधिक कर्मचारी कम से कम दो घंटे प्रतिदिन पुनरावृत्त कार्यों में खर्च करते हैं, जो प्रक्रिया अनुकूलन की आवश्यकता को उजागर करता है।

$1.3 मिलियन... यह बहुत सारे जीरो होते हैं। लेकिन कोई बात नहीं। सबसे पहली बात जो आपको समझनी चाहिए वह यह है कि सभी बॉटलनेक्स को दो प्रमुख प्रकारों में बाँटा जा सकता है: अस्त-व्यस्त प्रक्रियाएँ और अस्त-व्यस्त संसाधन आवंटन। कभी-कभी दोनों। यहाँ आपको इसके बारे में जानने की आवश्यकता है:

अस्त-व्यस्त प्रक्रियाएँ:

• पुराने तरीके से काम करना। स्प्रेडशीट्स और कार्यालय बैठकें? इससे किसी को क्या मदद मिल सकती है?
• अधिक से अधिक प्री-रिलीज़ चेक-अप। बाजार में सबसे अच्छा उत्पाद भी अगर आप उसे 10 चरणों की समीक्षाओं और परीक्षणों से गुजारेंगे तो वह टूट जाएगा।
• ब्यूरोक्रेसी और कागजी काम। जब 20 विभिन्न विभागों को किसी विशेष फीचर पर सहमति व्यक्त करने की आवश्यकता होती है – तो उत्पाद कभी सामने नहीं आएगा।
• मैनुअल श्रम। एआई शायद कॉपीराइटर्स और कलाकारों को नहीं बदल सकता, लेकिन यह तालिकाओं और लंबे स्प्रेडशीट्स को भरने में शानदार है – उसे बस यही काम करने दें और आप असली काम पर ध्यान केंद्रित करें।
• अप्रभावी कार्यप्रवाह। सच्ची शक्ति सादगी में है। अगर कोई कदम अंततः परिणाम में ज्यादा योगदान नहीं करता – तो उसे हटा दें।

अस्त-व्यस्त संसाधन आवंटन:

• कम कर्मचारियों वाले टीमें। अगर आपका प्रोजेक्ट मैनेजर एक साथ तीन अलग-अलग काम करता है, तो वह "प्रबंधित" नहीं कर रहा – यह बस जलने का एक तरीका है।
• पुरानी तकनीक। वे पीसी जो मुश्किल से टेट्रिस चला पाते हैं, एक्सेल स्प्रेडशीट्स जो सोवियत संघ के पतन के बाद से अपडेट नहीं हुई हैं, या पुरानी, चरचरी ऑफिस कुर्सियाँ – ये सभी कार्य प्रक्रियाओं को काफी धीमा कर सकते हैं।
• बजट मुद्दे। कभी-कभी उचित धन की कमी टीमों को उत्पादक और आरामदायक कार्य प्रवाह के महत्वपूर्ण हिस्सों को न कहने पर मजबूर करती है। यह शॉर्ट-टर्म में काम कर सकता है, लेकिन जल्दी ही इसमें शामिल सभी लोग लंबे समय में थक जाएंगे।

तो हाँ, एक बड़ी समस्या के लिए कई योगदानकर्ता हैं, इसलिए अगर आप ऊपर दिए गए कम से कम एक मुद्दे को हल करने में सफल हो जाते हैं – तो यह पहले ही एक बड़ी जीत है। एक बार जब Bethany Home Healthcare ने व्यापार प्रक्रिया स्वचालन को लागू करके अपनी पेरोल लागत को लगभग 200% कम कर दिया था – छोटे बदलावों के साथ बड़े परिणाम प्राप्त हुए थे।

कैसे बॉटलनेक्स को जल्दी पहचानें

यह समझना कि क्या गलत हो सकता है या पहले ही गलत हो चुका है, एक बात है – लेकिन इसे पहले ही पहचान पाना सबसे कठिन काम है। उदाहरण के लिए, अमेज़न शायद कुछ संदिग्ध कार्य नैतिकता का पालन करता है, लेकिन यह संभावित रोडब्लॉक्स को भविष्यवाणी करने में माहिर है।

वे सक्रिय रूप से "पेडिक्टिव एनालिसिस" का उपयोग करते हैं – यह एक ऐसी विधि है जिसमें ऐतिहासिक और सांस्कृतिक डेटा का अध्ययन किया जाता है ताकि संभावित संकटों को पहले ही पहचान लिया जाए, इससे पहले कि वे वास्तव में घटित हों।

COVID-19 सभी के लिए एक आश्चर्य था, लेकिन भविष्यवाणी विश्लेषण की बदौलत अमेज़न जल्दी अनुकूलित हो गया और परिस्थितियों के बावजूद अपने ग्राहकों को बनाए रखा…

… भविष्यवाणी विश्लेषण और संदिग्ध व्यापार प्रथाओं के साथ, लेकिन यह एक और बात है।

तो, यहां कुछ संभावित “रेड फ्लैग्स” हैं जिन्हें आपको संभावित समस्याग्रस्त क्षेत्रों को पहचानने के लिए देखना चाहिए:

• कार्य लगातार बढ़ते जाते हैं और कभी खत्म नहीं होते। अगर आपकी टीम हमेशा व्यस्त है, तो यह ठीक है। लेकिन अगर अपूरणीय कार्यों की संख्या एक विशेष, महत्वपूर्ण बिंदु तक पहुंच जाती है और सिर्फ बढ़ती ही जा रही है? तो वहाँ कुछ गलत हो सकता है।
• समय सीमा सिर्फ एक अवधारणा बन कर रह जाती है। फिर से, एक कठिन सप्ताह में कुछ समय सीमा चूकना पूरी तरह सामान्य है, लेकिन अगर यह सामान्य बन जाए? तो यह जांचने लायक है।
• संसाधनों की कमी। महान व्यवसाय अच्छे वित्त और अच्छे लोगों से बनते हैं जो शानदार होते हैं। जब दोनों असुविधाजनक रूप से सूखने लगते हैं – तो यह चिंता का कारण हो सकता है।
• निचला मनोबल। अगर आपकी टीम का मूड नीचे गिर रहा है – तो कुछ सही नहीं है।
• निम्न गुणवत्ता के परिणाम। यह सीधा है।
• खराब संचार। बड़ी कंपनियों में अक्सर कुछ लोग “सड़क से बाहर” हो जाते हैं और बिना ज्यादा काम किए अपना वेतन प्राप्त करते रहते हैं। यह परिचित लगता है? जबकि यह जरूरी नहीं कि खराब हो – यह संकेत है कि टीमों के बीच उचित संचार नहीं हो रहा, जो किसी भी सफल प्रोजेक्ट के लिए महत्वपूर्ण है।

नेटफ्लिक्स कभी-कभी अरबों डॉलर के फ्लॉप्स में संलिप्त हो सकता है, लेकिन ओह, वे जानकारी एकत्र करने के बारे में बहुत कुछ जानते हैं। उनके कार्यप्रवाह के हर कदम की बारीकी से निगरानी की जाती है, और हर एक फीडबैक को विश्लेषित किया जाता है और लागू किया जाता है। जैसे ही उनके उत्पादकता के रास्ते में कोई झटका आता है – इसे तुरंत दबा दिया जाता है।

वे यह कैसे करते हैं, आप पूछते हैं? एक छोटी सी चीज़ जिसे कहा जाता है “चाओस इंजीनियरिंग”। सुनने में असल में कूल लगता है, है ना? यह विधि कार्यप्रवाह में विभिन्न “विघटन” को पूर्व-निर्देशित रूप से लागू करने का तरीका है, इस विचार के साथ कि यह उस समय आने वाली असली समस्याओं के लिए “लचीलापन” बनाएगा। इसे आप एक तरह से एक कॉर्पोरेट इम्यून सिस्टम मान सकते हैं।

संभावित समाधान

जब सभी समस्याएं अंततः पहचान ली जाती हैं, तो एक ही बात बाकी रहती है – उन्हें वास्तव में ठीक करना। समस्या को जल्दी हल करने और यह सुनिश्चित करने में एक चांदी की परत होती है कि यह फिर से न हो – जितना हो सके इस पर टिके रहना चाहिए।

लघु अवधि के समाधान:

• संसाधन आवंटन। एक कार्य पर दो थके हुए प्रबंधक काम कर रहे हैं, जबकि दूसरे पर दस। आप जानते हैं कि क्या करना है – चीजों को थोड़ा संतुलित करें।
• अस्थायी शॉर्टकट ढूंढना। कुछ चीजें तुरंत सही तरीके से काम नहीं कर सकतीं, लेकिन थोड़े से बदलाव के साथ वे काम कर सकती हैं। इसे कुछ समय के लिए छोड़ दें; अगर यह काम करता है, तो यह काम करता है। आप इसे बाद में वापस आकर सुधार सकते हैं।
• त्वरित कौशल उन्नति। अगर आपके श्रमिकों के पास विशिष्ट कौशल की कमी है, तो आप उन्हें जल्दी से एक सीखने के लिए कोर्स पर भेज सकते हैं। यह एक पूर्ण डिग्री नहीं है, लेकिन अस्थायी रूप से यह ठीक रहेगा।
• लक्ष्य-आधारित स्वचालन। अगर कुछ प्रक्रियाएं आपकी टीम का बहुत समय ले रही हैं – तो शायद उन्हें स्वचालित करना दबाव कम कर सकता है। इसका अंत परिणाम की गुणवत्ता पर प्रभाव पड़ सकता है, लेकिन यह आपको आवश्यक श्वास लेने की जगह भी दे सकता है।
• संवाद कार्यशाला। कभी-कभी एक दिल से की गई बातचीत ही सब कुछ बदल सकती है। यह तथ्य कि यह पहले नहीं हुआ, गहरे समस्याओं को दिखाता है, लेकिन यह एक शुरुआत है।

दीर्घकालिक समाधान:

• पाइपलाइन का पुनर्निर्माण। अगर कुछ काम नहीं कर रहा है – तो इसे गिराकर इसके खंडहरों पर कुछ बेहतर बनाएं।
• टीम के कौशल में निवेश। कंपनी-व्यापी योग्यता पाठ्यक्रमों के माध्यम से अपने सहकर्मियों को स्मार्ट और अधिक कुशल बनाएं। ज्ञान में निवेश हमेशा लाभकारी होता है।
• अपने बैटल स्टेशनों का उन्नयन करें। नए पीसी, टैबलेट या यहां तक कि प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर का नया और बेहतर संस्करण निश्चित रूप से महंगा हो सकता है, लेकिन यह अंतर बना सकता है। हालांकि, Taskee मुफ़्त है, और उतना ही प्रभावी है – बस कह रहा हूँ।
• गहरी स्वचालन। विशेष रूप से उबाऊ प्रक्रियाओं का पता लगाएं जिन्हें न्यूनतम मानव स्पर्श की आवश्यकता होती है और उन्हें पूरी तरह से स्वचालित करें। इन्वेंट्री प्रबंधन, आदेश प्रसंस्करण – इस प्रकार की चीजें।
• रणनीतिक योजना। संभावित रोडब्लॉक्स और अपनी सामान्य जरूरतों की पहले से योजना बनाएं। यह अधिकांश विश्व समस्याओं से इम्यूनिटी की गारंटी देता है।

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बेहतर संसाधन प्रबंधन के लिए, संसाधन प्रबंधन प्रक्रिया: प्रभावी योजना के साथ अपने प्रोजेक्ट की सफलता को रूपांतरित करें पढ़ें।

निष्कर्ष 

कार्यप्रवाह bottlenecks को समझना और संबोधित करना कुशल संचालन बनाए रखने के लिए आवश्यक है। सही उपकरणों, प्रक्रियाओं और प्रथाओं का संयोजन होने पर, टीमें bottlenecks की पहचान कर सकती हैं और उन्हें प्रोजेक्ट की सफलता पर प्रभाव डालने से पहले हल कर सकती हैं। कुंजी यह है कि प्रक्रिया सुधार के प्रति एक सक्रिय दृष्टिकोण बनाए रखा जाए, जबकि निरंतर अनुकूलन की संस्कृति को बढ़ावा दिया जाए।

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