วิธีลดการสื่อสารที่มากเกินไป

ข้อคิดสำคัญ

เมื่อไหร่ที่มันมากเกินไป?

เมื่อคุณทำการพูดซ้ำๆ เพียงเพื่อให้ทุกคนและผู้จัดการได้เข้าใจในที่สุด — นั่นแหละคือปัญหา

มาลองทำให้มันง่ายด้วยตัวอย่างหนึ่ง สมมุติว่าคุณกำลังเปิดตัวโปรเจกต์ที่สำคัญ และทีมต้องเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการเดินทางครั้งนี้ ก่อนอื่นคุณส่งอีเมล จากนั้นคุณจัดการประชุม แล้วหลังจากนั้นคุณแชร์หน้าฟิกม่า พร้อมสไลด์ที่บอกสิ่งที่ไม่ควรทำ และเพื่อให้แน่ใจมากขึ้นคุณก็ส่งข้อความยาวๆ ในแชททำงาน

นั่นคือการสื่อสารมากเกินไปอย่างสมบูรณ์แบบ

ในทีมที่มีขนาดใหญ่มาก โดยที่จำนวนคนมีถึงหลักพัน การทำซ้ำแบบนี้อาจมีเหตุผลที่สามารถเข้าใจได้

แต่ถ้าเรากำลังพูดถึงทีมที่ค่อนข้างเล็กหรือกำลังเติบโต? มีวิธีปฏิบัติบางอย่างที่สามารถทำให้สถานการณ์กลับสู่สภาวะปกติ

เมื่อมากเกินไปจริงๆ แล้วดี

ตามปกติแล้ว สิ่งต่างๆ มักจะไม่เป็นเพียงแค่ขาวและดำเสมอไป ดังนั้นบางครั้งการดูแลพนักงานอย่างใกล้ชิดก็เป็นความคิดที่ดีในบางสถานการณ์ แต่สิ่งเหล่านี้มักจะเป็นสถานการณ์เฉพาะ ดังนั้นอย่าหลงไปกับมัน:

• ช่วงเวลาที่มีการเปลี่ยนแปลงในองค์กร. ในช่วงเวลาเหล่านี้ การสื่อสารให้ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญ ตัวอย่างเช่น เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างการจัดการโปรเจกต์ คุณสามารถใช้วิธีสามขั้นตอนนี้: ก่อนอื่นจัดเวิร์กช็อปเพื่ออธิบายการเปลี่ยนแปลง จากนั้นให้คู่มือรายละเอียดในฐานความรู้ของบริษัท และสุดท้ายให้คำเตือนสั้นๆ ในแชทของทีม วิธีนี้ช่วยลดความยุ่งเหยิงและทำให้การเปลี่ยนแปลงราบรื่นขึ้น
• เมื่อสื่อสารข้อมูลที่สำคัญ. เมื่อพูดถึงกำหนดเวลา การเปลี่ยนแปลงของโปรเจกต์ หรือการตัดสินใจที่สำคัญ การสื่อสารมากเกินไปมักดีกว่าการสื่อสารน้อยเกินไป ผมเคยเห็นแม้แต่เพื่อนร่วมงานที่ใส่ใจที่สุดก็พลาดอะไรบางอย่าง — โดยเฉพาะถ้าข้อมูลนั้นถูกฝังอยู่ในข้อความจำนวนมาก
• ในทีมที่มีหลายวัฒนธรรมและกระจายตัว. ในที่นี้ ไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากการสื่อสารที่ชัดเจน ถ้าทีมของคุณมีคนจากหลายประเทศและเขตเวลา การสื่อสารที่ชัดเจนไม่ใช่แค่สะดวก มันเป็นสิ่งจำเป็น ผมเคยทำงานกับทีมจากห้าประเทศและเราได้ตระหนักว่า เพื่อให้ทุกอย่างดำเนินไปได้ดี สิ่งสำคัญคือต้องบันทึกการตัดสินใจหลักในอย่างน้อยสามวิธี: พูดถึงมันในการประชุม บันทึกไว้ในเอกสารที่แชร์ และโพสต์ในแชท
• การปฐมนิเทศพนักงานใหม่. เมื่อมีคนใหม่เข้ามา ทุกอย่างจำเป็นต้องพูดซ้ำหลายครั้ง หนึ่งในผู้จัดการของผมได้แนะนำวิธี “ทริปเปิลทัช” ที่มีประโยชน์มาก: ขั้นแรก อธิบายสิ่งต่างๆ ในระหว่างการปฐมนิเทศ จากนั้นให้คู่มือที่เป็นลายลักษณ์อักษร และสุดท้ายบันทึกวิดีโอแนะนำทุกกระบวนการสำคัญ ด้วยวิธีนี้ไม่มีใครหลงทางและทุกอย่างก็ชัดเจน

แน่นอนว่ามีข้อยกเว้นในสถานการณ์เหล่านี้ บางคนที่ทำงานระยะไกลอาจคุ้นเคยกับแนวคิดการพึ่งพาตนเองและพยายามทำงานให้ดีที่สุด ดังนั้นหากคุณเคยทำงานกับคนที่อยู่ต่างทวีปมาเป็นเวลาหลายเดือนแล้วและรู้ว่าเขาทำงานได้ดี — ไม่มีเหตุผลที่คุณต้องควบคุมเขาหรือพนักงานคนอื่นๆ ที่คล้ายกัน

การแชร์มากเกินไปไม่ใช่การห่วงใย

ยังคิดว่าการดูแลพนักงานอย่างใกล้ชิดเป็นความคิดที่ดีอยู่ไหม? มาลองดูข้อเสียของมันกันบ้างเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจ:

• ภาระข้อมูลที่มากเกินไป. เมื่อมีข้อความจำนวนมากที่เข้ามาจนทำให้ผู้คนเริ่มมองข้ามแทบทุกอย่าง เพื่อนร่วมงานคนหนึ่งเคยพูดว่า “เมื่อทุกอย่างสำคัญ ก็หมายความว่าไม่มีอะไรสำคัญ” คุณก็คงเข้าใจแล้ว — ถ้าข้อความทุกข้อความดูเหมือนจะเป็นภัยพิบัติในท้ายที่สุด คนจะไม่ใส่ใจกับอะไรเลย
• การสูญเสียประสิทธิภาพการทำงาน. ยิ่งมีการทำซ้ำมากเท่าไหร่ เวลาที่ใช้ในการสื่อสารก็จะยิ่งมากขึ้น — และเวลาที่ใช้ในการทำงานจริงก็จะน้อยลง ทุกอีเมล การประชุม หรือการเตือนจะทำให้เวลาในแต่ละวันหายไปหลายๆ นาที หรือแม้กระทั่งชั่วโมง ซึ่งสามารถใช้ไปในการทำงานจริงแทน
• “การช่วยเหลือตัวเอง” ของทีม. เมื่อทุกอย่างถูกทำซ้ำหลายครั้ง ผู้คนจะหยุดพยายามหาข้อมูล “ไม่ได้เห็นอีเมลเหรอ? ไม่เป็นไร มันจะถูกทำซ้ำอยู่ดี” และสิ่งนี้จะค่อยๆ กลายเป็นมาตรฐาน — ทุกคนจะคิดว่าข้อมูลสำคัญจะถูกพูดถึงซ้ำอีกครั้ง
• การเบิร์นเอาท์จากข้อมูล. นี่เป็นหัวข้อที่สามารถเขียนได้ทั้งเล่ม เราได้สังเกตเห็นแนวโน้มแปลกๆ กับบางลูกค้า — ผู้คนเริ่มทำการเก็บอีเมลอัตโนมัติจากคนที่ส่งข้อความเยอะเกินไป และทันใดนั้น พวกเขาก็พลาดข้อมูลสำคัญไปและไม่เข้าใจว่าทำไมทุกอย่างถึงพัง

พูดง่ายๆ คือ ทีมของคุณต้องรู้วิธีจัดการเรื่องต่างๆ โดยไม่ต้องพึ่งพาคุณอยู่ตลอดเวลา นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องปล่อยให้พวกเขาจมอยู่ในปัญหาโดยไม่ช่วยเหลือ แต่ก็มีความแตกต่างระหว่างการดูแลและการควบคุมมากเกินไป

เคล็ดลับสำหรับสมดุล

หลังจากที่เราพูดถึงทฤษฎีทั้งหมดแล้ว มาดูส่วนที่ดีที่สุด — กลยุทธ์จริงๆ ที่จะช่วยให้คุณดูแลทีมของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องให้พวกเขาต้องเช็คอีเมลทุกๆ 15 วินาทีเพราะกลัวจะพลาดข้อมูลสำคัญ:

• สร้างระบบช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจน. กำหนดฟังก์ชันเฉพาะให้แต่ละแพลตฟอร์มและยึดตามโครงสร้างนั้น เมื่อทีมของคุณรู้ว่า Slack ใช้สำหรับการตัดสินใจที่รวดเร็วและ Taskee ใช้สำหรับเอกสารโปรเจกต์ ความมีประสิทธิภาพในการสื่อสารจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว สอนทีมของคุณไม่เพียงแค่วิธีการใช้ช่องทางเหล่านี้ แต่ยังรวมถึงวิธีการรวมช่องทางเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพ: ตัวอย่างเช่น การโทรวิดีโอควรจะจบลงด้วยการสรุปทางอีเมลที่อธิบายการตัดสินใจหลักและรายการการกระทำที่ชัดเจน
• ใช้ "กฎสามข้อ". นักจิตวิทยาบอกว่าในการจำข้อมูล คนจำเป็นต้องมีการโต้ตอบกับข้อมูลนั้นอย่างน้อยสามครั้งในรูปแบบที่แตกต่างกัน ใช้แนวทางที่หลายประสาทสัมผัส: เริ่มต้นด้วยการนำเสนอด้วยวาจา (การประชุม), เสริมด้วยการมองเห็น (เอกสาร), และติดตามด้วยการเตือนในบริบทระหว่างการวางแผนขั้นตอนถัดไป การวิจัยเกี่ยวกับการลืมของ Ebbinghaus แสดงให้เห็นว่าโดยไม่มีการทำซ้ำ ข้อมูลมากกว่า 50% จะหายไปภายในชั่วโมงแรก และหลังจาก 10 ชั่วโมงจะเหลือเพียงประมาณ 35%
• ใช้กลไกการยืนยัน. ตั้งระบบการรับรู้ที่ชัดเจนสำหรับข้อความสำคัญ — ตั้งแต่การตอบรับด้วยอีโมจิไปจนถึงการตรวจสอบแบบเป็นทางการ การฝึกฝนนี้ได้รับแรงบันดาลใจจากการบินและการแพทย์ มันสร้างวงจรการสื่อสารที่ปิดและช่วยลดโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาดอย่างมีนัยสำคัญ กำหนดกรอบเวลาการตอบสนองที่ชัดเจนและตั้งค่าการเตือนอัตโนมัติสำหรับผู้ที่ยังไม่ตอบกลับแทนที่จะส่งข้อความไปยังทีมทั้งหมดอีกครั้ง
• ใช้การสื่อสารแบบภาพ. งานวิจัยทางด้านประสาทวิทยาศาสตร์แสดงให้เห็นว่าระบบประสาทประมวลผลข้อมูลภาพเร็วกว่าเนื้อหาข้อความถึง 60,000 เท่า ลงทุนเวลาในการสร้างแผนผัง อินโฟกราฟิก และแผนภาพกระบวนการสำหรับกระบวนการที่ซับซ้อน เพื่อให้มีประสิทธิภาพสูงสุด รวมข้อความที่เรียบง่ายเข้ากับกราฟิกที่ชัดเจน
• ประเมินประสิทธิภาพการสื่อสารเป็นประจำ. นำการตรวจสอบที่มีโครงสร้างของการไหลของการสื่อสารโดยใช้ทั้งตัวชี้วัดเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ วัดไม่เพียงแค่ความเร็วในการส่งข้อมูล แต่ยังรวมถึงความเข้าใจ — ผ่านการทดสอบสั้นๆ หรือการตรวจสอบ สร้าง "แผนที่ความร้อนของการสื่อสาร" เพื่อติดตามช่องทางที่มีประสิทธิภาพที่สุดสำหรับข้อมูลประเภทต่างๆ บริษัทที่ตรวจสอบการสื่อสารของตนเป็นประจำมักจะส่งมอบโครงการตรงเวลามากขึ้น
• สร้างแหล่งข้อมูลเดียวที่ถูกต้อง. สร้างคลังความรู้ที่มีโครงสร้างที่ชัดเจนและกฎการบำรุงรักษา มันไม่เพียงพอแค่มีแหล่งข้อมูลนี้ — แต่ต้องบูรณาการเข้ากับกระบวนการทำงานประจำวัน ตั้งโปรโตคอลที่ทุกการตัดสินใจที่สำคัญจะต้องได้รับการบันทึกในคลังความรู้นั้นภายใน 24 ชั่วโมง ทีมที่มีแหล่งข้อมูลเดียวที่ถูกต้องจะใช้เวลาน้อยลงในการแก้ไขข้อพิพาทและค้นหาข้อมูลที่ทันสมัย
• พิจารณารูปแบบการสื่อสาร. ทำการประเมินอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับความชอบในการสื่อสารของทีมของคุณโดยใช้เครื่องมือเช่น DISC หรือ VAK (Visual, Auditory, Kinesthetic) สร้างแผนการสื่อสารที่เหมาะสมสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและโปรเจกต์ที่พิจารณาความชอบเหล่านี้ การสื่อสารที่ปรับให้เหมาะสมจะนำไปสู่ความร่วมมือที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

บทความที่เกี่ยวข้อง:

อยากเสริมสร้างการมีปฏิสัมพันธ์และขวัญกำลังใจในทีมไหม? ดูบทความ การเสริมแรงทางบวกในงานจัดการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม

สงสัยว่าอย่างไรจึงจะรักษาความอิสระในการทำงานระยะไกลโดยไม่สูญเสียคุณภาพและประสิทธิภาพ? อ่านบทความ ความรับผิดชอบในการทำงานระยะไกล: การทำให้ทีมมีประสิทธิภาพและรับผิดชอบ

อยากเพิ่มอัตราการเสร็จสิ้นโครงการและลดต้นทุนการดำเนินงานไหม? ค้นหาบทความ วิธีการจัดระเบียบทีมสำหรับการทำงานระยะไกลในระยะยาว

สรุป

ในยุคของเสียงรบกวนข้อมูล ทักษะที่แท้จริงไม่ใช่การพูดดังหรือบ่อยขึ้น แต่คือการสร้างข้อความที่ไม่สามารถถูกมองข้ามได้ — ไม่ใช่เพราะความถี่ของมัน แต่เพราะคุณภาพ เวลา และความเกี่ยวข้องของมัน

ข้อมูลไม่ควรเพียงแค่ถูกทำซ้ำ; มันควรจะสะท้อน, เสริมสร้าง, และสุดท้ายกลายเป็นการกระทำ

การอ่านที่แนะนำ

"High Output Management"

การจัดการที่มีประสิทธิภาพต้องการการสื่อสารที่เกินความจำเป็น

บน Amazon

"Team of Teams: New Rules of Engagement for a Complex World"

หนังสือเล่มนี้สำรวจการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์การสื่อสารภายในองค์กรที่ซับซ้อน

บน Amazon

"Noise: A Flaw in Human Judgment"

การศึกษาเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีที่เสียงรบกวนข้อมูลและการสื่อสารที่มากเกินไปส่งผลกระทบต่อการตัดสินใจ

บน Amazon