เคล็ดลับการเริ่มงานจากระยะไกล: สร้างความสำเร็จ

แนวคิดหลัก

การเตรียมการก่อนวันทำงานแรก

เราทุกคนจำวันแรกของเราในที่ทำงานใหม่ได้ — ความเครียด ความกลัว มือสั่น เหงื่อออกมากเกินไป — สิ่งนี้เป็นเรื่องปกติและมีเหตุผล วันแรกนี้อาจกำหนดประสบการณ์ทั้งหมดในอนาคตของพนักงานในบริษัทของคุณ ดังนั้นควรเตรียมเอกสารที่จำเป็น คำแนะนำ และข้อเสนอแนะล่วงหน้าทั้งหมด เพื่อให้การเริ่มต้นของพวกเขาราบรื่นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับทีมแบบไฮบริดและรีโมท — หากไม่มีประสบการณ์ที่จำเป็น (ซึ่งมักไม่มีในผู้มาใหม่ในวันแรก) หรือไม่มีผู้จัดการที่จะแสดงความละเอียดอ่อนทั้งหมดในเวลาจริง คุณอาจพลาดบางสิ่งได้ง่าย ๆ จำไว้ว่า: คนเหล่านี้จะทำงานอย่างอิสระมากขึ้นหรือน้อยลงตามเวลา ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่กระบวนการและคำแนะนำทั้งหมดจะต้องเข้าใจอย่างชัดเจน — หากคุณไม่ชอบตอบคำถามเป็นสิบ ๆ คำถามทุกวัน

เตรียมโปรแกรมการเข้างานใหม่ที่สมบูรณ์ล่วงหน้า:

• เตรียมรายการเอกสารสำหรับการลงนาม — ดีกว่าในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อไม่เสียเวลาในวันแรก
• สร้างบัญชีและการเข้าถึงที่จำเป็นทั้งหมดล่วงหน้า: อีเมลบริษัท, Slack/Teams, ตัวติดตามงาน, Notion, คลังเก็บโค้ด และพอร์ทัลภายใน
• สร้างแผนโดยละเอียดสำหรับสัปดาห์แรก: การประชุมกับทีม, การเข้างานใหม่ด้านเทคนิคและผลิตภัณฑ์, โครงการสาธิตหรือเวิร์กช็อป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เพิ่มกิจกรรมทั้งหมดลงในปฏิทินเพื่อให้พนักงานใหม่สามารถนำทางในกำหนดการของตนได้อย่างง่ายดาย

แต่งตั้งพี่เลี้ยง: นี่ควรเป็นคนในทีมที่จะพร้อมใช้งานในช่วงสองสามสัปดาห์แรก พวกเขาจะตอบคำถาม อธิบายวิธีการประชุม แสดงให้เห็นว่าจะหาวัสดุสำคัญได้ที่ไหน และช่วยให้บูรณาการเข้ากับวัฒนธรรมทีมได้ดีขึ้น พี่เลี้ยงทำลายอุปสรรค "ความอึดอัด" และช่วยให้ผู้มาใหม่กลายเป็นส่วนหนึ่งของทีมได้เร็วขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในทีมระยะไกล ซึ่งคุณไม่สามารถเดินเข้าหาเพื่อนร่วมงานที่โต๊ะทำงานได้

ส่งอีเมลต้อนรับล่วงหน้า: 3-5 วันก่อนเริ่มงาน ส่งข้อความที่อบอุ่นและละเอียด แนะนำทีม อธิบายวันแรกจะเป็นอย่างไร แนบรายการตรวจสอบการตั้งค่า แบ่งปันลิงก์ไปยังฐานความรู้ และระบุผู้ติดต่อหลัก สิ่งนี้ช่วยลดความวิตกกังวลและแสดงให้ผู้มาใหม่เห็นว่าพวกเขาได้รับการต้อนรับอย่างแท้จริง ไม่ใช่แค่นึกถึงพวกเขาในวันที่พวกเขามาถึง

ดูแลการตั้งค่าทางเทคนิค: ส่งหรือชดเชยค่าอุปกรณ์ล่วงหน้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์ทั้งหมดทำงานได้ และซอฟต์แวร์ที่จำเป็นและสภาพแวดล้อมการทำงานพร้อมใช้งาน ให้คำแนะนำที่ชัดเจนในการตั้งค่า VPN, เครื่องมือความปลอดภัย, แอปการทำงาน และสภาพแวดล้อมการพัฒนา อธิบายวิธีที่ทีมของคุณสื่อสาร: คุณใช้แพลตฟอร์มใด (Slack, Telegram, Zoom) กฎการสื่อสารและกำหนดการทำงานอย่างไร

วันแรกและสัปดาห์แรก: วางรากฐาน

เราเข้าใจ — แนวคิดในการส่งพนักงานใหม่ "ลงลึก" ด้วยทัศนคติ "ใช่ พวกเขาจะเข้าใจ" อาจเป็นที่น่าดึงดูดใจ มันง่าย ไม่ต้องใช้ความพยายาม และรู้ไหม บางครั้งมันก็ได้ผลจริง ๆ แต่นี่คือสิ่งสำคัญ: พนักงานใหม่ของคุณไม่ใช่คนเดียวที่พยายามสร้างความประทับใจครั้งแรกที่ดี — มันเป็นกระบวนการสองทาง

การตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจวิธีการทำงานของบริษัทของคุณไม่เพียงแต่เป็นประโยชน์ แต่ยังจำเป็นสำหรับการสร้างความร่วมมือที่ประสบความสำเร็จในระยะยาว

นี่คือขั้นตอนบางอย่างที่จะช่วยสร้างบรรยากาศแห่งความไว้วางใจและการเป็นเจ้าของตั้งแต่เริ่มต้น:

• การต้อนรับเสมือนจริงและการแนะนำทีม พนักงานใหม่ควรรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมตั้งแต่วันแรก — และนั่นหมายความว่ามากกว่าการส่งลิงก์ไปยังแชทกลุ่ม เตรียมวิดีโอต้อนรับสั้น ๆ เป็นมิตรจากผู้ก่อตั้งหรือหัวหน้าทีม ซึ่งจะกล่าวถึงภารกิจและบรรยากาศของบริษัท เพิ่มส่วนที่มีรูปภาพทีมและชีวประวัติสั้น ๆ บนแพลตฟอร์มการทำงาน นี่เป็นขั้นตอนง่าย ๆ ที่ช่วยลดความวิตกกังวลและให้ความรู้สึกแก่ผู้มาใหม่ว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของบางสิ่งที่ยิ่งใหญ่แล้ว
• การเยี่ยมชมออนไลน์และการแนะนำทีมแบบสด จัดการประชุมด่วนใน Zoom สองสามครั้งในสัปดาห์แรก — การประชุมส่วนตัวกับผู้จัดการ, ทีม, HR และหากเป็นไปได้ — กับคนในระดับผู้บริหาร นี่ไม่ใช่แค่เรื่องของพิธีการ แต่เป็นโอกาสให้ผู้มาใหม่ได้สัมผัสโครงสร้าง บทบาท และวัฒนธรรมของบริษัท ผู้คนต้องเข้าใจว่าใครรับผิดชอบอะไร และจะติดต่อใครสำหรับคำถามเฉพาะ
• ความชัดเจนของเป้าหมายและความคาดหวัง ตั้งแต่เริ่มต้น เป็นสิ่งสำคัญที่พนักงานใหม่จะเข้าใจไม่เพียงแต่สิ่งที่พวกเขาต้องทำ แต่ยังรวมถึงเหตุผลด้วย แบ่งปันแผน 30-60-90 วันพร้อมเป้าหมายและขั้นตอนที่ชัดเจน สิ่งนี้ให้ทิศทาง เสริมสร้างความมั่นใจ และช่วยติดตามความก้าวหน้าตั้งแต่เริ่มต้น
• วัฒนธรรมการสื่อสาร ทีมของคุณสื่อสารกันอย่างไรจริง ๆ? ถามคำถามที่ไหน? งานถูกหารือในการประชุม Zoom, ในความคิดเห็น หรือในเครื่องมือติดตามงาน? กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนและบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษร นี่คือที่ที่เครื่องมือเช่น Taskee อาจเป็นประโยชน์

และอย่าเข้าใจเราผิด — คุณไม่จำเป็นต้องเป็นหนึ่งในบริษัทสตาร์ทอัพที่ผ่อนคลายและแปลกประหลาดเหล่านั้นที่อยู่เพื่อประสบการณ์ของพนักงาน แม้ว่าบริษัทของคุณจะมีวัฒนธรรมที่เป็นแบบดั้งเดิมและมีโครงสร้างมากกว่า แต่ก็ยังสำคัญที่ผู้มาใหม่จะเข้าใจ "บรรยากาศ" และหลักการทำงาน เพราะในที่สุดแล้ว วัฒนธรรมคือสิ่งที่ทำให้ผู้คนอยู่ต่อ

การบูรณาการเข้ากับวัฒนธรรมองค์กร

ตอนนี้มาถึงคำถามที่ซับซ้อนมากขึ้น การทำงานระยะไกลนั้นยอดเยี่ยมอย่างไม่ต้องสงสัย — อิสรภาพ, ตารางเวลาที่ยืดหยุ่น, เครื่องชงกาแฟโปรดอยู่แค่เอื้อม — จริง ๆ แล้ว มีข้อดีมากมาย แต่ก็มีปัญหาเฉพาะตัวเช่นกัน โดยปัญหาที่ใหญ่ที่สุดคือความรู้สึกโดดเดี่ยวและเดียวดายอย่างต่อเนื่อง

ในวัฒนธรรมสำนักงานแบบดั้งเดิม สิ่งต่าง ๆ เช่น การพักสูบบุหรี่และพักดื่มกาแฟ, การพูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน และการสนทนาโดยบังเอิญในลิฟต์ ช่วยส่งเสริมความรู้สึกของชุมชนและการเป็นเจ้าของ และแม้ว่าคุณจะเกลียดวัฒนธรรมสำนักงานและการพูดคุยทั้งหมดนี้ ก็ยากที่จะปฏิเสธคุณค่าของมันต่อสุขภาพจิต

ดังนั้น ใช่ เพื่อสร้างความรู้สึกของชุมชนนี้ในพื้นที่ดิจิทัล คุณจะต้องผ่านขั้นตอนต่าง ๆ:

• วัฒนธรรมการมีส่วนร่วมคือระบบ สร้างพิธีกรรมและนิสัยที่ส่งเสริมความรู้สึกของการเป็นเจ้าของ นี่อาจเป็นการประชุมทีมวันศุกร์พร้อมการอัปเดตสั้น ๆ และคำขอบคุณ หรือเซสชัน AMA รายเดือนกับผู้ก่อตั้งที่ทุกคนสามารถถามคำถามได้ สิ่งสำคัญคือการทำให้การมีส่วนร่วมเป็นระบบ ไม่ใช่ขึ้นอยู่กับ HR ที่กระตือรือร้นคนเดียวที่รักษาบรรยากาศ
• ข้อเสนอแนะสม่ำเสมอ: อย่ารอการประเมินรายไตรมาส การประชุมตัวต่อตัวมีความสำคัญ ในสัปดาห์แรกควรจะเกิดขึ้นเกือบทุกวัน หลังจากนั้น — อย่างน้อยทุกสองสัปดาห์ แต่อย่าสับสนกับการจัดการแบบจุลภาค — นี่คือจุดเชื่อมต่อ อะไรที่เข้าใจได้? อะไรที่ยังสงสัย? อารมณ์เป็นอย่างไร? ในวัฒนธรรมการทำงานใหม่ พนักงานต้องการข้อเสนอแนะเพื่อให้เข้าใจว่าพวกเขากำลังไปในทิศทางที่ถูกต้อง
• ความไม่เป็นทางการเสมือนจริงไม่ใช่เรื่องรอง สร้างพื้นที่สำหรับการสื่อสารที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน แชทตามความสนใจ, การพักดื่มกาแฟเสมือนจริงประจำสัปดาห์ (กับคู่ผู้เข้าร่วมแบบสุ่ม), คืนเกม, มินิควิซ — ทุกสิ่งที่ช่วยให้เห็นกันและกันไม่ใช่แค่เป็นอวตารบนหน้าจอ งานไม่ใช่การบังคับให้มีส่วนร่วม แต่เป็นการเชิญให้มีส่วนร่วม วัฒนธรรมถูกสร้างขึ้นผ่านการมีส่วนร่วมโดยสมัครใจ

หากพนักงานใหม่ของคุณรู้สึกเหมือนอยู่บ้านทันทีที่เปิดแชทกลุ่ม งานของคุณในฐานะผู้จัดการก็เสร็จสิ้นเกือบทั้งหมด ในระยะยาว นี่หมายถึงสิ่งเดียว: สมาชิกทีมที่ภักดี ซึ่งไม่เพียงแต่เข้ากับวัฒนธรรมองค์กร แต่ยังมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในการสร้างวัฒนธรรมดังกล่าว

การประเมินและพัฒนากระบวนการ

หน้าสถิตใน Notion เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีอย่างแน่นอน แต่ให้เราซื่อสัตย์กันเถอะ: มันไม่เพียงพอ การเข้างานใหม่ไม่ใช่แค่อะไรที่มีพลวัต มันควรเป็นเช่นนั้นหากคุณต้องการให้มันทำงานได้จริง

ใช่ มีตัวชี้วัดที่เฉพาะเจาะจงสำหรับการติดตามสำหรับคุณ คนที่หลงใหลในตัวเลข นี่คือสิ่งที่คุณต้องรู้เพื่อเข้าใจว่าการเข้างานใหม่ของคุณประสบความสำเร็จหรือไม่... หรือต้องการการปรับแต่งเล็กน้อย:

ตัวชี้วัดที่สำคัญ ความรู้สึกและการคาดเดาไม่ช่วย ในการทำความเข้าใจอย่างแท้จริงว่าการเข้างานใหม่ของคุณมีประสิทธิภาพเพียงใด คุณต้องพึ่งพาข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง:

• ระยะเวลาก่อนเกิดผลิตภาพ — พนักงานใหม่ต้องใช้เวลานานแค่ไหนจึงจะเริ่มสร้างคุณค่าที่แท้จริง? สองสัปดาห์? สองเดือน? เมื่อเปรียบเทียบตัวชี้วัดนี้ตามบทบาทและทีม คุณจะได้รับข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปปฏิบัติได้
• NPS ของการปฐมนิเทศ — ถามคำถามง่ายๆ เพียงข้อเดียว: "คุณจะแนะนำกระบวนการปฐมนิเทศของเราให้เพื่อนหรือไม่?" นี่เป็นวิธีที่รวดเร็วในการประเมินปฏิกิริยาโดยรวม
• แบบสำรวจความคิดเห็นแบบรวดเร็ว — ดำเนินการในวันที่ 3, 7 และ 30 เรียนรู้ว่า: ทุกอย่างชัดเจนหรือไม่? พวกเขารู้หรือไม่ว่าต้องทำอะไร ต้องติดต่อใคร และต้องค้นหาข้อมูลจากที่ไหน?

การรวบรวมข้อมูลย้อนกลับอย่างสม่ำเสมอ — อย่ารอสามเดือนเพื่อพบว่า "พวกเขาไม่เข้าใจอะไรเลยในสัปดาห์แรก" ใช้แบบสอบถามแบบอะซิงโครนัสสั้นๆ หรือแบบฟอร์มข้อเสนอแนะใน Notion หรือ Typeform กรอบงานง่ายๆ: อะไรที่เป็นประโยชน์? อะไรที่ท้าทาย? อะไรที่สามารถปรับปรุงได้? คุณค่าไม่ได้อยู่ที่คำตอบแต่ละข้อ แต่อยู่ที่แนวโน้มตลอดระยะเวลา

การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง: พิจารณาการปฐมนิเทศเหมือนผลิตภัณฑ์ บริษัทที่ดีที่สุดมองการปฐมนิเทศเป็นผลิตภัณฑ์ที่พัฒนาอยู่เสมอ พวกเขาเก็บรวบรวมข้อมูล ทำการทบทวนหลังจากพนักงานใหม่แต่ละคน และทำการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์ นี่คือสิ่งที่ควรปรับปรุง:

• เวลาและรูปแบบการประชุม
• โครงสร้างและความชัดเจนของเอกสารการเรียนรู้
• การสื่อสารเป้าหมายและค่านิยมของบริษัท
• การตั้งค่าทางเทคนิคและการจัดการการเข้าถึง

ให้ทีมมีส่วนร่วม ขอให้ผู้นำทีม พี่เลี้ยง และแม้แต่เพื่อนร่วมงานแบ่งปันความคิดเห็นหลังจากการปฐมนิเทศแต่ละรอบ มุมมองใหม่ๆ จะช่วยให้สังเกตเห็นสิ่งที่คุณอาจมองข้าม

และอย่ากลัวที่จะทดลอง! เป้าหมายไม่ใช่ความสมบูรณ์แบบ — แต่เป็นความก้าวหน้า ปรับเปลี่ยนกระบวนการอย่างต่อเนื่องจนกว่าการปฐมนิเทศจะไม่ใช่แค่กระบวนการ แต่เป็นส่วนสำคัญของวัฒนธรรมบริษัทของคุณ

บทสรุป

การปฐมนิเทศระยะไกลไม่ใช่แค่พิธีการ แต่เป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้คนใหม่ปรับตัวได้อย่างรวดเร็วและเริ่มเป็นประโยชน์ต่อบริษัท การเตรียมการ ความใส่ใจในรายละเอียด และการสนับสนุนในทุกขั้นตอนของกระบวนการสามารถเป็นกุญแจสู่การบูรณาการที่ประสบความสำเร็จและผลิตภาพระยะยาวของพนักงาน

อ่านเพิ่มเติม:

เพื่อรักษาสุขภาพในระยะยาว โปรดอ่าน บทบาทของการออกกำลังกายในการทำงานระยะไกล: คำแนะนำเกี่ยวกับสุขภาพและผลิตภาพ

เพื่อเพิ่มผลิตภาพของทีม โปรดอ่าน การเสริมแรงเชิงบวกในการจัดการงานเพื่อเพิ่มผลิตภาพของทีม

หากคุณต้องการเพิ่มขวัญกำลังใจของทีมในหมู่พนักงาน โปรดอ่าน วิธีสร้างวัฒนธรรมการทำงานระยะไกลที่เข้มแข็ง: กลยุทธ์สำคัญสู่ความสำเร็จ

แนะนำให้อ่าน

"Remote, Inc.: How to Thrive at Work . . . Wherever You Are"

คู่มือปฏิบัติสำหรับการทำงานระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงกลยุทธ์สำหรับการปรับตัวของพนักงานใหม่อย่างประสบความสำเร็จ

บน Amazon

"Remote Team Onboarding and Training Techniques"

คู่มือปฏิบัติสำหรับการใช้กระบวนการปฐมนิเทศและการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพสำหรับทีมระยะไกล

บน Amazon

"Remote Onboarding Made Easy"

คู่มือปฏิบัติสำหรับการจัดการปฐมนิเทศระยะไกลโดยใช้เครื่องมือของ Microsoft รวมถึง Teams, SharePoint และ OneDrive

บน Amazon