Uzaqdan işə qəbul: Yeni işçilərinizi uğura hazırlayın

Birinci iş gününə hazırlıq

Yeni işdə ilk gün insan üçün psixoloji baxımdan ağır olur. Uzaqdan işdə yanında onu istiqamətləndirən adam olmadığı üçün yeni işçinin məhsuldar işə başlaya bilməsi birbaşa əvvəlcədən hazırlanmış materialların və girişlərin keyfiyyətindən asılıdır. Ofisdə dərhal düzəldilə bilən hazırlıq səhvləri, məsələn, açılmamış giriş, aydın olmayan proseslər və ya müraciət ediləcək adamın olmaması, uzaqdan onboardinqdə bir-birinin üstünə yığılır, çünki boşluqları dolduracaq kənar dəstək yoxdur.

Hibrid və uzaq komandalarda ilk günün necə keçəcəyi başlanğıc tarixindən əvvəlki hazırlıqdan asılıdır. Məqsəd qarşısı alına bilən maneələri hələ yaranmamış aradan qaldırmaqdır.

Tam onboardinq proqramını əvvəlcədən hazırlayın:

• İmzalama üçün sənədlərin siyahısını hazırlayın elektron formatda, belə ki, ilk gün onboardinqə ayrıla biləcək vaxt kağız işlərinə getməsin.
• Bütün lazımi hesabları və girişi əvvəlcədən yaradın: korporativ e-poçt, Slack və ya Teams, tapşırıq izləyiciləri, Notion, depolar və daxili portallar. İlk gün girişlərdən birinin olmaması yeni işçiyə dərhal şirkətin onun gəlişinə hazır olmadığını göstərir.
• Birinci həftə üçün ətraflı plan tərtib edin, o cümlədən komanda görüşləri, texniki və məhsul onboardinqi, demo layihələr və ya seminarlar, və onları başlanğıc tarixindən əvvəl təqvimə əlavə edin. Gözlə görünən, qaydaya salınmış cədvəl yad mühitdə yol tapmağı asanlaşdırır və şirkətin yeni işçinin keçid dövrünə vaxt ayırdığını aydın göstərir.

Kurator təyin edin:

Kurator ilk bir neçə həftə ərzində əlçatan olan komanda üzvü olmalıdır. Onun işi sualları cavablandırmaq, görüş qaydalarını izah etmək, əsas materialları göstərmək və yeni gələnin komanda mədəniyyətinə alışmasına kömək etməkdir. Uzaqdan işdə kurator fiziki yaxınlığın verdiyi qeyri-rəsmi dəstəyi əvəz edir: qonşu masadakı həmkarı, görüş təyin etmədən qısa sual verə biləcəyin adamı. Belə bir təyin edilmiş şəxs olmadıqda yeni işçilər ya hər şeyi menecerdən soruşur, ya da ümumiyyətlə heç nə soruşmurlar, bu iki yolun hər biri qurulmuş mentorluq münasibətindən daha pis nəticə verir.

Əvvəlcədən salam məktubu göndərin:

Başlanğıc tarixindən 3-5 gün əvvəl ətraflı salam məktubu göndərin: komandanı tanıdın, ilk günün necə keçəcəyini təsvir edin, quraşdırma üçün yoxlama siyahısı əlavə edin, bilik bazasının linklərini paylaşın və əsas əlaqələri yazın. Belə məktub yeni vəzifəyə başlamazdan əvvəl demək olar ki, hər kəsdə yaranan narahatlığı azaldır. Həm də yeni işçiyə onun həqiqətən gözlənildiyini və onboardinqinin son anda tələsik təşkil edilməyəcəyini göstərir.

Texniki quraşdırmaya diqqət yetirin:

• Avadanlığı əvvəlcədən göndərin və ya dəyişin, lazımi proqram təminatının, mühitlərin və alətlərin işlədiyini başlanğıc tarixindən əvvəl yoxlayın, həmin gün yox.
• VPN, təhlükəsizlik alətləri, iş tətbiqləri və inkişaf mühitinin quraşdırılması üçün aydın, addım-addım təlimat verin. Yeni işçinin şirkətin konfiqurasiyası barədə heç nə bilmədiyini fərz edin.
• Ünsiyyət qaydalarını yazılı şəkildə aydın göstərin: komanda hansı platformalardan istifadə edir, hər biri nə üçündür, cavab nə qədər tez gözlənilir və iş cədvəli necə qurulub. Köhnə komanda üzvləri üçün aydın olan qaydalar yeni gələn üçün tamamilə qaranlıq qalır.

Əsasın qurulması: birinci gün və həftə

Birinci gün və həftə ərzində yeni işçi təşkilatın necə işlədiyi, ondan nə gözlənildiyi və özünü komandanın bir hissəsi kimi hiss edib-etmədiyi barədə ilk təsəvvürünü formalaşdırır. Uzaqdan işdə bu təsəvvür tamamilə ona açıq şəkildə verilən məlumatlar əsasında yaranır. Ofis mühiti, həmkarları işləyərkən görmək imkanı, qeyri-rəsmi sosial işarələr burada olmur. Onboardinqdə əvvəlcədən planlaşdırılmayan şey sadəcə baş vermir.

Buna görə də qəsdən qurulmuş birinci həftə öz axarına buraxılmış həftədən xeyli möhkəm təməl yaradır. Səbəb onun daha səmimi olması ilə bağlı deyil. Qurulmuş həftə yeni işçiyə müstəqil işləmək üçün lazım olan məlumatı və əlaqələri verir.

Birinci gündən aydınlıq və mənsubluq quran strukturlaşdırılmış addımlar:

• Virtual qarşılama və komanda təqdimatı. Təsisçinin və ya komanda liderinin şirkətin missiyasından və komanda mədəniyyətindən danışdığı qısa qarşılama videosu, üstəlik iş platformasında komanda üzvlərinin fotoları və qısa bioqrafiyaları olan təqdimat bölməsi yeni işçiyə təşkilatdakı insanlar haqqında təsəvvür verir, hələ onlarla birgə işə başlamamışdan əvvəl. Bu, yad mühitdə başlamağın yaratdığı psixoloji məsafəni azaldır və ilk görüşdən əvvəl kimin kim olduğunu bilməyə imkan verir.
• Əsas iştirakçılarla planlaşdırılmış birə-bir tanışlıqlar. Birinci həftə ərzində birbaşa menecer, komanda üzvləri, HR və lazım gələrsə rəhbərlikdən kimsə ilə qısa zənglər yeni işçiyə təşkilatdakı əlaqələrin xəritəsini qurmağa kömək edir. O, kimin hansı rolu tutduğunu, hansı sualla kimə müraciət etməli olduğunu və komandanın necə qurulduğunu bilməlidir. Uzaqdan işdə bunu öz axarına buraxsanız, çox vaxt bu tanışlıqlar heç baş tutmur.
• Aydın hədəflər və 30-60-90 günlük yol xəritəsi. Yeni işçi ilk gündən nəyə cavabdeh olduğunu və müəyyən mərhələlərdə uğurun necə görünəcəyini bilməlidir. Konkret mərhələləri olan yol xəritəsi istiqamət verir, işçinin öz irəliləyişini qiymətləndirməsinə imkan yaradır və nəticələrinin gözləntilərə uyğun olub-olmaması ilə bağlı şübhələri azaldır. Yeni vəzifədə narahatlığın əsas mənbəyi də məhz bu şübhələrdir.
• Sənədləşdirilmiş ünsiyyət normaları. Komandanın necə ünsiyyət qurduğu, yəni hansı platformadan hansı məqsədlə istifadə olunduğu, sualların necə verildiyi, tapşırıqların necə izləndiyi və cavabın nə qədər tez gözlənildiyi yazılmalı və hamı ilə açıq paylaşılmalıdır. Taskee tapşırıqların görünməsini və ünsiyyətin strukturunu təmin edir, beləliklə bu qaydalar kağız üzərində qalmır, gündəlik işdə tətbiq olunur.

Yeni işçiləri mədəniyyətinizə inteqrasiya etmək

Uzaqdan iş ofisdə öz-özünə yaranan təsadüfi sosial əlaqələri aradan qaldırır: qeyri-rəsmi söhbətləri, komandanın gündəlik ünsiyyətini, eyni məkanda birgə işləmək təcrübəsini. Yeni işçilər üçün bu əlaqələr xüsusilə vacibdir, çünki təşkilatın mədəniyyəti sadəcə izah olunmur, məhz bu yolla mənimsənilir. Onlar olmadıqda mədəniyyətə inteqrasiyanı qəsdən planlamaq lazımdır.

• Sistem kimi iştirak mədəniyyəti. Aidiyyət hissini gücləndirən adətlər ayrı-ayrı adamların təşəbbüsünə bağlı qalmamalı, komandanın iş ritminə daxil edilməlidir. Yeniliklər və təşəkkürlərlə keçən həftəlik ümumşirkət görüşü, rəhbərliklə aylıq açıq Q&A sessiyaları və ya həmkarların bir-birini təqdim etdiyi qurulmuş formatlar sistemli iştirak nümunələridir. Onlar gözləniləndir, müntəzəm təkrarlanır və bir nəfərin enerjisindən asılı olmur.
• Rüblük baxışı gözləməyən müntəzəm rəy. Onboardinq zamanı birə-bir söhbətlər birinci həftədə demək olar ki, hər gün, sonra isə ən azı iki həftədə bir aparılmalıdır. Bu söhbətlərin məqsədi performansı qiymətləndirmək yox, istiqamət verməkdir: nə aydındır, nə qarışıqdır, hansı dəstək lazımdır. Yeni mühitdə işçinin düzgün yolda olub-olmadığını bilmək üçün tez-tez rəy alması vacibdir. Rəy gəlməyəndə işçi bunu neytral qəbul etmir, qeyri-müəyyənlik kimi yaşayır.
• Strukturlaşdırılmış qeyri-rəsmi qarşılıqlı təsir. İşdən kənar ünsiyyət, məsələn, maraqlara görə kanallar, təsadüfi cütlərlə virtual qəhvə fasilələri və ya komanda üçün sosial görüşlər, ofisdə öz-özünə yaranan tanışlığa şərait yaradır. Əsas prinsip budur: insanları məcbur etməyin, dəvət edin. Könüllü iştirak səmimi əlaqələr yaradır, məcburi sosial tədbirlər isə əks nəticə verir.

Uğuru ölçmək və təkmilləşdirmək

Onboardinq məlumatlara əsaslanaraq təkmilləşdirilə bilən və təkmilləşdirilməli olan prosesdir. Onu dəyişməyən materiallar toplusu kimi qəbul etsəniz, sistemli rəyin verə biləcəyi yaxşılaşdırmaları əldən verəcəksiniz.

Vacib olan göstəricilər. Onboardinq prosesinin nə dərəcədə yaxşı işlədiyini başa düşmək üçün məlumatlar lazımdır:

• Məhsuldarlığa qədər vaxt. Yeni işçi nə qədər müddətdən sonra sabit və müstəqil nəticə verməyə başlayır? Bunu müxtəlif vəzifələr və qruplar üzrə izləmək onboardinqin uyğunlaşma dövrünü qısaldıb-qısaltmadığını və darboğazların harada olduğunu göstərir.
• Onboardinq NPS. Tək sualdan ibarət sorğu, "Burada işə başlayan həmkarınıza onboardinqimizi tövsiyə edərdinizmi?", ümumi təcrübənin istiqamətini göstərir və onu zamanla, eləcə də qruplar üzrə izləmək olur.
• 3, 7 və 30-cu günlərdə nəbz sorğuları. Müəyyən vaxtlarda keçirilən qısa sorğular yeni işçinin harada çaşdığını və ya ilişdiyini, yəni nə etməli olduğunu, kimə müraciət edəcəyini və məlumatı harada tapacağını bilib-bilmədiyini, bu xırda problemlər böyüməmiş üzə çıxarır.

Müntəzəm rəy toplama. Nəyin kömək etdiyi, nəyin çaşdırdığı və təcrübəni nəyin yaxşılaşdıracağı barədə qısa asinxron sorğular və ya rəy formaları bir neçə işçinin cavablarında təkrarlanan meylləri göstərir, tək bir cavabdan isə bunu görmək olmur. Sistemli rəy toplamanın dəyəri də ayrı-ayrı cavablarda yox, məhz bu təkrarlanan meyllərdədir.

Davamlı təkrarlama. Onboardinq prosesi hər işə qəbul dövründən sonra yenidən nəzərdən keçirilməlidir. Xüsusilə planlaşdırılmış görüşlərin vaxtına və formatına, təlim materiallarının quruluşuna və aydınlığına, məqsədlərin və şirkət dəyərlərinin çatdırılmasına, texniki quraşdırmaya və girişlərin idarə olunmasına baxmaq lazımdır. Real yeni işçilərdən gələn məlumatlara əsaslanan dəyişikliklər yeni işçilərin nəyə ehtiyacı olduğu barədə təxminlərə əsaslanan dəyişikliklərdən həmişə daha yaxşı nəticə verir.

Komanda iştirakı. Komanda liderləri, mentorlar və həmkarlar yeni işçinin harada çətinlik çəkdiyini öz gözləri ilə görürlər və bu, sorğularda çox vaxt əks olunmur. Hər onboardinq dövründən sonra onların fikirlərini də nəzərə alan retrospektivlər nəyin alındığı və nəyi dəyişmək lazım olduğu barədə daha dolğun mənzərə yaradır.

Əlaqəli məqalələr:

Uzaqdan iş zamanı uzunmüddətli sağlamlığı qorumaq üçün baxın: Uzaqdan işdə fiziki məşğul rolu: sağlamlıq və məhsuldarlıq məsləhətləri.

Komanda məhsuldarlığını artırmaq üçün araşdırın: Komanda performansını artırmaq üçün tapşırıq idarəetməsində müsbət gücləndirmə.

Uzaq komanda mədəniyyətini gücləndirmək üçün öyrənin: Güclü uzaq iş mədəniyyətini necə qurmaq: uğur üçün əsas strategiyalar. Ətraflı məlumat: Komanda idarəetmə proqramı, Uzaqdan Komanda İdarəetmə Proqramı.

Nəticə

Uzaqdan onboardinq ilk növbədə düzgün qurulma məsələsidir. Ofisdə yaxınlıq sayəsində öz-özünə yaranan aydınlıq, əlaqələr və mədəniyyətə alışma uzaqdan onboardinqin hər mərhələsində qəsdən qurulmalıdır: gəlişdən əvvəlki hazırlıqda, birinci gün və həftədə, mədəniyyətə inteqrasiyada və davamlı ölçmədə. Hər element fiziki olaraq bir yerdə olmamağın yaratdığı konkret boşluğu doldurur. Birlikdə isə onlar elə şərait yaradır ki, yeni işçi komanda müxtəlif yerlərə səpələnmiş olsa belə məhsuldar, özünə inamlı və təşkilata həqiqətən bağlı olsun.