Vidokezo vya kujiunga kwa mbali: Waandae

Mambo Muhimu

Maandalizi ya siku ya kwanza ya kazi

Siku ya kwanza katika kazi mpya hubeba uzito mkubwa wa kisaikolojia kwa mfanyakazi mpya — na katika mazingira ya mbali, ukosefu wa mwongozo wa ana kwa ana hufanya ubora wa vifaa vilivyoandaliwa awali na ufikiaji uwiane moja kwa moja na uwezo wa mfanyakazi mpya kuanza kufanya kazi kwa tija. Makosa katika maandalizi ambayo yangeweza kurekebishwa katika mazingira ya ofisi — ufikiaji uliokosekana, michakato isiyo wazi, hakuna sehemu ya mawasiliano — yanajumuika katika onboardingi ya mbali kwa sababu hakuna msaada wa mazingira wa kujaza mapungufu.

Kwa timu za hibridi na za mbali, maandalizi kabla ya tarehe ya kuanza huamua uzoefu wake. Lengo ni kuondoa vyanzo vinavyoweza kurekebishwa vya msuguano kabla havijatokea.

Andaa programu kamili ya onboardingi mapema:

• Andaa orodha ya hati za kusaini katika muundo wa kielektroniki, ili wakati usipotee katika usindikaji wa kiutawala wakati wa siku ya kwanza ambao ungeweza kutumika kwa maudhui ya onboardingi.
• Tengeneza akaunti zote muhimu na ufikiaji mapema: barua pepe ya kampuni, Slack au Teams, vifuatiliaji vya kazi, Notion, hifadhi, na portali za ndani. Mapungufu ya ufikiaji siku ya kwanza huunda ishara ya papo hapo kuwa shirika halikuwa tayari kwa kuwasili kwa mfanyakazi mpya.
• Tengeneza mpango wa kina kwa wiki ya kwanza — mikutano ya timu, onboardingi ya kiufundi na bidhaa, miradi ya majaribio, au warsha — iliyoongezwa kwenye kalenda kabla ya tarehe ya kuanza. Ratiba inayoonekana, iliyopangwa hupunguza mzigo wa utambuzi wa kujielekeza katika mazingira yasiyofahamika na kufanya iwe wazi kuwa shirika limewekeza katika mpito wa mfanyakazi mpya.

Mteue msimamizi:

Msimamizi anapaswa kuwa mwanachama wa timu anayepatikana wakati wa wiki za kwanza chache — anayepatikana kujibu maswali, kueleza kanuni za mikutano, kuelekeza kwa vifaa muhimu, na kusaidia kumshirikisha mgeni mpya katika utamaduni wa timu. Katika mpangilio wa mbali, msimamizi anachukua nafasi ya mwongozo usio rasmi ambao ukaribu wa kimwili hutoa: mwenzake wa meza inayofuata, mtu wa kuuliza swali la haraka bila kupanga mkutano. Bila sehemu maalum ya mawasiliano, wafanyakazi wapya wanaegemea kumuuliza meneja kila kitu au kutouliza kabisa — yote mawili ni yenye ufanisi mdogo kuliko uhusiano uliopangwa wa mshauri.

Tuma barua ya karibu mapema:

Kutuma ujumbe wa karibu wa kina siku 3-5 kabla ya tarehe ya kuanza — kuanzisha timu, kuelezea jinsi siku ya kwanza itakavyoonekana, kuambatisha orodha ya kuangalia ya usanidi, kushiriki viungo kwenye msingi wa maarifa, na kujumuisha mawasiliano muhimu — kunashughulikia wasiwasi ambao ni kipengele kinachotabirika cha kipindi kabla ya jukumu jipya kuanza. Pia kunaashiria kuwa mfanyakazi mpya anatarajiwa kweli, sio mawazo ya baadaye ya kuingizwa kwa njia ya kujibu.

Jali usanidi wa kiufundi:

• Tuma au lipa fidia ya vifaa mapema na thibitisha kuwa programu zote muhimu, mazingira, na zana zinafanya kazi kabla ya tarehe ya kuanza — sio wakati wake.
• Toa maelekezo wazi, hatua kwa hatua ya kusanidi VPN, zana za usalama, programu za kazi, na mazingira ya maendeleo. Usidhani maarifa yoyote ya awali ya usanidi maalum wa kampuni.
• Andika kanuni za mawasiliano kwa uwazi: ni mifumo ipi timu inayotumia, kila moja ni kwa nini, ni matarajio gani ya muda wa kujibu, na ratiba inafanyaje kazi. Kanuni za mawasiliano ambazo ni dhahiri kwa wanachama wa timu wa sasa hazieleweki kabisa kwa wapya.

Kujenga msingi: siku ya kwanza na wiki

Siku ya kwanza na wiki ni kipindi ambacho mfanyakazi mpya huunda mfano wao wa awali wa jinsi shirika linavyofanya kazi, kile kinachotarajiwa kutoka kwao, na kama wanaikilisha. Katika mazingira ya mbali, mfano huu hujengwa kabisa kupitia habari iliyotolewa wazi — hakuna uzoefu wa mazingira ya ofisi, hakuna uchunguzi wa kawaida wa wenzake kazini, hakuna ishara za kijamii zisizo rasmi. Kile ambacho hakijaundwa katika uzoefu wa onboardingi ni rahisi kutokuwepo.

Matokeo ni kwamba wiki ya kwanza iliyopangwa kwa makusudi huzalisha msingi bora zaidi kuliko isiyopangwa — sio kwa sababu ni karibu zaidi, bali kwa sababu hutoa habari na uhusiano ambao wafanyakazi wapya wanahitaji kufanya kazi kwa kujitegemea.

Hatua zilizopangwa zinazojenga uwazi na kushiriki kutoka siku ya kwanza:

• Karibu ya kawaida na utangulizi wa timu. Video fupi ya karibu kutoka kwa mwanzilishi au kiongozi wa timu — kushiriki misheni ya kampuni na utamaduni wa timu — pamoja na sehemu ya utangulizi kwenye jukwaa la kazi na picha za timu na maelezo mafupi ya kibiografia, huwapa wafanyakazi wapya muktadha wa kibinadamu kwa shirika kabla ya kukutana nalo kiutendaji. Hii hupunguza umbali wa kisaikolojia wa kuanza katika mazingira yasiyofahamika na hutoa rejea ya nani watu ni kabla ya mkutano wa kwanza.
• Utangulizi mmoja kwa mmoja uliopangwa na wadau muhimu. Seti iliyopangwa ya simu fupi wakati wa wiki ya kwanza — na meneja wa moja kwa moja, wanachama wa timu, HR, na inapofaa, mtu kutoka uongozi — huanzisha ramani ya uhusiano ya shirika. Wafanyakazi wapya wanahitaji kujua nani anachukua jukumu lipi, nani wa kufikiria kwa kategoria ipi ya swali, na jinsi timu imepangwa. Kuacha hii ijitokeze kiasili katika mazingira ya mbali mara nyingi humaanisha haitokei kabisa.
• Malengo wazi na ramani ya barabara ya siku 30-60-90. Kuanzia siku ya kwanza, wafanyakazi wapya wanapaswa kuelewa sio tu wanachowajibikia bali jinsi mafanikio yanavyoonekana katika muda uliofafanuliwa. Ramani ya barabara yenye hatua muhimu maalum hutoa mwelekeo, huwezesha tathmini ya kibinafsi ya maendeleo, na hupunguza kutokuwa na uhakika kuhusu kama utendaji unakidhi matarajio — ambacho ni chanzo kikuu cha wasiwasi katika majukumu mapya.
• Kanuni za mawasiliano zilizoandikwa. Jinsi timu inavyowasiliana — ni jukwaa lipi linatumika kwa aina gani ya mwingiliano, jinsi maswali yanavyoulizwa, jinsi kazi zinavyofuatiliwa, ni matarajio gani ya muda wa kujibu — yanapaswa kuandikwa na kushirikiwa kwa uwazi. Taskee hutoa uonekano wa kazi na muundo wa mawasiliano unaofanya kanuni hizi kuwa za kiutendaji badala ya za kutamani.

Kujumuisha wafanyakazi wapya katika utamaduni wako

Kazi ya mbali huondoa miundombinu ya kijamii ya kawaida ambayo mazingira ya ofisi huzalisha kiotomatiki — mazungumzo yasiyo rasmi, mwingiliano wa timu wa mazingira, uzoefu wa kimwili wa kushirikiwa wa kufanya kazi katika nafasi sawa. Kwa wafanyakazi wapya, miundombinu hii ni muhimu hasa: ni utaratibu ambao kupitia huo utamaduni wa shirika unafyonzwa badala ya kuelezewa tu. Bila ya hiyo, ujumuishaji wa utamaduni unahitaji muundo wa kukusudia.

• Utamaduni wa ushiriki kama mfumo. Mila zinazokuza kushiriki zinahitaji kujengwa katika mwendo wa uendeshaji wa timu badala ya kutegemea uvumbuzi wa kibinafsi kudumisha. Sinki ya wiki ya kampuni nzima yenye masasisho na utambuzi, vikao vya Q&A vya kila mwezi vilivyo wazi na uongozi, au muundo wa utangulizi wa rika uliopangwa ni mifano ya ushiriki wa kimfumo — wa kutabirika, unaorudiwa, na huru wa nishati ya mtu mmoja kuendeleza.
• Maoni ya kawaida ambayo hayasubiri ukaguzi wa robo mwaka. Ukaguzi mmoja kwa mmoja wakati wa onboardingi unapaswa kutokea karibu kila siku katika wiki ya kwanza, kisha angalau kila wiki mbili. Lengo si usimamizi wa utendaji bali ni mwelekeo: nini ni wazi, nini ni kuchanganya, ni msaada gani unahitajika. Katika mazingira mapya, wafanyakazi wanahitaji ishara za maoni za mara kwa mara kujua kama wako kwenye njia sahihi — kutokuwepo kwa maoni si kutopendelea; kunapata kama kutokuwa na uhakika.
• Mwingiliano usio rasmi uliopangwa. Mwingiliano usio wa kazi — njia zenye msingi wa maslahi, mapumziko ya kahawa ya kawaida ya kuoanishwa kwa nasibu, vikao vya kijamii vya timu — huunda hali za kujuana kwa watu wengine ambacho mazingira ya ofisi hujenga kwa kawaida. Kanuni ya muundo ni kwamba ushiriki unapaswa kualikwa badala ya kuhitajika; ushiriki wa hiari huzalisha uhusiano wa kweli, wakati shughuli za kijamii za lazima huzalisha athari kinyume.

Kupima mafanikio na kuboresha

Onboardingi ni mchakato ambao unaweza na unapaswa kurudiwa kulingana na data. Kuiona kama seti tuli ya vifaa badala ya mazoezi yanayobadilika humaanisha kuwa maboresho yanayopatikana kutoka kwa maoni ya kimfumo hayachukuliwi.

Vipimo vinavyojali. Kuelewa jinsi mchakato wa onboardingi ulivyo na ufanisi, data inahitajika:

• Muda hadi tija. Inachukua muda gani kwa mfanyakazi mpya kuanza kutoa pato la kazi thabiti, la kujitegemea? Kufuatilia hii kwa majukumu na vikundi hufunua kama mchakato wa onboardingi unafupisha au unapanua kipindi cha kuongezeka na vizuizi viko wapi.
• NPS ya onboardingi. Uchunguzi wa swali moja — "Je, ungependekeza onboardingi yetu kwa mwenzake anayeanza hapa?" — hutoa kiashiria cha mwelekeo cha uzoefu wa jumla ambacho kinaweza kufuatiliwa kwa wakati na kati ya vikundi.
• Uchunguzi wa mapigo ya moyo siku ya 3, 7, na 30. Uchunguzi mfupi, uliopangwa katika muda uliofafanuliwa hutambua nukta maalum za kuchanganya au msuguano — kama mfanyakazi mpya anajua nini cha kufanya, na nani wa kuzungumza naye, na wapi pa kupata habari — kabla ya kujilundikana katika matatizo makubwa.

Ukusanyaji wa maoni wa kawaida. Uchunguzi mfupi wa asynchronous au fomu za maoni — zilizopangwa kuhusu kile kilichokuwa cha msaada, kile kilichokuwa cha kuchanganya, na kile kingeboresha uzoefu — hukamata mifumo katika ajira nyingi ambayo majibu ya kibinafsi hayafunui. Thamani ya ukusanyaji wa maoni wa kimfumo ni mfumo, sio nukta moja ya data.

Marudio endelevu. Mchakato wa onboardingi unapaswa kuhakikiwa baada ya kila mzunguko wa ajira, na umakini maalum kwa: muda na muundo wa mikutano iliyopangwa; muundo na uwazi wa vifaa vya mafunzo; mawasiliano ya malengo na maadili ya kampuni; na usanidi wa kiufundi na usimamizi wa ufikiaji. Mabadiliko yanayoongozwa na data kutoka kwa ajira halisi yana ufanisi zaidi kwa kawaida kuliko mabadiliko yanayotegemea dhana kuhusu kile wafanyakazi wapya wanahitaji.

Ushiriki wa timu. Viongozi wa timu, washauri, na wenzake wana data ya uchunguzi kuhusu wapi wafanyakazi wapya wanapambana ambayo uchunguzi haukamati. Tafakari zilizopangwa zinazojumuisha mchango wao baada ya kila mzunguko wa onboardingi huzalisha picha kamili zaidi ya kile kinachofanya kazi na kile kinachohitaji marekebisho.

Makala zinazohusiana:

Kudumisha afya ya muda mrefu wakati wa kazi ya mbali, angalia Jukumu la mazoezi ya mwili katika kazi ya mbali: vidokezo vya afya na tija.

Kuongeza tija ya timu, chunguza Uimarishaji chanya katika usimamizi wa kazi kuongeza utendaji wa timu.

Kuimarisha utamaduni wa timu ya mbali, jifunze Jinsi ya kujenga utamaduni imara wa kazi ya mbali: mikakati muhimu kwa mafanikio.

Hitimisho

Onboardingi ya mbali ni tatizo la muundo wa muundo. Uwazi, uhusiano, na kufahamiana kwa kitamaduni ambazo mazingira ya ofisi hutoa kupitia ukaribu zinahitaji kujengwa kwa makusudi katika kila hatua ya mchakato wa onboardingi ya mbali — maandalizi kabla ya kuwasili, siku ya kwanza na wiki, ujumuishaji wa kitamaduni, na kipimo kinachoendelea. Kila kipengele hushughulikia pengo maalum ambalo kutokuwepo kwa uwepo wa kimwili huunda; pamoja, huzalisha hali ambamo wafanyakazi wapya wanaweza kuwa na tija, kujiamini, na kuunganishwa kweli na shirika katika mazingira yaliyosambazwa.

Usomaji unaopendekezwa

"Remote, Inc.: How to Thrive at Work . . . Wherever You Are"

Mwongozo wa vitendo wa kazi ya mbali yenye ufanisi, ikijumuisha mikakati ya kufanikiwa kuingiza wafanyakazi wapya.

"Remote Team Onboarding and Training Techniques"

Mwongozo wa vitendo wa kutekeleza mchakato mzuri wa onboardingi na mafunzo kwa timu za mbali.

"Remote Onboarding Made Easy"

Mwongozo wa vitendo wa kupanga onboardingi ya mbali kwa kutumia zana za Microsoft, ikiwa ni pamoja na Teams, SharePoint, na OneDrive.