Vidokezo vya kujiunga kwa mbali: Waandae

Maandalizi ya siku ya kwanza ya kazi

Siku ya kwanza kazini huwa na uzito mkubwa kisaikolojia kwa mfanyakazi mpya, na katika kazi ya mbali, kukosekana kwa mtu wa kumwongoza ana kwa ana hufanya uwezo wake wa kuanza kazi kutegemea karibu kabisa ubora wa vifaa na ufikiaji ulioandaliwa mapema. Makosa ya maandalizi ambayo ofisini yangerekebishwa haraka, kama ufikiaji uliokosekana, michakato isiyo wazi au kukosa mtu wa kumuuliza, hujilimbikiza katika onboardingi ya mbali kwa sababu hakuna mtu karibu wa kuziba mapengo hayo.

Kwa timu za hibridi na za mbali, jinsi siku ya kwanza itakavyokwenda huamuliwa na maandalizi yaliyofanyika kabla yake, na lengo ni kuondoa mapema vikwazo vinavyoweza kuepukika.

Andaa programu kamili ya onboardingi mapema:

• Andaa orodha ya hati za kusaini katika muundo wa kielektroniki, ili muda wa siku ya kwanza utumike kwa maudhui ya onboardingi badala ya taratibu za kiutawala.
• Tengeneza akaunti zote muhimu na ufikiaji mapema: barua pepe ya kampuni, Slack au Teams, vifuatiliaji vya kazi, Notion, hifadhi za msimbo na portali za ndani. Ufikiaji mmoja tu ukikosekana siku ya kwanza, mfanyakazi mpya huona mara moja kwamba shirika halikujiandaa kumpokea.
• Tengeneza mpango wa kina kwa wiki ya kwanza unaojumuisha mikutano ya timu, utambulisho wa kiufundi na wa bidhaa, miradi ya majaribio au warsha, na uuweke kwenye kalenda kabla ya tarehe ya kuanza. Ratiba inayoonekana na iliyopangwa vizuri hupunguza mzigo wa akili wa kuzoea mazingira mageni, na inaonyesha kwamba shirika limewekeza kweli katika kumpokea mfanyakazi mpya.

Mteue msimamizi:

Msimamizi anapaswa kuwa mwanachama wa timu anayepatikana katika wiki chache za kwanza ili kujibu maswali, kueleza taratibu za mikutano, kumwelekeza mgeni kwenye vifaa muhimu na kumsaidia kuingia katika utamaduni wa timu. Katika kazi ya mbali, msimamizi huchukua nafasi ya mwongozo usio rasmi unaotokana na kukaa karibu, yaani yule mwenzako wa meza ya jirani unayeweza kumuuliza swali la haraka bila kupanga mkutano. Bila mtu maalum wa kumwendea, wafanyakazi wapya huishia kumuuliza meneja kila kitu au kutouliza chochote, na njia zote mbili ni duni kuliko uhusiano wa ushauri uliopangwa.

Tuma barua ya karibu mapema:

Tuma ujumbe wa kina wa kumkaribisha siku 3-5 kabla ya tarehe ya kuanza, ukiitambulisha timu, ukieleza siku ya kwanza itakavyokuwa, na ukiambatisha orodha ya usanidi, viungo vya msingi wa maarifa na mawasiliano muhimu. Ujumbe huu hupunguza wasiwasi ambao karibu kila mtu huwa nao siku chache kabla ya kuanza kazi mpya. Pia unamwonyesha mfanyakazi mpya kwamba anasubiriwa kweli, na kwamba onboardingi yake haikuachwa hadi dakika ya mwisho.

Jali usanidi wa kiufundi:

• Tuma vifaa au lipa gharama zake mapema, na hakikisha kwamba programu zote muhimu, mazingira na zana zinafanya kazi kabla ya tarehe ya kuanza, badala ya kuzishughulikia siku hiyo.
• Toa maelekezo wazi ya hatua kwa hatua ya kusanidi VPN, zana za usalama, programu za kazi na mazingira ya uundaji programu, ukichukulia kwamba mfanyakazi mpya hajui chochote kuhusu usanidi maalum wa kampuni.
• Andika kanuni za mawasiliano kwa uwazi: timu inatumia mifumo ipi, kila mmoja ni wa nini, jibu linatarajiwa baada ya muda gani na ratiba inaendaje. Kanuni ambazo wanachama wa zamani wanaziona kuwa dhahiri hazieleweki kabisa kwa wageni.

Kujenga msingi: siku ya kwanza na wiki

Katika siku ya kwanza na wiki ya kwanza, mfanyakazi mpya hujenga picha yake ya awali kuhusu jinsi shirika linavyofanya kazi, kinachotarajiwa kutoka kwake na kama anahisi kuwa sehemu yake. Kwenye kazi ya mbali, picha hiyo hujengwa kwa habari anazopewa waziwazi tu, kwa sababu hakuna mazingira ya ofisi, hakuna fursa ya kuwaona wenzake wakifanya kazi, wala hakuna ishara za kijamii zisizo rasmi. Kile ambacho hakikupangwa ndani ya onboardingi hakimfikii kabisa.

Ndiyo maana wiki ya kwanza iliyopangwa kwa makusudi hujenga msingi imara zaidi kuliko wiki inayokwenda bila mpango. Sababu yake haiko katika ukarimu wa mapokezi; wiki ya namna hii huwapa wafanyakazi wapya habari na mahusiano wanayohitaji ili kufanya kazi kwa kujitegemea.

Hatua zilizopangwa zinazojenga uwazi na kushiriki kutoka siku ya kwanza:

• Karibu ya kawaida na utangulizi wa timu. Video fupi ya kukaribisha kutoka kwa mwanzilishi au kiongozi wa timu, inayozungumzia dhamira ya kampuni na utamaduni wa timu, pamoja na sehemu ya utambulisho kwenye jukwaa la kazi yenye picha za timu na maelezo mafupi ya kila mmoja, humpa mfanyakazi mpya sura ya kibinadamu ya shirika kabla hajaanza kazi za kila siku. Hii hupunguza umbali wa kisaikolojia wa kuanza mahali pageni na humsaidia kujua nani ni nani kabla ya mkutano wa kwanza.
• Utangulizi mmoja kwa mmoja uliopangwa na wadau muhimu. Mfululizo wa simu fupi zilizopangwa katika wiki ya kwanza, na meneja wa moja kwa moja, wanachama wa timu, HR na inapofaa mtu kutoka uongozi, huchora ramani ya mahusiano ya shirika. Mfanyakazi mpya anahitaji kujua nani ana jukumu lipi, aende kwa nani na swali la aina gani, na timu imepangwa vipi. Mambo haya yakiachwa yajitokeze yenyewe katika kazi ya mbali, mara nyingi hayajitokezi kamwe.
• Malengo wazi na ramani ya barabara ya siku 30-60-90. Tangu siku ya kwanza, mfanyakazi mpya anapaswa kuelewa anawajibika kwa nini na mafanikio yanaonekanaje katika kila kipindi kilichowekwa. Ramani yenye hatua muhimu zinazoeleweka humpa mwelekeo, humwezesha kupima maendeleo yake mwenyewe na hupunguza shaka kama kazi yake inakidhi matarajio, jambo ambalo ni mojawapo ya vyanzo vikuu vya wasiwasi katika kazi mpya.
• Kanuni za mawasiliano zilizoandikwa. Jinsi timu inavyowasiliana, yaani jukwaa lipi linatumika kwa mazungumzo ya aina gani, maswali yanaulizwa vipi, kazi zinafuatiliwa vipi na jibu linatarajiwa baada ya muda gani, inapaswa kuandikwa na kushirikiwa waziwazi. Taskee hutoa uonekano wa kazi na muundo wa mawasiliano unaozifanya kanuni hizi kuwa sehemu ya kazi ya kila siku badala ya kubaki kuwa matamanio kwenye karatasi.

Kujumuisha wafanyakazi wapya katika utamaduni wako

Kazi ya mbali huondoa mtandao wa kijamii unaojitokeza wenyewe ofisini, kama mazungumzo yasiyo rasmi, maingiliano ya kila siku ndani ya timu na uzoefu wa pamoja wa kufanya kazi mahali pamoja. Kwa wafanyakazi wapya, mtandao huu una umuhimu wa pekee, kwa sababu ndio njia ambayo kwayo utamaduni wa shirika huwaingia badala ya kuelezewa tu kwa maneno. Usipokuwepo, kuwaingiza wafanyakazi wapya katika utamaduni kunahitaji kupangwa kwa makusudi.

• Utamaduni wa ushiriki kama mfumo. Desturi zinazojenga hisia ya kuwa sehemu ya timu zinapaswa kuwa ndani ya mdundo wa kawaida wa kazi ya timu, badala ya kutegemea juhudi za mtu mmoja ili ziendelee. Mkutano wa kila wiki wa kampuni nzima wenye taarifa mpya na kutambua mafanikio, vikao vya wazi vya Q&A kila mwezi na uongozi, au utaratibu maalum wa kuwatambulisha wenzako ni mifano ya ushiriki wa kimfumo unaotabirika, unaojirudia na usiotegemea hamasa ya mtu mmoja.
• Maoni ya kawaida ambayo hayasubiri ukaguzi wa robo mwaka. Katika wiki ya kwanza ya onboardingi, mazungumzo ya mmoja kwa mmoja yanapaswa kufanyika karibu kila siku, kisha angalau mara moja kila wiki mbili. Lengo lake ni kumwelekeza mfanyakazi, badala ya kupima utendaji wake: nini kiko wazi, nini kinachanganya, anahitaji msaada gani. Katika mazingira mapya, wafanyakazi wanahitaji ishara za mara kwa mara ili kujua kama wako kwenye njia sahihi, na kukosa maoni hakuonekani kuwa jambo la kawaida kwao, kwani wanakupokea kama hali ya kutokuwa na uhakika.
• Mwingiliano usio rasmi uliopangwa. Maingiliano yasiyohusu kazi, kama njia za mazungumzo kulingana na mambo yanayowavutia watu, mapumziko ya kahawa ya mtandaoni kwa jozi za nasibu na vikao vya kijamii vya timu, huandaa mazingira ya kujuana ambayo ofisini hutokea yenyewe. Kanuni hapa ni kwamba watu wakaribishwe badala ya kulazimishwa, kwa sababu ushiriki wa hiari huzaa uhusiano wa kweli, wakati shughuli za kijamii za lazima huleta matokeo kinyume.

Kupima mafanikio na kuboresha

Onboardingi ni mchakato unaoweza, na unaopaswa, kuboreshwa mara kwa mara kwa kuzingatia data. Ukiuchukulia kama kifurushi kisichobadilika cha vifaa badala ya utaratibu unaokua, unapoteza maboresho ambayo maoni ya kimfumo yangeweza kuleta.

Vipimo vinavyojali. Ili kuelewa jinsi mchakato wa onboardingi unavyofanya kazi vizuri, data inahitajika:

• Muda hadi tija. Inachukua muda gani mfanyakazi mpya kuanza kutoa kazi thabiti kwa kujitegemea? Kufuatilia hili kwa kila jukumu na kila kundi la waajiriwa huonyesha kama onboardingi inafupisha au inarefusha kipindi cha kuzoea kazi, na vikwazo viko wapi.
• NPS ya onboardingi. Uchunguzi wa swali moja, "Je, ungependekeza onboardingi yetu kwa mwenzako anayeanza kazi hapa?", hutoa kiashiria cha mwelekeo wa uzoefu kwa ujumla ambacho kinaweza kufuatiliwa kwa muda na kati ya makundi.
• Uchunguzi wa mapigo ya moyo siku ya 3, 7, na 30. Uchunguzi mfupi na uliopangwa katika vipindi maalum hubaini sehemu hasa za mkanganyiko au vikwazo, kwa mfano kama mfanyakazi mpya anajua la kufanya, azungumze na nani na atapata wapi habari, kabla mambo hayo hayajalimbikizana kuwa matatizo makubwa.

Ukusanyaji wa maoni wa kawaida. Uchunguzi mfupi usio wa wakati mmoja au fomu za maoni zinazouliza kilichosaidia, kilichochanganya na kile ambacho kingeboresha uzoefu hunasa mifumo inayojirudia kwa waajiriwa wengi ambayo majibu ya mtu mmoja mmoja hayaonyeshi. Thamani ya kukusanya maoni kwa utaratibu iko katika mifumo hiyo, kwa sababu kipande kimoja cha data hakisemi mengi.

Marudio endelevu. Mchakato wa onboardingi unapaswa kukaguliwa baada ya kila mzunguko wa ajira, kwa kuangalia hasa muda na muundo wa mikutano iliyopangwa, mpangilio na uwazi wa vifaa vya mafunzo, jinsi malengo na maadili ya kampuni yanavyowasilishwa, pamoja na usanidi wa kiufundi na usimamizi wa ufikiaji. Mabadiliko yanayotokana na data ya waajiriwa halisi kwa kawaida huleta matokeo bora kuliko mabadiliko yanayotegemea dhana kuhusu kile wafanyakazi wapya wanachohitaji.

Ushiriki wa timu. Viongozi wa timu, washauri na wenzao huona kwa macho yao wapi wafanyakazi wapya wanakwama, na hilo ni jambo ambalo uchunguzi haulinasi. Tafakari zilizopangwa baada ya kila mzunguko wa onboardingi, zikijumuisha maoni yao, hutoa picha kamili zaidi ya kinachofanya kazi na kinachohitaji marekebisho.

Makala zinazohusiana:

Kudumisha afya ya muda mrefu wakati wa kazi ya mbali, angalia Jukumu la mazoezi ya mwili katika kazi ya mbali: vidokezo vya afya na tija.

Kuongeza tija ya timu, chunguza Uimarishaji chanya katika usimamizi wa kazi kuongeza utendaji wa timu.

Kujenga utamaduni wa timu ya mbali, jifunze Jinsi ya kujenga utamaduni imara wa kazi ya mbali: mikakati muhimu kwa mafanikio. Maelezo zaidi: Programu ya Usimamizi wa Timu, Programu ya Kusimamia Timu ya Mbali.

Hitimisho

Onboardingi ya mbali kimsingi ni suala la kupanga muundo. Uwazi, mahusiano na kuuzoea utamaduni ambavyo ofisi hutoa kwa sababu ya ukaribu vinahitaji kujengwa kwa makusudi katika kila hatua ya onboardingi ya mbali: maandalizi kabla ya kuwasili, siku ya kwanza na wiki, kujumuishwa katika utamaduni, na upimaji unaoendelea. Kila kipengele huziba pengo maalum linalotokana na kutokuwepo ana kwa ana, na kwa pamoja huunda mazingira ambamo wafanyakazi wapya wanaweza kuzalisha, kujiamini na kujihisi wameunganishwa kweli na shirika hata katika timu iliyotawanyika.