Mẹo gia nhập từ xa: Giúp nhân viên mới thành công

Điểm chính

Chuẩn bị cho ngày làm việc đầu tiên

Ngày đầu tiên tại một công việc mới mang trọng lượng tâm lý đáng kể đối với một nhân viên mới — và trong môi trường từ xa, sự thiếu vắng hướng dẫn trực tiếp khiến chất lượng của các tài liệu được chuẩn bị trước và quyền truy cập tỉ lệ thuận trực tiếp với khả năng của nhân viên mới bắt đầu làm việc một cách hiệu quả. Các lỗi trong việc chuẩn bị có thể được sửa chữa trong môi trường văn phòng — quyền truy cập bị thiếu, các quy trình không rõ ràng, không có điểm liên lạc — tích lũy trong onboarding từ xa vì không có hỗ trợ môi trường để lấp đầy các khoảng trống.

Đối với các nhóm hỗn hợp và từ xa, sự chuẩn bị trước ngày bắt đầu quyết định trải nghiệm vào ngày đó. Mục tiêu là loại bỏ các nguồn ma sát có thể sửa chữa trước khi chúng xảy ra.

Chuẩn bị một chương trình onboarding đầy đủ trước:

• Chuẩn bị một danh sách các tài liệu để ký ở định dạng điện tử, để không có thời gian nào bị mất cho việc xử lý hành chính trong ngày đầu tiên có thể được sử dụng cho nội dung onboarding.
• Tạo tất cả các tài khoản và quyền truy cập cần thiết trước: email công ty, Slack hoặc Teams, công cụ theo dõi nhiệm vụ, Notion, kho lưu trữ và cổng thông tin nội bộ. Các khoảng trống truy cập vào ngày đầu tiên tạo ra một tín hiệu ngay lập tức rằng tổ chức không chuẩn bị cho sự xuất hiện của nhân viên mới.
• Lập một kế hoạch chi tiết cho tuần đầu tiên — các cuộc họp nhóm, onboarding kỹ thuật và sản phẩm, các dự án demo, hoặc các hội thảo — được thêm vào lịch trước ngày bắt đầu. Một lịch trình hiển thị, có cấu trúc giảm tải nhận thức của việc điều hướng trong một môi trường xa lạ và làm rõ rằng tổ chức đã đầu tư vào sự chuyển tiếp của nhân viên mới.

Chỉ định một người phụ trách:

Người phụ trách nên là một thành viên nhóm có sẵn trong vài tuần đầu — sẵn sàng trả lời các câu hỏi, giải thích các chuẩn mực cuộc họp, chỉ ra các tài liệu chính và giúp tích hợp người mới vào văn hóa nhóm. Trong môi trường từ xa, người phụ trách thay thế hướng dẫn không chính thức mà sự gần gũi vật lý cung cấp: đồng nghiệp tại bàn bên cạnh, người để hỏi một câu hỏi nhanh mà không cần lên lịch một cuộc họp. Không có một điểm liên lạc được chỉ định, các nhân viên mới mặc định hoặc hỏi người quản lý về mọi thứ hoặc không hỏi gì cả — cả hai đều kém hiệu quả hơn một mối quan hệ cố vấn có cấu trúc.

Gửi một thư chào mừng trước:

Gửi một tin nhắn chào mừng chi tiết 3-5 ngày trước ngày bắt đầu — giới thiệu nhóm, phác thảo ngày đầu tiên sẽ trông như thế nào, đính kèm danh sách kiểm tra thiết lập, chia sẻ các liên kết đến cơ sở kiến thức và bao gồm các liên hệ chính — giải quyết sự lo lắng là một đặc điểm có thể dự đoán của thời kỳ trước khi một vai trò mới bắt đầu. Nó cũng báo hiệu rằng nhân viên mới được mong đợi thực sự, không phải là một suy nghĩ sau cùng để được onboard một cách phản ứng.

Chú ý đến thiết lập kỹ thuật:

• Gửi hoặc hoàn trả thiết bị trước và xác minh rằng tất cả phần mềm, môi trường và công cụ cần thiết đều hoạt động trước ngày bắt đầu — không phải trong khi đó.
• Cung cấp hướng dẫn rõ ràng, từng bước để thiết lập VPN, các công cụ bảo mật, các ứng dụng làm việc và môi trường phát triển. Đừng giả định bất kỳ kiến thức nào trước về cấu hình cụ thể của công ty.
• Tài liệu hóa các chuẩn mực giao tiếp một cách rõ ràng: nhóm sử dụng các nền tảng nào, mỗi cái dành cho gì, các kỳ vọng về thời gian phản hồi là gì và lịch trình hoạt động như thế nào. Các chuẩn mực giao tiếp rõ ràng đối với các thành viên nhóm hiện có là hoàn toàn không trong suốt đối với những người mới.

Xây dựng nền tảng: ngày đầu tiên và tuần

Ngày đầu tiên và tuần là khoảng thời gian mà một nhân viên mới hình thành mô hình ban đầu của họ về cách tổ chức hoạt động, những gì được mong đợi từ họ và liệu họ có thuộc về hay không. Trong môi trường từ xa, mô hình này được xây dựng hoàn toàn thông qua thông tin được cung cấp một cách rõ ràng — không có trải nghiệm môi trường của văn phòng, không có quan sát ngẫu nhiên về đồng nghiệp tại nơi làm việc, không có tín hiệu xã hội không chính thức. Những gì không được thiết kế vào trải nghiệm onboarding đơn giản là không có.

Hậu quả là một tuần đầu tiên được cấu trúc có chủ đích tạo ra một nền tảng tốt hơn đáng kể so với một tuần không có cấu trúc — không phải vì nó chào đón hơn, mà vì nó cung cấp thông tin và kết nối mà các nhân viên mới cần để hoạt động độc lập.

Các bước có cấu trúc xây dựng sự rõ ràng và thuộc về từ ngày đầu tiên:

• Chào mừng ảo và giới thiệu nhóm. Một video chào mừng ngắn từ người sáng lập hoặc trưởng nhóm — chia sẻ sứ mệnh của công ty và văn hóa nhóm — kết hợp với một phần giới thiệu trên nền tảng làm việc với ảnh nhóm và tiểu sử ngắn, mang đến cho nhân viên mới một bối cảnh con người cho tổ chức trước khi họ gặp nó về mặt vận hành. Điều này giảm khoảng cách tâm lý của việc bắt đầu trong một môi trường xa lạ và cung cấp một tham chiếu về việc người ta là ai trước cuộc họp đầu tiên.
• Giới thiệu một-một được lên lịch với các bên liên quan chính. Một bộ các cuộc gọi ngắn có cấu trúc trong tuần đầu tiên — với người quản lý trực tiếp, các thành viên nhóm, HR và khi có liên quan, một ai đó từ lãnh đạo — thiết lập bản đồ quan hệ của tổ chức. Các nhân viên mới cần biết ai đảm nhiệm vai trò nào, người để tiếp cận cho loại câu hỏi nào, và nhóm được cấu trúc như thế nào. Để điều này nổi lên một cách hữu cơ trong môi trường từ xa thường có nghĩa là nó không nổi lên chút nào.
• Mục tiêu rõ ràng và lộ trình 30-60-90 ngày. Từ ngày đầu tiên, các nhân viên mới nên hiểu không chỉ những gì họ chịu trách nhiệm mà thành công trông như thế nào ở các khoảng thời gian được xác định. Một lộ trình với các mốc cụ thể cung cấp định hướng, cho phép tự đánh giá tiến độ và giảm sự không chắc chắn về việc liệu hiệu suất có đáp ứng kỳ vọng hay không — điều này là nguồn lo lắng chính trong các vai trò mới.
• Các chuẩn mực giao tiếp được tài liệu hóa. Cách nhóm giao tiếp — nền tảng nào được sử dụng cho loại tương tác nào, các câu hỏi được hỏi như thế nào, các nhiệm vụ được theo dõi như thế nào, các kỳ vọng về thời gian phản hồi là gì — nên được viết ra và chia sẻ một cách rõ ràng. Taskee cung cấp khả năng hiển thị nhiệm vụ và cấu trúc giao tiếp làm cho các chuẩn mực này hoạt động hơn là khao khát.

Tích hợp các nhân viên mới vào văn hóa của bạn

Làm việc từ xa loại bỏ cơ sở hạ tầng xã hội ngẫu nhiên mà các môi trường văn phòng tự động tạo ra — các cuộc trò chuyện không chính thức, tương tác nhóm môi trường, trải nghiệm vật lý chung của làm việc trong cùng một không gian. Đối với các nhân viên mới, cơ sở hạ tầng này đặc biệt quan trọng: đó là cơ chế thông qua đó văn hóa tổ chức được hấp thụ thay vì chỉ được mô tả. Trong sự vắng mặt của nó, tích hợp văn hóa đòi hỏi thiết kế có chủ đích.

• Văn hóa gắn kết như một hệ thống. Các nghi lễ thúc đẩy sự thuộc về cần được xây dựng vào nhịp điệu hoạt động của nhóm thay vì phụ thuộc vào sáng kiến ​​cá nhân để duy trì. Đồng bộ hàng tuần toàn công ty với cập nhật và công nhận, các phiên Q&A mở hàng tháng với lãnh đạo, hoặc các định dạng giới thiệu đồng nghiệp có cấu trúc là các ví dụ về sự gắn kết có hệ thống — có thể dự đoán, lặp lại và độc lập với năng lượng của bất kỳ một người nào để duy trì chúng.
• Phản hồi thường xuyên không chờ đợi đánh giá hàng quý. Các check-in một-một trong onboarding nên xảy ra gần như hàng ngày trong tuần đầu, sau đó tối thiểu mỗi hai tuần. Mục đích không phải là quản lý hiệu suất mà là định hướng: cái gì rõ ràng, cái gì gây nhầm lẫn, hỗ trợ nào là cần thiết. Trong một môi trường mới, các nhân viên cần các tín hiệu phản hồi thường xuyên để biết liệu họ có đang đi đúng hướng hay không — sự vắng mặt của phản hồi không trung lập; nó được trải nghiệm như sự không chắc chắn.
• Tương tác không chính thức có cấu trúc. Tương tác không liên quan đến công việc — các kênh dựa trên sở thích, các giờ giải lao cà phê ảo được ghép cặp ngẫu nhiên, các phiên xã hội nhóm — tạo ra các điều kiện cho sự quen thuộc giữa các cá nhân mà các môi trường văn phòng xây dựng một cách ngẫu nhiên. Nguyên tắc thiết kế là sự tham gia nên được mời thay vì bắt buộc; sự gắn kết tự nguyện tạo ra kết nối chân thật, trong khi các hoạt động xã hội bắt buộc tạo ra hiệu ứng ngược lại.

Đo lường thành công và cải thiện

Onboarding là một quy trình có thể và nên được lặp lại dựa trên dữ liệu. Coi nó như một bộ tài liệu tĩnh thay vì một thực hành đang phát triển có nghĩa là các cải tiến có sẵn từ phản hồi có hệ thống không được nắm bắt.

Các chỉ số quan trọng. Để hiểu quy trình onboarding hiệu quả như thế nào, dữ liệu là cần thiết:

• Thời gian đến năng suất. Mất bao lâu để một nhân viên mới bắt đầu cung cấp đầu ra công việc nhất quán, độc lập? Theo dõi điều này qua các vai trò và nhóm tiết lộ liệu quy trình onboarding có đang rút ngắn hay kéo dài thời gian đẩy mạnh và các điểm nghẽn ở đâu.
• NPS onboarding. Một khảo sát một câu hỏi — "Bạn có giới thiệu onboarding của chúng tôi cho một đồng nghiệp đang bắt đầu ở đây không?" — cung cấp một chỉ số định hướng của trải nghiệm tổng thể có thể được theo dõi theo thời gian và qua các nhóm.
• Khảo sát mạch vào ngày 3, 7 và 30. Các khảo sát ngắn, có cấu trúc tại các khoảng thời gian được xác định xác định các điểm cụ thể của sự nhầm lẫn hoặc ma sát — liệu nhân viên mới có biết phải làm gì, nói chuyện với ai, và tìm thông tin ở đâu — trước khi chúng tích lũy thành các vấn đề lớn hơn.

Thu thập phản hồi thường xuyên. Các khảo sát không đồng bộ ngắn hoặc các biểu mẫu phản hồi — được cấu trúc xung quanh điều gì hữu ích, điều gì gây nhầm lẫn, và điều gì sẽ cải thiện trải nghiệm — nắm bắt các mẫu qua nhiều lần thuê mà các phản hồi cá nhân không tiết lộ. Giá trị của việc thu thập phản hồi có hệ thống là mẫu, không phải điểm dữ liệu cá nhân.

Lặp lại liên tục. Quy trình onboarding nên được xem xét sau mỗi chu kỳ tuyển dụng, đặc biệt chú ý đến: thời gian và định dạng của các cuộc họp được lên lịch; cấu trúc và sự rõ ràng của các tài liệu đào tạo; giao tiếp về các mục tiêu và giá trị công ty; và thiết lập kỹ thuật và quản lý quyền truy cập. Các thay đổi được thông báo bởi dữ liệu từ các lần thuê thực tế nhất quán hiệu quả hơn các thay đổi dựa trên các giả định về những gì các nhân viên mới cần.

Sự tham gia của nhóm. Các trưởng nhóm, người cố vấn và đồng nghiệp có dữ liệu quan sát về nơi các nhân viên mới gặp khó khăn mà các khảo sát không nắm bắt được. Các đánh giá hồi cứu có cấu trúc bao gồm đầu vào của họ sau mỗi chu kỳ onboarding tạo ra một bức tranh đầy đủ hơn về những gì đang hoạt động và những gì cần điều chỉnh.

Bài viết liên quan:

Để duy trì sức khỏe lâu dài trong công việc từ xa, hãy xem Vai trò của bài tập thể chất trong công việc từ xa: lời khuyên về sức khỏe và năng suất.

Để tăng năng suất nhóm, khám phá Củng cố tích cực trong quản lý nhiệm vụ để nâng cao hiệu suất nhóm.

Để củng cố văn hóa nhóm từ xa, hãy tìm hiểu Cách xây dựng văn hóa làm việc từ xa mạnh mẽ: các chiến lược chính cho thành công.

Kết luận

Onboarding từ xa là một vấn đề thiết kế cấu trúc. Sự rõ ràng, kết nối và sự quen thuộc văn hóa mà các môi trường văn phòng cung cấp thông qua sự gần gũi cần được xây dựng có chủ đích vào từng giai đoạn của quy trình onboarding từ xa — chuẩn bị trước khi đến, ngày đầu tiên và tuần, tích hợp văn hóa và đo lường liên tục. Mỗi yếu tố giải quyết một khoảng trống cụ thể mà sự vắng mặt của hiện diện vật lý tạo ra; cùng nhau, chúng tạo ra các điều kiện trong đó các nhân viên mới có thể trở nên hiệu quả, tự tin và thực sự kết nối với tổ chức trong một môi trường phân tán.

Đọc thêm được đề xuất

"Remote, Inc.: How to Thrive at Work . . . Wherever You Are"

Một hướng dẫn thực tế cho làm việc từ xa hiệu quả, bao gồm các chiến lược để onboard thành công các nhân viên mới.

"Remote Team Onboarding and Training Techniques"

Một hướng dẫn thực tế để triển khai một quy trình onboarding và đào tạo hiệu quả cho các nhóm từ xa.

"Remote Onboarding Made Easy"

Một hướng dẫn thực tế để tổ chức onboarding từ xa bằng cách sử dụng các công cụ Microsoft, bao gồm Teams, SharePoint và OneDrive.