Onboarding từ xa thành công khi tài khoản và giấy tờ được chuẩn bị xong trước ngày đầu tiên, nhân viên mới có một người phụ trách đồng hành, tuần đầu có kế hoạch rõ ràng, và công ty thường xuyên lấy phản hồi để điều chỉnh quy trình. Trải nghiệm đầu tiên với công ty hoặc mang lại cho người mới sự rõ ràng, sự tự tin và những mối quan hệ cần thiết để nhanh chóng làm việc hiệu quả, hoặc bỏ mặc họ tự mò đường trong một môi trường xa lạ mà không có đủ hỗ trợ. Ở văn phòng, phần lớn việc này diễn ra một cách tự nhiên qua những cuộc trò chuyện tình cờ, lời chỉ dẫn ngay tại chỗ hay việc quan sát đồng nghiệp làm việc, nhưng khi làm từ xa thì những cơ chế đó biến mất và không có gì tự động thế chỗ. Vì vậy, mọi thứ mà sự gần gũi nơi văn phòng từng mang lại mà không tốn công sức giờ đều phải được thiết kế có chủ đích.
Sự chuẩn bị hiệu quả và một kế hoạch rõ ràng cho ngày làm việc đầu tiên và tuần đầu là nền tảng để onboarding thành công
Bổ nhiệm một người cố vấn và đưa người mới vào văn hóa doanh nghiệp giúp họ hòa nhập vào nhóm nhanh hơn
Phản hồi thường xuyên và các lần lặp quy trình giúp cải thiện onboarding và giúp nhân viên mới thích nghi tốt hơn
Ngày đầu tiên ở một công việc mới luôn mang nặng tâm lý với người mới, và khi làm từ xa, thiếu người hướng dẫn trực tiếp khiến khả năng bắt tay vào việc của họ gần như phụ thuộc hoàn toàn vào chất lượng tài liệu và quyền truy cập đã được chuẩn bị sẵn. Những sai sót trong khâu chuẩn bị mà ở văn phòng có thể sửa ngay, như thiếu quyền truy cập, quy trình mù mờ hay không biết hỏi ai, lại dồn tích trong onboarding từ xa, vì chẳng có ai bên cạnh để lấp những khoảng trống ấy.
Với các nhóm làm việc kết hợp và từ xa, những gì được chuẩn bị trước ngày bắt đầu sẽ quyết định ngày hôm đó diễn ra ra sao, và mục tiêu là loại bỏ trước những điểm vướng mắc có thể tránh được.
Chuẩn bị một chương trình onboarding đầy đủ trước:
Chỉ định một người phụ trách:
Người phụ trách nên là một thành viên trong nhóm luôn sẵn sàng trong vài tuần đầu để trả lời câu hỏi, giải thích các quy ước khi họp, chỉ cho người mới những tài liệu quan trọng và giúp họ hòa vào văn hóa nhóm. Khi làm từ xa, người phụ trách thay thế cho kiểu hướng dẫn không chính thức vốn có nhờ ngồi gần nhau, tức là người đồng nghiệp bàn bên mà ta có thể hỏi nhanh một câu không cần hẹn lịch họp. Nếu không có một đầu mối cụ thể, nhân viên mới thường rơi vào một trong hai thái cực: hỏi quản lý mọi thứ hoặc chẳng hỏi gì cả, và cả hai cách đều kém hiệu quả hơn nhiều so với một mối quan hệ kèm cặp có tổ chức.
Gửi một thư chào mừng trước:
Hãy gửi một thư chào mừng chi tiết 3-5 ngày trước ngày bắt đầu, trong đó giới thiệu nhóm, phác họa ngày đầu tiên sẽ diễn ra thế nào, đính kèm danh sách việc cần thiết lập, chia sẻ đường dẫn tới cơ sở kiến thức và các đầu mối liên hệ chính. Lá thư này làm dịu nỗi lo gần như ai cũng có trong những ngày trước khi nhận việc mới. Nó còn cho người mới thấy họ thật sự được chờ đợi, chứ công ty không đợi đến phút chót mới lo onboarding cho họ.
Chú ý đến thiết lập kỹ thuật:
Ngày đầu tiên và tuần đầu là quãng thời gian người mới hình thành hình dung ban đầu về cách tổ chức vận hành, những gì người ta kỳ vọng ở mình và liệu mình có thuộc về nơi này hay không. Khi làm từ xa, hình dung đó được dựng lên hoàn toàn từ những thông tin được cung cấp rõ ràng, bởi không có bầu không khí văn phòng, không có cơ hội tình cờ nhìn đồng nghiệp làm việc, cũng không có những tín hiệu xã hội không chính thức. Điều gì không được đưa vào trải nghiệm onboarding một cách có chủ đích thì người mới đơn giản là sẽ không có.
Vì thế, một tuần đầu được sắp xếp có chủ đích tạo ra nền tảng vững hơn hẳn một tuần để mặc tự trôi. Lý do chẳng nằm ở chỗ nó niềm nở hơn: một tuần như vậy cung cấp cho nhân viên mới thông tin và các mối quan hệ họ cần để làm việc độc lập.
Các bước có cấu trúc xây dựng sự rõ ràng và thuộc về từ ngày đầu tiên:
Làm việc từ xa lấy đi hạ tầng xã hội tự phát mà văn phòng tự nhiên tạo ra, từ những cuộc trò chuyện ngoài lề, sự tương tác thường ngày trong nhóm cho tới trải nghiệm chung khi cùng làm việc ở một nơi. Với nhân viên mới, hạ tầng này đặc biệt quan trọng, vì chính nhờ nó mà văn hóa tổ chức được thấm dần vào họ thay vì chỉ được mô tả bằng lời. Khi thiếu nó, việc đưa người mới vào văn hóa công ty cũng phải được thiết kế có chủ đích.
Onboarding là một quy trình có thể và nên được cải tiến liên tục dựa trên dữ liệu. Nếu coi nó là một bộ tài liệu cố định thay vì một cách làm luôn phát triển, công ty sẽ bỏ lỡ những cải tiến mà phản hồi có hệ thống có thể mang lại.
Các chỉ số quan trọng. Muốn biết quy trình onboarding hiệu quả đến đâu, cần có dữ liệu:
Thu thập phản hồi thường xuyên. Các khảo sát ngắn không đồng bộ hoặc biểu mẫu phản hồi xoay quanh việc điều gì hữu ích, điều gì gây rối và điều gì sẽ làm trải nghiệm tốt hơn giúp nắm bắt những xu hướng lặp lại qua nhiều đợt tuyển mà từng câu trả lời riêng lẻ không thể hiện ra. Giá trị của việc thu thập phản hồi có hệ thống nằm ở những xu hướng đó, còn một điểm dữ liệu đơn lẻ thì nói lên rất ít.
Lặp lại liên tục. Quy trình onboarding nên được rà soát sau mỗi đợt tuyển dụng, đặc biệt chú ý đến thời điểm và hình thức của các cuộc họp đã lên lịch, cấu trúc và độ rõ ràng của tài liệu đào tạo, cách truyền đạt mục tiêu và giá trị công ty, cũng như thiết lập kỹ thuật và quản lý quyền truy cập. Những thay đổi dựa trên dữ liệu từ các nhân viên thực tế thường mang lại kết quả tốt hơn những thay đổi xuất phát từ giả định về nhu cầu của người mới.
Sự tham gia của nhóm. Trưởng nhóm, người cố vấn và đồng nghiệp tận mắt thấy người mới gặp khó ở đâu, và đó là những điều khảo sát không ghi nhận được. Các buổi nhìn lại có tổ chức sau mỗi đợt onboarding, có sự góp ý của họ, sẽ cho một bức tranh đầy đủ hơn về điều gì đang hiệu quả và điều gì cần điều chỉnh.
Nghiên cứu của Microsoft đã chỉ ra rằng những nhân viên gặp quản lý của mình ít nhất một lần trong tuần đầu tiên có khả năng bày tỏ ý định gắn bó với công ty cao hơn 8% và dành thời gian cộng tác với đồng nghiệp nhiều gấp ba lần.
Bài viết liên quan:
Để giữ sức khỏe lâu dài khi làm việc từ xa, hãy xem Vai trò của bài tập thể chất trong công việc từ xa: lời khuyên về sức khỏe và năng suất.
Để tăng năng suất nhóm, hãy tìm hiểu Củng cố tích cực trong quản lý nhiệm vụ để nâng cao hiệu suất nhóm.
Để củng cố văn hóa nhóm từ xa, hãy đọc Cách xây dựng văn hóa làm việc từ xa mạnh mẽ: các chiến lược chính cho thành công. Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý nhóm, Phần mềm Quản lý Nhóm Từ xa.
Onboarding từ xa về bản chất là một bài toán thiết kế. Sự rõ ràng, sự kết nối và cảm giác quen thuộc với văn hóa mà văn phòng mang lại nhờ việc ngồi gần nhau cần được xây dựng có chủ đích ở mọi giai đoạn của quy trình onboarding từ xa: chuẩn bị trước khi người mới đến, ngày đầu tiên và tuần đầu, hòa nhập văn hóa và đo lường liên tục. Mỗi yếu tố lấp một khoảng trống cụ thể do thiếu sự hiện diện trực tiếp, và khi kết hợp lại, chúng tạo điều kiện để nhân viên mới làm việc hiệu quả, tự tin và thực sự gắn bó với tổ chức dù cả nhóm làm việc phân tán.
"Remote, Inc.: How to Thrive at Work . . . Wherever You Are"
Hướng dẫn thực tế để làm việc từ xa hiệu quả, bao gồm các chiến lược giúp onboarding nhân viên mới thành công.
"Remote Team Onboarding and Training Techniques"
Hướng dẫn thực tế để triển khai quy trình onboarding và đào tạo hiệu quả cho các nhóm từ xa.
"Remote Onboarding Made Easy"
Hướng dẫn thực tế để tổ chức onboarding từ xa bằng các công cụ Microsoft như Teams, SharePoint và OneDrive.
Tinh thần nhóm là một biến hoạt động trực tiếp: khi nhân viên cảm thấy được coi trọng và có động lực, sự gắn kết, giữ chân và chất lượng đầu ra cải thiện có thể đo lường được. Duy trì tinh thần cao đòi hỏi hành động có chủ ý và nhất quán trên nhiều khía cạnh — từ cách các giá trị được củng cố
14 phút
86 lượt xem
0
Thêm nhiều công cụ kỹ thuật số chưa chắc đã giúp công việc hiệu quả hơn, bởi trong nhiều trường hợp chúng lại khiến thông tin bị chia cắt, đầu óc nhân viên phải gánh nhiều hơn và chất lượng kết quả đi xuống. Chuyển đổi thông minh là một quá trình có tổ chức, đưa doanh nghiệp từ một mớ công cụ chồng
13 phút
91 lượt xem
0
Việc các nhiệm vụ chồng lên nhau về tài nguyên, thời hạn hay thành viên phụ trách là chuyện thường gặp trong mọi dự án chứ không phải trường hợp ngoại lệ. Nếu không được phối hợp rõ ràng, những chỗ chồng chéo này sẽ dẫn đến xung đột, kéo theo hàng loạt sự chậm trễ nối tiếp nhau và làm chất lượng cô
14 phút
123 lượt xem
0
Khi làm việc từ xa và làm việc kết hợp đã trở nên phổ biến, hợp tác thời gian thực không còn là thứ có thì tốt mà đã thành một yêu cầu cốt lõi trong vận hành hằng ngày. Đây vừa là chuyện kỹ thuật vừa là chuyện văn hóa, vì chính nó quyết định cách các thành viên trong nhóm trao đổi, đóng góp và phối
13 phút
110 lượt xem
0
Đang tìm các ứng dụng quản lý nhiệm vụ tốt nhất để duy trì sự tổ chức, tập trung và thực sự hoàn thành công việc? Bài hướng dẫn này so sánh các công cụ dành cho freelancer, nhà sáng lập startup và nhóm làm việc từ xa, những người muốn công việc rõ ràng hơn chứ không muốn thêm một nguồn ồn ào nữa. D
28 phút
255 lượt xem
0
Hoàn toàn miễn phí cho tất cả các kích cỡ nhóm và sử dụng cá nhân
Back to menuBack to menu
