控制沟通过度的实用建议

远程工作与平衡

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29 5 月, 2025

Artyom Dovgopol

让我们谈谈真正的问题——那些不停喋喋不休、热衷开会的经理们，他们就是无法离开同事们。我们仍然不确定什么更糟：说得太多还是说得不够。因此，为了确保你的精彩想法不会被一堆无意义的会议和超过300条通知淹没，我们整理了这篇文章。

主要要点

沟通不足是 有风险 的，但过多的沟通会产生噪音和 信息过载

每次重复都应该 增加价值，而不仅仅是重复信息

通过创建一个 单一的决策真相来源 来定义不同类型信息的查找方式

什么时候太多了？

当你一次又一次地重复同样的事情，只为了让每个同事和经理终于明白时——你就遇到问题了。

让我们用一个简单的例子来说明。假设你正在启动一个重要的项目，团队需要充分了解并为整个过程做好准备。首先，你发了一封电子邮件。然后，你组织了一次会议。之后，你分享了一个包含该做什么与不该做什么的Figma页面。最后，为了确保万无一失，你在工作聊天中发布了一堆文字。

这就是过度沟通的典型表现。

在特别大的团队中，当员工人数达到几千人时，这种重复其实是有意义的。

但如果我们说的是相对较小或正在成长的团队呢？一些至关重要的做法可以让一切回归正常。

什么时候过多反而是好事

像往常一样，事情并非全是黑与白，所以有时候密切关注员工是个好主意。不过这些情况是非常具体的——所以不要过于放松：

组织变革期间。 在这种时期，确保最大程度的清晰度至关重要。例如，在转变为新的项目管理结构时，可以采取三步走方法：首先举办一个网络研讨会来解释变化，其次在公司知识库中提供详细的指南，最后在团队聊天中发布一系列简短的提醒。这种方法有助于减少混乱，确保顺利过渡。
当需要传达关键信息时。 说到截止日期、项目变动或重要决策，过多的沟通总比沟通不足好。我曾看到即使是最细心的同事也会错过一些重要的内容——尤其是当这些内容被埋在大量其他消息中时。
在多元文化和分布式团队中。 在这里，沟通不仅仅是方便，而是必需的。如果你的团队包括来自不同国家和时区的人，那么清晰的沟通就是关键。我曾和一个来自五个不同国家的团队合作，我们意识到，为了保持顺畅的运作，记录关键决策至少要做到三种方式：在会议中讨论，在共享文档中记录，并在聊天中发布。
新员工入职时。 当新人加入时，所有事情都需要重复多次。我的一位经理采用了一个非常实用的“三重接触”方法：首先在入职培训时解释事情，其次提供一份书面指南，最后为每个关键流程录制视频讲解。这样，没人会迷路，一切都很清楚。

当然，这些情况也有例外。例如，大多数远程员工已经习惯了自力更生，并尽可能独立。所以，如果你已经和那位来自另一个大陆的同事合作了几个月，并且知道他做得很好——那就根本不需要对他或其他类似的团队成员进行过度管理。

过度分享并不代表关心

仍然认为过度关注员工是一件好事吗？ 让我们看看那些潜在的坏处，确保你的观点能够得到理解：

信息过载。 当大量消息涌入，导致人们几乎忽视所有内容时。有位同事曾说过：“当一切都很重要时，实际上什么都不重要。”你应该明白这个意思——如果每条信息都像是世界末日，最终没有人会认真对待任何事情。
生产力下降。 重复的越多，花费在沟通上的时间就越多——做实际工作的时间就越少。每一封新邮件、每一次会议或提醒都会消耗本可以用来处理事务的几分钟，甚至几个小时，而不是不断重复相同的话题。
团队的“习得性无助”。 当一切都被重复多次时，人们就不再主动寻找信息。“没看到那封邮件？没关系，反正它会再重复一次。”这逐渐成为了常态——每个人都认为重要的内容会再次被提及。
信息疲劳。 哦，这本身就是一个话题。我们曾注意到一些客户出现了奇怪的趋势——人们开始自动归档那些发送太多邮件的人。就这样，他们错过了关键信息，最后不明白事情出错了在哪里。

简而言之——你的团队需要学会在没有你不断输入的情况下处理事务。这并不意味着你应该把他们推入深渊，看看他们是否能游得过，但监督和过度管理之间是有很大区别的。

保持平衡的实用技巧

在理论讲解完之后，我们进入最精彩的部分——一些实际的策略，可以在不让你的团队每15秒检查一次收件箱以防错过通知的情况下，保持对他们的有效关注：

建立清晰的沟通渠道系统。 为每个平台分配特定功能，并坚持这一结构。当你的团队知道 Slack 用于快速决策，Taskee 用于项目文档时，沟通效率将呈指数级增长。教会你的团队不仅如何使用这些渠道，还要如何有效地结合使用它们：例如，视频通话应始终以电子邮件摘要结束，概述关键决策和明确的行动项。
应用“三法则”。 心理学家说，为了记住信息，人们需要至少通过三种不同的形式与其互动。采用多感官方法：首先通过口头表达（会议），然后通过视觉强化（文档），最后在下一步计划时通过情境提醒进行跟进。艾宾浩斯遗忘曲线的研究表明，如果没有重复，超过50%的信息将在一小时内丧失，10小时后仅剩约35%。
实施确认机制。 为关键消息设置明确的确认系统——从简单的表情符号反应到正式的清单。这一做法借鉴了航空和医学领域，创建了一个封闭的沟通环路，并显著减少了出错的机会。定义明确的回应时间框架，并仅对那些未回应的人自动提醒，而不是将消息重新发送给整个团队。
使用视觉沟通。 神经科学研究表明，大脑处理视觉信息的速度是文字的60,000倍。花时间制作图表、信息图和流程图来表示复杂过程。为了最大化效果，将简洁的文本与清晰的图形元素相结合。
定期评估沟通效果。 通过定量和定性指标，进行结构化的沟通流审计。衡量的不仅仅是信息传递的速度，还有理解度——通过简短的测验或检查。开发一个“沟通热图”来追踪不同类型信息最有效的渠道。那些定期审计沟通的公司往往能更一致地按时交付项目。
建立单一的真实来源。 建立一个具有明确结构和维护规则的中央知识库。仅仅拥有这个资源是不够的——它必须融入到日常工作流中。设立一个协议，要求所有关键决策在24小时内记录在知识库中。拥有单一真实来源的团队在解决冲突和寻找最新信息时花费的时间更少。
考虑沟通风格。 使用 DISC 或 VAK（视觉、听觉、动觉）学习风格等工具，正式评估团队的沟通偏好。为关键利益相关者和项目制定个性化的沟通计划，考虑到这些偏好。适应性沟通有助于更有效的协作。