项目管理软件与 Excel：哪种工具适合您的项目？

关键要点

项目管理软件的优势

现代的项目管理系统可能不像老旧的Excel那样具有高度的可定制性和与旧Linux系统的兼容性，但它们直观的用户界面和一整套附加功能能够很好地弥补这一点。

项目管理系统的主要优势如下：

• 实时协作。每个人都在同一个版本的应用程序中工作，跟踪彼此的结果和进展。
• 自动化工作流程。你甚至不需要学习公式，应用程序会自动化工作流程，输入最小。
• 报告能力。好的项目管理软件可以将你的任务历史整理成漂亮的报告，包含你需要知道的所有指标，以便进一步优化工作流程。
• 资源管理。查看团队成员的可用性并相应地分配任务。
• 时间线可视化。像甘特图这样的工具可以清晰地观察项目的每个重要阶段，减少混乱。
• 文档管理。设计良好的项目管理软件总是具有专门的存储空间，用于保存所有的指南和说明。通常还附带简单的共享功能！
• 通信能力。无需切换到其他标签页，便能与团队进行沟通。

Excel作为项目管理工具

即使是非项目经理，也知道Excel是什么——有很多社区专注于最大化优化它，分享各种公式和快捷键。虽然Excel的直观性绝对不是它的优势，但你不能否认，微软的简单项目组织方法高效无比。

但万一你需要，我们来回顾一下Excel的主要优点：

• 低学习曲线。大多数专业人士已经掌握了基本公式。一旦你度过了那次痛苦的首次使用，所有的门都为你敞开了。
• 高度可定制。通过使用颜色编码和各种公式，你可以根据具体任务修改你的Excel表格。
• 成本效益。Microsoft Office库是为你的组织提供所需工具的最具成本效益的方式之一。
• 离线访问。如果你的Wi-Fi坏了，考虑到你已经提前同步，工作流程不会受到中断。
• 通用兼容性。几乎每个操作系统都支持Excel。
• 自动化能力。有了几十个公式，Excel会为你做大部分繁琐的工作。

过渡的过程

决定从Excel切换到更符合用户体验的软件了吗？真棒！学习新事物并为自己的工具箱增加新工具对职业发展至关重要。

以下是您需要采取的几个步骤，以便顺利过渡到新软件：

• 研究并审计当前流程。 这将帮助您选择合适的项目管理软件。
• 选择适合您特定任务的软件。 这一点很重要，因此请花时间浏览所有选项。
• 规划如何将所有数据和敏感信息迁移到新系统中。 如果幸运的话，您选择的应用程序已经具备迁移功能。
• 向您的团队介绍新软件。 如果有必要，可以组织一个入职培训。
• 根据新PM系统调整现有工作流程。 如果没有可挽救的部分，可以彻底重建它们。
• 监控您的团队如何适应新软件。 如果进展不如预期，考虑其他选项。
• 收集反馈意见。 关注团队成员的需求——如果他们无法适应新的工作流程，可能需要实施一些更改。

相关文章:

有关工具选择的实际见解，请参阅什么是甘特图？用于项目管理的甘特图指南。

要优化决策过程，请查看加权决策矩阵：做出明智决策的简单工具。

有关工作流程优化的技巧，请阅读项目管理工作流程：简化项目成功的步骤。

结论

正如我们一开始所说，决定从Excel转向更方便、符合用户界面的工具必须基于您项目的需求。电子表格在可预见的未来不会消失，因此，如果您对老朋友Excel感到舒适，它仍然是一个完全可行的选择。

然而，一个设计良好的PM系统可以完全改变您的工作生活，使进度跟踪和资源分配仅需几次点击。此外，新事物总是好的。所以，如果您计划扩大业务和团队，或许现在是时候考虑换个环境了。

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