المساءلة عن بُعد: الحفاظ على إنتاجية ومسؤولية فريقك

الأفكار الرئيسية

مقدمة: ما هي المساءلة عن بُعد

بدون النظرة المراقبة للمدير، يجب على كل موظف عن بُعد أن يعرف بالضبط ما هي مهامه، ومتى يجب تسليمها، وكيف ينبغي تنفيذها على وجه التحديد. ومرة أخرى - لا يتعلق الأمر بالإدارة الدقيقة، بل بالفهم الطبيعي والواعي لمنطقة المسؤولية الخاصة به مع الحد الأدنى من التدخل من قبل الإدارة.

وفي الوقت نفسه، تظل جميع مزايا العمل عن بُعد قائمة - الحرية، والجدول الزمني المرن، وعدم الحاجة إلى قضاء اليوم كله في مكتب خانق. أنت تفهم ما نعنيه.

ولكن كيف تحافظ على هذه الحريات مع عدم فقدان تدفق النتائج عالية الجودة والإنتاجية؟ المساءلة عن بُعد تتعلق بهذا الأمر تحديدًا.

عندما يكون هناك آلاف الكيلومترات بينك وبين مديرك، يجب تشكيل الإحساس بالمسؤولية بطرق أخرى - تصبح العملية أكثر دقة وتعقيدًا. الهدف هو المساعدة في الوصول إلى النتيجة، وليس الدفع بقوة نحوها.

كيفية تحديد توقعات واضحة

قبل كل شيء - يجب أن يفهم كل عضو في فريقك البعيد بوضوح ما هو متوقع منه. هذا لن يحميه فقط من التجول في غابة مظلمة من عمليات العمل، بل سيمنحه أيضًا الثقة في عمله. وصفة ممتازة لبيئة عمل هادئة وقليلة التوتر.

لذلك، عند بناء العمليات اليومية في الفريق، انتبه إلى ما يلي:

• الأهداف والمهام — ما الذي يجب القيام به وما هي النتائج التي يجب تحقيقها.
• المواعيد النهائية — متى يجب إكمال المهام. حدد مواعيد نهائية واقعية.
• المسؤولية — من المسؤول عن ماذا، لتجنب إلقاء المهام ومحاولة إيجاد كبش فداء.
• صيغة العمل — كيف ستبدو عملية العمل: ما هي الأدوات التي يجب استخدامها، وكيف ومتى يتم التواصل.

أدوات للمراقبة والتواصل

مرحبًا بك في عالم أنظمة إدارة المحتوى ومتتبعات المهام الرائع - عنصر أساسي في إدارة الفرق عن بُعد. عندما تتم نقل جميع عمليات العمل عبر الإنترنت ورقمنتها، من المنطقي ربط أدوات برمجية تساعد الفريق على تنظيم يوم عملهم. المساعدة، لاحظ - وليس إضافة مستوى آخر من التحكم الذي يتطلب مراقبة مستمرة.

وهناك الكثير من هذه الأدوات في السوق - يمكنك تغطية كل قسم وكل جزء من الفريق بمتتبع متخصص. ولكن كل ذلك قد يكون مكلفًا، لذا فإن استخدام منصة شاملة غالبًا ما يكون الحل الأكثر منطقية.

Taskee هي واحدة من هذه المنصات. التواصل، تتبع المهام والوقت، تخزين الملفات - هذا الصغير لديه كل شيء. خيار ممتاز للفرق البعيدة.

إلى جانب Taskee المفضل لدينا، هناك حلول أخرى يمكنك تجربتها لفهم ما يناسب فريقك بشكل أفضل:

• لإدارة المهام — تسمح Asana وTrello بتتبع التقدم وإنشاء قوائم مراجعة.
• للتواصل — منصات مثل Slack أو Microsoft Teams مناسبة تمامًا للتواصل اليومي - سواء في الدردشات أو في شكل مكالمات فيديو.
• لتسجيل وقت العمل — تساعد Clockify وToggl في تتبع ساعات عمل الموظفين وتقييم الإنتاجية.
• لتخزين وتبادل المستندات — توفر Google Drive وDropbox وصولًا مركزيًا إلى الملفات المهمة وتبسط العمل التعاوني.

عند اختيار الأدوات، من المهم مراعاة ليس فقط وظائفها، ولكن أيضًا سهولة الاستخدام لجميع أفراد الفريق. من الناحية المثالية، قلل من عدد المنصات ووحد جميع العمليات في مساحة عمل واحدة.

تطوير ثقافة المساءلة

كل هذه المهام والمتتبعات هي مساعدة كبيرة، بلا شك. ولكن إذا لم تكن هناك الثقافة المناسبة داخل الفريق التي تدعمها - لا تتوقع أن يستمر كل هذا لأكثر من بضعة أشهر.

هنا ما يحدث: في الفرق البعيدة، فإن ثقافة المسؤولية، مهما كان ذلك غريبًا، غالبًا ما تتشكل من تلقاء نفسها. لا تحتاج إلى "سقي" خاص.

ولكن إذا كنت ترغب في توجيهها في الاتجاه الصحيح وتكييفها مع خصوصيات فريقك - تقدم! إليك ما يمكن أن يساعد:

• المثال الشخصي — يتوجه الفريق نحو سلوك القائد. إذا كنت تلتزم بالمواعيد النهائية، وصادقًا في التقارير ومنفتحًا في التواصل، فسيبدأ الموظفون في فعل الشيء نفسه.
• الشفافية — شارك النتائج والنجاحات والصعوبات. هذا يساعد على خلق بيئة يفهم فيها كل شخص كيف يؤثر إسهامه على النتيجة العامة.
• التغذية الراجعة — منتظمة وبناءة وذات صلة. تساعد على تصحيح السلوك وتعزز المشاركة.
• الاستقلالية — امنح الناس مساحة لاتخاذ القرارات. عندما يكون لدى الشخص منطقة المسؤولية الخاصة به، فإنه ينخرط بشكل أعمق بكثير.
• اتفاقيات واضحة — من الأفضل تثبيت قواعد التفاعل كتابيًا: من معايير التواصل إلى تنسيقات التقارير.

إنشاء ثقافة المسؤولية يستغرق وقتًا، ولكن هي بالذات تصبح أساس فريق موثوق ومنتج - خاصة في ظروف العمل عن بُعد.

راقب النتيجة، وليس العملية

لنأخذ، على سبيل المثال، إيليا. إيليا شخص رائع من جميع النواحي، لكن ذروة إنتاجيته تأتي في الساعة 7 مساءً، عندما يكون الجميع قد غادروا Discord. يعمل حتى الساعة الثانية صباحًا ويستيقظ في الساعة 11 صباحًا - نظام ربما ليس الأكثر صحة... ولكن ما هو مثير للاهتمام: كمية العمل التي ينجزها خلال هذا الوقت مثيرة للإعجاب.

نظام إيليا المثير للجدل هو شيء واحد، لكن النقطة هي التالية: في ظروف العمل عن بُعد، تفقد ساعات العمل التقليدية معناها تقريبًا. لا توجد ضرورة للتمسك بجدول زمني صارم من الساعة 9 إلى 18 عندما يكون فريقك موزعًا عبر مناطق زمنية مختلفة.

انظر إلى ما يفعله إيليا، وليس متى يفعله - وسترى أحد أكثر الموظفين إنتاجية وكفاءة في الفريق.

لماذا يعمل هذا:

• يمكن قياس النتيجة — المهمة المنجزة، أو مؤشر الأداء الرئيسي المحقق، أو المشروع المكتمل - هذه مؤشرات موضوعية للإنتاجية.
• العملية ذاتية — قد يكمل موظف مهمة في 4 ساعات، بينما ينفق آخر 8 ساعات ولا ينتهي. التقييم حسب العملية غير عادل - ويثبط العزيمة.
• التركيز على الأهداف ينمي المبادرة — عندما تكون النتيجة بالذات هي المهمة، يتعلم الموظفون إدارة وقتهم بأنفسهم، وتحديد الأولويات، وتحمل المسؤولية عن النتيجة.

هذا لا يعني، بالطبع، أن المراقبة غير ضرورية على الإطلاق - من المهم رؤية الصورة العامة. لكن من الأفضل الثقة بالفريق وتقييم ما قاموا به، وليس كم من الوقت أنفقوا عليه.

هذا النهج يقلل من القلق ويزيد من المشاركة - وقد تم إثبات ذلك مرارًا وتكرارًا من قبل فرق ذات مستوى عالٍ من الكفاءة عن بُعد.

كيفية تحفيز الفريق ليبقى متفاعلاً

الشيء المضحك مع العادات: بدؤها متعة، ولكن الحفاظ عليها على المدى الطويل؟ أوه، ليس بهذه البساطة.

حتى أكثر الفرق تماسكًا لديها فترات من الإرهاق، وانخفاض الدافع، وتراجع العاطفة العامة. وحقيقة أن الجميع موجودون في أنحاء مختلفة من العالم تزيد الأمر تعقيدًا.

إليك بعض النصائح التي ستساعد في الحفاظ على شعور صحي بالمسؤولية في الفريق على المدى الطويل:

• الاعتراف بالنتائج — الثناء العلني على المساهمة، حتى للنجاحات الصغيرة، يزيد من الدافع الداخلي ويعزز روح الفريق.
• التواصل غير الرسمي — الدردشات بدون مهام عمل، استراحات القهوة الافتراضية أو "ما الجديد؟" الأسبوعية تساعد في تقريب الناس، خاصة في الفرق الكبيرة.
• شفافية الخطط — عندما يفهم الموظفون لماذا يقومون بعمل معين وكيف يتناسب ذلك مع استراتيجية الشركة، يزداد الدافع.
• المشاركة في اتخاذ القرارات — القدرة على التأثير في العمليات تساعد على الشعور بأنك جزء من شيء أكبر. يصبح الموظفون ليسوا مجرد منفذين، بل مؤلفين مشاركين.

لا تطلب المسؤولية فقط — أنشئ ثقافة الثقة، حيث يرغب الناس حقًا في بذل أقصى جهودهم. عندها تتوقف المشاركة عن كونها متطلبًا من الأعلى وتصبح جزءًا طبيعيًا من العمل الجماعي.

نصائح للموظفين

الانضباط الذاتي والتنظيم هما مكونان أساسيان للعمل الفعال عن بُعد. لذلك، من المفيد الاعتماد على استراتيجيات مجربة ستساعدك على البقاء في حالة جيدة. إليك بعض النصائح التي يمكنك البدء بها:

• ضع الحدود — قبل كل شيء، خصص لنفسك مساحة عمل. ليس بالضرورة أن يكون مكتبًا منفصلاً — فقط مكان محدد سيربطه دماغك بالعمل. هذا سيساعدك على الدخول في وضع العمل بشكل أسرع والاسترخاء بسهولة أكبر في نهاية اليوم.
• حدد ساعات العمل الخاصة بك — قم بإنشاء جدول زمني يأخذ في الاعتبار أهدافك الشخصية والمهنية. هذا سيساعد على تجنب الحدود الضبابية بين العمل والحياة الشخصية. حتى مع جدول زمني مرن، من المهم الحفاظ على الانضباط ضمن الوقت المختار.
• ضع أهدافًا صغيرة — قسم المهام الكبيرة إلى خطوات صغيرة قابلة للتنفيذ. هذا يساعد على الحفاظ على التركيز والشعور بالتقدم. على سبيل المثال، بدلاً من الهدف المجرد "كتابة مقال"، ضع مراحل محددة: "إنشاء خطة للمقال"، "كتابة المقدمة"، وهكذا.
• استخدم تقنيات إدارة الوقت — على سبيل المثال، قاعدة الدقيقتين: إذا كان يمكن إنجاز مهمة في دقيقتين، قم بها على الفور. هذا يزيد بشكل كبير من الإنتاجية ويساعد في التعامل مع التسويف.
• لا تنس الاستراحات — العمل الفعال مستحيل بدون راحة جيدة. فترات الراحة القصيرة للمشي أو التمدد تساعد على استعادة الطاقة وتجنب الإرهاق.

التنظيم الذاتي هو مهارة أساسية تسمح ليس فقط بالبقاء منتجًا عن بُعد، ولكن أيضًا الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة الشخصية.

اقرأ أيضًا:

لفهم أعمق للإنتاجية، ادرس المقال حول تعزيز إنتاجيتك مع كانبان: نصائح لإدارة المهام بفعالية. 

لإدارة أفضل للموارد، اقرأ المقال عملية إدارة الموارد: خطوات رئيسية نحو النجاح.

إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن تخطيط المشاريع، ادرس المقال حول  خارطة طريق المشروع: دليل استراتيجي للتخطيط وتنفيذ المشاريع بنجاح. 

الخلاصة

المساءلة عن بُعد ليست فقط حول التقارير والمواعيد النهائية. إنها تتعلق بالثقة والهيكل والثقافة والشفافية. لبناء إدارة مستدامة للفرق البعيدة، يلزم الجمع بين التوقعات الواضحة وأدوات المساءلة الفعالة وتطوير ثقافة العمل عن بُعد - في هذا سيساعدك Taskee. فقط بهذه الطريقة يمكن الحفاظ ليس فقط على القدرة على العمل، ولكن أيضًا على مسؤولية الفريق ومشاركتهم على مستوى عالٍ حقًا.

نوصي بالقراءة

"Remote: Office Not Required"

نصائح عملية لإنشاء فريق عن بُعد منتج، مناقشة مزايا وتحديات هذا النهج.

على Amazon

"The Long-Distance Leader: Rules for Remarkable Remote Leadership"

19 قاعدة للقيادة الفعالة في بيئة العمل عن بُعد.

على Amazon

"The Art of Working Remotely: How to Thrive in a Distributed Workplace"

يغطي الكتاب موضوعات التنظيم الذاتي والتواصل وبناء الثقة في الفرق الموزعة.

على Amazon