দূরবর্তী দলগুলির সাথে কীভাবে কার্যকরভাবে সহযোগিতা করবেন: সরঞ্জাম এবং টিপস৷

মূল নোট

সফল যোগাযোগ কৌশল

প্রথম দৃষ্টিতে মনে হতে পারে যে টিমের মধ্যে বিশ্বাসের সম্পর্ক গঠন করা খুব সহজ। কিন্তু কি এটা সত্যিই এত সহজ? অবশ্যই না! পরিষ্কার যোগাযোগ হল সফল টিম সহযোগিতার চাবিকাঠি। এটি খুব গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি জানেন কোন চ্যানেলগুলি এই জন্য ব্যবহার করবেন।

যোগাযোগ টুলস

তাহলে আপনি কীভাবে সর্বাধিক প্রভাবের জন্য সঠিক যোগাযোগ টুল নির্বাচন করবেন? এটা সহজ: আপনাকে আপনার কর্মচারীদের সব চাহিদা বিবেচনায় নিতে হবে। এটা খুব সহজ শোনাচ্ছে না, তবে আমরা আপনার জন্য কিছু রিমোট সহযোগিতা টুল প্রদান করেছি:

কার্যকর প্রকল্প ব্যবস্থাপনা:

• এটি খুব গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি স্পষ্ট এবং বোঝার উপযোগীভাবে টাস্কগুলি বরাদ্দ করুন। কর্মচারীদের সময়সীমা মেনে চলা উচিত, তাই না? একটি টাস্ক শিডিউল দিয়ে আপনার টিমকে কার্যকরভাবে তাদের সময় পরিচালনা করতে সাহায্য করুন। এটি তাদের (এবং আপনাকে, অবশ্যই) আরও উৎপাদনশীল হতে সাহায্য করবে।
• আপনার অগ্রগতি পরীক্ষা করা আপনাকে পরিকল্পনার বাস্তবায়ন পর্যবেক্ষণ করার সুযোগ দেবে, এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণভাবে, এটি নিয়ন্ত্রণ করার সুযোগ দেবে।
• কখনো কর্মচারীদের অত্যাধিক কাজ করতে দেবেন না। সম্পদ কার্যকরভাবে বরাদ্দ করুন। এটি ব্যক্তিগত এবং মোট দলের উৎপাদনশীলতা বাড়াবে।
• টাস্কগুলি অগ্রাধিকার অনুযায়ী বিতরণ করুন। এইভাবে আপনি কর্মচারীদের জানিয়ে দেবেন কি এখনই করতে হবে এবং কি পরে অপেক্ষা করতে পারে।

যোগাযোগ:

• কার্যকর সহযোগিতায় সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কি? অবশ্যই, বিশ্বাস! একটি সহজ টুল যেমন ভিডিও কল আপনাকে এতে সাহায্য করবে। এগুলি টিম স্পিরিট বাড়ায় এবং আমাদের একে অপরের কাছে নিয়ে আসে।
• আমরা সবাই জানি যে এটি কতটা গুরুত্বপূর্ণ যে আমরা দ্রুত ধারণাগুলি সহকর্মীদের সাথে শেয়ার করতে পারি যাতে সেগুলি হারিয়ে না যায়। এটি করার জন্য, ইন্সট্যান্ট মেসেঞ্জারে চ্যাট আমাদের সাহায্য করে। এগুলি আপনাকে ধারণাগুলি তৎক্ষণাৎ যোগাযোগ করতে দেয় এমনকি তাদের শুরুতেই।
• ইমেইল ব্যবস্থাপনাও কার্যকরী যোগাযোগের জন্য গুরুত্বপূর্ণ। আপনার টিম জানবে কি অগ্রাধিকার, এজন্য ইমেইলগুলি বিভাগ ও বিষয় অনুসারে সংগঠিত করুন।

ডকুমেন্টেশন:

• এটি খুব গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি একটি জ্ঞানভাণ্ডার তৈরি করুন যা কর্মচারীরা যেকোনো সময় অ্যাক্সেস করতে পারে। এটি বিশেষভাবে উপকারী যদি আপনি নতুন কর্মীদের প্রশিক্ষণ দিচ্ছেন।
• কর্মচারীদের  কাজের প্রক্রিয়ার স্বচ্ছতা প্রদান করুন ডকুমেন্টেশনের মাধ্যমে। এটি তাদের এবং আপনাকে নিরাপদ রাখবে।
• দুর্ভাগ্যবশত, আমরা সবসময় আমাদের স্মৃতি পরিচালনা করতে এবং আমাদের যা গুরুত্বপূর্ণ মনে হয় তা মনে রাখতে পারি না। তাই, এটি গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি কলের সময় (কাগজে বা ফোনে নোটে) মূল পয়েন্টগুলি রেকর্ড করুন।
• যদি আপনি ট্র্যাক করতে পারেন যে কোন সমাধানগুলি ভাল কাজ করছে এবং কোনগুলি করছে না, তাহলে এটি আপনার কোম্পানির জন্য একটি বড় সুবিধা। আমরা একটি সিদ্ধান্ত লগ রাখার সুপারিশ করছি, যা আপনার টিমের কর্মকাণ্ড রেকর্ড করতে সাহায্য করবে এবং যেকোনো সময় সেগুলি পর্যালোচনা করতে পারবেন।

কর্মচারীদের বিশ্বাস

আপনি কর্মচারীদের মধ্যে কার্যকর যোগাযোগের গুরুত্ব সম্পর্কে যতই বলুন না কেন, তবে এটি দলটির মধ্যে বিশ্বাস ছাড়া সম্ভব নয়। সন্দেহ নেই, দূরবর্তীভাবে এমন সম্পর্ক গঠন করা অফিসের চেয়ে অনেক বেশি কঠিন, তবে তবুও, এটি অত্যন্ত সম্ভব।

নিচে আমরা কিছু উপায় তালিকাভুক্ত করেছি যার মাধ্যমে আপনি আপনার টিমে এই ফ্যাক্টরটি বাড়াতে পারেন:

• যেমন ভার্চুয়াল কফি ব্রেক গুলি শুধু কর্মচারীদের টিম স্পিরিট শক্তিশালী করতে সাহায্য করবে না, এটি কোম্পানির উৎপাদনশীলতাও বাড়াবে।
• বিশ্বাস করুন, প্রতিটি কর্মচারীর জন্য এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ যে তারা জানে তাদের কাজের মূল্য কোম্পানির মধ্যে। তাদের অর্জন এবং কর্মজীবন সম্ভাবনা আলোচনা করতে সময় দিন।
• যদি টিমের প্রত্যেকে তাদের মতামত শেয়ার করার সুযোগ পায় এবং শোনা যায়, তবে তারা আরও খোলামেলা এবং ধারণাগুলি শেয়ার করতে সক্ষম হবে, তাদের মনের মধ্যে আটকে রাখার চেয়ে।
• এটা কি প্রাপ্তবয়স্ক এবং শিশুরা ভালোবাসে না? অবশ্যই, মজা! কর্মচারীদের জন্য অনলাইন গেম সংগঠিত করুন। উদাহরণস্বরূপ, “সিক্রেট সান্তা” এমনকি বড় সময় নেয় না, তবে সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের জন্য চমৎকার মেজাজ এবং বিস্ময়ের অনুভূতি সৃষ্টি করে।
• যদি আপনার টিমের মধ্যে এমন কর্মচারী থাকে যারা আপনার সংস্কৃতির থেকে আলাদা কিছু টানছে, তবে অবশ্যই সেই পছন্দটি সমর্থন এবং শ্রদ্ধা করুন। সংস্কৃতিক উৎসব আয়োজন করুন - এটি প্রতিটি কর্মচারীর মূল্য বাড়িয়ে দেবে।

রিমোট টিম সংস্কৃতি 

একটি বিষয়ে একমত হোন, সবাই খুশি হবে যখন তাদের অর্জনগুলি লক্ষ্য করা হবে এবং উল্লেখ করা হবে। এমন মুহূর্তগুলোতে আমরা নিজেদের কোম্পানির জন্য এবং নিজেদের জন্য আরও গুরুত্বপূর্ণ অনুভব করি। সুতরাং, আপনার টিমের মধ্যে সম্পর্কের একটি মূল ফ্যাক্টর হল এর মধ্যে একটি সংস্কৃতি গঠন করা।

সংস্কৃতি তৈরি করার কৌশল:

• অর্জন উদযাপন করুন! এমনকি ছোটও। এটি টিম স্পিরিট বাড়াবে এবং নতুন উচ্চতায় পৌঁছানোর ইচ্ছা তৈরি করবে। তাই না?
• শিক্ষা হল আলো। নতুন দক্ষতা অর্জন শুধু দলের কাজের দক্ষতা বাড়াবে না, এটি কর্মচারীদের কাছাকাছি নিয়ে আসবে। সুতরাং, টিমের জন্য প্রশিক্ষণ প্রোগ্রাম পরিচালনা করতে ভুলবেন না।
• পাবলিক ধন্যবাদ। এর চেয়ে বেশি আনন্দদায়ক কি হতে পারে, যখন আপনাকে জনসমক্ষে প্রশংসা করা হয়? সঠিক! যখন আপনাকে জনসমক্ষে প্রশংসা করা হয়। এই অভ্যাসটি ব্যবহার করুন। এটি সমস্ত কর্মচারীর মধ্যে প্রেরণা বাড়াবে।
• এমনকি ছোট ছোট পুরস্কারও অর্জনের জন্য কর্মচারীদের উৎসাহিত করে। তাদের কাজের উৎসাহিত করুন, এটি সবসময় একটি প্লাস।

সফল মিটিং পরিচালনা

মিটিংটি আরও ফলপ্রসূ করতে, অবশ্যই এটি আগেই প্রস্তুতি নিন। শেষ পর্যন্ত, একটি ভালভাবে পরিকল্পিত কল ইতিমধ্যে অর্ধেক সফলতা। এটি আপনার অনেক সময় নেবে না, এবং মিটিংটির প্রভাব অনেক বেশি হবে।

প্রস্তুতি:

• এটা সবার জন্য ভাল হবে যদি কর্মীরা মিটিংটির জন্য আগেই প্রস্তুতি নেয়। এটি কমপক্ষে আপনাকে মূল বিষয়গুলোর উপর মনোযোগ কেন্দ্রীভূত করতে সাহায্য করবে, এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, আপনি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি অনেক দ্রুত সমাধান করতে পারবেন।
• কেউই চায় না যে গুরুত্বপূর্ণ আলোচনার সময় ইন্টারনেট চলে যাক, সংযোগ হারিয়ে যাক, অথবা কিছু ভুল হয়ে যাক। তাই, অবশ্যই প্রযুক্তিগত সরঞ্জামের কার্যকারিতা আগেই পরীক্ষা করুন।
• রিমোট কাজের প্রধান সুবিধা কী? ঠিক! এটি হল যে আপনি বিশ্বের যেকোনো অংশে থাকতে পারেন। তবে ভুলে যাবেন না যে পৃথিবীর বিভিন্ন স্থানে এবং সময়ে। তাই অবশ্যই সময় অঞ্চলগুলি খেয়াল রাখুন। সম্ভবত কেউ চায় না যে ভোর ৩টায় একটি কলের মধ্যে বসে থাকতে।

সম্পাদন:

• এটা গুরুত্বপূর্ণ যে সকল অংশগ্রহণকারী আলোচনায় সক্রিয় অংশগ্রহণ করে, বিভিন্ন দৃষ্টিভঙ্গি প্রদান করে, এটাই আপনি তাদের সাথে বিশ্বাসযোগ্য সম্পর্ক তৈরি করছেন, তাই না?
• অনেক তথ্য শ্রবণ করার সময় এটি কঠিন হতে পারে, তাই স্লাইড এবং গ্রাফিক্স ব্যবহার করতে ভুলবেন না। এটি দলের মনোযোগ গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিতে রাখতে সাহায্য করবে।
• মিটিংয়ের পরে, অংশগ্রহণকারীদের কাছে কোনো প্রশ্ন থাকা উচিত নয়, তারা কী করবে এবং কখন, তাই স্পষ্ট কাজ দিন।
• মিটিং রেকর্ডিং খুবই গুরুত্বপূর্ণ, কারণ আপনি যে কোনো সময় ভুলে যাওয়া মুহূর্তগুলি মনে করতে পারবেন। এবং যারা মিটিংয়ে উপস্থিত ছিল না তারা ঘটনাগুলির সাথে আপডেট থাকতে পারবে।

সম্পর্কিত প্রবন্ধ:

রিমোট কাজ ব্যবস্থাপনার জন্য দৃষ্টি নিবদ্ধ করতে, কীভাবে কাজ এবং ভ্রমণ একত্রিত করা যায়: একটি পূর্ণাঙ্গ গাইড পড়ুন।

আপনার উৎপাদনশীলতা বাড়ানোর জন্য, কানবান ব্যবহার করে আপনার উৎপাদনশীলতা বাড়ান: কার্যকরী কাজ ব্যবস্থাপনার টিপস পড়ুন।

বেটার প্রকল্প সংগঠনের জন্য, প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার বনাম এক্সেল দেখুন।

উপসংহার

রিমোট সহযোগিতায় সাফল্য আসছে সঠিক সরঞ্জাম, কার্যকরী পদ্ধতি এবং শক্তিশালী দলের সংস্কৃতির সমন্বয়ে। Taskee এর মতো প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করে এই কৌশলগুলির সাথে একত্রে দলগুলিকে দূরত্ব অতিক্রম করতে এবং কার্যকরীভাবে একসাথে কাজ করতে সাহায্য করে। মনে রাখবেন যে কার্যকরী রিমোট সহযোগিতা গড়ে তোলা একটি চলমান প্রক্রিয়া, যা নিয়মিত মূল্যায়ন এবং সমন্বয় প্রয়োজন।

সুপারিশকৃত পাঠ

"রিমোট কাজ বিপ্লব"

সফল রিমোট দল গঠন করার একটি বিস্তারিত গাইড।

Amazon-এ

"ভার্চুয়াল কালচার"

শক্তিশালী রিমোট দলের সম্পর্ক তৈরি করার কৌশল।

Amazon-এ

"ডিজিটাল বডি ল্যাঙ্গুয়েজ"

রিমোট যোগাযোগ বোঝা এবং উন্নত করা।

Amazon-এ